Introducción Ciclo de vida del Proyecto y Organización

Transcripción

1 Introducción Ciclo de vida del Proyecto y Organización Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Objetivos Objetivos del curso Metodología a seguir Definir algunos términos muy utilizados en la Gerencia y Gestión Ciclo de vida del Proyecto Ciclo de vida del Producto Estructuras organizacionales Documento compartido

3 Objetivos del curso Dar a conocer los fundamentos de la gerencia y gestión de proyectos, buenas prácticas tradicionales comprobadas y ampliamente utilizadas Utilizar la metodología del PMI (Project Management Institute, Inc.) para la Gerencia y Gestión de proyectos, la cual en este momento es la más moderna, más utilizada y mayor demandada por las Corporaciones para los gerentes Proporcionar un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar en la gerencia y gestión de proyectos Capacitar al estudiante para una eventual certificación profesional de la gerencia y gestión de proyectos tipo PMP (Project Management Professional) del PMI

4 Metodología del curso Presentación teórica de los temas en el curso Aplicación práctica de la Gerencia y Gestión de Sistemas de Información, siguiendo los lineamientos del Pmbok Ejercicio: Gerenciar y Gestionar un proyecto para la Construcción de un software que va a solucionar un problema Crear una Empresa Crear un Proyecto Aplicar la guía del Pmbok para la Gerencia y Gestión del Proyecto Elaborar mapas mentales Elaborar términos de referencia para una eventual implementación Aplicar los conocimientos adquiridos en otras asignaturas del programa de estudios de Ingeniería de Sistema

5 Términos Pmbok Project Management body of Knowledge. Libro guía para la Gerencia y Gestión de Proyectos Buena práctica Es una forma óptima reconocida por la industria para lograr las metas y los objetivos * Proyecto Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único" (PMBOK Guide, cuarta edición) Programa Grupo de proyectos gestionados de una manera coordinada para obtener aquellos beneficios que no sería posible lograr si se les gestionara en forma individual (PMBOK Guide, cuarta edición) *Project Management Institute, Inc., Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) Knowledge Foundation (2003), p. 13.

6 Términos Portafolio Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se han agrupado para facilitar la gestión eficiente de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de negocio (PMBOK Guide, cuarta edición) Procesos de Dirección de proyectos El Pmbok define cinco grupos de procesos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre Operación Una función de la organización que se efectúa permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio (PMBOK Guide, cuarta edición) Entregable Producto o servicio producido o facilitado como parte de un proyecto

7 Términos Gerentes de proyecto Trabajan con los patrocinadores del proyecto, un equipo de proyecto, y otras personas involucradas en el proyecto, para cumplir con los objetivos del proyecto Gerentes de programa Supervisan programas y frecuentemente actúan como jefes de los gerentes de proyecto Gestión de proyectos La aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto" (PMBOK Guide, cuarta edición) Cultura organizacional Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que caracterizan el funcionamiento de una organización

8 Proyecto Proyecto "un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único" (PMBOK Guide, cuarta edición) Los Proyectos concluyen cuando sus objetivos se han alcanzado o el proyecto se ha terminado Los proyectos pueden ser grandes o pequeños, y para terminar pueden tomar un tiempo corto o largo

9 Atributos del proyecto Un proyecto: Tiene un propósito único Es temporal Se desarrolla utilizando elaboración progresiva Requiere recursos, a menudo de diversas áreas Generalmente tiene un cliente principal (customer) y/o un patrocinador (sponsor) Implica incertidumbre

10 Estructura de la Gestión de Proyectos Portafolio de proyectos Gestión del alcance 9 áreas del conocimiento Funciones fundamentales Gestión del tiempo Gestión de costos Gestión de La calidad Herramientas y técnicas Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Éxito de la empresa Gestión de la integración del proyecto Éxito del proyecto Expectativas y necesidades de los interesados del proyecto Gestión de Recursos humanos Gestión de la comunicación Gestión del riesgo Gestión de las adquisiciones Funciones facilitadoras

