MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

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1 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Unidad de Administración de Despensas Regionales Sistema: Integral de Manuales Referencia: Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año Hoja: 1. IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Jefe de la Unidad de Administración de Despensas Regionales. SE REPORTA A: Director Administrativo OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Administrador de Despensas. SUPERVISA A: Encargado de Despensa 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado a nivel universitario en Licenciatura en Administración de Empresas, Licenciatura en Contaduría Pública, Ingeniería Industrial o carreras afines al cargo o experiencia mínima de 3 años en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Conocimientos relacionados con el manejo de inventarios, manejo de personal, paquetes informáticos y utilitarios, conocimientos básicos de finanzas, así como de atención al cliente. Conocimiento en administración, y aspectos básicos de auditoria, arqueos de fondos y de bienes, entre otros. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, capacidad de organización, ser propositivo y analítico. Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con disposición de trabajar fuera de la jornada de trabajo y de desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Desarrollar procesos especializados del área administrativa entre los que se pueden mencionar, la coordinación de actividades de las áreas bajo su responsabilidad, controlar, documentar y brindar seguimiento de todas las obligaciones de cada despensa, así como velar por el buen funcionamiento de la misma, fortaleciendo el control interno, y generando 1019

2 mejoras a los servicios que presta dicha dependencia. Aplicando la eficiencia, eficacia y economía en todas las actividades. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Velar por la eficiencia, eficacia y economía en las operaciones inherentes a las despensas. 2. Mantiene la eficiencia y confiabilidad en los controles aplicados a las diferentes operaciones que se realizan en las despensas. 3. Cumple con los objetivos del servicio que se brinda. 4. Coordina oportunamente el retorno de los créditos otorgados. 5. Procura a través del Comité Institucional de la Despensa Familiar, obtener precios razonables de los productos que se ofrecen en las diferentes salas de ventas. 6. Coordina con los encargados de las salas de venta la realización de inventarios de mercaderías en forma periódica, sin que esto afecte la operatividad de las despensas. 7. Elabora informes económicos y financieros en forma mensual, para ser presentados a las autoridades superiores. 8. Planifica, coordina, controla y verifica el pago a proveedores. 9. Realiza gestiones oportunas (cuando fuere necesario) encaminadas a la recuperación de las cuentas por cobrar ante la tesorería institucional. 10. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato. 11. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 12. Identifica riesgos en las operaciones de su Unidad, definiendo las debilidades y fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas. 13. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Controles, manejo de información confidencial, entrega oportuna de informes, manejo eficiente de los bienes asignados y todos los demás inherentes a su cargo. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Director Administrativo. - Recibir instrucciones, apoya en las actividades propias del Área - Encargado de despensa - Consultas relacionadas con el funcionamiento de las despensas - Comité Institucional de la Despensa - Coordinar acciones de compras y selección Familiar de proveedores para las despensas. Relaciones externas - Proveedores - Gestión de compras favorables para las despensas y los empleados beneficiados. 1020

3 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Unidad de Administración de Referencia:106 Despensas Regionales. Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACION NOMBRE DEL PUESTO: Encargado de Despensa. Hoja: 1 de 3 SE REPORTA A: Jefe de Unidad de Administración de Despensas Regionales OTROS NOMBRES DEL PUESTO: SUPERVISA A: Contador de Despensa, Colaborador Administrativo de Despensa, Cajero(a) de Despensa, Auxiliar Administrativo de Despensa, Bodeguero de Despensa. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Estudios universitarios en las carreras de Ciencias Económicas o carreras afines al cargo o experiencia mínima de 1 año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES EL DESEMPEÑO: Conocimientos relacionados con Inventarios de mercadería, fijación de precios, cortes de caja y contabilidad general, elaboración de planillas, conciliaciones bancarias, elaboración de cheques, quedan, elaboración de remesas bancarias, atención a proveedores y al cliente, elaboración de planes operativos, presupuesto, y planes estratégicos. HABILIDADES ESPECIALES: El encargado debe poseer capacidad de trabajo en equipo, buenas relaciones interpersonales, en manejo de paquetes y sistemas informáticos, rapidez de cálculo, capacidad de análisis, manejo de personal y liderazgo, recibir, interpretar y aplicar instrucciones. ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional, diligente y oportuno. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Desarrollar procesos especializados del área Administrativa entre los que podemos mencionar: control de proveedores, control de emisión de cheques, de quedan, reportes de descuentos de crédito, control de inventarios de activo fijo y de productos, gestión y tramite de subsidio, control del personal bajo su cargo. Desarrollar procesos especializados del área operativa tales como control y verificación de productos en bodega, traslado a sala de ventas, ajustes de productos en sistema de 1021

