Guía de la Mobility Tool para beneficiarios del Programa Erasmus

Transcripción

1 EUROPEAN COMMISSION Directorate General for Education and Culture Lifelong Learning: policies and programme Coordination of the "Lifelong learning" programme Guía de la Mobility Tool para beneficiarios del Programa Erasmus Version: 12 diciembre 2013 Mobility Tool v

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3 Índice Nota previa Introducción general Descripción Acciones Erasmus gestionadas por medio de la Mobility Tool Usuarios de la Mobility Tool Cómo acceder a la Mobility Tool Cómo cambiar el idioma de la interfaz del usuario Proyecto Cómo visualizar los datos de un proyecto Aspectos generales de la interfaz del usuario Cambios en los datos de los proyectos Socios Cómo visualizar la lista de socios de un proyecto Cómo añadir un nuevo socio a un proyecto Cómo editar los datos de un socio en un proyecto Cómo exportar los datos de los socios de un proyecto Cómo eliminar un socio de un proyecto Cómo añadir una persona de contacto en la organización beneficiaria de un proyecto Cómo añadir una persona de contacto de un socio en un proyecto Cómo eliminar una persona de contacto de la organización beneficiaria de un proyecto Cómo eliminar una persona de contacto de un socio en un proyecto Cómo habilitar y deshabilitar el acceso a la página web de la Mobility Tool Movilidades Cómo visualizar la lista de movilidades de un proyecto Cómo añadir una nueva movilidad en un proyecto Cómo cambiar los datos de una movilidad en un proyecto Cómo eliminar una o varias movilidades de un proyecto Informes de los participantes Importación y exportación de datos Exportación de datos Importación y actualización de datos Editores de texto y hojas de cálculo Presupuesto Cómo gestionar el presupuesto de la movilidad (ayudas individuales) Cómo gestionar el presupuesto del proyecto Asistencia técnica y resolución de problemas Contactar con la Asistencia técnica de la Agencia nacional Mi código EUC o el de mi socio es incorrecto o no se encuentra en la Mobility Tool Resolución de los problemas más comunes

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5 Nota previa Por motivos de seguridad y protección de datos los nombres y los correos electrónicos usados en las capturas de pantalla de la aplicación que aparecen en este documento se han borrado o desdibujado. Los acrónimos de la Agencia visibles en las capturas de pantalla se han usado para informar y demostrar lo indicado en el contexto. Todas las capturas de pantalla se han tomado de una versión de prueba de la Mobility Tool. Los datos presentados en dichas capturas no deben ser interpretados como datos reales. Este documento describe la funcionalidad de la versión de la Mobility Tool especificada en la portada de este manual. En versiones posteriores, además de las modificaciones que se introduzcan, se incluirá información sobre otros aspectos de la gestión, como el cierre de proyectos y la validación de las movilidades por parte de la Agencia Nacional. 5

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7 1. Introducción general 1.1. Descripción Guía de la Mobility Tool para beneficiarios del Programa Erasmus La Mobility Tool 1 es una plataforma web para la colaboración, gestión y realización de informes de los proyectos de movilidad dentro del Programa de Aprendizaje Permanente (PAP) de la Comisión Europea. Esta herramienta ha sido desarrollada por la Comisión Europea para ser utilizada principalmente por los beneficiarios de los proyectos de movilidad. Los usuarios de la Mobility Tool podrán proporcionar toda la información sobre los proyectos que gestionan. Podrán identificar a los participantes y las movilidades y completar y actualizar la información del presupuesto. La herramienta generará los informes de los participantes basándose en los datos de movilidad introducidos por los usuarios de la Mobility Tool. El siguiente diagrama presenta los elementos de los proyectos gestionados por la Mobility Tool: 1.2. Acciones Erasmus gestionadas por medio de la Mobility Tool La Mobility Tool gestiona los siguientes proyectos de movilidad Erasmus: Movilidad gestionada por instituciones de educación superior (ERA02): Movilidad de estudiantes para estudios (SMS) 1 A lo largo de este documento, los términos Mobility Tool, MT, herramienta, interfaz del usuario o sistema se utilizarán indistintamente, solos o combinados. para referirse a ella. 7

8 Movilidad de estudiantes para prácticas (SMP) Movilidad de personal para docencia (STA) Movilidad de personal para formación (STT) Movilidad gestionada por consorcios de prácticas (ERA04): Movilidad de estudiantes para prácticas (SMP) Programas intensivos (IP) (ERA10) 8

9 1.3. Usuarios de la Mobility Tool Guía de la Mobility Tool para beneficiarios del Programa Erasmus Los usuarios de la Mobility Tool son: Las organizaciones beneficiarias los principales usuarios de la herramienta, son los responsables de introducir tanto los datos de la movilidad y de los participantes, a través de la interfaz de usuario o a través de un proceso de importación, como la información presupuestaria. También pueden consultar los datos de los informes de los participantes. Las Agencias nacionales los usuarios de las Agencias nacionales controlan y realizan un seguimiento de la información del proyecto y, en el caso de los proyectos Erasmus, validan la información introducida por los beneficiarios. La Dirección General de Educación y Cultura (DG EAC) de la Comisión Europea - propietaria del sistema y administradora central de la herramienta. Los participantes no son usuarios directos de la Mobility Tool, pero interactúan con la herramienta a través de los informes del participante. 2. Cómo acceder a la Mobility Tool Los navegadores que pueden utilizarse para acceder a la Mobility Tool son Windows Internet Explorer, versión 9 o superior, y Mozilla Firefox, versión o superior 2. La Mobility Tool se encuentra en la siguiente dirección URL: Para acceder a la Mobility Tool necesitará 1) tener una cuenta ECAS (European Commission Authentication Service) y 2) estar registrado en la Mobility Tool. Para el punto 1), consulte el Manual de usuario ECAS, donde obtendrá más información sobre cómo registrarse y cómo obtener un nombre de usuario y una contraseña. Para el punto 2), si proporcionó su dirección de correo electrónico 3 en la solicitud del proyecto de 2 En los siguientes enlaces se pueden descargar versiones gratuitas de estos navegadores: El navegador Google Chrome no es compatible con la MT. 3 Se recomienda utilizar una única dirección de correo electrónico institucional, nunca una personal, que pueda mantenerse a lo largo de toda la duración del programa. También se recomienda utilizar siempre la misma en todas las solicitudes de fondos que se remitan para acciones de distintas convocatorias o de diferentes acciones, si se quiere disponer de la información de todos los proyectos de movilidad de la organización beneficiaria al acceder a la herramienta. 9

10 movilidad, será registrado automáticamente. Si no está seguro de haberlo hecho, contacte con su Agencia nacional. Siempre que acceda a la Mobility Tool, se le redirigirá primero a la página de acceso de ECAS para realizar la autenticación. Si no ha utilizado el sistema ECAS con anterioridad, aparecerá una pantalla similar a la que se muestra a continuación, donde deberá seleccionar Externo. En accesos posteriores, ECAS recordará la selección que haya realizado en su navegador. La pantalla de acceso que se mostrará normalmente es la siguiente: 10

11 Los campos más importantes son los siguientes: " El dominio seleccionado es correcto?" debería indicar siempre Externo. Si no es el caso, utilice el enlace Cámbielo y seleccione Ni institución ni organismo europeos". Nombre de usuario o dirección de correo electrónico" ambos pueden utilizarse para acceder. Puesto que los nombres de usuario los genera automáticamente el sistema ECAS durante el proceso de registro, recomendamos que se utilice la dirección de correo electrónico, más fácil de recordar. "Contraseña" definida por el usuario al crear la cuenta. IMPORTANTE: Una vez se le haya dado acceso a la herramienta, y según se explicará en detalle, tenga en cuenta que tendrá que introducir o actualizar información al menos en los siguientes momentos de la gestión de su proyecto: -al firmar el convenio de subvención con los participantes (introduciendo los datos de las movilidades) -al realizar enmiendas a los convenios de subvención con los participantes o al convenio de subvención con la Agencia Nacional (por ejemplo, al cambiar el representante legal) -al cumplimentar el informe final 2.1. Cómo cambiar el idioma de la interfaz del usuario La página web de la Mobility Tool es accesible en varios idiomas, dependiendo de las Agencias nacionales que la gestionen en cada país. Los idiomas disponibles se encuentran en el menú desplegable situado en la esquina superior derecha de la pantalla. 11

12 La lista de idiomas disponibles se describen utilizando el siguiente patrón: "BE3 English (EN)", en el cual BE3 es el código de la Agencia nacional y English (EN) es el idioma disponible en dicha Agencia. Tenga en cuenta que, además del inglés (que siempre está disponible por defecto para todas las Agencias y todos los usuarios), la Mobility Tool de la Agencia española solo estará disponible en español. 12

13 3. Proyecto 3.1. Cómo visualizar los datos de un proyecto 1. Acceda a la Mobility Tool con su nombre de usuario ECAS (o su dirección de correo electrónico) y su contraseña. Al entrar verá una página similar a la que se muestra a continuación, que es su página de inicio en la Mobility Tool. 2. Pulse sobre el número del convenio de subvención o sobre el identificador nacional del proyecto que le interese para ver los datos correspondientes Aspectos generales de la interfaz del usuario La interfaz del usuario de los proyectos de la Mobility Tool contiene una serie de elementos importantes que es importante reconocer y recordar. Los dos más importantes pueden observarse en la siguiente captura de pantalla, con la página de datos del proyecto: 13

