DESCRIPCION Y PERFIL DEL PUESTO

Transcripción

1 1. DATOS GENERALES: 1.1Título del Puesto AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1.2 División ECUADOR 1.3 Area/Departamento FINANZAS / ADMINISTRACION 1.4 UbicaciónGeográfica CAMINO REAL KM 10.5 VIA A LA COSTA GUAYAQUIL ECUADOR- 2. UBICACIÓN ORGANIZACIONAL : Favor de dibujar un organigrama que ubique al puesto, que incluya el puesto del jefe directo, el puesto de los pares y en caso de que tenga subordinados, poner los títulos de puestos que supervise. (ORGANIGRAMA QUE UBIQUE AL PUESTO, JEFE (Matricial y Funcional), SUBORDINADOS) Gerente de Finanzas Contador Auxiliar Contable Asistente Administrativo 3. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO (Objetivo General) : Asiste y da soporte a las operaciones de la compañía en lo que respecta a labores administrativas y contables, atendiendo requerimientos de clientes internos y externos; aplicando y cumpliendo con las políticas y procedimientos de la empresa.

2 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA : Elabora comprobantes para cobro y pago de proveedores, nomina Registro de reportes para cobros pagos, indicadores financieros de la empresa para la entidad gubernamental y publicas que nos rige Prepara y registra la información de nómina del personal de la empresa Coordina el mantenimiento del archivo de información de nomina, proveedores, cuentas por cobrar, pagos actualizados Gestiona las Cuentas por cobrar Registrando las facturas en el sistema contable y dando seguimiento hasta la emisión del pago en la fecha establecida Elaborando comprobantes de pago en el sistema contable y coordinando el envío respectivo del pago Registrando en los sistemas publicas y roles de pago la información del mes en curso Organizando la distribución del espacio físico y la custodia de las carpetas fisicas Monitoreo seguimiento y cobro de las cuentas por pagar de la compañia Garantizar el flujo de dinero anticipado a los proveedores acorde a las necesidades de la compañía Con el fin de mantener los permisos de funcionamiento y operaciones vigentes. Con la finalidad de asegurar que la compañía este al día con el pago de los haberes al personal de la empresa en este rubro Garantizar la existencia de la información soporte y actualizada requerida. Garantizar la seguridad en el flujo de caja de la compañía Registro de reportes para pago de tarjeta de crédito corporativa para compra de materiales Conciliando la documentación necesaria Three-way-match Orden de compra, Recibo en el sistema, factura y voucher de Para mantener un buen historial crediticio con la entidad financiera emisora de la tarjeta y disponibilidad de fondos para

3 DESCRIPCION Y PERFIL DEL PUESTO pago. Registrando en el sistema compras de materiales acorde a la contable el comprobante de pago. política de la compañía Coordinando el envío del pago al establecimiento emisor Mantiene actualizado los movimientos transaccionales de la compañía, ingresos y egresos en los sistemas de la empresa: Rubros Internos y Libro Banco 5. INDICADORES CLAVE DEL DESEMPEÑO (KPI) Ingresa información en la base de datos contables de la empresa Mantener el control sobre los principales indicadores financieros de la empresa 6. RELACIONES INTERNAS (Puestos que no pertenecen al propio equipo de trabajo / Se excluye Jefe, pares y colaboradores directos) 6.1 CON QUIÉN (Puesto): 6.2 PARA QUÉ: Gerencia General Servicios Administrativos Finanzas Autorizacion de comprobantes de pago para posteo Seguimiento para el pago de proveedores, tarjetas de crédito y anticipos en general Cuentas de gastos, Revisión y firma de contrato con proveedores y colaboradores Revisión y firma de contrato con proveedores

4 Control y mantenimiento del misceláneo asignado al departamento 7. RELACIONES EXTERNAS 7.1 CON QUIÉN (Puestos): 7.2 PARA QUÉ: Proveedores de bienes y servicios Clientes Atender solicitudes, certificados, concertación de reuniones Atender solicitudes varias 8. PERFIL DEL PUESTO 8.1 EDUCACION Administración, Contaduría Publica Ingeniería Comercial, Gestión Empresarial, 8.2 IDIOMA INGLES : BASICO (50%) x 8.3 EXPERIENCIA : Puestos que debe ocupar previamente Título profesional indispensable o carrera en curso INTERMEDIO (75%) Asistente departamental AVANZADO (90%) No Se requiere domino del inglés Durante cuanto tiempo (años) 1 año en posiciones similares (preferible)

5 9. COMPETENCIAS 9.1 ORGANIZACIONALES ) Innovación Trabajo en equipo Compromiso con la Calidad con el trabajo Orientación a Resultados Servicio al Cliente Comunicaciones efectivas Relaciones Interpersonales 9.2 COMPETENCIAS POR TRAYECTORIAS DE NIVELES DE CARRERA Nivel de Carrera: Comunicación Orientación al cliente interno y externo Iniciativa y autonomía Actitud Positiva y empatía Productividad Mejoramiento continuo 9.3 COMPETENCIAS TECNICAS (específicas del puesto) Utilitarios Office MS Utilitarios Office: Excel avanzado, Tablas Dinamicas Redacción de informes 10. OTRAS CARÁCTERÍSTICAS INDISPENSABLES DEL PUESTO: Conocimiento general contable y de impuestos para procesos de pagos.