4 inventario, manejo de sobrantes y faltantes de productos, atención de usuarios, devoluciones y rebajas sobre compras, y sobre ventas, control sobre las ventas al contado y al crédito. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Mantiene las cantidades de producto para la venta según la demanda de los usuarios. 2. Verifica el cumplimiento de la prestación. 3. Coordina y verifica que el proceso de venta sea ágil y oportuno. 4. Vela por que todo producto tenga el precio visible. 5. Brinda una buena atención a los usuarios. 6. Vela por la limpieza, higiene y el orden en las instalaciones de las despensas. 7. Verifica fechas de vencimiento de los productos y solicitar los cambios de aquellos productos vencidos oportunamente. 8. Administra eficientemente el capital de trabajo 9. Elabora informe y solicitud de sugeridos de productos y los envía al Comité Institucional de la Despensa Familiar a través del Jefe de Unidad de Administración de Despensas. 10. Coordina el personal asignado a las despensas 11. Vela por una correcta y adecuada atención a los usuarios de las despensas 12. El buen desempeño del personal a su cargo. 13. Realiza monitoreos constantes para verificar el abastecimiento de los productos. 14. Lleva el control del resultado de los inventarios de mercadería. 15. Elabora un informe de compras, ventas y subsidio mensual. 16. Realiza los requerimientos de compra de todos los productos, según demanda, en forma oportuna, velando siempre por la disponibilidad de los mismos. 17. Realiza los arqueos y cortes de caja, de las ventas realizadas diariamente 18. Gestiona el pago oportuno a proveedores. 19. Autoriza las devoluciones de productos por parte de los usuarios de conformidad con la normativa para tal fin. 20. Verifica los descuentos aplicados a los usuarios, en concepto de crédito de despensa, ordenes de compras (ópticas y farmacias) 21. Tramita y gestiona en forma oportuna el reintegro del subsidio. 22. Realiza las remesas o depósitos bancarios del efectivo recibido en caja diariamente. 23. Vela porque se cumpla la normativa de la Despensa. 24. Colabora con los miembros del Comité Institucional de la Despensa Familiar para la elaboración de pedidos, cuando le sea solicitado. 25. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 26. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato o superior. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Controles y registros, manejo de información confidencial, con entrega oportuna de informes y por manejo de bienes asignados, manejo de las operaciones de la despensa. Custodia y buen uso del mobiliario y equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 1022

5 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe Superior. - Recibir instrucciones y brindar apoyo en requerimientos de información o colaboración en otras áreas. - Encargados de área - Instrucciones, proporcionar información, y gestionar aprobaciones. - Encargado de Planillas y - Los descuentos del personal y pago a proveedores Tesorería - Personal de la Institución - Atención en la despensa Relaciones externas - Proveedores - Compra de mercadería - Auditoria externa y Corte de - Revisión de procesos Cuentas de la República - Instituciones Financieras - Para efectuar pagos y remesas 1023

6 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Unidad de Administración de Referencia: Despensas Regionales. Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Contador de Despensa SE REPORTA A: Encargado de Despensa. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno SUPERVISA A: Ninguno Hoja: 1 de 2 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Graduado a nivel universitario o egresado de Licenciatura en Contaduría Pública o Administración de Empresas o carreras afines al cargo o experiencia mínima de 1 año en el puesto. OCIMIENTOS ESPECIALES: Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de cálculo, paquetes para presentación, Contabilidad, leyes tributarias, planillas, leyes laborales. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, capacidad de organización y análisis contable y financiero. ACTITUDES: Con buena presentación, responsable, discreto, diligente, oportuno y con disposición para trabajar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Ejecuta labores administrativas relacionadas con la contabilidad de la despensa; es el responsable de controlar, documentar, conciliar y brindar el seguimiento de todas las cuentas de la despensa. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Elabora y anota partidas en libro diario 2. Lleva libro mayor 3. Revisa arqueos de caja y facturas de proveedores. 4. Revisa los ingresos de productos al sistema de inventario. 5. Verifica precios de productos 6. Colabora en el levantamiento del Inventario periódico de productos 7. Colabora en el levantamiento del inventario de activos de la despensa. 1024

7 8. Realiza conciliaciones de cuentas. 9. Elabora estados financieros en forma mensual y anual. 10. Informa oportunamente de las cuentas incobrables de la despensa 11. Informa oportunamente sobre cualquier irregularidad o error dentro de las actividades administrativo y económico-financiero de la despensa 12. Controla y documenta las cuentas incobrables. 13. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 14. Elabora informes solicitados por la jefatura inmediata o superior. 15. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato o superior. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con el sistema contable de la despensa de la Región y la documentación original bajo su custodia. Controles actualizados. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe Superior - Recibir instrucciones y brindar apoyo en requerimientos de información o colaboración en otras áreas. - Jefe Inmediato - Recibir instrucciones, apoya en las actividades propias del Área y dar atención a los clientes internos y/o externos en lo que corresponda y a requerimientos solicitados o apoyo en otras áreas. - Empleados de la Región. - Consultas relacionadas con la contabilidad de la despensa, con previa autorización de los jefes inmediatos. - Auditoria Interna - Atención a requerimientos realizados. - Relaciones externas - Proveedores - Revisión de Facturas - Auditorías Externas - Atención a requerimientos realizados 1025

8 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Unidad de Administración de Referencia: Despensas Regionales. Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Colaborador Administrativo de Despensa SE REPORTA A: Encargado de Despensa OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno Hoja: 1 de 2 SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Estudios Universitarios en Ciencias Económicas o Ingeniería Industrial, o carreras afines al cargo a nivel de tercer año, o experiencia mínima de 1 año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Levantamiento de inventarios, elaboración de planillas de sueldo, de descuentos, elaboración de presupuesto, planes operativos y estratégicos. Leyes tributarias, planillas, leyes laborales. Manejo de paquetes computacionales. HABILIDADES ESPECIALES: Conocimientos relacionados con manejo de inventarios, paquetes informáticos y manejo de personal y sistemas de inventarios. ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de la jornada laboral, diligente y oportuno, con disposición para trabajar en equipo y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Desarrollar procesos del área Administrativa tales como levantamiento de inventarios de activo así como de inventarios, elaboración de planillas de salarios, descuentos y retenciones. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Elaboración de cheques a proveedores previa autorización del jefe de la Unidad de Administración. 2. Elaboración y actualización de libros de bancos. 1026

9 3. Elaboración de Conciliaciones Bancarias. 4. Impresión de reportes para subsidio 5. Atención a Proveedores. 6. Asiste a reuniones que convoque sus jefes o la Gerencia. 7. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 8. Elabora reportes de descuentos por ventas de productos al crédito del personal de la institución. 9. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Controles y registros actualizados, manejo de información confidencial, con entrega oportuna de informes y por manejo de bienes asignados. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas - Jefe Superior - Recibir instrucciones y brindar apoyo en requerimientos de información o colaboración en otras áreas. - Jefe Inmediato - Recibir instrucciones, apoya en las actividades propias del Área y dar atención a los clientes internos y/o externos en lo que corresponda y a requerimientos solicitados o apoyo en otras áreas. - Empleados de la Región. - Consultas relacionadas con los descuentos por créditos y elaboración de órdenes de compra para farmacias y ópticas. - Auditoria Interna - Atención a requerimientos realizados. Relaciones Externas Proveedores Revisión de Facturas de ópticas y farmacias. Auditorías Externas Atención a requerimientos realizados 1027

10 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Unidad de Administración de Referencia: Despensas Regionales. Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción De Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Cajero (a) de Despensa. SE REPORTA A: Encargado de Despensas OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno Hoja: 1 de 2 SUPERVISA A: Ninguno 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Bachiller Comercial Opción Contador o bachillerato afín, o experiencia mínima de 1 año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Manejo de caja registradora, contómetro y conocimientos de paquetes y sistemas de computación, pago electrónico, cortes de caja, arqueos de caja, elaboración de remesas, elaboración de reportes de ventas. HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, capacidad de organización, análisis y habilidad numérica, interpretación de instrucciones, ACTITUD: Con buena presentación, responsable, discreto proactivo, diligente y oportuno, dispuesto a realizar otras actividades que le sean requeridas. Capacidad, honestidad, probidad, relaciones interpersonales y con capacidad de trabajar bajo presión. Dispuesto a desplazarse a nivel nacional y a trabajar fuera de la jornada laboral. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Ejecuta labores administrativas en la atención a clientes internos en la cobranza y registro de ventas al crédito y al contado que los empleados realizan en la despensa regional, elaboración de arqueos, cortes de caja y reportes de ventas diarias. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Recolecta fondos por la cancelación de artículos adquiridos en la Despensa. 2. Organiza documentación para el arqueo y/o corte de caja. 3. Administra el fondo de caja asignado. 4. Atiende a clientes que compran productos en la despensa. 5. Cuadra la caja diariamente por compras al crédito y al contado con el efectivo en caja. 6. Anota en el control de créditos los productos que han adquirido los clientes. 1028

11 7. Colabora en la realización de inventarios periódicos. 8. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 9. Colabora con la jefatura inmediata en otras actividades que de acuerdo al puesto le sean encomendadas 10. Atiende instrucciones o requerimientos de los jefes superiores. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con las compras que efectúan los clientes internos al crédito y al contado, así como velar porque toda la mercadería que sale de la despensa ya sea al crédito o al contado se registre y verificación de remesas de fondos. Administrar eficientemente el fondo de caja; custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe Superior - Recibir instrucciones y brindar apoyo en requerimientos de información o colaboración en otras áreas. - Jefe Inmediato - Recibir instrucciones, apoya en las actividades propias del Área. - Empleados de la Región - Atender a los clientes que compran en la Despensa de la Región. Relaciones externas - Impulsadoras - Consultas de precios de productos 1029

12 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Unidad de Administración de Referencia: Despensas Regionales. Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar Administrativo de Despensa SE REPORTA A: Encargado de Despensa. OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno Hoja: 1 de 3 SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Bachiller Técnico opción Contador o bachillerato afín, o experiencia mínima de 1 año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Elaboración de planillas, elaboración de quedan, elaboración de cheques, elaboración de reportes de ventas, subsidios, compras, elaboración de conciliaciones de cuentas, manejo de libros de bancos, reportes de control financieros, control y archivo de facturas para pago. HABILIDADES ESPECIALES: Conocimientos relacionados con manejo de inventarios, paquetes informáticos y manejo de personal y sistemas de inventarios, análisis financiero, habilidades numéricas, archivo contable. ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de la jornada laboral, diligente y oportuna, con disposición para trabajar en equipo, realizar otras actividades requeridas por las autoridades superiores y a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Desarrollar actividades de cierre de inventario en sistema, elaboración de cheques, elaboración de quedan, elaboración de reportes de ventas, compras, subsidio, ajustes de inventarios de activo así como de inventarios, elaboración de planillas de salarios, descuentos y retenciones, atención a proveedores y usuarios para elaborar órdenes de 1030

13 compra de ópticas y farmacias, entrega de cheques a proveedores. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Coordina las actividades relacionadas con los activos de la despensa. 2. Coordina levantamiento de inventarios de bienes muebles, materiales, de la despensa. 3. Coordina la recepción de activos adquiridos para las despensas. 4. Elabora y da seguimiento mensual al PAO de la despensa. 5. Atiende consultas de bienes cargados al personal. 6. Presenta informes de inventarios de activos. 7. Elaboración de quedan. 8. Elaboración de reportes periódicos de emisión de quedan. 9. Elaboración de órdenes de compra para ópticas y farmacias. 10. Control de descuentos de Órdenes de compras. 11. Elabora reporte de descuentos por el uso de créditos en farmacias y ópticas por parte del personal de la institución. 12. Verifica las entradas y salidas de los bienes muebles. 13. Asiste a reuniones que convoque sus jefes o la Gerencia. 14. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 15. Elabora reportes de descuentos por ventas de productos al crédito del personal de la institución. 16. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Controles y registros, manejo de información confidencial, con entrega oportuna de informes y por manejo de bienes asignados. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Encargado de Despensa - Recibir instrucciones, apoya en las actividades propias del Área y dar atención a los clientes internos y/o externos en lo que corresponda y a requerimientos solicitados o apoyo en otras áreas. - Empleados de la Región. - Consultas relacionadas con los descuentos por créditos y elaboración de órdenes de compra para farmacias y ópticas. - Auditoria Interna - Atención a requerimientos realizados. 1031

14 Relaciones externas - Proveedores - Revisión de Facturas de ópticas y farmacias. - Auditorías Externas - Atención a requerimientos realizados 1032

15 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Unidad de Administración de Referencia: Despensas Regionales. Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar Operativo de Despensa. SE REPORTA A: Encargado de Despensa OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS Hoja: 1 de 3 GRADO ACADÉMICO: Bachiller general, o experiencia mínima de 1 año en el puesto. OCIMIENTOS ESPECIALES: Levantamiento de inventarios, conocimiento de sistemas y paquetes informáticos, elaboración de reportes, conocimientos básicos financieros. HABILIDADES ESPECIALES: Conocimientos relacionados con manejo de inventarios, uso de equipos informáticos y sistemas de inventarios, habilidad numérica, capacidad de análisis. ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de la jornada laboral, diligente y oportuno, con disposición para trabajar en equipo y cuando se le requiera otras actividades por las autoridades superiores. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Desarrollar procesos del área operativa de la despensa como: Levantamiento de inventarios de productos, colocación y monitoreo de productos, atención a los usuarios. 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Traslado y colocación de productos de bodega a sala de ventas. 2. Limpieza y cuidado de los estantes donde se coloca producto 3. Limpieza y cuidado de las instalaciones de la sala de ventas y bodega 4. Revisión de fechas de vencimiento de productos en forma periódica 5. Colocación de precios de productos asignados. 6. Recepción de productos de proveedores. 7. Atención a usuarios de la despensa en sala de ventas. 8. Verificación de tickets de compras a la salida de la sala de ventas. 1033

16 9. Apoyo a vigilancia en bodega y sala de ventas. 10. Control de plagas y roedores en las instalaciones de la despensa. 11. Reubicación de productos dejados en caja o fuera de su estante. 12. Levantamiento de inventario en sala de ventas en forma periódica. 13. Elaboración de reportes relacionados a sus actividades al Encargado de Despensa. 14. Elabora requerimientos de productos a bodega para ser trasladados a sala de ventas. 15. Autorización de devolución de productos en el sistema (cuando sea autorizado por el encargado de despensa). 16. Elaboración de reporte de requerimientos de productos para la venta. 17. Coordina las actividades del personal de sala de ventas. 18. Vela por una excelente atención al público. 19. Verifica los sugeridos de compras. 20. Lleva el control de las ventas. 21. Vela porque se cumpla el instructivo de la Despensa. 22. Verifica las compras de mercadería 23. Asisten a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Gerencia. 24. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 25. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Controles y registros, manejo de información confidencial, con entrega oportuna de informes y por manejo de bienes asignados y actividades. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe Superior - Recibir instrucciones y brindar apoyo en requerimientos de información o colaboración en otras áreas. - Jefe Inmediato - Recibir instrucciones, apoya en las actividades propias del Área y dar atención a los clientes internos y/o externos en lo que corresponda y a requerimientos solicitados o apoyo en otras áreas. - Empleados de la Región. - Consultas relacionadas con los productos que vende la despensa y precios en el ámbito de las áreas asignadas por su jefe inmediato. Relaciones externas - Proveedores - Recepción de mercadería y cambios de productos, con la autorización del jefe inmediato y con conocimiento del bodeguero. 1034