14 El elemento 1 contiene una tabla de 4 celdas con los detalles más importantes del proyecto contexto (programa, acción y año de convocatoria), periodo (inicio y finalización de la actividad del proyecto), identificadores (número de proyecto, identificador nacional, título del proyecto) y nombre del beneficiario. El elemento 2 muestra el menú principal, con seis botones que llevan a otras tantas secciones del proyecto: - Inicio redirige a la página de acceso de la herramienta, que muestra la lista de proyectos y los datos de contacto de la Agencia nacional (véase 3.1). - Datos del proyecto redirige a la página que se muestra en la captura de pantalla anterior. - Socios muestra la lista de socios del proyecto, incluyendo el beneficiario, las organizaciones de envío y de acogida. - Movilidades muestra la lista de movilidades con datos de los participantes. - Presupuesto muestra un resumen del presupuesto del proyecto. - Actualizaciones e Informes muestra los datos del proyecto original que fueron importados a la Mobility Tool por la Agencia nacional y actualizaciones de esos datos. En los capítulos siguientes se detallará el contenido de cada uno de estos botones Programas Intensivos Los proyectos de Programas Intensivos tienen una interfaz ligeramente diferente debido a algunos elementos que les son específicos. Además de los principales elementos descritos en el apartado anterior, la página de datos del proyecto contiene otros, mostrados en la captura de pantalla: - País 1 y 2 - Ciudad 1 y 2 - Fecha de inicio - Duración del proyecto (en años) - Duración del IP (en días) 14

15 - Nivel del IP - Área de estudio principal - Nº de estudiantes entrantes (de otros países) - Nº de estudiantes - Nº de profesores - Ayuda de organización - Otra área de estudio 3.3. Cambios en los datos de los proyectos Cambios manuales En la Mobility Tool el beneficiario podrá modificar directamente ciertas informaciones referentes a los socios, las movilidades, los participantes y el presupuesto. Sin embargo no se podrán modificar otros datos (como los datos de la propia organización beneficiaria, o la lista de socios de los IP o ciertos socios de los Consorcios de prácticas) sin haberlo solicitado previamente a la Agencia nacional. Además, tenga en cuenta que los datos del presupuesto aprobado (ver más abajo) son actualizados automáticamente por la Agencia nacional y que solo ella podría modificar, si fuera necesario, el título del proyecto, el identificador de la Agencia nacional o los periodos de actividad del proyecto. Las enmiendas o modificaciones al proyecto que realice la Agencia nacional se mostrarán únicamente en el botón Actualizaciones e Informes, sin que se actualicen en el resto de los datos del proyecto. Por lo tanto, en caso de producirse este tipo de modificaciones, será responsabilidad del beneficiario revisar los datos disponibles en Actualizaciones e Informes 15

16 y modificar los datos del proyecto en consecuencia, accediendo a las secciones de la MT que se hayan visto afectadas. Todas las enmiendas o modificaciones que realice la Agencia nacional se notificarán por correo electrónico a través de notificaciones automáticas enviadas por la Mobility Tool a la persona de contacto principal de la organización beneficiaria. Una vez recibidas dichas notificaciones, para visualizar las modificaciones realizadas por la Agencia nacional, siga los siguientes pasos: 1. Acceda a la Mobility Tool. 2. Pulse sobre el número del convenio de subvención que le interese para ver los datos del proyecto. 3. Pulse sobre el botón Actualizaciones e Informes del menú, como se muestra a continuación: 4. Aparecerá un listado de actualizaciones del proyecto. Este listado siempre mostrará como mínimo una entrada: la información original importada a la Mobility Tool cuando el proyecto fue dado de alta por la Agencia nacional. 5. En la columna Fecha y hora de actualización" pulse sobre aquel proyecto cuyos datos actualizados quiera ver. 16

17 6. Compare la información mostrada en la ventana siguiente con la información almacenada en las otras secciones de su proyecto en la Mobility Tool. Tenga en cuenta que la página de datos del proyecto puede ser más o menos larga, dependiendo del número de socios del proyecto. Realice las modificaciones que procedan. Consulte otros apartados de este documento para obtener información sobre cómo añadir, modificar o eliminar información relativa a socios, personas de contacto o presupuesto. 7. Pulse sobre Volver para ir de nuevo al listado de actualizaciones Cambios automáticos Como se ha indicado, los datos del Presupuesto aprobado que aparecen en la sección de Presupuesto de la Mobility Tool (ver la captura de pantalla siguiente) son actualizados automáticamente por la Agencia nacional. 17

18 Encontrará más información sobre el presupuesto y su gestión en los siguientes capítulos. 18

19 4. Socios 4.1. Cómo visualizar la lista de socios de un proyecto 1. Acceda a la Mobility Tool. 2. Pulse sobre el número del convenio de subvención del que le interese ver los datos del proyecto. 3. Pulse sobre el botón Socios del menú superior, como se muestra a continuación: 4. Aparecerá la lista de los socios del proyecto. Los socios son: la organización beneficiaria y las organizaciones de envío y de acogida. Tenga en cuenta que la organización beneficiaria aparecerá siempre en cabeza de lista (con la indicación Sí en la columna Beneficiario ). En la lista se puede realizar filtros y buscar socios. Los socios pueden filtrase por identificador (completo o parcial) del socio, nombre legal (completo o parcial), tipo de organización seleccionando de un menú desplegable-, nombre (completo o parcial) de la persona de contacto preferente, número de teléfono móvil (completo o parcial) de la persona de contacto preferente y país seleccionado de un menú desplegable. 19

20 La función de filtro solo está disponible para los datos desplegados en la tabla. Por ejemplo, la lista de países solo mostrará los países de los socios que forman parte del proyecto, no la lista de todos los países europeos o del mundo entero. Con el menú situado encima de la lista de socios se pueden realizar otras acciones que se explican a continuación. Este menú se encuentra también en otras secciones de la Mobility Tool: Icono/botón Descripción "Seleccionar todos" selecciona o anula la selección de todos los elementos de la lista "Añadir nuevo" añade un nuevo elemento a la lista "Eliminar" elimina elementos seleccionados de la lista "Exportar PDF" - exporta la lista a un archivo PDF. Tenga en cuenta que solo se exportarán los elementos visibles en la pantalla, lo que implica que si ha aplicado un filtro en la lista, en el PDF aparecerán únicamente los resultados del filtro. "Exportar Excel/CSV" - Exporta la lista a un archivo CSV/Excel. Tenga en cuenta que solo se exportarán los elementos visibles en la pantalla, lo que implica que si ha aplicado un filtro en la lista, en el archivo CSV/Excel aparecerán únicamente los resultados del filtro. "Imprimir Imprime la lista. Tenga en cuenta que solo se imprimirán los elementos visibles en la pantalla, lo que implica que si ha aplicado un filtro en la lista, en el documento impreso aparecerán únicamente los resultados del filtro. "Añadir/Eliminar columnas" Añade o quita columnas mostradas en la lista. Estos cambios no se guardarán 20

21 Icono/botón Descripción cuando acceda a otra sección de la herramienta. Buscar - Campo de búsqueda general, para buscar cualquier valor. La lista se ajustará de manera dinámica a los resultados de la búsqueda. "Restablecer filtros " Elimina los resultados de la búsqueda (resultado similar al de eliminar el criterio de búsqueda del botón anterior) Cómo añadir un nuevo socio a un proyecto 4 1. Repita los pasos indicados en el apartado 4.1 para visualizar la lista de socios. 2. Pulse sobre el icono verde con el signo más, que es el botón Añadir nuevo del menú situado encima de la lista de socios, como se muestra a continuación: 3. Aparecerá un formulario para los datos del socio. Cumplimente al menos los campos obligatorios señalados con un asterisco rojo. 4 Si tiene un número de movilidades alto, antes de añadir socios, véase lo dicho en

22 Si el nuevo socio es una institución de educación superior que posee una Carta Erasmus válida, podrá incluir su Código Erasmus desplegando la lista de Códigos Erasmus (icono ) para encontrarlo. Esta lista ha sido generada a partir de la base de datos de las Cartas Erasmus. Si no encuentra su código o el de las instituciones socias, lea el apartado para más información. Cuando se seleccione una institución de la lista, los campos obligatorios se cumplimentarán automáticamente. Estos campos son: Nombre legal, Tipo de organización, Sector económico, Código postal, Ciudad y País. Otros campos, como Acrónimo, Identificador nacional, Forma legal, Tamaño (personal en plantilla), Teléfono 1 y 2, Fax, Correo electrónico, Web, Dirección legal y Región, al no ser obligatorios, no se rellenarán automáticamente a partir de la base de datos de la Carta Erasmus. 4. Pulse sobre Guardar. Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación: Registro creado correctamente. Compruebe que el nuevo socio se ha añadido a la lista de socios. Cualquier socio nuevo aparecerá con la indicación No en la columna Beneficiario. La nueva organización socia no tendrá ninguna persona de contacto especificada. En capítulos posteriores encontrará más información sobre cómo añadir una nueva persona de contacto para un socio. 22

