Guía práctica 8: Cómo notificar cambios en la identidad de las entidades jurídicas

Transcripción

1 Guía práctica 8: Cómo notificar cambios en la identidad de las entidades jurídicas

2 AVISO JURÍDICO El presente documento brinda informaciones orientativas en relación con el Reglamento REACH, a cuyo efecto expone determinadas obligaciones en virtud de REACH y la manera de cumplirlas. No obstante, conviene recordar a los usuarios que el texto del Reglamento REACH constituye la única referencia jurídica reconocida, y que las informaciones contenidas en el presente documento no tienen valor de dictamen jurídico. La Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos no se hace responsable de su contenido. CLÁUSULA DE EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD El presente documento es una traducción operativa de un documento original en inglés. Dicho original puede encontrarse en la página web de la ECHA. Guía práctica 8: Cómo notificar cambios relativos a la identidad de las entidades jurídicas Referencia: ECHA-10-B-18-ES ISBN-13: ISSN: Fecha de publicación: 15/04/2010 Lengua: ES Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos, De la cubierta: Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos Se autoriza la reproducción siempre y cuando se cite la fuente bibliográfica bajo la forma: «Fuente: Agencia Europea de de Sustancias y Preparados Químicos, y previa notificación por escrito a la Unidad de Comunicación de la ECHA (publications@echa.europa.eu). Este documento estará disponible en las 22 lenguas siguientes: Alemán, búlgaro, checo, danés, eslovaco, esloveno, español, estonio, finés, francés, griego, húngaro, inglés, italiano, letón, lituano, maltés, neerlandés, polaco, portugués, rumano y sueco. Si tiene dudas o comentarios acerca de este documento, sírvase comunicarlas mediante el formulario de solicitud de información (citando la referencia y la fecha de publicación). El formulario de solicitud de información se encuentra disponible en el sitio web de la ECHA: Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos Dirección postal: P.O. Box 400, FI Helsinki, Finlandia Dirección para visitas: Annankatu 18, Helsinki, Finlandia

3 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN CAMBIO DE NOMBRE DE LA ENTIDAD JURÍDICA Cambio de razón social de la entidad jurídica CAMBIO DE LAS CIRCUNSTANCIAS RELATIVAS A LA PROPIEDAD DEL SOLICITANTE DEL REGISTRO Cambios en el accionariado del solicitante del registro Cambio de propiedad única a copropiedad de la empresa solicitante del registro FUSIONES Y ABSORCIONES Absorción Fusiones VENTA DE ACTIVOS Y ESCISIONES DE EMPRESAS Venta total de los activos relacionados con un registro Venta parcial de los activos relacionados con un registro Venta total de los activos relacionados con un registro a múltiples compradores Escisiones Segregaciones de empresas REPRESENTANTES EXCLUSIVOS Cambio de representante exclusivo... 15