17 MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Área: Unidad de Administración de Referencia: Despensas Regionales. Sistema: Integral de Manuales Vigencia: Procedimiento: Descripción de Puestos Día Mes Año IDENTIFICACIÓN NOMBRE DEL PUESTO: Bodeguero de Despensa SE REPORTA A: Encargado de Despensa OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Hoja: 1 de 3 SUPERVISA A: Ninguno. 2. REQUISITOS MÍNIMOS GRADO ACADÉMICO: Bachiller general, o experiencia mínima de 1 año en puestos similares. OCIMIENTOS ESPECIALES: Levantamiento de inventarios, elaboración y manejo de kardex, paquetes y sistemas informáticos, sistemas de inventarios, conocimientos básicos en finanzas, control de facturas, almacenamiento y resguardo de inventarios, seguridad de inventarios, atención a proveedores y usuarios. HABILIDADES ESPECIALES: Manejo y control de inventarios, equipos informáticos y manejo de personal, sistemas de inventarios, habilidad numérica, capacidad de análisis, manejo de contómetro y equipo de oficina. ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de la jornada laboral, diligente y oportuna, con disposición para trabajar en equipo y colaboración en actividades solicitadas por las autoridades superiores. Dispuesto a desplazarse a nivel nacional. 3. DESCRIPCIÓN GENERAL Desarrollar procesos como levantamiento de inventarios de productos en bodega, ingreso de productos al sistema de inventarios, recepción de mercadería de proveedores, traslado de productos de bodega a sala de ventas, control y actualización de kardex, control de devolución, cambios, bonificaciones, notas de abono y ajustes de productos dañados por causas fortuitas o fuerza mayor, elaboración de informes de ingresos. 1035

18 4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA 1. Recepción y colocación de productos en bodega, para su almacenamiento y resguardo. 2. Traslado de productos de bodega a sala de ventas. 3. Limpieza y cuidado de los estantes donde se coloca productos. 4. Limpieza y cuidado de las instalaciones de la bodega. 5. Control de plagas y roedores en las instalaciones de bodegas. 6. Revisión de fechas de vencimiento de productos al momento de la recepción de los proveedores. 7. Revisión de facturas de conformidad a las órdenes de compra debidamente autorizadas. 8. Recepción de productos de proveedores. 9. Atención a proveedores de la despensa. 10. Apoyo a vigilancia en bodega 11. Levantamiento de inventario en bodega en forma periódica 12. Elaboración de reporte de sugeridos y envía a Encargado de Despensa. 13. Elaboración de reportes relacionados a sus actividades al Encargado de Despensa 14. Atención de requerimientos de productos en sala de ventas. 15. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. 16. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato. 5. ESPECIFICACIONES RESPONSABILIDADES: Manejo, resguardo y custodia del inventario de productos en bodega, controles y registros de inventarios, manejo de información confidencial, entrega oportuna de informes y manejo de bienes asignados, y todas las actividades inherentes a su cargo. Custodia y buen uso del equipo asignado. AMBIENTE: En condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación. 6. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones internas - Jefe Inmediato - Recibir instrucciones, apoya en las actividades propias del Área y dar atención a los clientes internos y/o externos en lo que corresponda y a requerimientos solicitados o apoyo en otras áreas. - Auditoria Interna - Atención a requerimientos realizados. Relaciones externas - Proveedores - Revisión de Facturas de mercadería y recepción, devolución, bonificaciones, notas de abono, cambios de productos. - Auditorías Externas - Atención a requerimientos realizados 1036