23 Nota: Los datos de los socios pueden ser modificados en cualquier momento durante el ciclo de vida del proyecto Cómo editar los datos de un socio en un proyecto 1. Acceda a la Mobility Tool y abra los datos de su proyecto. 2. Pulse sobre el botón Socios del menú del proyecto. 3. Pulse sobre el icono del lápiz situado en la misma fila del socio que quiera editar, como se muestra a continuación: 4. Aparecerá el formulario para editar los cambios. 5. Modifique los datos y pulse sobre Guardar. Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación: "Registro actualizado correctamente. Los datos de la organización beneficiaria no deberán ser modificados por la organización beneficiaria sin la aprobación de la Agencia nacional (ver 3.3). En caso de que los datos de la organización beneficiaria deban ser modificados, contacte primero con su Agencia nacional para indicárselos. Una vez la AN le comunique que se han realizado esos cambios internamente, podrá reflejarlos en su proyecto en la MT. 23

24 Modificaciones en los códigos de la Carta Erasmus de las instituciones En los casos en que se realicen cambios en los códigos de la Carta Erasmus debido a fusiones o escisiones de instituciones, la solicitud de modificación de los datos en la MT deberá ser comunicada a su Agencia nacional. La Agencia consultará el cambio con la EACEA, que gestiona la concesión de Cartas Erasmus. Cuando se confirme el cambio, la EACEA realizará la actualización en la MT. Una vez que se actualicen esos datos en la MT, la DGEAC informará a todas las Agencias sobre ello. Solo después de la actualización de los datos de referencia en la MT, los usuarios podrán utilizar el nuevo código de Carta Erasmus Cómo exportar los datos de los socios de un proyecto La lista de socios puede ser exportada a un archivo CSV o PDF. El documento resultante contendrá exactamente los mismos campos que se muestren en la página de Socios. Por defecto se incluye el identificador del socio, el nombre legal, el código Erasmus, el tipo de organización y los datos del contacto preferente (nombre, número de teléfono móvil y país). Para exportar la lista de socios: 1. Acceda a la Mobility Tool, abra su proyecto y pulse en el botón Socios del menú del proyecto. 2. En función del tipo de archivo que necesite, pulse en el icono PDF o Excel en el menú de la lista de socios. 3. Guarde el archivo exportado en su ordenador Cómo eliminar un socio de un proyecto 1. Entre en la Mobility Tool, abra su proyecto y pulse el botón de Socios en el menú superior. 2. Marque la casilla de verificación en la misma fila del socio que quiera eliminar. Tenga en cuenta que no podrá eliminar de la lista a la organización beneficiaria. 24

25 3. Pulse sobre el icono Eliminar. Se visualizará el siguiente mensaje: Está seguro/a de que quiere eliminar los elementos seleccionados?. Si pulsa en aceptar: a. Si el socio no está relacionado con ninguna movilidad, aparecerá la confirmación de que el socio ha sido eliminado: Registro eliminado correctamente. b. Si el socio está relacionado con alguna movilidad, aparecerá el siguiente aviso: "No se puede eliminar un socio mientras esté asociado a una o varias movilidades. Deberá primero eliminarlo de la movilidad en que está registrado". En este caso, el socio seleccionado no se eliminará hasta que no se eliminen las movilidades correspondientes Cómo añadir una persona de contacto en la organización beneficiaria de un proyecto 1. Acceda a la Mobility Tool, abra su proyecto y pulse el botón Socios en el menú superior. 2. Pulse sobre el nombre de la organización beneficiaria, que aparece siempre en primer lugar en la lista de socios y muestra Sí en la columna del beneficiario. 3. Se mostrará la lista de personas de contacto de este socio. En el ejemplo a continuación, la organización tiene tres personas de contacto: la persona autorizada para firmar convenios y otras dos personas con acceso al proyecto. 25

26 4. Pulse sobre el botón Añadir nuevo. 5. Aparecerá el formulario para registrar información sobre la persona de contacto. 6. Cumplimente al menos los campos obligatorios señalados con un asterisco rojo (*). 7. Puede elegir la opción Misma dirección que la organización socia" si es el caso. 8. Si desea que esta persona sea la persona de contacto preferente para esta organización, seleccione esta opción y los datos de esta persona aparecerán en la página de socios. 9. Pulse sobre Guardar. Se visualizará el siguiente mensaje confirmando la creación del nuevo contacto: Registro creado correctamente Cómo añadir una persona de contacto de un socio en un proyecto 1. Entre en la Mobility Tool, abra su proyecto y pulse el botón Socios en el menú superior. 2. Pulse sobre el nombre de la organización en la que quiere añadir el contacto. 26

27 3. Se mostrará la lista de personas de contacto ya existentes. Si la organización socia acaba de ser añadida al sistema, no habrá ningún registro en la lista. 4. Pulse sobre el botón Añadir nuevo : 5. Cumplimente al menos los campos obligatorios señalados con un asterisco rojo. Puede elegir la opción Misma dirección que la organización socia" si es el caso. Si desea que esta persona sea la persona de contacto preferente para esta organización, seleccione esta opción. Una vez seleccionado, el contacto se visualizará en cabeza de la lista y los datos de esta persona aparecerán en la página de todas las organizaciones socias. 6. Pulse sobre Guardar. Se visualizará el siguiente mensaje confirmando la creación del nuevo contacto: Registro creado correctamente. Puede comprobar que ha aumentado el número de personas de contacto de la organización. Tenga en cuenta que las personas de contacto y los datos del contacto no podrán ser importados ni exportados en los tres tipos de plantillas de importación existentes. 27

28 4.8. Cómo eliminar una persona de contacto de la organización beneficiaria de un proyecto 1. Acceda a la Mobility Tool, abra su proyecto y pulse el botón de Socios en el menú superior. 2. Pulse sobre el nombre del socio. Aparecerá la lista de contactos de la organización beneficiaria. 3. Marque la casilla de verificación situada en la misma fila del nombre del contacto que desea eliminar. Tenga en cuenta que no podrá eliminarse usted mismo de la lista. 4. Pulse sobre el botón Eliminar. Se visualizará el siguiente mensaje: Está seguro/a de que quiere eliminar los elementos seleccionados?. 5. Si pulsa en aceptar, se visualizará el siguiente mensaje: Registro eliminado correctamente. Tenga en cuenta que no puede eliminar de esta lista a la persona autorizada para firmar. Si necesita cambiar a la persona autorizada, modifique primero los datos de esa persona, tal y como se ha descrito en el apartado Cómo eliminar una persona de contacto de un socio en un proyecto 1. Acceda a la Mobility Tool, abra su proyecto y pulse el botón de Socios en el menú superior. 2. Pulse sobre el nombre del socio del que quiere visualizar la lista de contactos. 28

29 3. Aparecerá la lista de contactos. 4. Seleccione la(s) persona(s) de contacto que desee eliminar en la(s) casilla(s) de verificación de la izquierda. Tenga en cuenta que puede seleccionar y eliminar a todas las personas de contacto de un socio, y si lo hace, el socio no tendrá ninguna persona de contacto registrada. 5. Pulse sobre el botón Eliminar, situado encima de la lista de contactos. Se visualizará el siguiente mensaje: Está seguro/a de que quiere eliminar los elementos seleccionados?. 6. Se visualizará el siguiente mensaje: Registro eliminado correctamente Cómo habilitar y deshabilitar el acceso a la página web de la Mobility Tool 1. Siga los pasos indicados en apartados anteriores para visualizar la lista de socios. 2. Pulse sobre el nombre de la organización beneficiaria en dicha lista. 3. En la columna Acceso al proyecto podrá ver el estatus de acceso de las personas de contacto de la organización beneficiaria, indicado con Sí o No. 29

30 4. Para permitir que la persona de contacto acceda a la Mobility Tool y al proyecto correspondiente, pulse sobre el lápiz para editar sus datos. 5. Seleccione la casilla de Acceso al proyecto para permitir el acceso o borre la selección para denegarlo. Cuando se autorice el acceso, se visualizará el siguiente mensaje: "Registro creado correctamente", y la persona en cuestión podrá acceder a la herramienta. La Mobility Tool le enviará una notificación automática, informándole de que ha recibido autorización para acceder a la herramienta. El correo contendrá el número de proyecto, el título del proyecto, el enlace a la Mobility Tool y los datos de contacto de la Agencia nacional. El mensaje estará redactado en inglés y en español. Mostramos un ejemplo en español: Mobility Tool - Acceso autorizado Estimado/a [Nombre], Su acceso a la Mobility Tool ha sido autorizado por [Nombre] Tiene acceso al proyecto siguiente: Número del proyecto de la CE: [] Número del proyecto nacional: [] Título del proyecto: [] La Mobility Tool es el sistema de gestión de los proyectos de movilidad que reciben subvenciones del Programa de Aprendizaje Permanente. La herramienta ha sido desarrollada para los beneficiarios de estos proyectos. La Mobility Tool le permitirá registrar toda la información sobre sus proyectos, identificar los participantes y las movilidades, completar y actualizar la información del presupuesto, generar y hacer el seguimiento de los informes de los participantes y en el caso de proyectos Leonardo da Vinci, generar y enviar su propio informe a la Agencia nacional. 30