4 RESUMEN La presente Guía Práctica viene a actualizar, complementar, corregir y reemplazar a la Hoja informativa de REACH-IT, publicada el 17 de abril de 2009, en la que se indicaban sucintamente las obligaciones de las empresas que hubieran presentado sus prerregistros, sus registros o sus consultas de conformidad con el Reglamento (CE) nº 1907/2006 relativo al registro, la evaluación, la autorización y la restricción de las sustancias y preparados químicos (REACH) y que modifiquen su razón social o personalidad jurídica. Conviene en particular señalar que la Agencia Europea de Sustancias y Preparados Químicos (ECHA) ha revisado su política relativa a las ventas de activos. La ECHA ha decidido autorizar a partir de ahora las transferencias de los registros entre entidades jurídicas consiguientes a una venta de activos. Dichas transferencias serán tratadas en tanto que cambio de personalidad jurídica. 1. INTRODUCCIÓN El artículo 22, apartado 1, letra a) del Reglamento REACH obliga al solicitante del registro a informar a la Agencia sin demoras indebidas de todo cambio que afecte a su identidad, como por ejemplo su nombre o dirección. Con arreglo al Reglamento (CE) nº 340/2008 de la Comisión (Reglamento de tasas), debe abonarse una tasa en concepto de cambio en la identidad del solicitante que implique un cambio en su personalidad jurídica (véase el Cuadro 3 del Reglamento de tasas). No obstante, de conformidad con el artículo 5, apartado 1, letra c) del citado Reglamento de tasas no se aplicará una tasa cuando el cambio de la identidad del solicitante no suponga un cambio en la personalidad jurídica. La finalidad de esta Guía Práctica consiste, principalmente, en describir las consecuencias jurídicas que llevan aparejados diversos supuestos teóricos de cambio de identidad de una entidad jurídica que hubiera presentado un registro en virtud de REACH. Los citados supuestos no constituyen un listado exhaustivo de situaciones en las que una entidad jurídica modifica su identidad. Además, en la realidad pueden presentarse casos más polifacéticos que impliquen a múltiples entidades jurídicas y lleven aparejados cambios consecutivos (o «encadenados») de la personalidad jurídica. Por consiguiente, en determinados casos es aconsejable ponerse en contacto con los centros de asistencia técnica nacionales a fin de ampliar información. Las soluciones legales presentadas en los casos estudiados prestan especial atención a las obligaciones de los solicitantes de registro (en particular en lo que se refiere al abono o no de una tasa). No obstante, los principios enumerados a continuación se aplican igualmente a las empresas que presenten solicitudes de prerregistro o notificaciones IDOPP o CLP, y/o que hayan formulado consultas, aunque en tales casos no será preciso abonar tasa alguna por cambios en la personalidad jurídica. Se recomienda a las empresas que operan en el sector la consulta del «Manual del usuario industrial de REACH-IT Parte 17 - Cambio en la entidad jurídica», en el que se establecen las actuaciones a las que deben proceder en virtud de REACH-IT una 1

5 vez determinado, entre los supuestos enumerados a continuación, cuál es el que más convenga a su situación particular 2

6 2. CAMBIO DE NOMBRE DE LA ENTIDAD JURÍDICA 2.1. Cambio de razón social de la entidad jurídica La entidad jurídica A (EJA) cambia su razón social de X a Y EJA (X S.A.R.L) EJA (Y S.A.R.L) Consecuencias en virtud de REACH a) EJA deberá notificar a la ECHA el cambio de identidad. b) EJA deberá hacer uso de la función «Cambio de razón social» de REACH-IT a fin de actualizar dicho cambio. c) Comprobantes que se deben aportar: extracto del registro mercantil en el que se indique el cambio de razón social. d) No es preciso abonar tasa alguna, en virtud del artículo 5, apartado 1, letra c) del Reglamento de tasas. 3

7 3. CAMBIO DE LAS CIRCUNSTANCIAS RELATIVAS A LA PROPIEDAD DEL SOLICITANTE DEL REGISTRO 3.1. Cambios en el accionariado del solicitante del registro EJA es una empresa que solicita el registro con arreglo a REACH. La entidad jurídica B (EJB) adquiere el control y la dirección de EJA. EJA conserva su personalidad jurídica y continúa funcionando. Control Consecuencias en virtud de REACH a) EJA continúa siendo la titular del registro. b) No existe obligación por parte de EJA ni de EJB de notificar a la ECHA dicho cambio de control. Observación: si se modifica la razón social de EJA, se deberán actualizar los datos de la empresa en REACH-IT. Será preciso aportar el extracto del registro mercantil que indique el cambio de razón social. No es preciso abonar ninguna tasa. 4

8 3.2. Cambio de propiedad única a copropiedad de la empresa solicitante del registro EJA es la empresa que solicita el registro. EJB es la propietaria única de EJA. La entidad jurídica C (EJC) pasa a ser, junto con EJB, copropietaria de EJA. Consecuencias en virtud de REACH a) EJA seguirá siendo la titular del registro. b) No existe obligación por parte de EJA, de EJB ni de EJC de notificar a la ECHA este cambio de control. Observación: si se modifica la razón social de EJA, esta empresa deberá actualizar sus datos en REACH-IT. Será preciso aportar el extracto del registro mercantil que indique el cambio de razón social. No es preciso abonar ninguna tasa. 5

