PROCESO DE REGISTRO DE AGENTES COMERCIALIZADORES ANTE EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES ASIC.

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1 PROCESO DE REGISTRO DE AGENTES COMERCIALIZADORES ANTE EL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES ASIC. Noviembre 2017 El procedimiento para el Registro de Agentes Comercializadores ante el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales ASIC - se deberá realizar a través del aplicativo CONECTADOS: El cual tiene como objetivo: Registrar y Actualizar la Información de Agentes y Contactos cumpliendo con todos los requisitos que se detallan a continuación: A. REQUISITOS GENERALES PARA EL REGISTRO COMO AGENTE COMERCIALIZADOR 1. Diligenciar en el aplicativo todos los campos solicitados de información de la sociedad los cuales deben ser firmados por el Representante Legal y/o su suplente, debidamente inscritos en el certificado de existencia y representación legal del sociedad, tales como: - Información Básica: Contiene la información básica de la empresa, tal como su domicilio, nombre o razón social, Nit, actividad que desarrolla y tipo de sociedad. - Registro de Cuenta bancaria Agente: Permite el registro de cuentas de los agentes, en la cual se deben consignar los dineros que por cualquier concepto resulte beneficiaria la empresa en el Mercado de Energía Mayorista, anexando certificación original del banco. Este documento debe tener reconocimiento de contenido y presentación personal por parte del Representante Legal ante Notario Público. Adicionalmente deberá presentarse certificado bancario donde se de constancia por parte del banco de la cuenta a registrar. - Información de Contactos: Permite el registro del personal de la empresa solicitante, autorizado para realizar trámites ante el ASIC. Nota: Para cualquier procedimiento o trámite ante el ASIC, es necesario que el solicitante envíe mínimo la información de los siguientes contactos: Representante(s) Legal(es) y su (s) suplente (s) Persona autorizada para recibir la Facturación que envía el ASIC Persona autorizada para realizar el Registro de Fronteras Comerciales y Contratos de Usuarios No Regulados UNR -. Se debe anexar poder

2 general otorgado mediante escritura pública, según modelo propuesto por XM. Para el proceso de registro debe descargar del aplicativo CONECTADOS y enviar a XM los formatos SIC 020, correspondientes al registro del Representante Legal y el Representante de Facturación. 2. Certificado de Existencia y Representación Legal de la empresa, expedido por la Cámara de Comercio respectiva, con una fecha de expedición no superior a 90 días calendario en relación con la fecha de presentación. En el evento que el Representante Legal o su suplente no tenga facultad para suscribir el contrato de mandato o suscribir los pagares sin limite de cuantía, deberá acompañar copia del Acta en la que conste la correspondiente autorización de la asamblea de accionistas o de la Junta de Socios o de la Junta Directiva,y se faculte al representante legal para suscribir pagarés en blanco con sus respectivas cartas de instrucciones por cuantía ilimitada y para suscribir el Contrato de Mandato con XM Compañía de Expertos en Mercados S.A. E.S.P. en su calidad de operador de los recursos del Sistema Interconectado Nacional y administrador del Sistemas de Intercambios Comerciales. Si el certificado de existencia y representación legal remite a los estatutos sociales en materia de limitaciones del representante legal, deberá anexar fotocopia de los mismos. 3. Copia de los Estatutos Sociales vigentes: Deberá ser anexado solo en caso de que el certificado de existencia y representación remita a los estatutos sociales, para determinar las facultades del gerente. 4. Registro Único Tributario (RUT) y/o carta donde informen el tipo de contribuyente (Autorretenedor). 5. Suscribir por parte del Representante Legal certificado (publicado en pagina web de XM) donde certifique que conoce y se acoge a la Resolución CREG y todas aquellas que las modifiquen o sustituyan, en especial la regulación aplicable a comercialziación. Ver plantilla en la siguiente ruta: 6. Suscribir por parte del Representante Legal certificado de conocimiento de la Resolución CREG 174 de 2013 (publicado en