31 Para accede al proyecto, siga los pasos siguientes. * Vaya a la página web de la Mobility Tool en * Si no se ha registrado todavía, pulse sobre "Todavía no se ha registrado" y configure su cuenta. Durante el proceso, utilice la dirección de correo electrónico a la cual se ha enviado este mensaje. * Si ya dispone de una cuenta ECAS asociada a esta dirección de correo electrónico, utilícela para conectarse. Contacte con su Agencia Nacional para más información o asistencia. Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos mobilitytool@oapee.es Este es un mensaje generado por el Sistema. Por favor no conteste. Para acceder a la Mobility Tool, la persona a la que se le haya autorizado el acceso deberá disponer de una cuenta ECAS válida, que contenga la misma dirección de correo electrónico introducida en la Mobility Tool por el usuario que haya autorizado su acceso. 31

32 5. Movilidades 5.1. Cómo visualizar la lista de movilidades de un proyecto 1. Acceda a la Mobility Tool. 2. Pulse sobre el número de proyecto del que le interese ver los datos. 3. Pulse sobre el botón Movilidades, que se encuentra en el menú superior de la página, como se indica en la siguiente captura de pantalla: 4. Aparecerá la lista de movilidades, en caso de que exista alguna. En el siguiente ejemplo hay dos movilidades en la lista, una para estudios y otra para prácticas Cómo añadir una nueva movilidad en un proyecto Atención. Antes de introducir movilidades tenga en cuenta: -Si su institución tiene un número reducido de movilidades (menos de 100), se recomienda que introduzca las movilidades manualmente, en cuyo caso, habrá introducido primero los socios (ver 4.2) vinculados a esas movilidades. -Si su institución tiene un número elevado de movilidades (más de 100), se recomienda que no introduzca la movilidades manualmente sino que realice una importación de datos (véase 7.2). En este caso, solo será necesario importar las movilidades individuales, ya que la información sobre los socios se importará en ese mismo proceso. 1. Repita los pasos indicados en el apartado anterior. 2. Pulse sobre el icono para añadir un nuevo elemento a la lista. 32

33 3. Se desplegará una nueva página con el formulario para una nueva movilidad. Este formulario le permitirá introducir datos del participante junto con datos de su(s) movilidad(es) y la ayuda Erasmus que le corresponda, tal y como se muestra a continuación. Tenga en cuenta que los formularios y los campos que contienen las páginas son diferentes dependiendo del tipo de proyecto y del tipo de movilidad que se seleccione. 4. Seleccione el tipo de movilidad. Si ya ha introducido movilidades de un tipo (por ejemplo SMS) y desea cambiar a otro tipo (por ejemplo STA), el sistema le avisará: Atención: Si cambia el tipo de movilidad perderá toda la información ya introducida. Está seguro/a de que quiere seguir?. Si es el caso, pulse en Aceptar. 5. Cumplimente al menos todos los campos obligatorios señalados con un asterisco rojo 5 y pulse sobre el botón Guardar. Aparecerá el mensaje confirmando que el registro se ha actualizado correctamente Tratamiento de movilidades combinadas 5 Tenga especial cuidado al introducir el correo electrónico de los participantes, ya que estas direcciones serán utilizadas por la herramienta para pedirles que cumplimenten los informes finales de sus movilidades. 33

34 Si una movilidad de estudios se combina con un periodo de prácticas, se seleccionará la Movilidad combinada en la página de datos de movilidad. Una movilidad de este tipo se contabilizará una sola vez como movilidad de estudios y generará un único informe que será enviado al participante Movilidades con regreso adelantado Las movilidades que tuvieran una duración menor de la mínima requerida deberán ser consignadas marcando la casilla de verificación de Regreso adelantado. Una vez marcada, el sistema no revisará/comprobará la duración mínima de la movilidad Movilidades sin beca La MT no obliga a que una movilidad tenga asignada una ayuda mayor que cero en el sistema. Se pueden crear y archivar movilidades sin presupuesto Cómo cambiar los datos de una movilidad en un proyecto El siguiente procedimiento no puede ser utilizado para cambiar el tipo de movilidad, como una movilidad de estudios por una de prácticas o una movilidad para docencia por una para formación. Si se trata de un error, la movilidad creada erróneamente deberá ser eliminada y se procederá a la creación del nuevo tipo de movilidad. 1. Acceda a la Mobility Tool. 2. Pulse sobre el número de proyecto del que le interese ver los datos. 34

35 3. Pulse sobre el botón Movilidades, que se encuentra en el menú superior de la página. Aparecerá la lista de movilidades. 4. Pulse sobre el icono del lápiz para editar los datos de la movilidad seleccionada. 5. Aparecerá el formulario con los datos ya existentes de la movilidad seleccionada. 6. Modifique los datos que sean necesarios y pulse sobre Guardar para registrar los cambios. Aparecerá el mensaje confirmando que el registro se ha actualizado correctamente Cómo eliminar una o varias movilidades de un proyecto Tenga en cuenta que el proceso de eliminación de movilidades es irreversible, y que una vez borradas, las movilidades no se podrán recuperar. Por lo tanto, le recomendamos que utilice esta opción con especial cuidado. Copias de seguridad Se aconseja a los usuarios que, antes de proceder a eliminar datos de movilidades ya existentes, se exporten y guarden en un archivo CSV. Para eliminar una o varias movilidades, siga los siguientes pasos: 1. Acceda a la Mobility Tool. 35

36 2. Pulse sobre el número de proyecto del que le interese ver los datos. 3. Pulse sobre el botón Movilidades, que se encuentra en el menú superior de la página. Aparecerá la lista de movilidades. 4. Seleccione la(s) movilidad(es) que desee eliminar, tal como se indica en la siguiente captura de pantalla y pulse sobre el botón Eliminar, como se muestra a continuación: 5. Confirme la respuesta a la pregunta Está seguro/a de que desea eliminar los elementos seleccionados? pulsando sobre el botón Aceptar. Aparecerá el mensaje confirmando que el registro se ha eliminado correctamente. 6. Informes de los participantes La Mobility Tool enviará notificaciones automáticas a los participantes para que cumplimenten sus informes después de haber finalizado su periodo de movilidad, de acuerdo con el campo Fecha de finalización de los datos de la movilidad. La notificación se enviará el día siguiente de la fecha de finalización. En el mensaje se incluirá, además de los datos de su movilidad y las instrucciones para cumplimentar el informe, la dirección donde el participante encontrará el informe. El informe del participante es un cuestionario web con diferentes tipos de cuestiones (escoger una o varias opciones, preguntas matriciales). Existen seis tipos de cuestionarios, uno para cada acción - SMS, SMP, STA, STT, IP-docentes e IP-estudiantes. El tratamiento de los informes se realiza con la herramienta denominada EUSurvey, desarrollada y gestionada por la Comisión Europea. El participante podrá ir guardando borradores y usar el mismo enlace para continuar cumplimentándolo, o podrá guardar un borrador. Una vez lo haya cumplimentado en su totalidad, podrá enviarlo pulsando el botón Enviar. Una vez realizada esta operación no podrá realizar más cambios. Al recibir la respuesta desde EUSurvey, la MT buscará el ID de la movilidad; si lo encuentra enlazará la respuesta con esa movilidad y si no lo encuentra (ej.: movilidad borrada) descartará esa respuesta. La MT presenta la información de las respuestas recibidas de las siguientes maneras: 36

37 Dentro de cada movilidad aparecerá un enlace para abrir el archivo PDF correspondiente al cuestionario cumplimentado por el participante. En la sección Movilidades aparece el botón Exportar el informe del participante que descarga un archivo comprimido que contiene cuatro archivos Excel (uno por cada acción) con los resultados de las respuestas recibidas.el estado en que se encuentra el informe es visible en la última columna de esta sección. Existen tres tipos de estado en el sistema: -NINGUNO cuando no se ha enviado aún la notificación al participante para que cumplimente el informe -SOLICITADO cuando se ha enviado la notificación -ENVIADO cuando el participante ha remitido su informe Estos estados cambian automáticamente, dependiendo del sistema y del participante. En el momento actual la MT no incluye completamente estos datos sobre los informes de los participantes. Estas funciones estarán disponibles en próximas versiones. La versión actual de la MT no realiza ningún seguimiento de los informes no recibidos, y si el participante no envía el informe el sistema no contempla ningún tipo de recordatorio automático. Será responsabilidad de la organización beneficiaria realizar un seguimiento del cumplimiento de este requerimiento por parte de los participantes, ya que se trata de una obligación contractual. Se recomienda avisar a los participantes (estudiantes y personal), sobre la recepción de estas notificaciones que se enviarán desde la dirección replies-will-bediscarded@ec.europa.eu para que revisen el spam o correo no deseado en caso de no recibir la notificación. En caso de que sea necesario el reenvío de la notificación a un participante, la única solución posible es borrar la movilidad y volver a crearla, ya que así el sistema volvería a generar la notificación. Cuando se introduce una nueva movilidad en la MT con fecha de finalización ya pasada, el sistema enviará una notificación de solicitud del informe al participante de esa movilidad. 7.Importación y exportación de datos En este capítulo encontrará información para importar y exportar datos de movilidad, en concreto, datos de todas las movilidades, de los participantes, de los socios de envío y de acogida y las ayudas correspondientes. La ayuda para la organización de la movilidad del proyecto no se incluye en este capítulo y deberá ser gestionada tal como se describe en el capítulo dedicado al presupuesto (8). 37