9 4. FUSIONES Y ABSORCIONES 4.1. Absorción EJA es la empresa que solicita el registro. EJA es la empresa absorbida (o adquirida) por EJB. EJA deja de existir. Consecuencias en virtud de REACH a) EJB se convierte en la sucesora a efectos legales de EJA, por lo que asume los registros de los que ésta última era titular, lo que constituye un cambio de personalidad jurídica en los términos del Reglamento de tasas. b) El cambio de la personalidad jurídica de EJA debe actualizarse en REACH-IT utilizando la función que permite cambiar la entidad jurídica. c) Comprobantes que es preciso aportar: documentos justificativos del cambio, como por ejemplo el contrato de compra de acciones. d) EJB deberá abonar la tasa única descrita en el Cuadro 3 del Reglamento de tasas relativo al cambio de personalidad jurídica, independientemente del número de registros transferidos de EJA a EJB (por ejemplo, si EJA era titular de cinco registros y todos ellos son transferidos a EJB como consecuencia de la adquisición de EJA por EJBA, EJB no deberá sino abonar una tasa en concepto de actualización, a saber, euros, salvo que se trate de una PYME). 6

10 4.2. Fusiones EJA y EJB se fusionan para formar una nueva empresa EJC. EJA y EJB dejan de existir. Consecuencias en virtud de REACH En todos los casos que se indican a continuación, EJC se convierte en la sucesora de EJA y de EJB a efectos legales, lo que constituye un cambio de personalidad jurídica en los términos del Reglamento de tasas. Caso 1: EJA es la única empresa titular de registros en el marco de REACH a) El cambio de la personalidad jurídica por el que EJA ha pasado a convertirse en EJC debe actualizarse en REACH-IT haciendo uso de la función que permite el cambio de la entidad jurídica. b) Comprobantes que es preciso aportar: documentos justificativos del cambio, como por ejemplo el contrato de compra de acciones. c) EJC deberá abonar la tasa única indicada en el Cuadro 3 del Reglamento de tasas. Caso 2: Tanto EJA como EJB son titulares de registros correspondientes a sustancias diferentes a) Para beneficiarse de los registros tanto de EJA como de EJB, es preciso que EJA, EJB y EJC actualicen los cambios de personalidad jurídica de EJA y de EJB en REACH-IT mediante la función que permite el cambio de la entidad jurídica. b) Comprobantes que es preciso aportar: documentos justificativos del cambio, como por ejemplo el contrato de compra de acciones. c) EJC deberá abonar dos tasas en concepto de cambio en la entidad jurídica, una por la transferencia de los registros de EJB y la otra por la transferencia de los registros de EJA. 7

11 Caso 3: Tanto EJA como EJB son titulares de registros correspondientes a la misma sustancia a) Similar al caso 2 anterior. EJC deberá abonar dos tasas por cambios en la entidad jurídica, una en concepto de transferencia de los registros de EJB y otra por la transferencia de los registros de EJA. b) No obstante, en el caso de los registros realizados por EJA y EJB de la misma sustancia, EJC no recibe sino uno de los registros (para más información, véase el «Manual del usuario industrial de REACH-IT, Parte 18»). c) Es posible que EJC esté obligada a actualizar el registro si la adquisición de EJA y de EJB implica un cambio en el intervalo de tonelaje. Se deberá abonar la tasa en concepto de actualización, salvo que el registro original de EJA o de EJB no cubra ya el intervalo de tonelaje apropiado. 8

