Las Representaciones Estatales cuentan con un fondo revolvente para cubrir los gastos de: Reparación de vehículos y equipo de oficina e instalación

Transcripción

1 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO Y REPOSICION DEL FONDO REVOLVENTE EN LAS REPRESENTACIONES ESTATALES CON VIGENCIA A PARTIR DEL 16 DE ENERO DEL 2006 Las Representaciones Estatales cuentan con un fondo revolvente para cubrir los gastos de: Combustibles y lubricantes Reparación de vehículos y equipo de oficina e instalación Refacciones menores para el equipo de transporte y de oficina Papelería (lápices, sellos, copias, fotostáticas, hojas, plumas, fólder, engrapadoras, toner ) Servicio de paquetería Servicio de lavado y engrasado de vehículos Revelado y adquisición de rollos fotográficos Gastos de hospedaje Gastos de alimentación por comisiones de trabajo Peajes Gastos de cafetería y similares Gastos de limpieza de oficina

2 PERIODICIDAD DEL REEMBOLSO Las comprobaciones de los gastos se enviarán para sus reembolso, cuando éstos asciendan aproximadamente al 50% del monto asignado. La comprobación de gastos se enviará a Oficinas Centrales para su reembolso, durante el mes en que se realice la erogación, contando con un plazo adicional, hasta de cinco días hábiles del siguiente mes. Es importante hacer notar que algunas Representaciones Estatales remiten reembolsos hasta con 3 meses de retraso, solicitando el trámite urgente, lo que se traduce en inoperatividad, por lo que deberán observar estrictamente estas políticas. Los envíos de documentación comprobatoria deberán realizarse mediante servicio de empresas de mensajería especializada y entregados en Oficialia de Partes de Oficinas Centrales. La tramitación de los reembolsos se realizará en un máximo de 5 días hábiles a partir de la fecha de recepción de la documentación en Oficialia de Partes en Oficinas Centrales, hasta la situación de fondos respectivo. Políticas Generales 1.-El fondo revolvente asignado, estará bajo custodia y responsabilidad del Representante Estatal correspondiente. 2.-La documentación comprobatoria debe tener la firma de la persona que realizó el gasto y del Representante Estatal. 3.- Toda documentación comprobatoria original, deberá contener los requisitos fiscales y administrativos que se señalan a continuación: I. Nombre, completo, Razón o Denominación Social II. Domicilio fiscal completo(incluyendo entidad federativa)

3 III. Registro Federal de Contribuyentes (RFC) IV. Número de folio V. Fecha de expedición VI. Cédula de Identificación Fiscal VII. Vigencia de los comprobantes VIII. Cantidad y clase de mercancías recibidas o descripción del servicio recibido IX. Precio unitario, importe y valor total en número y letra X. Clave del R.F.C. de la persona a favor de quien se expide 4.- Los comprobantes que presenten mutilaciones, tachones, remarcaciones, o alteraciones que impidan identificar en la factura original, datos de los requisitos fiscales, no serán reembolsados. 5.- En los casos que por alguna razón el establecimiento que otorgue el servicio o la venta de bienes, no cuente con los requisitos fiscales establecidos, a la nota de venta o recibo presentado deberá acompañarse el formato denominado comprobante de gasto (vale azul), autorizado por el Representante Estatal. 6.- La documentación comprobatoria de los reembolsos deberán comprobar erogaciones realizadas en la zona de influencia de la Representación Estatal de que se trate. 7.- Los Gastos de Oficina serán enviados junto con el formato denominado gasto corriente (anexo 1). 8.- Los comprobantes de combustible, deberán registrarse en la bitácora y enviarse junto a la comprobación.

4 9.- Las tarjetas telefónicas serán adquiridas en tiendas o negocios donde otorguen comprobantes fiscales de acuerdo a la regla 3 de las presentes políticas y, en el mismo comprobante deberá tener el Vo. Bo. del Director de Representaciones Estatales El mantenimiento y reparación del equipo de cómputo, deberá notificarse al Departamento de Operación y Mantenimiento de la Subdirección de Sistemas e Informática, antes de realizar el gasto, para su Vo. Bo. 11.-No se reembolsaran gastos por consumo de bebidas alcohólicas No se cubrirán comprobaciones de gastos de fechas anteriores a los de reembolsos ya pagados No se cubrirán gastos que no corresponden al funcionamiento de la oficina Cuando por alguna razón se tenga que realizar pagos mayores al 40% de su monto asignado, el Representante Estatal solicitará gastos a Comprobar al Subdirector Administrativo. No se enviarán estos recursos cuando se tenga cuenta de ministraciones pendientes por comprobar Cuando por comisiones de trabajo, el empleado salga de su lugar de adscripción, se le cubrirán los gastos realizados por consumo de alimentos, hospedaje (cuando pernocte en el lugar de la comisión), combustible y peajes, conforme a la tabla (anexo 2) El Representante Estatal comisionará mediante Oficio de Comisión, al personal designado, autorizando con esto la realización de la comisión. Al regreso de la misma, la persona comisionada presentará al Representante Estatal, un informe de los trabajos realizados El Oficio Comisión debe contener los siguientes datos: Inicio de la Comisión Duración de la Comisión. Municipio, lugar y Núcleo Agrario. Actividades a realizar.

5 18.- Los comprobantes de las comisiones deberán contener los requisitos fiscales establecidos en el punto 3 de las presentes políticas, y solo en casos excepcionales y debidamente justificados se utilizaran los vales azules. Es importante hacer notar que en ningún caso, el importe total comprobado en vales azules rebasará el 30% del monto total del gasto efectuados en cada comisión. 19.-Para los gastos realizados en cada comisión, se anexará, el formato de reembolso de gastos de comisión (anexo 3), al cual deberá de anexar la bitácora de combustible, el Oficio de Comisión, y el Informe de la comisión El oficio comisión debe contener la fecha, el nombre y sello del Comisariado Ejidal en donde se efectué la comisión o en su caso la fecha, nombre y firma con la persona con quien se entienda la comisión El Órgano Interno de Control y la Subdirección Financiera, podrá practicar arqueos a los fondos revolventes de las Representaciones Estatales, sin previo aviso, informando de los resultados al Director Administrativo y Financiero y al Director de Representaciones Estatales Si al practicar los arqueos se determina algún sobrante de recursos, su importe total deberá depositarse de inmediato a la cuenta que asigne para tal efecto la Subdirección Financiera, entregándole la copia de la ficha de depósito En caso de faltante, el responsable deberá reintegrarlos en forma inmediata al fondo Al término de cada ejercicio fiscal, el Departamento de Finanzas y Tesorería requerirá por escrito a los responsables de los fondos revolventes, la devolución de los recursos en efectivo, a través de un depósito a la cuenta que asigne para tal efecto la Subdirección Financiera o en la Caja General, a más tardar el último día hábil del año Por lo anterior, se deberá entregar al Departamento de Contabilidad la ficha de depósito del banco o de la Caja en que se efectuó el depósito, conjuntamente con los comprobantes de gastos hasta por el monto total del fondo revolvente, a efecto de que se realice su cancelación contable.

6 26.- Al inicio del ejercicio siguiente, los importes de los fondos revolventes serán reintegrados, a la Subdirección Financiera, por escrito a los responsables, su conformidad por la recepción y resguardo del mismo Si el fondo revolvente no es entregado en tiempo y forma para su cancelación respectiva, no se tramitará el correspondiente al siguiente ejercicio.

7 ANEXO 2 TARIFAS POR COMISIONES DE TRABAJO DEL PERSONAL DE REPRESENTACIONES ESTATALES FUERA DE SU LUGAR DE ADSCRIPCION POR MENOS DE 24 HORAS CONCEPTO MONTO ALIMENTOS HASTA $ POR MAS DE 24 HORAS CONCEPTO MONTO ALIMENTOS Y HOSPEDAJE HASTA $ OTROS GASTOS (PEAJES, COMBUSTIBLES) COSTO DE LOS COMPROBANTES