38 El propósito principal de la importación de datos es permitir que los beneficiarios de grandes proyectos introduzcan grandes cantidades de datos en la Mobility Tool de una manera más eficiente. Otro propósito de la importación de datos es la sincronización entre herramientas externas y la Mobility Tool. Esta funcionalidad está disponible en la página Movilidades, como se indica en la siguiente captura de pantalla: En los siguientes apartados se explicará la importación y la exportación en detalle. En la página de Exportación- Importación se puede descargar un PDF del Diccionario de datos Erasmus de la Mobility Tool. Este documento contiene una explicación de todos los campos de las plantillas de importación o exportación. Léalo antes de realizar estas funciones Exportación de datos La función de exportación se encuentra en la página de Movilidades al pulsar el botón Importar-Exportar. La opción de exportación de datos se ha resaltado en la siguiente captura de pantalla. Los enlaces serán diferentes para las distintas acciones de movilidad. Tenga en cuenta que en este proceso no se exportan los datos de contacto de la organización, sino únicamente su información básica. 38

39 Cuando se exportan, los datos de los proyectos de la MT se guardan en un formato de archivo CSV (delimitado por comas). El punto y coma (;) se utiliza como separador de campos por defecto. El archivo se exporta con el estándar de codificación de caracteres UTF-8. El archivo de exportación puede ser usado para importar datos con la condición de que haya información en todos los campos obligatorios. Este tema se explica con mayor detalle en el apartado dedicado al proceso de importación. Si existen socios que no tengan movilidades asociadas, sus datos no serán utilizados en el proceso de importación-exportación. Tenga en cuenta que la exportación de datos desde la Mobility Tool puede llevar tiempo y dar lugar a un archivo pesado. En el momento de redactar este documento, se ha conseguido exportar un archivo de 1.2 MB en 2 minutos, el cual contenía datos de 1000 movilidades, incluyendo socios y ayudas. Si los datos exportados se visualizan incorrectamente en el archivo Excel, lea el capítulo dedicado a la resolución de problemas Importación y actualización de datos Descripción general La Mobility Tool permite importar datos de socios, participantes y movilidades en una operación. El proceso utiliza archivos CSV (delimitados por comas) como protocolo de datos. Este formato de archivo es similar al de Excel, puesto que contiene filas y columnas, pero no mantiene formatos (como negrita o itálicas), filtros y funciones (como sumas) como hace Excel. Los datos de movilidad se pueden importar en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto. Durante la importación se puede crear y actualizar nuevas entradas de datos. Sin embargo, no es posible utilizar este proceso para eliminar información ya existente en la herramienta. El usuario de la Mobility Tool ha de llevarla a cabo manualmente, a través de la interfaz del usuario. Reglas generales para importar datos a la Mobility Tool: - Para importar datos a la Mobility Tool se han de cumplir dos requisitos: el archivo de importación ha de tener una estructura adecuada y los datos importados han de reunir determinadas condiciones. En particular, el identificador del beneficiario siempre se ha de indicar ANTES de que se utilice la funcionalidad Importar-Exportar. - Si el sistema (la Mobility Tool) no encuentra el identificador del socio o la movilidad, creará un nuevo socio o movilidad. 39

40 - Si el sistema (la Mobility Tool) encuentra el identificador del socio o la movilidad, y detecta que los datos han cambiado, actualizará los datos. - Si el sistema (la Mobility Tool) encuentra el identificador del socio o de la movilidad y no detecta ningún cambio en los datos, no los actualizará. - El archivo de importación se procesará fila por fila, lo cual significa que si en el archivo apareciera dos veces la misma movilidad (identificador) con los mismos datos de socio, en la MT solo se guardaría la última entrada. Es importante mencionar que si bien no es posible eliminar datos de la Mobility Tool al utilizar la función de importación, sí es posible duplicar la información existente. Podrá encontrar más información sobre este tema más adelante. Tenga en cuenta que la importación de datos es un proceso que consume gran cantidad de recursos y que en función del tamaño del archivo puede necesitar bastante tiempo para completarse. Copia de seguridad Se aconseja que, antes de realizar cada importación, los usuarios exporten y guarden los datos existentes en dos archivos CSV: uno para personal y otro para estudiantes. Estas copias pueden ahorrar tiempo y ayudar a restablecer la información en caso de que se hayan introducido en la MT datos incorrectos por error. La función de importación se encuentra en la página de Movilidades al pulsar el botón Importar-Exportar. La opción de importación de datos se ha resaltado en la siguiente captura de pantalla. 40

41 Cada proceso de importación genera siempre una respuesta del sistema, tanto si ha tenido éxito como si no. Si el proceso ha fallado, el sistema genera un mensaje de error como el que se muestra a continuación: Importante Tenga en cuenta que, a no ser que todos los datos en el archivo de importación sean correctos, la Mobility Tool no importará nada. Esta forma de importar puede ser descrita como un enfoque de Todo o nada. También es importante mencionar que si a un campo se le ha asignado un valor en la herramienta (por ejemplo, el Código Erasmus del socio de acogida ) y el proceso de importación deja el campo vacío (no se le asigna ningún valor), la herramienta actualizará el valor existente (el Código Erasmus) con el valor del archivo de importación (sin código) Tres tipos de archivos de importación Existen tres tipos de archivos de importación, dependiendo del tipo de proyecto: SMS/SMP plantilla para importar datos de movilidades de estudiantes STA/STT plantilla para importar datos de movilidades de personal IP plantilla para IP Los tres tipos de archivos tienen diferentes campos y requerimientos. Los detalles de las plantillas pueden encontrarse en el Diccionario de datos Erasmus de la Mobility Tool Plantilla de datos estructura del archivo 41

42 La mejor manera de asegurarse de que se utiliza una estructura de archivo correcta al importar datos es usar una de las plantillas de la Mobility Tool. Para obtenerla: 1. Vaya a la página de Movilidades. 2. Pulse sobre el botón Importar Exportar (mostrado en las capturas de pantalla anteriores). 3. Según el tipo de proyecto, pulse sobre Exportar movilidades de estudiantes y la información correspondiente a los socios, Exportar movilidades de personal y la información correspondiente a los socios o Exportar movilidades IP y la información correspondiente a los socios. Esta función descargará los datos de una de las tres acciones y, en el caso de un nuevo proyecto sin datos de movilidades, la plantilla sólo contendrá los encabezamientos de los campos. El archivo está organizado de tal manera que todos los encabezamientos se encuentran en la primera fila, mientras que la segunda contiene los requisitos de los campos (descritos a continuación) y a partir de la tercera se incluyen los datos. Cada fila equivale a una movilidad: participante, datos de la movilidad, datos de los socios, ayuda, etc. Tenga en cuenta que aunque solo exista un socio de envío o de acogida, necesitará introducir los datos de la organización socia tantas veces como movilidades contenga el proyecto, teniendo cuidado de utilizar siempre el mismo identificador de ese socio. En ninguna de las plantillas se han previsto campos para introducir los datos de las personas de contacto o los datos de contacto de ninguno de los socios. Nota: En el Diccionario de datos Erasmus de la Mobility Tool se encuentra la lista de todos los campos, de su descripción y de sus especificaciones (si un campo es obligatorio o requiere usar los códigos del diccionario). Como se indicó previamente, existen tres tipos de campos en las plantillas: campos obligatorios que necesitan contener datos (marcados con un asterisco en la plantilla), campos de códigos (marcados como DICT) y campos opcionales abiertos para texto (que pueden quedarse vacíos). Las especificaciones de cada uno se describen en la segunda fila de la plantilla. Nota: La lista de los códigos utilizados en los campos marcados como DICT en la plantilla se encuentran en el Diccionario de datos Erasmus de la Mobility Tool. Preste especial atención a esta lista de códigos puesto que serán utilizados frecuentemente durante el proceso de importación de datos. 42

43 La función de importación de la Mobility Tool utiliza el estándar de codificación de caracteres UTF-8. Por lo tanto hay que asegurarse de que el archivo de datos utilizado para la importación esté codificado con la configuración de caracteres correcta. La plantilla CSV puede estar configurada en uno de estos tres formatos: Field_1 ; Field_2 ; ; Field_n Field_1 ; Field_2 ; ; Field_n Field_1 ; Field_2 containing a double quote ; ; Field_n Separador de decimales y de millares Tanto el archivo de exportación como el de importación utilizan el punto como símbolo para separar la parte entera de la fracción de un número. El sistema no utiliza ningún símbolo para separar los millares. El formato correcto para un número formado por una parte entera y una fracción es Ejemplos de archivos de importación de datos Los ejemplos presentados en este apartado sirven para todos los tipos de archivos de importación. La tabla mostrada a continuación muestra algunos de los campos del archivo con información sobre tres movilidades. Tenga en cuenta que la segunda fila contiene las especificaciones de cada campo el asterisco indica un campo obligatorio y DICT un código de campo. Para ilustrar únicamente lo que se está explicando, se ha eliminado de la tabla otros campos (columnas marcadas con puntos suspensivos). Identificador del proyecto Identificador de la movilidad Nombre del participante Apellidos del participante Fecha de nacimiento del participante Género del participante * * * * * *, DICT BE3 ERA BE3 ERA BE3 ERA FirstName LastName 01/01/1980 M 0002 Jane Jones 01/01/1995 F 0003 FirstName LastName 01/01/1980 M Durante el proceso de importación de datos deben mantenerse las dos primeras filas, con los encabezamientos y las especificaciones de los campos. Si se borraran esas dos filas de la plantilla, el proceso de importación no sería válido. También es importante mantener el orden de los campos. Cualquier modificación en el orden de los campos invalidaría el proceso de importación. 43

