PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME

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1 Página : 1 de 5 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. REFERENCIAS 5. RESPONSABILIDADES 6. CONDICIONES GENERALES 7. DESARROLLO 8. REGISTROS 1. OBJETIVO Este procedimiento describe la metodología para llevar a cabo las acciones y controles necesarios para asegurar el manejo adecuado de los servicios no conformes, así como prevenir su uso o entrega no intencional. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica desde la identificación, corrección, aceptación bajo concesión y disposición de servicios no conformes en los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Bolivariano Esdiseños. 3. DEFINICIONES 3.1 No Conformidad: incumplimiento de un requisito (NTC-ISO 9000) Situación anómala en la que es detectada una acción o servicio ofrecido por el Instituto Bolivariano Esdiseños a sus clientes, que no responde al nivel de calidad que se le exige. Se aplica así mismo a la situación en la que un insumo, material, equipo o servicio prestado al Instituto Bolivariano Esdiseños por un proveedor, no corresponde a las especificaciones solicitadas. 3.2 Corrección: Acción tomada para eliminar una no-conformidad detectada. 3.3 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable. 4. REFERENCIAS 4.1 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora. GC-PR GC-PR-004, Procedimiento Control de Producto o Servicio no Conforme.

2 Página : 2 de 5 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Responsable del proceso que identifica la no-conformidad o Redactar el reporte de No Conformidad. o Describir la situación presentada o Indicar las acciones necesarias para la resolución del problema o Indicar los resultados de las acciones tomadas o Remitir el reporte al coordinador del sistema de gestión calidad. 5.2 Responsable del sistema de gestión calidad o Analizar las No Conformidades que afecten al Instituto Bolivariano Esdiseños. o Someterlas a estudio con el representante de la Dirección o con el grupo de trabajo que aplique. o Informar al representante de la Dirección o a la Dirección acerca de la situación en que se encuentran las No Conformidades. o Promover las actuaciones necesarias para la rápida resolución de los problemas detectados. 6. CONDICIONES GENERALES El Instituto Bolivariano Esdiseños interpreta como servicio no conforme aquella situación que afecta la calidad del servicio o el desarrollo normal de alguno de los procesos y a la cual se plantea o aplica una corrección para solucionar de forma inmediata dicha situación. Igualmente se presenta cuando algún producto o servicio suministrado al Instituto Bolivariano Esdiseños por parte de un proveedor no cumple con las especificaciones solicitadas. Con el fin de identificar las situaciones más comunes y para la aplicación de la corrección según sea al caso, se utiliza el reporte de No Conformidad. Cuando la situación se presenta de manera constante o afecta de manera recurrente la calidad en la prestación del servicio, se considera como el incumplimiento de un requisito establecido ya sea por un cliente, por un servicio, por el Sistema de Gestión de Calidad, por el Instituto Bolivariano Esdiseños o legales y reglamentarios. En este caso la situación se convierte en una no-conformidad recurrente a la cual se debe plantear una acción correctiva según lo establecido en el Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora.

3 Página : 3 de 5 7. DESARROLLO ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO 1. Identificación de la No conformidad Los responsables de cada proceso identifican productos o servicios no conformes, de acuerdo a lo establecido en el GC-PR-004 donde se identifican las NO CONFORMIDADES que pueden presentarse en cada proceso definido para el Instituto Bolivariano Esdiseños, la aplicación de estos criterios se realiza en los momentos o circunstancias siguientes: Durante la recepción de insumos (Materiales necesarios para el proceso) Durante las diferentes fases de prestación del servicio. La persona que identifica el servicio no conforme diligencia el reporte de No Conformidad, en este formato debe registrar: El proceso o área que lo elabora La descripción detallada de la situación La corrección que se debe aplicar Responsable de la corrección El registro que evidencia la corrección, solo si es necesario Documentos asociados a la situación descrita, solo si es necesario La corrección a aplicar a la noconformidad debe tener en cuenta los parámetros establecidos en el GC-PR- 004, definiendo así el tipo de atención a la no-conformidad detectada de acuerdo a lo siguiente: a) Se elimina la no-conformidad, mediante una acción inmediata b) Se acepta bajo concesión el producto o servicio. Equipo de Gestión de la Calidad Control del Servicio GC-RG-010

4 Página : 4 de 5 c) Suspensión del servicio e implementación de una acción correctiva de acuerdo al procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. 2. Tratamiento del Servicio No conforme Una vez identificada la no conformidad se lleva cabo la corrección definida en el reporte de No Conformidad y se sustenta la aplicación de la corrección con el registro o documento necesario. Si se determino la aplicación de una acción inmediata, porque la noconformidad obedeció a acciones u omisiones de las actividades preestablecidas en los procedimientos, se aplica la corrección y se registra en el reporte de No Conformidad sustentando la aplicación de la acción con el registro o documento necesario. Se cierra el caso y se remite el reporte al responsable del sistema de gestión calidad para que este sea archivado. Si se determino aceptar bajo concesión el producto o servicio ofrecido al Instituto Bolivariano Esdiseños por parte de un proveedor de acuerdo a lo estipulado en el documento criterios para la identificación de producto o servicio no conforme, se debe dejar registro del acuerdo al cual se llego entre las partes (Responsable del proceso Proveedor) consignando la justificación de las razones, impacto y condiciones en las que aplicaría la aceptación bajo concesión, así como el compromiso de eliminar en lo sucesivo no conformidades semejantes. Equipo de Gestión de la Calidad Control del Servicio GC-RG-010 Implementación de acciones correctivas, preventiva y de mejora. GC-RG-011

5 Página : 5 de 5 8. REGISTROS CODIGO NOMBRE ARCHIVO FORMA DE ARCHIVO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GC-RG-010 Control del Red Cronológico Equipo de Servicio Gestión de la Calidad TIEMPO DE DISPOSICIO RETENCION N 1 año Activo GC-RG-011 Implementació n de acciones correctivas, preventiva y de mejora Red Cronológico Equipo de Gestión de la Calidad 1 año Activo HISTORIAL O CONTROL DE CAMBIOS A ESTE DOCUMENTO VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO 1 4 de Agosto de 2011 Versión Inicial Elaboró Revisó Aprobó Luis Vélez Caraballo Iván Monterrosa Castro Luis Vélez Caraballo Iván Monterrosa Castro Cargo: Coord. De Proyectos Cargo: Gestor de Calidad Rosario Monterrosa Castro Rosario Monterrosa Castro Cargo: Director de Calidad