SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. PLAN DE CONTROL Versión: 1.2 Fecha de Aprobación: 18/OCT/2013 Código: PA.02.GF.

Transcripción

1 PLAN DE PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA Código: PA.02.GF CRITERIO DE Revisar el formulado por las unidas presentado El las Unidas, be estar registrado en el sistema ICEBERG y be cumplir, con parámetros y políticas establecidas por la Universidad y el Plan Desarrollo Institucional. cada una las cuentas l, presentado por cada una las Unidas. Equipo formule el anual Jefe las unidas revisado En Sistema ICEBERG Pre-aprobar el formulado cada una las unidas presentado El formulado por las unidas be estar justificado y orientado al cumplimiento objetivos institucionales. Igualmente recursos proyectados ben estar ajustados a la realidad la institución y en concordancia con lineamientos y políticas es establecidas. s formulados por cada una las unidas Equipo apruebe el Administrativo y Financiero las unidas Pre aprobado en sistema ICEBERG Página 1 9 Se consira COPIA NO ADA al imprimir

2 PLAN DE CRITERIO DE Determinar la necesidad realizar ajustes al general pre aprobado Elaborar solicitud la adición El la Seccional Solicitud Adición El las Unidas, be cumplir, con parámetros y políticas establecidas por la Rectoría la Universidad y el Plan Desarrollo Institucional. Posteriormente, el la Seccional, se aprueba en comité, en el Consejo Gobierno, la Comunidad Franciscana. Deben especificar en la solicitud la adición, las características y justificaciones la actividad o el perfil l proyecto. el general la asignación recursos registrados en cada uno ítem l asignado y la disponibilida d recursos apruebe el general solicite adición. Rector Responsables Unidas Académicas y Administrativas general Preaprobado Solicitud la adición Página 2 9 Se consira COPIA NO ADA al imprimir

3 PLAN DE Analizar, el requerimiento la adición l Adición CRITERIO DE La adición be estar orientada al cumplimiento políticas institucionales u objetivos estratégicos la Universidad la solicitud solicite adición Jefe Documento aprobado la adición Verificar disponibilidad para la aprobación la solicitud. La unidad a la cual pertenece la persona que solicita el anticipo be tener aprobado y disponible un monto igual o superior al solicitado o necesario para llevar a cabo la misión encomendada en representación la universidad, el la unidad Equipo reciben solicitus anticipos gastos empleados Jefe Solicitud para anticipo Verificar el cumplimiento requisitos soporte la legalización l anticipo a contabilizar Los necesarios para la contabilización anticipos son: - Solicitud anticipos - Formato para solicitud pago obligación sin factura o documento equivalente código PA.02.GF.F01. Sí el anticipo correspon a gastos viaje para empleados, be incluirse el formato para legalización anticipo gasto viaje. Código PA.02.GF.FO2. Estos ben estar autorizados por ía Administrativa y Financiera. requiera contabilizar anticipos Analista Contable aprobados para contabilizar Página 3 9 Se consira COPIA NO ADA al imprimir

4 PLAN DE Verificar el cumplimiento requisitos a contabilizar para pago CRITERIO DE Los para pago obligaciones pendiendo el tipo obligación podrán ser: factura compra, cuenta cobro, contratos o solicitud pago obligación sin factura o documento equivalente, estos ben ir acompañados anexos que evincien la acreencia a favor un tercero por bienes o servicios adquiridos por la Universidad u otro concepto asociado con las necesidas institucionales. Estos ben estar bidamente diligenciados, autorizados y firmados por el funcionario competente, las facturas, cuentas cobro, contratos y documento para el pago la obligación Cada vez que se registren pagar en el sistema Iceberg Analista Contable para pago revisadas Liquidar las ducciones e impuestos Municipales y Nacionales cada obligación para pago La liquidación impuestos se realiza acuerdo con las normas establecidas por la Dirección Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y acuerdos Municipales, para cada tipo obligación. pago Cada vez que se registren pagar en el sistema Iceberg. Analista Contable para pago y Registros en sistema ICEBERG Página 4 9 Se consira COPIA NO ADA al imprimir

5 PLAN DE CRITERIO DE Elaborar cheque el Cheque La información l cheque be coincidir en valor a pagar y beneficiario aprobado por la vicerrectoría administrativa y financiera. Adicionalmente el cheque be tener sello seco y la impresión l valor l monto a pagar realizada por el protectógrafo cheques elaborados Protectógrafo Sello seco elabore un cheque Auxiliar Egresos Comprobante egreso Revisar cheques y Entregar cheques en la fecha programada Cheques y para el pago Cheques Aplicar requisitos y políticas internas establecidas para el pago obligaciones. Para la entrega cheques a respectivos beneficiarios, éste be presentar documento intificación, en el caso persona natural la cedula ciudadanía, en caso persona jurídica be presentar carta o sello la empresa. Para entrega a persona diferente a la relaciona en el cheque se be presentar fotocopia la cedula l beneficiario y carta original don se autoriza la entrega a tercera persona. la obligación a pagar. para la entrega l cheque requiera pagar una obligación entreguen cheques Administrativo y Financiero Auxiliar Egresos Página 5 9 Se consira COPIA NO ADA al imprimir Cheques aprobados (Comprobantes Egresos) Comprobante egresos y/o Carta autorización entrega a terceros

6 PLAN DE CRITERIO DE Elaborar el reporte relación pagos por transferencia Reporte relación pagos El reporte relación pagos por trasferencia be contener la información todas las obligaciones a cancelar por este medio. Igualmente cada una be tener relacionado número factura con valor contabilizado, número cuenta l beneficiario, tipo cuenta, NIT y nombre l beneficiario y monto a cancelar. el reporte realice pago por trasferencia Auxiliar Egresos Reporte relación pagos por trasferencia Revisar la información cargada para pagos por transferencia Información pagos por trasferencia Se be verificar que la información cargada en el sistema para el pago por trasferencia coincida con respectivos enviados s las unidas correspondientes. Se verifica nombre beneficiario, numero intificación, número y tipo cuentas bancarias, factura o documento soporte para pago, valor a consignar. la información pagos cargada en el sistema Equipo Internet e realice pagos por trasferencia Coordinador Tesorería Registros pagos a realizar por trasferencia Página 6 9 Se consira COPIA NO ADA al imprimir

7 PLAN DE CRITERIO DE La autorización pagos electrónicos por conceptos nómina docente y administrativa está a cargo l Coordinador Tesorería a través la página web la entidad bancaria correspondiente, para lo cual be revisarse la información reportada por la coordinación nómina y la firma primera aprobación por parte esta unidad. Autorizar el pago electrónico a través la página web las entidas Trasferencia Bancaria Pagos Seguridad Social y Parafiscales está a cargo l Coordinador Tesorería para lo cual solo se realiza una firma aprobación (Políticas l Banco). Para pago a proveedores la autorización está a cargo dos partes, la primera a cargo l Coordinador Tesorería y la segunda pue ser el Administrativo y Financiero o el Jefe s. Para autorizar pago (primera Firma) se berá revisar que la información l reporte pagos en físico coincida con la información cargada en la plataforma l Banco. Pago servicios públicos a través la plataforma l banco se requiere aprobación por parte la Coordinación Nómina y la Coordinación Tesorería. Ingresando a la aplicación para transferenci a Equipo Internet Página 7 9 e realice pagos por transferencia Coordinador Tesorería Se consira COPIA NO ADA al imprimir Relación Pagos Electrónicos

8 PLAN DE Aprobar solicitud elaboración cuentas por cobrar Documento solicitud cuenta por cobrar CRITERIO DE La solicitud la cuenta por cobrar, be contener la scripción tallada l concepto por el cual se genera el cobro, estos puen ser: contratos, convenios y/o servicios entre la Universidad y terceros. Si la cuenta cobro está relacionada con servicios en cuales no medie un contrato o convenio, se berá anexar respectivos correspondientes a la solicitud. las cuentas cobro y apruebe las cobrar Administrativo y Financiero Cuenta por cobrar aprobada Presentar reporte vía e- mail estado Cartera al Administrativo y Financiero Reporte estado Cartera El reporte estado cartera be contener la información conciliada saldos registrados en módu cartera y contabilidad l sistema ICEBERG en la que se relaciona las cobrar. Este reporte se envía a través correo electrónico al vicerrector según solicitud. saldos las cuentas por cobrar en módu contabilidad y cartera Equipo Sistema ICEBERG realice el reporte estado cartera Auxiliar ía Administrativa y Financiera Reporte Estado Cartera / . Página 8 9 Se consira COPIA NO ADA al imprimir

9 PLAN DE Determinar si existen cobrar que requieren gestión jurídica para el cobro Cuentas por cobrar en mora CRITERIO DE Las cobrar vencidas, a las cuales se les gestionó el cobro persuasivo, y no fue posible el recaudo o la cancelación por parte l cliente, berán ser reportadas a la Oficina Asesoría Jurídica para la respectiva gestión cobro estados cartera Equipo Sistema Iceberg revise el reporte estado la cartera Administrativo y Financiero Notificación cobrar a oficina asesoría jurídica E- mail. Determinar si existen cuentas que requieren cobro jurídico Cuentas por cobrar en mora Las cobrar vencidas, a las cuales se les gestionó el cobro pre-jurídico, y no fue posible el recaudo o la cancelación por parte l cliente, berá iniciarse cobro jurídico a través la Oficina Asesoría Jurídica estados cartera y el reporte gestión l asesor Jurídico. Equipo Sistema Iceberg revise el reporte estado la cartera Administrativo y Financiero Notificación cobrar a oficina asesoría jurídica E- mail. Elaboró: Gloria Patricia Libreros Cargo: Coordinadora Tesorería Fecha: 17/OCT/2013 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador Calidad Fecha: 17/OCT/2013 Firma: Aprobó: Félix Rodríguez Ballesteros Cargo: Administrativo y Financiero Fecha: 18/OCT/2013 Firma: Página 9 9 Se consira COPIA NO ADA al imprimir