44 En el siguiente ejemplo se detallan los datos de 8 participantes provenientes de la misma organización de envío (Identificador del socio: BEN) que serán enviados a 8 socios de acogida diferentes (Identificador del socio: de HOST01 a HOST08). Se puede observar que se usan diferentes identificadores de movilidad para los distintos participantes. Idenfificador del proyecto Identificador de la movilidad... Nombre del participante... Identificador del socio de envío... Identificador del socio de acogida * *... *... *... * BE3 ERA ID FirstName1... BEN... HOST BE3 ERA BE3 ERA BE3 ERA BE3 ERA BE3 ERA BE3 ERA BE3 ERA ID FirstName2... BEN... HOST02... ID FirstName3... BEN... HOST03... ID FirstName4... BEN... HOST04... ID FirstName5... BEN... HOST05... ID FirstName6... BEN... HOST06... ID FirstName7... BEN... HOST07... ID FirstName8... BEN... HOST08... En el siguiente ejemplo se han creado tres movilidades diferentes desde el mismo socio de envío a tres socios de acogida diferentes para el mismo participante. Tenga en cuenta que el resultado de esta importación será una lista que contendrá los datos de la misma persona tres veces, aunque recibida por tres socios diferentes. Se puede observar que se usan diferentes identificadores de movilidad para el mismo participante. Identificador del proyecto Identificador de la movilidad... Nombre del participante Apellidos del participante... Identificador del socio de envío... Identificador del socio de acogida * *... * *... *... * BE3 ERA ID FirstName1 LastName1... BEN... HOST BE3 ERA BE3 ERA ID FirstName1 LastName1... BEN... HOST02... ID FirstName1 LastName1... BEN... HOST03... El siguiente ejemplo pone de relieve la importancia de una introducción de datos cuidadosa fila por fila. Durante el proceso de importación la Mobility Tool considera que las filas del archivo son entradas de datos consecutivas. Por lo tanto si la fila 20 contiene alguna 44

45 modificación de los datos del socio que ya ha aparecido en la fila 6, la herramienta tomará los datos de la fila 20 como los más actuales y, como resultado, actualizará los datos anteriormente disponibles del socio. Esto se ilustra en el siguiente ejemplo: Identificador del proyecto... Identificador del socio de envío Nombre legal del socio de envío... Código Erasmus del socio de envío Código postal del socio de envío *... * *... * * BE3 ERA BEN Beneficiary Organisation... NL AMS01 BE BE3 ERA BEN Beneficiary Organisation... B BRU01 BE Puede observar que el Código Erasmus de la organización beneficiaria es diferente en la primera y en la última fila de datos. Al ser la última entrada del archivo de datos, el campo Código Erasmus del socio de envío en la Mobility Tool contendrá el valor B BRU01 y no el previo de NL AMS01. El siguiente ejemplo muestra un comportamiento similar: Identificador del proyecto... Identificador del socio de envío Nombre legal del socio de envío... Código Erasmus del socio de envío Código postal del socio de envío *... * *... * * BE3 ERA BEN Beneficiary Organisation... NL AMS01 BE BE3 ERA BEN Beneficiary Organisation... B BRU01 BE BE3 ERA BEN Beneficiary Organisation... NL AMS01 BE Tenga en cuenta que en este ejemplo los datos de la organización beneficiaria cambiarán dos veces durante el proceso de importación. En una ocasión el Código Erasmus del socio de envío cambiará de NL AMS01 a BE BRU01 y después, en la última fila, cambiará de nuevo a su valor original de NL AMS01. En los apartados siguientes se contemplarán otros escenarios Campos de identificación Las plantillas de datos contienen cinco campos de identificación, los cuales juegan un papel muy importante en el proceso de importación de datos. La tabla siguiente presenta de 45

46 manera general todos esos campos con sus características, todo ello descrito en detalle en el Diccionario de datos. Tenga en cuenta que el identificador del beneficiario siempre se ha de indicar ANTES de que se utilice la función de Importar-Exportar. Nombre del campo Obligatorio Descripción Identificador del proyecto Sí El número del convenio de subvención, llamado también número de proyecto, por ejemplo BE3 ERA Dentro del mismo proyecto, este campo siempre ha de contener el mismo valor. Identificador de la movilidad Sí Serie única de caracteres alfanuméricos que identifiquen la movilidad de cada participante en un proyecto. Puede utilizarse el identificador que la MT genera por defecto cuando se crea la movilidad manualmente, con la estructura [num proyecto]-[mob]-[num movilidad] En el caso de que los datos se importen de una fuente externa, puede ser un identificador utilizado en la base de datos de la institución o el número de matrícula del estudiante (que en caso de realizar dos movilidades se diferenciaría añadiendo algún otro carácter (por ejemplo 1.123xyz, 2.123xyz) Identificador del participante Identificador del socio de envío Sí Sí El identificador único de cada participante en la movilidad. Dependiendo del tipo de movilidad: En el caso de movilidades de estudiantes (SMS, SMP) y personal (STA, STT), deberá ser el DNI/NIF) o NIE, salvo en STA en el caso de personal invitado de empresas, que podrá ser el pasaporte u otro identificador nacional. En el caso de movilidades de IP, para los participantes de instituciones españolas, deberá ser el DNI/NIF o NIE; los de instituciones de otros países, el número de pasaporte u otro identificador nacional. No se comprobará la singularidad de este valor durante el proceso de importación. Código alfanumérico único que identificará a la organización de envío de la movilidad. Puede utilizarse el identificador que la MT genera por defecto cuando se crea la movilidad manualmente, con la estructura [num proyecto]-[par]-[num socio]. También puede utilizarse el Código Erasmus de la institución de envío 46

47 Nombre del campo Obligatorio Descripción Identificador del socio de acogida Sí Código alfanumérico único que identificará a la organización de acogida de la movilidad. Puede utilizarse el identificador que la MT genera por defecto cuando se crea la movilidad manualmente, con la estructura [num proyecto]-[par]-[num socio]. En caso de que sea una institución con Carta Erasmus, se podrá utilizar el Código Erasmus. En otros casos, se podrá utilizar el código de identificación fiscal (CIF/VAT) Identificadores del socio de envío y del socio de acogida La lista de identificadores de socios (sean de envío o de acogida) disponible en la herramienta se encuentra en la página Socios, como se indica en el capítulo correspondiente. La lista de socios puede incluir una única organización, la organización beneficiaria, o las organizaciones de envío y de acogida. Se aconseja que se exporte la lista de socios y que se usen los códigos de los socios en el modelo de archivo de movilidades para el proceso de importación. Sin embargo, en ese proceso, la lista de socios no puede ser importada de la misma manera que las movilidades. Se aconseja que se use el Código Erasmus como identificador de las organizaciónes siempre que sea posible, es decir, para las instituciones de educación superior. Posibles escenarios de importación de datos Analicemos a continuación posibles escenarios que ilustran con más detalle la lógica de los campos de identificación y cómo interpreta su uso el sistema. Los siguientes escenarios describen varios casos de importación de datos con los que se puede encontrar en la gestión de sus movilidades. Algunos de ellos llevan a resultados no deseados. Lea este apartado con atención puesto que puede ahorrarle tiempo y evitarle situaciones estresantes. Escenario 1- importación de datos a un proyecto vacío la organización de envío es diferente de la organización beneficiaria Este ejemplo ilustra la situación de un proyecto de consorcio de prácticas (ERA04) en el cual la organización de envío puede ser diferente de la organización beneficiaria. Supongamos que acaba de recibir una invitación de la Mobility Tool para trabajar con su proyecto. Entra en ECAS con su nombre de usuario o dirección de correo y su clave. La página no contiene ninguna información sobre las movilidades del proyecto, en el cual podría o no haber definido ya algunos socios. 47

48 Abre la sección de Movilidades y pulsa sobre el botón Importar Exportar. Para descargar los datos que van a ser exportados, pulsa sobre Exportar movilidades de estudiantes y la información correspondiente a los socios y Exportar movilidades de personal y la información correspondiente a los socios. Los archivos estarán casi vacíos, puesto que contendrán solo los nombres de los campos y sus especificaciones, sin que haya ningún dato de movilidades o de socios. Abre el archivo en el programa que considera adecuado (habiendo leído las indicaciones sobre software que se incluyen al final de este capítulo) y cumplimenta al menos los campos obligatorios, teniendo en cuenta la lista de códigos del Diccionario de datos Erasmus de la Mobility Tool, el formato de los campos (con especial atención al formato de fecha) y los códigos de identificación descritos anteriormente. Guarda el archivo en formato CSV y lo importa a través de la Mobility Tool. El resultado de una importación realizada correctamente es el siguiente: 1. Se ha creado un mínimo de dos nuevos socios (socios de envío y de acogida) de los cuales se especifican en el archivo de importación los identificadores y los datos de socio. 2. Se ha creado al menos una movilidad. Importante La persona de contacto del socio importado (de envío o de acogida) se marca automáticamente como la persona de contacto preferente del socio. Escenario 2 importación de datos a un proyecto vacío la organización beneficiaria es el socio de envío Supongamos que acaba de recibir una invitación de la Mobility Tool para trabajar con su proyecto. Entra en ECAS con su nombre de usuario o dirección de correo y su clave. La página no contiene ninguna información sobre las movilidades del proyecto. Podría o no tener ya algunos socios en el proyecto y quiere asegurarse de que se utiliza su organización beneficiaria para crear movilidades durante el proceso de importación. Va a la página de Socios para visualizar la lista de socios de su proyecto. Pulsa sobre el icono del lápiz para editar los datos de su organización e introducir un valor en el campo Identificación del socio, como se muestra en la captura siguiente (para ilustrar lo que se está explicando, se ha utilizado el valor BEN en dicho campo). Se puede obtener los mismos datos del socio en el proceso de exportación. 48

