PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, CONSULTA, PARTICIPACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

Transcripción

1 PARTICIPACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA CÓDIGO: HSE_PR_018 HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Fecha Descripción 04 26/07/2013 Actualización matriz de comunicación 05 28/02/2014 Actualización matriz de comunicación 06 24/11/2014 Actualización terminología SSTA, COPASST, e inclusión de numeral toma de conciencia 07 17/07/02015 Revisión por Actualización Elaboró Revisó Aprobó Coordinador HSE Coordinador Calidad Gerente SGI

2 Página: 2 de ALCANCE Este procedimiento es aplicable para todo el personal propio y externo de la organización, es decir trabajadores directos, indirectos, contratistas, subcontratistas, visitantes y demás personal que por alguna razón interactúe con la compañía. También aplica para cubrir la necesidad de informar a los empleados de los programas, que se desarrollan en la empresa y que afectan directamente el desempeño o la realización de sus funciones y de los cuales ellos pueden participar. 2. OBJETIVO Definir los mecanismos de comunicación, participación y consulta de los trabajadores y personal externo en materia de prevención de riesgos laborales, impactos ambientales y Responsabilidad Social en Construvicol S.A. 3. DEFINICIONES Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales. Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien. Participación: Proceso interactivo entre las partes implicadas en el que cada miembro, bien individualmente o a través de sus representantes, aportan ideas a un tema propuesto. Intranet: Red de ordenadores privados que utiliza tecnología de internet para compartir dentro de una organización parte de su sistema de información y sistemas operacionales. Capacitación: Es el conjunto de procesos organizados, dirigidos la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de

3 Página: 3 de 11 incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional y al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Comité de Convivencia Laboral: Organismo a nivel de la empresa encargado de analizar la queja interpuesta, verificar la existencia de alguna de las conductas que constituyen o no acoso laboral y/o acoso sexual y adelantar una audiencia conciliatoria entre los involucrados. Cultura laboral: Es la serie de parámetros que guiarán el comportamiento del personal perteneciente a una organización determinando su quehacer dentro de ésta, sus obligaciones y derechos, así como los parámetros de evaluación de sus resultados. Programa psicosocial: Es el conjunto de actividades a través de las cuales se busca facilitar el desarrollo y fortalecimiento de las competencias del recurso humano a nivel personal y laboral. Relaciones humanas: Es relación o comunicación que tenemos con todas las personas en nuestro entorno. El comportamiento del factor humano incide directamente en la productividad de la empresa. Trabajador: Es toda persona natural que preste servicios personales intelectuales o materiales, bajo dependencia o subordinación, y en virtud de un contrato de trabajo. Charlas de seguridad: espacio diario en el cual los supervisores comparten temas de interes para la empresa que permitan generar conciencia en los trabajadores y evitar accidentes. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.1. Programa Intervención Riesgo Psicosocial Proceso encargado de proporcionar a los trabajadores herramientas que les permitan mejorar su desempeño personal y laboral dentro del entorno social. Algunas de las temáticas que se pretenden establecer para este programa son: reconocimiento y respeto

4 Página: 4 de 11 mutuo, comunicación, trabajo en equipo, motivación, compromiso organizacional, presentación personal, cuidado del trabajo y apoyo personal. La persona encargada de llevar a cabo estas actividades es el Gestor Social y laboral de la empresa Formación en Cultura Laboral y Relaciones Humanas Para garantizar la formación en cultura laboral y relaciones humanas se pretende establecer charlas y capacitaciones enfocadas en temas como: ambientes laborales, relaciones justas y equitativas, reconocimientos, comunicación de puertas abiertas, entre otros, que permitan asegurar la adecuada estabilidad laboral y personal; el responsable de este tipo de formaciones es el Gestor Social de la empresa. Para esto se trabajan una serie de formaciones donde se expondrán temas que tienen que ver con las relaciones humanas, se aclararán conceptos y se practicarán con los compañeros las nuevas técnicas aprendidas. Las temáticas que se desarrollarán en estas formaciones serán: Jornadas de integración Actividades religiosas Trabajo en equipo Celebración de fechas especiales Formación y capacitación al personal Campañas HSE 4.3. Sistema de de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente El Sistema de de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente de CONSTRUVICOL S.A. está enmarcado dentro de la siguiente política GGER_DOCI_003_Politica Sistema de gestión de Seguridad Salud en el Trabajo y Ambiente