12 5. VENTA DE ACTIVOS Y ESCISIONES DE EMPRESAS 5.1. Venta total de los activos relacionados con un registro EJA es una empresa que solicita el registro en calidad de importadora o fabricante de una sustancia. EJA vende a EJB el centro donde se produce o importa la sustancia registrada. Dicho centro carece de personalidad jurídica. Consecuencias derivadas de REACH a) EJA puede transferir a EJB la titularidad de su registro correspondiente a dicha sustancia. ECHA tramitará esta transferencia como un cambio en la personalidad jurídica. b) EJA y EJB deberán actualizar el cambio de titularidad del registro haciendo uso de la función que permite el cambio de entidad jurídica. c) Comprobantes que se deben aportar: documentos justificativos del cambio, como por ejemplo el contrato de venta de activos. d) EJB deberá abonar la tasa correspondiente al cambio de personalidad jurídica que se indica en el Cuadro 3 del Reglamento de tasas. Observación: Si EJA transfiere a EJB los registros de dos o más sustancias como consecuencia de la venta de activos, EJB no deberá sino abonar la tasa única en concepto de cambio en la entidad jurídica si dicha transferencia forma parte de la misma transacción. 9

13 5.2. Venta parcial de los activos relacionados con un registro EJA es una entidad que solicita el registro en calidad de fabricante de una sustancia registrada por EJA en el marco de REACH. EJA es propietaria de dos centros de producción de la sustancia registrada. EJA vende a EJB uno de dichos centros de producción y conserva el otro, donde continúa fabricando la sustancia en cuestión. Dichos centros de producción carecen de personalidad jurídica. Consecuencias en virtud de REACH EJA y EJB deberán llegar a un acuerdo sobre cuál va a beneficiarse del registro. Caso 1: EJA ya no necesita el registro EJA puede transferir a EJB la titularidad del registro, tal como se indica en el supuesto anterior. Caso 2: EJA sigue necesitando el registro a) El registro sólo puede ser utilizado por una entidad jurídica, de modo que en este caso EJB no puede beneficiarse del registro de EJA. b) Puesto que EJB es una empresa que fabrica por primera vez para el mercado de la UE, deberá hacer lo siguiente: (i) presentar una solicitud de prerregistro tardío de la sustancia en los 6 meses siguientes a la primera fabricación o importación de la sustancia, y como mínimo 12 meses antes de la fecha de registro pertinente (si se trata de una sustancia en fase transitoria). (ii) presentar una consulta seguida de un registro si se trata de una sustancia en fase transitoria que ya no puede seguir prerregistrada, o de una sustancia fuera de la fase transitoria. c) EJA deberá actualizar su registro, indicando los cambios en las cantidades anuales o totales producidas. 10

14 5.3. Venta total de los activos relacionados con un registro a múltiples compradores EJA ha registrado la fabricación de las sustancias (a) y (b). EJA es propietaria de dos centros de producción de las sustancias registradas. EJA vende a EJB la planta en la que se fabrica la sustancia (a) [activo 1] y a EJC la planta en la que se fabrica la sustancia (b) [activo 2]. Dichos centros de producción carecen de personalidad jurídica. Consecuencias en virtud de REACH a) EJA puede transferir a EJB la titularidad del registro de la sustancia (a), y a EJC la titularidad de la sustancia (b). b) EJA, EJB y EJC deberán actualizar el cambio de titularidad de los registros haciendo uso de la función que permite el cambio de entidad jurídica. c) Comprobantes que se deben aportar: documentos justificativos del cambio, como por ejemplo el contrato de venta de activos. d) Tanto EJB como EJC deberán abonar la tasa correspondiente al cambio de personalidad jurídica que se indica en el Cuadro 3 del Reglamento de tasas. Observación: En caso de que EJA venda a EJB y EJC activos relacionados con el mismo registro, las tres entidades (EJA, EJB y EJC) deberán decidir cuál podrá beneficiarse del registro. Las entidades jurídicas que no se beneficien del registro deberán presentar una nueva solicitud de registro. 11