49 A continuación abre la página Movilidades, pulsa sobre el botón Importar Exportar y descarga la plantilla adecuada ( Exportar movilidades de estudiantes y la información correspondiente a los socios o Exportar movilidades de personal y la información correspondiente a los socios ). El archivo estará casi vacío, puesto que contendrá solo los nombres de los campos y sus especificaciones, sin que haya ningún dato del proyecto. El resultado de una importación realizada correctamente es el siguiente: 1. Se ha creado un mínimo de un nuevo socio (socio de acogida) del cual se especifican en el archivo de importación los identificadores y sus datos. 2. Se ha creado al menos una movilidad. Compruebe que, en este caso, su organización beneficiaria (identificador de socio BEN) fue utilizada como organización de envío. Podrá comprobar también que a menos que haya introducido en el archivo de importación los datos de su organización exactamente como aparecían en la MT, los datos de una u otra se habrán actualizado. En el siguiente escenario se explica en detalle cómo actualizar los datos usando el proceso de importación. El siguiente escenario describe cómo prevenir las entradas duplicadas. 49

50 Escenario 3 importación de datos a un proyecto con movilidades - añadir nueva información y actualizar la ya existente introducida a través de la interfaz del usuario evitando la duplicación de datos Supongamos que ya ha trabajado en su proyecto y ha añadido ciertos datos usando la MT, por ejemplo, ha añadido algunos socios con su identificador y creado varias movilidades con su identificador. Decide trabajar con los datos fuera de la herramienta utilizando una aplicación externa. Va a la página de Movilidades, pulsa en el botón Importar Exportar y descarga los datos que necesita. Al abrir el archivo en el editor de texto o en la hoja de cálculo que haya escogido, comprueba que tanto los socios como las movilidades tienen identificadores. Decide actualizar parte de la información de los participantes y añadir algunas movilidades. Añade los identificadores de las movilidades y de los socios en sus respectivas columnas, reutilizando los identificadores de los socios al tener el mismo socio de envío en todas las movilidades. Finalmente, importa los datos. El resultado es el siguiente: 1. Al entrar en la herramienta comprueba que la información de socios se mantiene sin cambios puesto que no hizo ningún cambio en los datos de socios en el archivo de importación. 2. Comprueba que la lista de movilidades es mayor que la que existía previamente, puesto que se han incorporado las nuevas movilidades que definió en el archivo de importación. Aspectos destacables de los escenarios descritos 1. Para evitar la duplicación de datos utilice siempre los identificadores de socio y de movilidad. Si ya ha introducido datos en la herramienta y decide empezar a utilizar la opción de importación, asegúrese de que edita todos los socios y todas las movilidades y que añade un identificador único. En particular, el identificador del beneficiario siempre se ha de indicar ANTES de que se utilice la función de Importar-Exportar. 2. Para actualizar la información de socios utilice en el archivo de importación el mismo identificador de socio que se encuentra en los datos del socio en la Mobility Tool. 3. De la misma manera, para actualizar la información de movilidad utilice en el archivo de importación el mismo identificador de movilidad que se encuentra en la sección de Movilidades de la Mobility Tool Tratamiento de errores Cada proceso de importación incorrecto genera una respuesta del sistema. Este es un ejemplo de un mensaje en que la importación ha fallado. 50

51 Como se mencionó anteriormente (7.2.1.), a menos que todos los datos en el archivo de importación estén en el formato correcto, la Mobility Tool no almacenará nada. Cada vez que exista un problema con la importación de datos, el sistema generará un informe de errores. Este archivo puede ser descargado pulsando en el enlace disponible en el mensaje de error de la página. El informe de errores tiene una estructura casi idéntica al de importación contiene los encabezamientos de los campos y sus especificaciones (si el campo es obligatorio o si se ha de usar un código determinado) con un campo adicional al principio del archivo: el Número de línea (que es diferente al indicador de filas en Excel). La otra diferencia es que en lugar de datos contiene una descripción del error relacionado con un campo específico de una fila específica del archivo importado. Utilizando el número de fila y el error del campo especificado es fácil localizar la entrada problemática en el archivo de datos importados. Tenga en cuenta que el orden del archivo de importación se ha desplazado en una columna en el informe de errores La siguiente captura de pantalla es una muestra de un informe de errores: Para solucionar los problemas del proceso de importación, todos los campos señalados en el informe de errores deben ser corregidos. 51

52 Las reglas más importantes para realizar una importación de datos correctamente La siguiente es una lista no exhaustiva de condiciones para realizar con éxito una importación de datos: El archivo debe utilizar la plantilla estándar. Para conseguir los mejores resultados, empiece siempre exportando los datos existentes (o el archivo vacío si no hay información), y después introduzca o actualice los datos en el archivo para, finalmente, importarlo de nuevo. El archivo debe tener el formato CSV y el estándar de codificación de caracteres UTF-8 - lea el apartado siguiente para obtener más información sobre editores de texto. El número del convenio de subvención del proyecto debe ser idéntico al proyecto activo en pantalla. La MT no permite la importación de datos de múltiples proyectos en un único proceso. Siempre se han de indicar los identificadores de los socios y de las movilidades. Para evitar movilidades duplicadas, en el archivo de importación ha de indicarse un identificador único por movilidad, distinto del identificador del participante. Todos los campos obligatorios han de estar cumplimentados. Todos los campos han de tener el formato correcto. Todos los códigos han de ser utilizados correctamente (como se indica en el Diccionario de datos Erasmus de la Mobility Tool ). La fecha de finalización de la movilidad ha de ser posterior a la fecha de inicio. Los países de envío y de acogida no pueden ser los mismos, excepto en los proyectos de IP. El presupuesto de la movilidad (la ayuda individual) no puede ser inferior a 0 ni superior a 99999; sin embargo, la información sobre el presupuesto puede estar vacía en el archivo importado Editores de texto y hojas de cálculo Existen muchos editores de texto y de hojas de cálculo disponibles en el mercado. Este apartado no cubrirá en detalle ningún ejemplo de software, limitándose a mostrar algunos casos del uso de Microsoft Excel 2010 en los que se pondrán de relieve los problemas más comunes que pueden afectar al proceso de importación de datos a la Mobility Tool. Cuando tenga alguna duda, puede revisar los datos importados o exportados en algún editor de texto que soporte el formato de texto limpio y el estándar de codificación de caracteres UTF-8, por ejemplo, Notepad++. 52

53 UTF-8 Como se ha mencionado anteriormente, el proceso de importación de la Mobility Tool respeta los caracteres nacionales en el archivo de importación de datos. El requisito es que el archivo de datos esté configurado en el estándar de codificación de caracteres UTF-8. En caso contrario, algunos caracteres nacionales pueden visualizarse incorrectamente tanto en la Mobility Tool como en los archivos exportados. Nota: Microsoft Excel 2010 no guarda por defecto archivos CSV en el estándar de codificación de caracteres UTF-8. Puede obtener más información sobre esta cuestión en el apartado Cómo guardar archivos en formato CSV abiertos con Excel 2010 Microsoft Excel 2010 es capaz de abrir y de guardar archivos en formato CSV. Sin embargo, mientras que abrir el archivo no presenta complicaciones mayores (vea el capítulo sobre resolución de problemas si su Excel no respeta el separador de campos utilizado por la Mobility Tool), guardarlos puede necesitar un poco más de atención por su parte. A continuación se indican los pasos para asegurarse de que los datos se guardan en el formato adecuado, 1. Cuando termine de editar el archivo en Excel, seleccione el menú Archivo y pulse sobre Guardar y enviar 2. Pulse sobre Cambiar el tipo de archivo, seleccione CSV (delimitado por comas) (*.csv) y en Herramientas seleccione Opciones Web > Codificación > Unicode (UTF 8). Pulse sobre el botón Guardar como. 3. Seleccione el nombre del archivo y asegúrese de que la lista del menú Tipo tiene la opción CSV (delimitado por comas) (*.csv) seleccionada. Pulse sobre el botón Guardar para confirmar. 4. Excel desplegará un aviso de compatibilidad. Pulse el botón Sí para guardar Valores numéricos largos Algunos editores de hojas de cálculo pueden acortar un valor numérico largo, por ejemplo, un número de teléfono como , dándole un formato 3.12E+12. En ese caso, preste una atención especial a las entradas con datos largos, puesto que, a no ser que se cambie el tipo de dato a texto, los datos importados contendrán, por ejemplo, 3.12E+12 en el campo del número de teléfono, con lo cual el proceso de exportación habrá fallado al encontrar un valor inesperado (E). 53

54 Completar texto mientras se escribe Algunos programas ofrecen la posibilidad de completar texto automáticamente mientras se escribe, lo que puede crear problemas. Los valores automáticamente corregidos por Excel puede que no sean aceptados durante la importación de datos. Esa opción se puede deshabilitar en Excel siguiendo esta ruta en el menú Archivo : pulse en Opciones, Revisión y Opciones de Autocorrección, donde, en la pestaña Autocorrección matemática, tendrá que eliminar la selección Reemplazar texto mientras escribe de la casilla de verificación. 54

55 8. Presupuesto 8.1. Cómo gestionar el presupuesto de la movilidad (ayudas individuales) La sección del presupuesto de movilidad de la MT detalla los datos de las ayudas de manutención y viaje de los participantes. Esta sección deberá actualizarse con el importe final de las ayudas una vez acabada la movilidad. En ese momento también se deberán revisar y actualizar, si fuera necesario, otros campos, tales como los de Idioma de enseñanza y Preparación lingüística. Los importes de las ayudas pueden ser introducidos al crear la movilidad o más tarde. En este último caso, siga estos pasos: 1. Acceda a la Mobility Tool. 2. Pulse sobre el número de convenio de subvención del proyecto que desee abrir. Se mostrará la página de datos del proyecto. 3. Pulse sobre el botón Movilidades situado en el menú superior. 4. Aparecerá la lista de movilidades existentes. 5. Pulse sobre el icono del lápiz situado en la misma fila de la movilidad en la que desee introducir o modificar la información sobre la(s) ayuda(s) al participante. 55

56 6. El formulario con los datos de la movilidad ofrecerá la siguiente información: a. tipo de movilidad b. datos del participante c. socios las organizaciones de envío y de acogida d. idiomas e. créditos ECTS f. datos de la movilidad (países de envío y de acogida, fechas de inicio y finalización, etc.) g. presupuesto con las ayudas individuales que reciba el participante Dicha sección del presupuesto individual puede diferir dependiendo del tipo de movilidad o proyecto, como sucede con los campos disponibles en SMS y SMP frente a STA y STT. 7. Cambie la Ayuda de manutención y viaje UE y/o el importe de Ayuda por necesidades especiales UE 6. El Total se recalculará automáticamente. 8. Pulse sobre Guardar. Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación: Registro actualizado correctamente. 9. Pulse el botón de Movilidades en el menú superior para volver a la lista de movilidades. 10. Repita el proceso cuantas veces sean necesarias Cómo gestionar el presupuesto del proyecto En la sección del presupuesto del proyecto podrá gestionar dicho presupuesto, y revisarlo y compararlo con los importes presupuestarios aprobados contractualmente. Los importes 6 Las ayudas nacionales/regionales no se suman al Total. 56

57 totales del presupuesto justificado por la organización beneficiaria se calcularán sumando los importes de las ayudas individuales de todas las movilidades de ese proyecto. Para ver esta página, siga estos pasos: 1. Acceda a la Mobility Tool. 2. Pulse sobre el número de convenio de subvención del proyecto que le interese. Se mostrará la página de datos del proyecto. 3. Pulse sobre el botón Presupuesto del menú del proyecto. 4. Aparecerá la página del presupuesto del proyecto, que puede diferir en los distintos tipos de acciones Erasmus. La siguiente captura de pantalla muestra la página de presupuesto de un proyecto típico de movilidad directa de instituciones (ERA02). La siguiente captura de pantalla muestra la página del presupuesto de un proyecto de movilidad a través de consorcios (ERA04): La captura siguiente muestra la página del presupuesto de un Programa Intensivo (ERA10): 57

58 5. Para introducir o modificar el importe de Organización y gestión de la Movilidad", hágalo directamente en el campo correspondiente. Después: a. Pulse sobre el botón de Recalcular para ver el nuevo importe del Presupuesto total. b. Pulse sobre Guardar para guardar los cambios. 6. Si pulsa en el enlace Presupuesto de movilidad se abrirá la página de Movilidades. Si el presupuesto total del proyecto excediera el importe del presupuesto aprobado, aparecerá marcado en rojo. 58

59 9. Asistencia técnica y resolución de problemas 9.1. Contactar con la Asistencia técnica de la Agencia nacional Todas las preguntas o incidencias relacionadas con la Mobility Tool deberán ser dirigidas a la Asistencia técnica de su Agencia nacional (mobilitytool@oapee.es). Los datos de contacto están publicados en la página Inicio, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Para facilitar la gestión de estos mensajes, al enviar el mensaje, haga referencia al programa al que pertenece su proyecto (Erasmus) e indique el número de convenio Mi código EUC o el de mi socio es incorrecto o no se encuentra en la Mobility Tool Lea lo indicado en sobre cambios en los códigos EUC Resolución de los problemas más comunes Ciertos caracteres nacionales son reemplazados por interrogaciones durante el proceso de importación Algunos caracteres de ciertas lenguas, entre ellas el español, no se visualizan cuando el archivo CSV se guarda en Microsoft Excel y se importa a la MT. El problema radica en la manera en que todas las versiones de Excel en Microsoft Windows y Apple OS X codifican los caracteres nacionales en el formato UTF-8. En concreto, la codificación de los caracteres nacionales no se mantiene cuando se guarda el archivo CSV, situación que ha sido oficialmente confirmada por el servicio de ayuda técnica de Microsoft. Por lo tanto, este no es un problema debido a los datos, procedimientos o algoritmos utilizados por la Mobility Tool. 59

60 Para no encontrarse con esta situación, puede utilizar alguno de los paquetes de aplicaciones ofimáticas que no presentan este problema. Entre ellas las tres siguientes, dos de las cuales son abiertas: Microsoft Windows: LibreOffice (Calc), Apache OpenOffice (Calc) Linux: LibreOffice (Calc), Apache OpenOffice (Calc) Apple OS X: LibreOffice (Calc), Apache OpenOffice (Calc), iworks (Numbers) Otras soluciones totales o parciales pueden ser el uso de Notepad ++ o aplicaciones específicamente realizadas para trabajar con un determinado editor de hojas de cálculo Los archivos CSV exportados por la MT no se abren correctamente con Excel La Mobility Tool ofrece dos opciones para exportar datos: Excel y CSV. Podría suceder que si decide descargar y abrir un archivo CSV, su Excel no reconozca el separador de campo y despliegue toda la información contenida en una fila en una celda, como muestra la siguiente captura de pantalla. Este problema puede deberse a la configuración de los valores regionales de su ordenador. Hay dos soluciones: la primera supone un cambio de configuración de esos valores en su sistema operativo, la otra utiliza la opción de importación de texto en Excel. a. Configuración de valores regionales La solución descrita a continuación se aplica a Microsoft Windows 7, aunque en las versiones previas podrían seguirse los mismos pasos. Tenga en cuenta que este cambio puede afectar a todas las aplicaciones instaladas en su ordenador. 60

61 Para solucionar el problema, vaya al Panel de control, a continuación Configuración regional y de idioma y pulse en el botón Configuración adicional que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Encontrará la opción Separador de listas, la cual seguramente estará configurada con una coma (,). 61

62 Cambie esta opción a punto y coma (;), guarde la nueva configuración, cierre el Excel y vuelva a abrirlo. La incidencia debería estar resuelta. b. Uso de la funcionalidad de importación de datos de Excel Se pueden importar datos de CSV a Excel sin cambiar la configuración regional. Para ello se puede utilizar la opción de importación de texto de la aplicación. Tenga en cuenta que los pasos que se detallan a continuación pueden diferir en las distintas versiones de Microsoft Excel y de Office Suite instaladas en diferentes sistemas operativos (Microsft Windows o Apple OS X). 1. Abra un documento vacío de Excel. 2. Vaya a la pestaña de Datos y pulse sobre Desde texto. Aparecerá la ventana Importar archivo de texto. 3. Seleccione el archivo CSV que quiere editar en Excel. El proceso de importación continuará con el Asistente para importar texto. 62

63 4. Seleccione Delimitados, como se indica en la captura de pantalla. Deje el resto de opciones como aparecen (Comenzar a importar en la fila 1, Origen del archivo: "65001 : Unicode (UTF-8)"). Pulse sobre Siguiente. 5. Cambie la selección de la casilla de verificación de Tabulación a Punto y coma. Comprobará que la vista previa de los datos cambiará en consecuencia. Pulse el botón Siguiente. 6. En la ventana siguiente, mueva la barra de desplazamiento horizontal completamente a la derecha de la Vista previa de los datos. 63

64 7. Mientras mantiene presionada la tecla de Mayúsculas, pulse en la última columna de la Vista previa de los datos. Comprobará que la tabla se pondrá de color negro. 8. Seleccione la opción Texto en el Formato de los datos en columnas, como se muestra en la captura de pantalla siguiente. Comprobará que los nombres de las columnas de la vista previa habrán cambiado de General a Texto. 64

65 9. Pulse sobre Finalizar. El asistente le preguntará dónde desea situar los datos que se encuentran en la hoja de cálculo existente. Pulse en Aceptar la opción marcada. 10. Los datos del archivo CSV exportado desde la Mobility Tool se presentarán en columnas La página de la Mobility Tool no se visualiza correctamente con Microsoft Internet Explorer Se ha detectado que la función de Vista compatible del Explorer puede causar algún problema para visualizar las páginas de la MT. Si experimenta algún problema, deshabilite la vista de compatibilidad en Herramientas. 65