CURSO INSTALACION E IMPLEMENTACION ALOJA SOFTWARE HOTEL MODULO 12: Empresas y Agencias

Transcripción

1 EMPRESAS Como y hemos visto en los módulos anteriores, podemos recibir pagos en cuentas corrientes de una empresa. Entonces tendremos para cada empresa cuentas por cobrar. Para continuar con la administración de las cuentas de las empresas debemos ingresar a EMPRESAS, ficha, cta. Una vez que ingresamos a la ventana de EMPRESAS, para consultar la cuenta de una empresa puntual debemos elegirla del listado. También se puede buscar pulsando la tecla buscar. Desde esta ventana podemos buscar una empresa, agregar una empresa, modificar o eliminar (la empresa previamente seleccionada), o eliminar todas las empresas existentes (función que se utiliza una vez finalizado el período de prueba.

2 Una vez seleccionada la empresa podemos ver todos los movimientos de su cuenta corriente En la ficha de la cuenta corriente tenemos dos funciones que podemos utilizar, cobranza a empresas (ingresar una cobranza efectuada a la empresa), y cliente del comprobante (cliente del comprobante es el acceso a consultar la ficha del pasajero al cual se le ha emitido un comprobante a nombre de esta empresa). COBRANZA A EMPRESAS Ingresar una cobranza es una tarea muy sencilla, y solo le solicita al usuario tres datos, fecha, descripción, e importe a cobrar. En el módulo de administración de ALOJA, esta área de cobranzas es más completa, y compleja a la vez, ya que las cobranzas a empresas, se efectúan desde recibos que pueden incluir muchas formas de pago, y adicionalmente pueden hacerse imputaciones puntuales sobre los comprobantes a cobrar. SALDO DE EMPRESAS El saldo de empresas es el listado con la deuda pendiente que tiene cada empresa.

3 HISTORICO DE LA EMPRESA ELEGIDA Cuando hacemos una reserva, se puede efectuar desde un cliente en particular, o desde una Agencia, o empresa. Todas aquellas reservas que hayan sido efectuadas primero a nombre de la empresa tendrán una relación entonces con la empresa. Desde Histórico de la empresa elegida, pueden consultar cuales han sido las visitas al hotel que ha efectuado esta empresa. SALDO DE EMPRESAS El saldo de empresas es el listado con la deuda pendiente que tiene cada empresa. DATOS DE EMPRESA Uno de los datos de la empresa que queremos aquí destacar es la tarifa de la empresa, aclarando este concepto, si indicamos que la empresa utilizará una de las tarifas existente, entonces el sistema cuando le hagamos una reserva es posible tomar directamente la tarifa correspondiente a la empresa. AGENCIAS Como y hemos visto en los módulos anteriores, podemos recibir pagos en cuentas corrientes de una agencia o von vouchers. Entonces tendremos para cada agencia cuentas por cobrar. Para continuar con la administración de las cuentas de las agencias debemos ingresar a AGENCIAS, ficha, cta. Al ingresar en las cuentas de las Agencias, podemos consultar y trabajar sobre dos áreas puntuales: vouchers y cuenta corriente de la agencia. Los vouchers son los comprobantes con los cuales los pasajeros pagan la estadía, la cuenta corriente es alimentada automáticamente por los pagos de los pasajeros en cuenta corriente de la agencia. Control de vouchers de las agencias: Cada voucher que se recibe se graba en el listado de vouchers de la agencia particular, cada voucher tiene dos estados a controlarle puntualmente; facturación y cobranza.

4 Generalmente cada voucher recibido debe ser facturado a la agencia de viajes, y posteriormente cobrarlo; el sistema permite controlar estos dos estados, de facturación y cobranza. Vouchers facturados: Para indicar que hemos emitido la factura de algún voucher en particular, debemos elegir el voucher del listado, y pulsar la opción Voucher facturado, o también mediante la tecla rápida F1, así el sistema nos solicita el número de factura correspondiente al voucher seleccionado. En caso de haber cometido un error en el ingreso de este dato, puede volver a seleccionarse pulsando F1, y cambiar el estado de facturado a no facturado También es interesante llevar el control de los vouchers ya cobrados, para esto debemos elegir la opción Cobranza del Voucher, o pulsando la tecla rápida F2. Allí nos solicita que ingresemos la fecha de cobranza del voucher seleccionado.

5 Las cuentas de cada agencia de viaje es controlada y administrada desde dos aspectos, por un lado el control de vouchers puntual (voucher pendiente, facturado y /o cobrado); y por otro lado tenemos el control de la cuenta corriente de la agencia, la cual es alimentada por cada voucher recibido, o pago por parte del pasajero hacia la cuenta corriente de la agencia (ambas formas de pago válidas desde la opción de facturación y/o emisión de recibos internos). Desde esta área de cuenta corriente de la agencia podemos recibir cobranza de agencia de viaje. Ahora veremos un tema muy importante en los datos de cada agencia de viajes, Cada agencia puede ser configurada para que funcione como agencia u operador. Qué diferencias hay entre estos dos casos? En el caso de AGENCIA se le cobra la estadía al pasajero mediante el voucher, en el caso de OPERADOR, se le cobra al pasajero la estadía y luego se le paga al operador una comisión, el porcentaje de comisión se indica en los datos de la agencia.

6 Entonces explicaremos el funcionamiento de la cuenta corriente de una agencia de viajes o turismo. Con vouchers: los vouchers van a la cuenta de la agencia, y el importe del voucher pasa a ser una deuda de la agencia con el hotel, entonces el hotel recibe los pagos de la agencia y los agrega en la cuenta corriente de la agencia. En el caso de que es agencia con voucher entonces la parte de estadía de la cuenta del hotel queda saldada mediante el voucher, y la deuda del voucher pasa a la cuenta corriente de la agencia. Con comisiones: con comisiones la cuenta funciona exactamente al revés, ya que es el hotel quien debe pagar las deudas, entonces el importe de la comisión de una estadía es agregado a la cuenta corriente de la agencia, en su columna de deuda, y el hotel es quien tiene que hacer los pagos de las comisiones. En este caso la cuenta de la habitación la paga el pasajero, entonces la cuenta no quedará saldada con ningún voucher, ya que este no existe, y al ingresar el pasajero a la habitación la cuenta de la agencia de viajes que se cargará automáticamente con el porcentaje de comisión de la estadía. Verán entonces dos opciones de funciones, ya que si la agencia trabaja con vouchers entonces tenemos habilitada la función que dice cobrar a agencias, mientras que si la agencia trabaja por comisiones, entonces tendremos habilitada la función pagar comisiones a la agencia.