15 5.4. Escisiones EJA es titular de un registro correspondiente a las sustancias (a) y (b). EJA se escinde (o segrega) y forma una nueva entidad EJB. No obstante, EJA continúa existiendo. Consecuencias en el marco de REACH EJA y EJB deberán llegar a un acuerdo sobre cuál de las dos va a conservar los números de registro. Caso 1: EJA conserva todos sus registros a) A EJA no le incumbe ninguna obligación en el marco de REACH b) EJB no puede beneficiarse de los registros de EJA. c) Si EJB desea comercializar las sustancias (a) y (b), deberá presentar: (i) una solicitud de prerregistro tardío como mínimo 12 meses antes de la fecha de registro correspondiente (si se trata de una sustancia en fase transitoria). (ii) una consulta seguida de un registro si se trata de una sustancia en fase transitoria que ya no puede seguir prerregistrada, o bien de una sustancia fuera de la fase transitoria. Caso 2: EJA transfiere a EJB todos sus registros a) EJB se convierte en la sucesora a efectos legales de EJA. b) Para que EJB pueda beneficiarse de los registros de EJA, tanto EJA como EJB deberán actualizar el cambio de personalidad jurídica de EJA en REACH-IT haciendo uso de la función que permite el cambio de entidad jurídica. c) Comprobantes que se deben aportar: documentos justificativos del cambio. d) EJB deberá abonar una única tasa por cambios en la entidad jurídica. Caso 3: EJA transfiere a EJB el registro de la sustancia (a) y mantiene el registro de la sustancia (b) a) Se puede transferir a EJB el registro de la sustancia (a). b) EJA y EJB tendrán que actualizar en REACH-IT el cambio de titularidad del registro correspondiente a la sustancia (a) haciendo uso de la función que permite el cambio de entidad jurídica. 12

16 c) Comprobantes que se deben aportar: documentos justificativos del cambio, como por ejemplo el acuerdo de compra de acciones. d) EJB deberá abonar una única tasa por cambios en la entidad jurídica Segregaciones de empresas EJA es titular de un registro correspondiente a las sustancias (a) y (b). EJA se segrega en dos nuevas entidades jurídicas EJB y EJC y deja de existir. Consecuencias en virtud de REACH Caso 1: Se transfieren a EJB todos los registros a) EJB se convierte en la sucesora a efectos legales de EJA. b) EJB deberá actualizar el cambio de titularidad del registro correspondiente a las sustancia (a) y (b) en REACH-IT haciendo uso de la función que permite el cambio de entidad jurídica. c) Comprobantes que se deben aportar: documentos justificativos del cambio. d) EJB deberá abonar una única tasa por cambios en la entidad jurídica. e) Si EJC desea comercializar las sustancias mencionadas, deberá presentar: (i) una solicitud de prerregistro tardío como mínimo 12 meses antes de la fecha de registro correspondiente (si se trata de una sustancia en fase transitoria). (ii) una consulta seguida de registro si se trata de una sustancia en fase transitoria que ya no puede seguir prerregistrada, o bien de una sustancia fuera de la fase transitoria. Caso 2: EJB y EJC comparten los registros a) EJB y EJC se convierten en las sucesoras a efectos legales de EJA. 13

17 b) EJA, EJB y EJC deberán actualizar el cambio de titularidad de los registros haciendo uso de la función que permite el cambio de entidad jurídica. c) Comprobantes que se deben aportar: documentos justificativos del cambio. d) Tanto EJB como EJC deberán abonar la tasa correspondiente al cambio de personalidad jurídica que se indica en el Cuadro 3 del Reglamento de tasas. 14

18 6. REPRESENTANTES EXCLUSIVOS 6.1. Cambio de representante exclusivo REB es el presentante exclusivo del fabricante no comunitario EJA. REB ha registrado la sustancia x en nombre de EJA. EJA desea sustituir a REB por REC como su representante exclusivo. Consecuencias derivadas de REACH a) Se ha producido un cambio de personalidad jurídica, porque la identidad de la empresa solicitante del registro ya no es la misma. b) REC deberá actualizar este cambio en REACH-IT c) REC deberá aportar como comprobantes: (i) el contrato con EJA en virtud del cual ésta le nombra su representante exclusivo, y (ii) la aceptación de REB de la transferencia del registro a REC. d) REC deberá abonar la tasa correspondiente al cambio de personalidad jurídica indicada en el Cuadro 3 del Reglamento de tasas. Dicha tasa estará en función del tamaño de EJA. 15