INSTITUTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE ROLDANILLO, VALLE - INTEP PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

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1 INSTITUTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE ROLDANILLO, VALLE - INTEP PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN JUNIO, 2017

2 Página: 2 de 7 1. OBJETIVO Describir la metodología para identificar, registrar, controlar y dar tratamiento a los productos y/o servicios No Conformes, con los requisitos establecidos dentro del en el INTEP. 2. ALCANCE Aplica para todos los procesos donde se identifiquen aspectos que afectan la calidad del servicio y donde se vea directamente involucrado el cliente. 3. DEFINICIONES PRODUCTO : Es el resultado de un proceso que no cumple con los requisitos previamente especificados. SERVICIO : Es aquel al que se le detecta el incumplimiento de un requisito (previamente definido por cada proceso) antes de la prestación del servicio. REQUISITO. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. CONFORMIDAD. Cumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de requisitos de las Normas. Ausencia o desviación de uno o varios elementos del sistema, en relación con los requisitos especificados por las normas y los procedimientos del INTEP y que afecta de manera importante el cumplimiento de los objetivos del Sistema Integrado de. CORRECCIÓN. Acciones inmediatas encaminadas a corregir el problema detectado. ACCIÓN CORRECTIVA. Acciones que se toman para eliminar la causa raíz que originó la No Conformidad. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Norma Técnica de Calidad en la Pública NTCGP 1000:2009 Capítulo 8.

3 Página: 3 de 7 NTC ISO 9001:2008 Norma de Calidad NTC ISO 9001:2015 Norma de Calidad MECI SISTEDA SGSST Acreditación 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN 5.1 GENERALIDADES Una No Conformidad se define como el incumplimiento de un requisito, que se detecta como resultado del seguimiento y verificación en actividades o procesos, y que puede afectar a los clientes. Un producto no puede presentarse antes (en la preparación del servicio) o durante la operación, y puede ser detectado por un cliente interno o externo. 5.2 ACCIONES INMEDIATAS Cuando se presente o detecte un servicio y/o producto no, la persona que la detecta debe tratar de reparar inmediatamente el error si es posible; no obstante, se debe iniciar inmediatamente el registro del producto No Conforme en el Formato servicio no, para tomar las acciones necesarias y prevenir que vuelvan a ocurrir en un futuro. 5.3 TRATAMIENTO DEL SERVICIO La persona responsable del diligenciar el formato, escribe la información completa y documenta el producto y/o, describiendo claramente la desviación presentada, sin dejar de indicar toda la información necesaria para el pleno entendimiento de la misma. 5.4 SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE LA CORRECCIÓN El Líder del Proceso involucrado o la persona encargada realizan el seguimiento a la solución propuesta con el fin de verificar el cumplimiento de la(s) acción (es) y su eficacia.

4 Página: 4 de 7 Cada mes el líder de proceso involucrado o la persona encargada remitirá al el resumen con el seguimiento de los no s. El Líder del en colaboración con el Líder de proceso de Evaluación, Medición y Seguimiento a la gestión, evaluarán los resultados de los productos o servicios no s, realizando un análisis de tendencias, para determinar si se constituyen No Conformidades. 6 DESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES A TOMAR EN EL PRODUCTO Y/O SERVICIO Servicio No Conforme ACCIONES A TOMAR Corrección Acción Correctiva Acción inmediata para corregir un problema detectado. Acción que se toma para eliminar la causa raíz que originó la situación que afecta la calidad del servicio P02-PD-02

5 Página: 5 de 7 7. DESCRIPCIÓN GRÁFICA DIAGRAMA DE FLUJO INICIO A DESCRIPCIÓN RESPONSABLES DOCUMENTOS Y /O REGISTROS CÓDIGO PUNTO DE CONTROL Identifique los aspectos que afectan la calidad del servicio y/ o producto No. Nota: Para la identificación tenga en cuenta el formato P02-FT-02 donde se han identificado los posibles productos y/o servicios no s. Registre el producto y/o con la corrección propuesta en el formato destinado para tal fin. Realice seguimiento a las acciones tomadas para la corrección de los productos y/ o servicios no s Envíe el consolidado de registro de los productos y/o servicios no s correspondientes al mes anterior al líder del Sistema Integrado de. Nota: El plazo para el reporte del registro de los productos y/o servicios no vence el quinto día hábil del mes siguiente. Reciba el registro de los productos y/ o servicios no s y actualice el control de los productos y servicios no s Realice trimestralmente el análisis de tendencia de la ocurrencia de los productos y/o servicios no y determine si se constituyen en No conformidades Lideres de Proceso y equipos de Lider del Sistema Integrado de Líder del Sistema Integrado de y Líder del proceso de evaluación, seguimiento a la gestión P02-FT-02 P02-FT-09 Matriz de producto o Control de los productos y servicios no s Informe de análisis de tendencias

6 Página: 6 de 7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLES DOCUMENTOS Y /O REGISTROS CÓDIGO PUNTO DE CONTROL A Se constituyó una No conformidad? FIN Si: Paso 8 No: Paso 10 Informe al líder de proceso de la asignación de una no conformidad en su proceso, por motivo de análisis de productos y/o servicios no s. Remítase al Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas P02- PD-02 Consolide un Informe semestral acerca de los productos y/o servicios no s atendidos y envíe copia a la Alta Dirección como entrada para la Revisión de la Dirección. Archive los documentos generados, según la tabla de Retención documental de evaluación, seguimiento a la gestión Coordinador del SIG y Líder Proceso Evaluación, Medición y Seguimiento a la Funcionario responsable P13-FT-24 P02-PD-02 Reporte de no conformidades Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas Informe Versión No. Fecha de Aprobación Descripción del Cambio Se modificó el nombre del procedimiento del Servicio no Conforme por Situaciones que afectan la calidad del servicio, además se incorporó el cuadro control que resume las situaciones encontradas en cada proceso. En las Referencias Normativas se incluyeron las normas NTCGP 1000:2009 y la ISO 9001:2008 Se anexaron definiciones y el ítem Nº 5; se modificó el nombre del procedimiento y se reformó el diagrama de flujo Se actualiza a las necesidades de la entidad Solicitó.

7 Página: 7 de Se ajusta según acta de revisión por la dirección año 2015 y Resolución Integración R1440 del 17/11/2016 Elaborado Revisado Nombre Cargo Firma Fecha Carlos Octavio Panesso Mayor Carlos Octavio Panesso Mayor Líder del Sistema Integrado de Líder del Sistema Integrado de Aprobado German Colonia alcalde Rector ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO