MANUAL DE PUESTOS DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 Autorizado por: H. Junta de Gobierno de los SEPEN Acta Primera Sesión Ordinaria de Marzo del 2016 MANUAL DE PUESTOS DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO

2 Í N D I C E INTRODUCCIÓN... 4 I. OBJETIVO DEL MANUAL... 5 II. DIAGRAMA DE PUESTOS... 6 III. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS JEFE DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO OBJETIVO DEL PUESTO IDENTIFICACIÓN RELACIONES DE AUTORIDAD FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS LÍMITES DE AUTORIDAD RESPONSABILIDADES COMUNICACIÓN AUXILIAR JURÍDICO DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES OBJETIVO DEL PUESTO IDENTIFICACIÓN RELACIONES DE AUTORIDAD FUNCION GENERAL FUNCIONES ESPECÍFICAS LÍMITES DE AUTORIDAD RESPONSABILIDADES COMUNICACIÓN AUDITOR OBJETIVO DEL PUESTO IDENTIFICACIÓN RELACIONES DE AUTORIDAD FUNCION GENERAL FUNCIONES ESPECÍFICAS LÍMITES DE AUTORIDAD RESPONSABILIDADES COMUNICACIÓN AUXILIAR ADMINISTRATIVO OBJETIVO DEL PUESTO IDENTIFICACIÓN RELACIONES DE AUTORIDAD FUNCIÓN GENERAL FUNCIONES ESPECÍFICAS LÍMITES DE AUTORIDAD RESPONSABILIDADES COMUNICACIÓN Página 2 de 30

3 3.5 SECRETARIA OBJETIVO DEL PUESTO IDENTIFICACIÓN RELACIONES DE AUTORIDAD FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS LÍMITES DE AUTORIDAD RESPONSABILIDADES COMUNICACIÓN AUTORIZACIÓN Página 3 de 30

4 INTRODUCCIÓN Parte importante de los documentos de apoyo en la administración son los manuales de puestos, los que si bien, son complementarios del manual de organización; también constituyen una norma administrativa básica para cada uno de las áreas de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. En este marco, podemos encontrar en el presente documento; la descripción de los puestos que permiten conocer su identificación, las relaciones de autoridad, el propósito del puesto, las funciones generales y específicas, las responsabilidades, el alcance de la autoridad, la forma de comunicación; y finalmente las características requeridas para el puesto. Con la información que aparece en el manual, no quedarán dudas sobre la manera de trabajar, así como para saber cuáles son las obligaciones para quien ocupa el puesto de Jefe de la Unidad de Control Interno y de quienes forman parte del organigrama como sus colaboradores más cercanos. El presente manual ha sido elaborado por la Unidad de Desarrollo Organizacional con la colaboración de la Unidad de control Interno, en atención a lo establecido en el Reglamento Interior de los SEPEN, y su actualización estará a cargo de la Unidad en cita. Página 4 de 30

5 I. OBJETIVO DEL MANUAL Contar con un documento de apoyo y consulta para conocer los objetivos, identificación, relaciones de autoridad, funciones generales y específicas, límites de autoridad, responsabilidades y comunicación que se tienen por puesto dentro de su diagrama, coadyuvando a mejorar la eficiencia y eficacia de la Unidad de Control Interno y evitando la duplicidad de funciones. Página 5 de 30

6 II. DIAGRAMA DE PUESTOS DIRECTOR GENERAL 1 JEFE DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO 1 SECRETARIA 4 AUXILIARES JURÍDICOS DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES 9 AUDITORES 5 AUXILIARES ADMINISTRATIVOS Página 6 de 30

7 III. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Página 7 de 30

8 3.1 JEFE DE LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO OBJETIVO DEL PUESTO Planificar las actividades y acciones derivadas de las facultades y obligaciones propias de la Unidad, llevando a cabo sus funciones conforme a lo establecido por las leyes que corresponden a la operación de la Unidad de Control Interno asegurando así la vigilancia en el cumplimiento a las normas que regulan el desempeño de los servidores públicos adscritos a los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Jefe de la Unidad de Control Interno. Número de plazas: Una. Ubicación: Física: Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Administrativa: Dirección General de los Servicios de Educación Pública de Nayarit. Ámbito de operación: Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Página 8 de 30

9 3.1.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Director General de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Subordinados: Auxiliares Jurídicos de área de responsabilidades, Auditores, Auxiliares Administrativos y Secretaria FUNCIONES GENERALES 1. Realizar las medidas correspondientes para que la operación de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit se sujete a las leyes y políticas aplicables. 2. Organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la operación de la unidad de Control Interno de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 3. Informar periódicamente a la Dirección General de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit, sobre la operación del Organismo. 4. Verificar que los servicios que ofrece la dependencia se encuentren en estricto apego a las leyes que en la materia correspondan FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Asegurar el presupuesto necesario que garantice la oportuna operación de la Unidad de Control Interno. 2. Fomentar entre el personal del Organismo una cultura de transparencia, rendición de cuentas y apego a las normas. Página 9 de 30

10 3. Coordinar la aplicación de las auditorías que correspondan en los Centros de Trabajo adscritos a los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 4. Realizar las recomendaciones u observaciones resultado de las revisiones administrativas, supervisiones o auditorías a los Centros de Trabajo que conforman el Organismo. 5. Aplicar las medidas correspondientes que promuevan una transparente y mejor operación de los Servicios del Organismo. 6. Coordinarse con el Órgano Estatal de Control y con las diferentes instancias de fiscalización para un mejor desempeño de sus funciones. 7. Asistir y en su caso, participar en las sesiones ordinarias y extraordinarias de Junta de Gobierno de los SEPEN. 8. Generar los mecanismos correspondientes para asegurar el cumplimiento de los acuerdos tomados en las sesiones de ordinarias y extraordinarias de Junta de Gobierno. 9. Garantizar el cumplimiento de la Ley de Adquisiciones, arrendamientos, servicios y almacenes del estado de Nayarit para el correcto funcionamiento del Comité de Adquisiciones de los SEPEN. 10. Coordinarse con las Direcciones, Unidades y Departamentos que corresponda para prevenir y/o combatir conductas de corrupción y contrarias a las Leyes establecidas en el Marco Jurídico-Administrativo del Manual de Organización de esta Unidad de Control Interno. 11. Investigar, dar seguimiento, resolver y dar respuesta a las quejas o denuncias hechas contra los servidores públicos de los SEPEN. Página 10 de 30

11 12. Generar mecanismos para el control de documentos y/o expedientes relacionados con la operación de las diferentes áreas de la Unidad. 13. Vigilar el cumplimiento de metas de las Direcciones, Unidades, Departamentos y Áreas de los SEPEN conforme a lo enmarcado por el Plan Estatal de Desarrollo. 14. Realizar informes para la Dirección General del grado de cumplimiento de las metas planteadas de cada una de las Direcciones, Unidades y áreas de los SEPEN. 15. Coordinar y supervisar la entrega-recepción de las áreas adscritas a los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. 16. Coordinar los procedimientos necesarios para la vigilancia de las obligaciones de los Servidores Públicos de los SEPEN. 17. Apoyar a las distintas unidades administrativas de los SEPEN en la implementación de instrumentos de control apegadas a las normas correspondientes. 18. Proponer al Director General medidas que simplifiquen y modernicen los procesos administrativos de los SEPEN. 19. Coordinarse con los titulares de la Unidad de Asuntos Jurídicos y laborales y de la Unidad de Normatividad a fin de actualizar de manera permanente la normativa aplicable a los Servicios de Educación Pública del estado de Nayarit. 20. Vigilar la correcta aplicación de los recursos presupuestales de las Direcciones, Unidades, Departamentos, Áreas y Centros de Trabajo de los SEPEN. 21. Realizar todas aquellas funciones que le encomiende el Director General y que sean afines a las anteriores. Página 11 de 30

12 3.1.6 LÍMITES DE AUTORIDAD 1. Validar el programa anual de trabajo de la Unidad a su cargo. 2. Validar las visitas de supervisión, auditorías y las derivadas por quejas o denuncias a los Centros de Trabajo adscritos a los SEPEN. 3. Autorizar la aplicación de medidas de control interno. 4. Solicitar a las Direcciones, Unidades, Departamentos y Centros de Trabajo, información necesaria para el ejercicio de sus funciones. 5. Aplicar en los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit la normativa correspondiente e inherente a sus atribuciones. 6. Coordinar y supervisar las actividades del personal a su cargo RESPONSABILIDADES 1. Organizar y controlar las actividades de la Unidad de Control Interno. 2. Mantenerse actualizado en cuanto a las normas, lineamientos y disposiciones en materia de Control Interno. 3. Asegurar que el personal a su cargo conozca las normas, los lineamientos y las disposiciones para la operación de las actividades propias de la Unidad de Control Interno. Página 12 de 30

13 4. Gestionar las acciones para capacitar al personal a su cargo para el desempeño de sus funciones específicas. 5. Vigilar el cumplimiento de las tareas encomendadas a su Unidad. 6. Mantener permanentemente informado al Director General acerca del funcionamiento de la Unidad a su cargo COMUNICACIÓN Interna: Ascendente: Con el Director General de los SEPEN y Directores de Área. Horizontal: Con los Jefes de Departamento de las distintas áreas de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Descendente: Con el personal a su cargo. Externa: Ascendente: Con el titular de la Secretaría de la Contraloría General. Descendente: Ninguna. Página 13 de 30

14 3.2 AUXILIAR JURÍDICO DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES OBJETIVO DEL PUESTO Atender y dar seguimiento a las quejas, denuncias y procedimientos administrativos disciplinarios que se presenten en el área de Responsabilidades de la Unidad de Control Interno de los Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit (SEPEN), de las responsabilidades en que incurran los trabajadores del Organismo, así como brindar asesorías y orientaciones en materia de responsabilidades IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Auxiliar Jurídico del área de responsabilidades. No. de plazas: Cuatro. Ubicación: Física: Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Ámbito de operación: Administrativa: Unidad de Control Interno. El que requiera la operación de la Unidad RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Jefe de la Unidad de Control Interno. Página 14 de 30

15 Subordinados: Ninguno FUNCION GENERAL Contribuir a fortalecer la transparencia de los servicios que ofrece el Organismo mediante una oportuna atención y un eficaz seguimiento a las quejas y denuncias presentadas contra cualquier servidor público adscrito a los SEPEN. En apego a la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Nayarit FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Recibir y atender las quejas y denuncias presentadas y relacionadas con servidores públicos del Organismo, llevando a cabo las investigaciones para efectos de su integración y actuar en el ámbito de sus responsabilidades cuando así proceda y realizar el seguimiento del procedimiento administrativo disciplinario correspondiente hasta su resolución. 2. Turnar al área de auditoria, los casos que requieran revisión y/o evaluación como parte de la etapa de investigación de una queja o procedimiento administrativo.. 3. Evaluar e integrar los expedientes de responsabilidades cuando proceda por resultados del proceso de auditoría y emitir las resoluciones que se deriven de la Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos del Estado de Nayarit. 4. Informar al Jefe de la Unidad de Control Interno los hechos de que se tenga conocimiento y que puedan ser constitutivos de delito, derivados de quejas, denuncias o resultado de un proceso de auditoría para los efectos que correspondan. Página 15 de 30

16 5. Solicitar a las Direcciones, Unidades, Departamentos, Coordinaciones, Áreas y Centros de Trabajo en general adscritos a los SEPEN, la información necesaria para cumplir con sus atribuciones y brindar la asesoría que en su caso requieran. 6. Realizar los citatorios que correspondan a efectos de dar inicio a los procedimientos de investigación. 7. Determinar las responsabilidades y turnar en su caso a las áreas correspondientes a fin de hacer efectivas las sanciones aplicables en los términos legales aplicables. 8. Investigar y analizar las irregularidades que a juicio de los interesados se hayan cometido en relación a la posible conducta irregular de cualquier servidor público adscrito a los SEPEN. 9. Formular los requerimientos, información y demás documentación necesaria para la atención de los asuntos en materia de responsabilidades LÍMITES DE AUTORIDAD 1. Solicitar la información necesaria a los responsables de los Centros de Trabajo para la realización de sus funciones. 2. Realizar los citatorios a quienes considere necesario para un mejor desempeño de sus funciones. 3. Realizar los trámites para las sanciones que apliquen conforme a lo establecido en la Ley de responsabilidades de los servidores Públicos del Estado de Nayarit. Página 16 de 30

17 3.2.7 RESPONSABILIDADES 1. Mantener actualizado y en control la documentación de los casos de quejas y denuncias presentadas en su área. 2. Orientar al público en general en materia de responsabilidades. 3. Realizar y presentar al titular de la Unidad para su validación, su plan de trabajo relativo a las funciones del área de responsabilidades. 4. Llevar a cabo sus funciones conforme al marco legal aplicable. 5. Proporcionar la información que le sea requerida por su jefe inmediato y/o la autoridad competente COMUNICACIÓN Interna: Ascendente: Con el Jefe de la Unidad dad d Control Interno. Interno. Horizontal: Con puestos homólogos. Descendente: N/A Externa: Descendente: N/A. Página 17 de 30

18 3.3 AUDITOR OBJETIVO DEL PUESTO Realizar auditorías y revisiones en forma eficaz y eficiente a los Centros de Trabajo adscritos a los SEPEN asegurando que su operación administrativa, financiera y en el rubro de Recursos Humanos sea en apego a las leyes y políticas aplicables. Promoviendo en los mismos centros una cultura de transparencia y rendición de cuentas IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Auditor. No. de plazas: Las que la Unidad de Control Interno requiera. Ubicación: Física: Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Administrativa: Unidad de Control Interno. Ámbito de operación: El que requiera la operación de la Unidad. Página 18 de 30

19 3.3.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Jefe de la Unidad de Control Interno. Subordinados: N/A FUNCION GENERAL Planear, coordinar y realizar las actividades del área de auditorías de la Unidad de Control Interno conforme a lo establecido en el marco normativo para asegurar una transparente operación en el ámbito administrativo, financiero y en el rubro de recursos humanos de los Centros de Trabajo adscritos al Organismo FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Realizar auditorías y revisiones integrales o específicas que se requieran para verificar en los Centros de Trabajo, la eficacia y eficiencia de sus operaciones, la transparencia de su información administrativa, financiera y el desempeño del personal en el rubro de recursos humanos conforme a lo establecido en las leyes y políticas aplicables. 2. Generar mecanismos de registro, control y seguimiento de los asuntos relacionados a su competencia. 3. Solicitar a las Direcciones, Unidades, Departamentos, Áreas y Centros de Trabajo en general, la información necesaria para el cumplimiento de sus funciones. Página 19 de 30

20 4. Auditar el cumplimiento de las normas de control interno contenido en el marco legal aplicable, documentar las observaciones detectadas y remitir en su caso los actos y/o documentación a la Unidad de Asuntos Jurídicos y Laborales conforme a sus atribuciones. 5. Elaborar los informes correspondientes derivados de las auditorías realizadas. 6. Presentar los resultados de las auditorías al Jefe de la Unidad de Control Interno para su análisis y aplicación del procedimiento que corresponda. 7. Proponer a las áreas correspondientes, instrumentos normativos para el control y buen funcionamiento de los Centros de Trabajo. 8. Promover en los Centros de Trabajo de los SEPEN una cultura de ética, transparencia y combate a la corrupción. 9. Brindar asesoría y un servicio eficaz y eficiente a los usuarios del área de auditorías. 10. Todas las demás que le indique su superior inmediato y que sean afines a las anteriores LÍMITES DE AUTORIDAD 1. Solicitar la información necesaria a los responsables de los Centros de Trabajo y/o instancias externas para la realización de sus funciones. 2. Turnar al área que corresponda las observaciones no solventadas en tiempo y forma por los servidores públicos para la aplicación de las sanciones que apliquen conforme a las leyes y políticas aplicables. Página 20 de 30

21 3. Turnar al área que corresponda según el caso, las observaciones detectadas para la aplicación del procedimiento conducente RESPONSABILIDADES 1. Conducirse con ética en el desempeño de sus funciones. 2. Mantener actualizado y en control la documentación al interior del área. 3. Orientar al personal de los Centros de Trabajo para un desempeño de sus funciones ético y transparente. 4. Realizar y presentar al titular de la Unidad para su validación, su plan de trabajo relativo a las funciones del área de Auditorías. 5. Informar al titular de la Unidad acerca del funcionamiento y resultados del área de Auditorías. 6. Proporcionar la información que le sea requerida por el Jefe de la Unidad de Control Interno. 7. Dar seguimiento a las auditoría y revisiones realizadas hasta la conclusión de las mismas COMUNICACIÓN Interna: Ascendente: Con el jefe de la Unidad de Co Control Interno. Página 21 de 30

22 Horizontal: Con puestos homólogos. Descendente: N/A Externa: Descendente: N/A. 3.4 AUXILIAR ADMINISTRATIVO OBJETIVO DEL PUESTO Realizar, apoyar y ejecutar las actividades técnico-administrativas, a efecto de cumplir con los propósitos y metas propuestas por la Unidad de Control Interno IDENTIFICACIÓN Número de plazas: Cinco Ubicación: Física: Edificio de los S.E.P.E.N. Administrativa: Unidad de Control Interno. Tipo de contratación: Base. Ámbito de operación: Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Página 22 de 30

23 3.4.3 RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Jefe de la Unidad de Control Interno. Subordinados directos: N/A FUNCIÓN GENERAL 1. Coadyuvar con su jefe inmediato en la ejecución de acciones de tipo técnicoadministrativo y de campo, que conlleven al cumplimiento cabal de los objetivos y metas de la Unidad de Control Interno FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Asistir a reuniones de información para efectos de capacitación. 2. Elaborar las tareas de campo asignadas por su jefe inmediato. 3. Capturar en la base de datos la información obtenida de su trabajo según corresponda el caso. 4. Realizar sus actividades de análisis y seguimiento conforme a las indicaciones del Jefe de la Unidad de Control Interno en apego al Reglamento Interior de los SEPEN. 5. Coordinar sus actividades con las áreas que integran la Unidad de Control Interno para el cumplimiento de los objetivos planteados. 6. Proponer soluciones o sugerencias que le soliciten o considere factible para optimizar el desarrollo de las tareas que se le asignen. Página 23 de 30

24 7. Desarrollar todas las tareas que encomiende su jefe inmediato y que sean afines a las anteriores LÍMITES DE AUTORIDAD N/A RESPONSABILIDADES. 1. Diseñar, elaborar y presentar su planeación anual de actividades a su jefe inmediato para su posible autorización. 2. Llevar sus funciones con apego en su plan anual de actividades previamente autorizado por su inmediato superior. 3. Reportar los resultados de sus actividades, así como realizar los informes que según indicaciones tenga que rendir a su jefe inmediato. 4. Custodiar el material y/o equipo inventariado bajo su cargo. 5. Atender su ámbito de trabajo con amabilidad, disciplina y óptima calidad. 6. Las demás que de acuerdo su puesto, asigne su jefe inmediato COMUNICACIÓN Ascendente: Con el Jefe de la Unidad de Control Interno. Horizontal: Con los puestos homólogos. Página 24 de 30

25 Descendente: N/A. Página 25 de 30

26 3.5 SECRETARIA OBJETIVO DEL PUESTO Realizar el trabajo computacional, de atención, recepción de documentos y similares de oficina que se requiera en la Unidad de Control Interno IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto Secretaria. No. de plazas: Una Ubicación: Física: Servicios de Educación Pública del Estado de Nayarit. Administrativa: Unidad de Control Interno. Ámbito de operación: Área de la Unidad de Control Interno RELACIONES DE AUTORIDAD Jefe inmediato: Jefe de la Unidad de Control Interno. Subordinados: N/A. Página 26 de 30

27 3.5.4 FUNCIONES GENERALES Proporcionar el apoyo administrativo y de computación al Jefe de la Unidad de Control Interno FUNCIONES ESPECÍFICAS 1. Mecanografiar y capturar los trabajos solicitados. 2. Organizar y controlar el archivo y el minutario de la Unidad de Control Interno. 3. Mantener actualizados los registros de correspondencia, distribuirla y controlar la gestión de los asuntos que se turnen a la Unidad. 4. Atender las llamadas telefónicas. 5. Informar a su jefe inmediato de las necesidades de material de oficina. 6. Realizar las funciones que le encomienden las autoridades. 7. Apoyar a la oficina en la elaboración y administración de viáticos para el personal que cumple con comisiones. 8. Llevar la agenda de actividades del Jefe de la Unidad y recordarle de los compromisos institucionales. 9. Atender las consultas de las personas que visitan la Unidad. Página 27 de 30

28 3.5.6 LÍMITES DE AUTORIDAD N/A RESPONSABILIDADES 1. Elaborar correctamente los trabajos encomendados. 2. Mantener informado al titular de la Unidad de sus compromisos institucionales COMUNICACIÓN Interna: Ascendente: Con el Jefe de la Unidad de Control Interno. Horizontal: Con puestos homólogos. Descendente: N/A. Página 28 de 30

29 AUTORIZACIÓN El presente Manual de Puestos fue elaborado por La Unidad de Desarrollo Organizacional Autorizado por H. Junta de Gobierno de los Servicios de educación Pública del Estado de Nayarit Página 29 de 30

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