5 Página: 5 de Comité de Convivencia Laboral Con el fin solucionar las conductas de Acoso Laboral en el marco de la ley 1010 de 2.006, se establece la creación del Comité de Convivencia Laboral, que pretenden desarrollar las características de confidencialidad, efectividad y naturaleza conciliatoria señaladas en la ley; quienes aseguran el cumplimiento de esta ley son los miembros del comité y el Gestor Social de la empresa Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo Con el fin de cumplir con los requisitos legales establecidos por la resolución 2013 de 1986, se crea el COPASST y se mantiene vigente de acuerdo a la normatividad legal existente, las reuniones se realizan por centro de trabajo y son moderadas por el Coordinador HSE de cada proyecto Departamento de Ambiental Cumpliendo con la el Decreto 1299 de 2008, por el cual se reglamenta el Departamento de Ambiental DGA de empresas a nivel industrial, la organización mantiene un grupo de personas responsables de este departamento que se encargan de velar por las funciones definidas en el decreto que lo reglamenta y demás establecidas por la organización. 4.7 Charlas de seguridad Estas charlas se llevan a cabo diariamente en todos los frentes de trabajo, el objetivo principal es exponer temas de interés y generar conciencia para evitar los incidentes de trabajo. Los temas tratados a lo largo de la semana son: seguridad y salud en el trabajo, calidad, ambiental, Responsabilidad social, acciones de mejora, lecciones aprendidas, valores y actividades de interés en los proyectos. Responsable del desarrollo de la actividad. Gerente Integral.

6 Página: 6 de 11 Coordinador HSE oficina Principal Coordinador de Calidad Responsables HSE de cada proyecto 4.8 Inducción Reinducción Sistema Integral Construvicol dentro de su proceso de ingreso de personal, realiza a sus trabajadores una inducción enfocada a temas de integral, gestión humana, sistemas, control de activos, requisitos legales, proceso de compras (si aplica), contabilidad (si aplica), operaciones, mantenimiento entre otros en donde un representante por área o proyecto es el responsable de divulgar a los trabajadores las responsabilidades que se deben cumplir en el desarrollo de las actividades. Dentro del SG-SST Construvicol tiene contemplado realizar una re inducción anual en temas de gestión integral (Salud en el trabajo, Seguridad Industrial, Medio ambiente, calidad y responsabilidad social), con el fin de reforzar procedimientos, programas y requisitos que se deben cumplir con los temas anteriormente nombrado Responsable del desarrollo de la actividad. Gerente Integral. Coordinador HSE oficina Principal Coordinador de Calidad Responsable de cada área 4.9 Comunicación acciones de mejora Se seleccionara semestralmente las acciones de mejora desarrolladas en los proyectos que son mencionadas en la revisión por la dirección de dicho periodo, estas acciones serán presentadas en un boletín llamado Construvicol Comunica que es divulgado a todos los proyectos en las carteleras e intranet de la empresa.

7 Página: 7 de Página intranet Corporativa, Construyamos ideas Como parte de la Familia Construvicol S.A., podremos proyectar nuestras ideas para el progreso de los procesos, adecuación de los ambientes de trabajo, ideas para hacer más eficaces las actividades laborales, ahorrar la utilización de los recursos y cualquier aporte que genere la mejora continua de la compañía Buzón PQRS Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, Construvicol S.A., como parte de su compromiso con la Calidad y el mejoramiento continuo, pone a disposición de la comunidad laboral este link, donde podrán presentarse las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS) que surjan respecto al cumplimiento de la Misión de la compañía, la calidad de los servicios ofrecidos y las actuaciones de los colaboradores. Su aporte, el cual también puede ser de manera anónima, será direccionado al área pertinente y debidamente contestado. De igual manera en el los proyecto se encuentra con un Buzón de PQRS instalado en las bases de los proyectos para que los trabajadores tenga acceso a él Toma de Conciencia en términos de SSTA La organización tiene establecido las siguientes actividades para que todos los trabajadores tomen conciencia en términos de SSTA: Participación de los trabajadores en las charlas diarias de seguridad. Divulgación de la lección aprendida por parte de la persona que intervino en el incidente. Se realiza evaluación de desempeño al personal cada año en donde se revisa la participación y compromiso del personal en SSTA. Cumplimiento del programa de capacitación en SSTA establecido para cada proyecto. Participación del personal en el reporte de actos y condiciones inseguras que se presenten en los proyectos. Realización de campañas de sensibilización en temas de SSTA. (celebración de días alusivos a la SSTA). Compromiso de los trabajadores a través de cartas que manifiestan el cumplimiento con el SGSTA.