11 Ventajas del uso formal de la Gestión de Proyectos Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos Mejora de relaciones con los clientes Menos tiempo de desarrollo Menores costos Mayor calidad e incremento de la fiabilidad Márgenes de beneficio más altos Mejora la productividad Una mejor coordinación interna Moral más alta de los trabajadores (menos estrés)

12 Interesados del proyecto Interesados del proyecto Personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto Entre los Interesados se incluyen: El Patrocinador del proyecto El gerente de proyecto El equipo del proyecto El personal de apoyo Clientes Usuarios Proveedores Los opositores al proyecto

13 Gestión de los interesados del proyecto Los gerentes de proyectos deben tomarse el tiempo para identificar, entender y manejar las relaciones con los interesados del proyecto Usar los cuatro marcos de las organizaciones puede ayudar a cumplir las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto La alta gerencia y los altos ejecutivos son interesados importantes del proyecto

14 Entendiendo las organizaciones Marco estructural: Se enfoca en roles y responsabilidades, coordinación y control. Los organigramas ayudan a definir este marco. Marco de recursos humanos: Se enfoca en encontrar una armonía entre las necesidades de la organización y las necesidades de las personas. Marco político: Asume que las organizaciones son coaliciones compuestas por individuos variados y grupos de individuos. Conflicto y poder, son temas clave Marco simbólico: Se enfoca en los símbolos y significados relacionados con los eventos. La cultura es importante

15 Gestión del Portafolio de Proyectos Gestión del portafolio de proyectos Selección y soporte de proyectos o inversiones de programas. Estas inversiones guiadas por el plan estratégico de la organización y por los recursos disponibles. Los gerentes de portafolio Ayudan a sus organizaciones a tomar decisiones de inversión inteligente, ayudando a seleccionar y analizar proyectos desde una perspectiva estratégica

16 Gestión del Proyecto vs Gestión del Portafolio Objetivos tácticos Objetivos estratégicos Gestión del proyecto Estamos llevando a cabo bien nuestros proyectos? Están nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto? Los interesados del proyecto saben lo que deberían estar haciendo? Gestión del portafolio Estamos trabajando en los proyectos correctos? Estamos investigando en las áreas correctas? Tenemos los recursos adecuados para ser competitivos?

17 Rol del Gerente de Proyectos Descripciones del trabajo varían La mayoría incluye funciones como la planificación, programación, coordinación y trabajo con la gente para lograr los objetivos del proyecto

18 Habilidades y competencias más importantes para un Gerente de Proyectos 1. Habilidades con la gente 2. Liderazgo 3. Capacidad para escuchar 4. Integridad, comportamiento ético, coherente 5. Fuerte en la construcción de confianza 6. Comunicación verbal 7. Fuerte en la creación de equipos 8. Resolución de conflictos, gestión de conflictos 9. Pensamiento crítico, solución de problemas 10. Comprende, balancea prioridades

19 Habilidades Sugeridas para el Gerente de Proyectos Conocimiento del área de aplicación, estándares y regulaciones Conocimientos del entorno del proyecto Conocimiento y habilidades de gerencia generales Habilidades o destrezas de relaciones humanas Ellos deberían: Sentirse cómodos ante el cambio Entender las organizaciones en las que trabajan Ser capaces de dirigir equipos para lograr los objetivos del proyecto

20 La Empresa Puntos a tener en cuenta en la creación de la empresa: Qué tipo de negocio van a realizar Mirar el mercado Elaborar un plan de negocios Hacer una evaluación financiera Necesidades de crédito

21 La Empresa Puntos a tener en cuenta en la creación de la empresa: Constitución formal de la empresa Tipo de empresa Código de Comercio Otros aspectos legales Minutas Verificar disponibilidad del nombre en la Cámara de Comercio Verificar la actividad económica Presentar acta de constitución y estatutos de la sociedad en notaría Hacer la inscripción en la Cámara de Comercio Hacer diligencias en la DIAN. Obtener el NIT Abrir cuenta bancaria Inscribir libros de Comercio en la Cámara de Comercio Hacer diligencia de orden nacional/departamental/distrital/municipal

22 Documentación Crear empresa

23 Documento compartido - Asistencia

24 Documento compartido - Calificaciones

25 Documento compartido - Correos