3 pagina web de XM) donde certifique que conoce y se acoge a la Resolución y a todas aquellas que las modifiquen o sustituyan. Ver plantilla en la siguiente ruta: 7. Diligenciar información según modelo definido por XM, los originales de cuatro Pagarés en Blanco, diligenciando los espacios correspondientes a: Los espacios correspondientes a vencimiento, capital, intereses y fecha del pagaré, deberán dejarse en blanco. Los pagarés deberán ser suscritos por el Representante Legal y se deberá realizar a cada uno reconocimiento de firma y contenido ante Notario Público. En caso de que la empresa ya se encuentre registrada ante el Mercado de Energía Mayorista en alguna otra de las actividades, no es necesario adjuntar nuevamente los pagarés en blanco. 7. Diligenciar, según el modelo definido por XM, los originales de cuatro Cartas de Instrucciones a los pagarés. En las cartas de instrucciones se deberán diligenciar todos los espacios en blanco. Las cartas de instrucciones deberán suscribirse por el Representante Legal y se deberá realizar a cada una reconocimiento de firma y contenido ante Notario Público. En caso de que la empresa ya se encuentre registrada en alguna otra de las actividades ante el Mercado de Energía Mayorista no es necesario adjuntar nuevamente las cartas de instrucciones. 8. Diligenciar y firmar dos (2) originales del CONTRATO DE MANDATO CON XM, según modelo definido por XM, en su calidad de Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales. Los espacios a ser llenados por el solicitante son los correspondientes a: Nombre del Representante legal, domicilio, número de cédula y lugar de expedición, cargo, nombre de la empresa, datos de constitución y registro de la sociedad, ciudad de establecimiento de la misma y fecha de la firma del contrato por parte del solicitante. Este documento debe tener reconocimiento de contenido y

4 presentación personal por parte del Representante Legal ante Notario Público. 9. Diligenciar y firmar dos (2) originales del ACUERDO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA, según modelo definido por XM. Los datos a ser llenados por el solicitante corresponden a: Nombre del Representante legal, número de cédula y lugar de expedición, ciudad y fecha de la firma del acuerdo por parte del solicitante. Este documento debe tener reconocimiento de contenido y presentación personal por parte del Representante Legal ante Notario Público. 10. Constancia por parte del agente notificando aviso de inicio de actividades ante la Superintendencia de Serviios Publicos Domiciliarios - SSPD cumpliendo los requisitos del SUI, a la Comisión de Regulación de Energia y Gas - CREG y al Fondo Solidaridad para subsidios y Redistribucion de Ingresos del Ministerio de Minas y Energía, cuando pretenda prestar el servicio a usuarios. El requisito requerido debe ser una copia de la comunicación, donde conste la recepción del documento con el sello de recibido por parte de las entidades mencionadas. 11. Presentar los estados financcieros en el momento de constitución o los del último año, según el caso, de cuerdo con las normas vigentes sobre la materia. - Balance General - Estado de perdidas y ganancias y - Flujo de caja proyectado 12. Presentar la declaración de origen de bienes y de los fondos para el desarrollo de su actividad como agente del MEM, según formato definido por XM. Ver plantilla en la siguiente ruta: Diligenciar y firmar dos (2) originales del ACUERDO DE FIRMA DIGITAL, según modelo definido por XM. Los datos a ser llenados por el solicitante corresponden a: Nombre del Representante legal, número de cédula y lugar de expedición, ciudad y fecha de la firma del acuerdo por parte del solicitante.

5 B. PROCEDIMIENTO DEL REGISTRO 1. Luego de recibida en XM la solictud de registro a través del aplicativo CONECTADOS, y la documentación física respectiva señalada en el literal A, se iniciará el proceso de Registro del Agente ante el Administrador del SIC; éste verificará el cumplimiento de todos los requisitos señalados por la regulación vigente y solicitará las aclaraciones que considere necesarias. Recibidas las aclaraciones, el ASIC verificará nuevamente el cumplimiento de todos los requisitos y si todo se encuentra ajustado a la normatividad vigente se procederá con el registro. 2. Cumplido el procedimiento del paso anterior, se asignaran los usuarios y claves a los contactos solicitados para los diferentes aplicativos una vez hayan sido registrados. Esto con el fin de acceder a la información exclusiva para los agentes del mercado y a los aplicativos de los procesos del Mercado de Energía que se hayan solicitado. C. ACTUALIZACIÓN INFORMACIÓN DE LOS AGENTES DEL MERCADO Se debe tener presente que la información de los agentes y contactos del mercado debe permanecer actualizada en la base de datos del Administrador de de Intercambios Comerciales - ASIC, por lo que si se presenta algún cambio en la información registrada e informada al ASIC, se deberá relizar a través del aplicativo de CONECTADOS. El manual de usuario de uso del aplicativo lo podrá consultar en el siguiente link: Cualquier inquietud o aclaración por favor dirigirse a nuestra línea de atención , opción 1, de Medellín o remitirla por correo electrónico a la dirección info@xm.com.co