8 Página: 8 de 11 Generar acciones correctivas, preventivas y mejora para el SGSSTA. Participación en los programas establecidos por los clientes. 5. Referencias Formato de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora MEJO-FO-001 Boletín Construvicol Comunica 6. Comunicación Interna + Externa. Temas y órganos: A continuación se detallan los temas relacionados con la prevención de riesgos laborales, aspectos ambientales, temas de responsabilidad social y otros que conviene tratar en la empresa y cómo tratarlos.

9 Página: 9 de 11 MATRIZ DE COMUNICACIÓN RECEPTOR(ES) EMISOR(ES) DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN CANAL DE COMUNICACIÓN FRECUENCIA EVIDENCIA RECEPCIÓN (RECEPTOR) Todos los procesos Gerencial Resultados de las Revisiones Gerenciales realizadas de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento GGER-PR-001 Revisión por la Gerencia Comité Gerencial Intranet Semestral Publicación de las Revisiones Semestrales en la Intranet Corporativa Formato GGER-FO-001 Revisión por la Gerencia MEJO-FO-017 compromisos comite Todos los procesos, sub contratistas, partes interesadas. Integral Objetivos Sistemas de Integrado Intranet, Carteleras, Comités Formato SADM_FO_012 Acta Construvicol Formato MEJO_FO_001 Acciones correctivas, preventivas y de mejora Todos los procesos integral Operaciones Requisitos legales y otros requisitos Intranet, induccion, capacitaciones, Charlas. Trimestralmente Publicación de la Matriz de Requisitos Legales en la Intranet Todos los procesos Humana Integral Funciones, competencias y responsabilidades específicas del cargo Intranet, Inducción Construvicol Manual de Funciones GREC-MA- 001 GH-DOCI-002. Folleto de Inducción General Hojas de Vida

10 Página: 10 de 11 MATRIZ DE COMUNICACIÓN RECEPTOR(ES) EMISOR(ES) DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN CANAL DE COMUNICACIÓN FRECUENCIA EVIDENCIA RECEPCIÓN (RECEPTOR) Todos los procesos, sub contratistas, partes interesadas. Integral Políticas Intranet, Comunicados, inducción, capacitaciones, charlas, carteleras. Todos los procesos, sub contratistas, partes interesadas. Integral Riesgos asociados a la ejecución del cargo Intranet, inducción, capacitacaciones y charlas. Formato GH-FO-002 Lista de chequeo inducción Formato HSE-FO-001 Matriz de identificación, valoración y control de riesgos Todos los procesos, sub contratistas, partes interesadas Integral Operaciones Aspectos e impactos ambientales. La organización ha decidido no comunicar los aspectos ambientales significativos a personal externo de la organización, excepto en los casos que el cliente solicite la divulgación. Intranet, inducción, capacitacaciones y charlas. Formato GH-FO-002 Lista de chequeo inducción HSE-FO-065 Matriz de identificación aspectos, valoración de impactosy y control ambiental Gerencial integral Todos los procesos, sub contratistas, Quejas, reclamos e inquietudes Intranet, Formato MEJO-FO-005 Atención

11 Página: 11 de 11 MATRIZ DE COMUNICACIÓN RECEPTOR(ES) Operaciones comercial humana EMISOR(ES) partes interesadas DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN CANAL DE COMUNICACIÓN evaluaciones, comunicados enviados por externos, pagina web FRECUENCIA presente EVIDENCIA RECEPCIÓN (RECEPTOR) de Quejas y Reclamos Proveedores Subcontratistas Abastecimiento Operaciones Integral Selección y evaluación de Contratistas y Proveedores Intranet, evaluaciones, comunicaciones, pagina web Semestral Formato SADM-FO-004 Evaluación de Proveedores Formato SADM-FO-006 Selección de proveedores Formato HSE-FO-071 Control de Subcontratistas Partes interesadas Integral operaciones Riesgos y peligros a la comunidad, autoridades y visitantes Intranet Todos los procesos Todos los procesos Resultados de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Comités, charlas, comunicaciones Semestral Formato GGER-FO-001 Revisión por la Gerencia Formato MEJO-FO-001 Acciones correctivas, preventivas y de mejora