OUTLOOK. Configuración del correo institucional de Office 365 en el cliente Outlook local para equipos Windows

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1 OUTLOOK Configuración del correo institucional de Office 365 en el cliente Outlook local para equipos Windows Gerencia de Servicios Tecnológicos UNIMINUTO 2018

2 1. Qué es Office 365? Office 365 es una plataforma de productividad y colaboración que UNIMINUTO ha habilitado para sus colaboradores (administrativos y profesores con y que te permitirá: Tener un nuevo servicio de correo electrónico con mayor capacidad, y con funcionalidades para el trabajo colaborativo que podrás configurar a través del Outlook en tu pc o consultar a través de la web. Obtener mayor capacidad de almacenamiento para tu información institucional. Crear contenido, compartirlo, editarlo y realizar contribuciones en línea con tus compañeros. Colaborar con tu equipo de trabajo desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y con mayor seguridad. 2. Qué es Outlook? Outlook es un servicio de correo electrónico que te permitirá desde tu PC o dispositivo móvil: Organizar el correo electrónico para centrarse en los mensajes más importantes. Administrar el calendario para programar reuniones y citas fácilmente. Compartir archivos desde la nube para que los destinatarios siempre tengan la versión más reciente. Seguir conectado y productivo desde cualquier lugar. 3. Objetivo Esta guía tiene como objetivo orientar a los colaboradores de UNIMINUTO en la configuración del correo institucional de UNIMINUTO desde el servicio Office 365 al cliente de correo Outlook 2016 para Windows. Permitiendo la consulta de los correos almacenados en el cliente de correo Outlook 2016, una vez sea habilitado el servicio de correo institucional desde Office Alcance Colaboradores de UNIMINUTO que requieran hacer la configuración del cliente de correo Outlook para gestionar el correo alojado en el servicio Office 365 de Microsoft.

3 5. Consideraciones Generales Antes de ejecutar los pasos descritos en el presente instructivo por favor ten en cuenta: Haber realizado el cambio de contraseña del correo institucional desde el servicio Tu Clave ( Verificar que el equipo donde se va a configurar la cuenta esté conectado a la red (hacer una prueba accediendo a un sitio Web externo p.ej. Google). Verificar que la versión de Office instalada en el equipo de cómputo corresponda a Office Tener configurado el cliente de correo Outlook, para la gestión del correo desde el servicio Zimbra. En caso contrario, podrás contactar a un técnico en tu sede para que te ayude en el proceso. 6. Guía 6.1 Verificar la versión de Office Para verificar la versión de Office instalada en tu equipo, sigue los pasos que se describen a continuación: 1. Abre cualquier aplicación de Office (Word, Excel o Power Point) y crea un nuevo documento. Selecciona la opción Archivo en la parte superior izquierda de la pantalla.

4 2. A continuación, selecciona la opción Cuenta o Ayuda del menú que se despliega. 3. Verifica la información que se despliega en Información del producto en la sección derecha de la pantalla. Si la versión instalada corresponde a una diferente a Microsoft 2016, es necesario contactar a la mesa de ayuda o técnico de soporte de su sede.

5 6.2 Configuración del correo Office 365 en Outlook. Para configurar el cliente de correo Outlook, y gestionar tu cuenta de correo institucional de UNIMINUTO desde el servicio Office 365, sigue los pasos que se describen a continuación: 1. En el menú inicio o en la barra inferior de tu equipo busca la aplicación Outlook y haz clic para abrir la aplicación.

6 2. En el menú Archivo, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, selecciona la opción Agregar cuenta.

7 3. A continuación, aparecerá la siguiente pantalla, en la cual debes ingresar los datos solicitados así: Su nombre: nombre completo (como aparecerá en los mensajes que usted envíe). Dirección de correo electrónico: cuenta de correo electrónico institucional de UNIMINUTO Contraseña: contraseña de acceso al servicio de correo electrónico institucional (recuerde que previamente debió haber realizado el cambio de contraseña desde el servicio Tu Clave ( NO activar la casilla Configuración manual o tipos de servidores adicionales

8 4. Una vez ingreses los datos, da clic en el botón Siguiente 5. El asistente de Outlook, iniciará la configuración automática del correo.

9 6. Al finalizar el proceso te mostrará la siguiente ventana. Da clic en el botón Finalizar. 7. A continuación, aparecerá la siguiente pantalla en la que indica que debes reiniciar Outlook para aplicar los cambios. Da clic sobre el botón Aceptar

10 8. Al iniciar Outlook, se desplegará la siguiente ventana. Debes esperar a que Outlook aplique los cambios y cargue los datos de tu buzón de correo. 9. Al iniciar de nuevo Outlook, la Bandeja de entrada del correo de Office 365 aparecerá vacía, puesto que aquí comenzarán a llegar los mensajes a partir de ahora y en la parte inferior de la pantalla de Outlook, podrás ver la Bandeja de entrada de tus correos que estaban en Zimbra. Bandeja de entrada de tu nuevo correo de Office 365 Bandeja de entrada de tus correos que estaban en Zimbra.

11 10. Ahora debes cambiar la configuración para que, en adelante, los correos se envíen desde la cuenta de correo del servicio Office 365. Para esto, ve al menú Archivo y seleccione la opción Configuración de la cuenta 11. Selecciona la cuenta identificada con el Tipo Microsoft Exchange y da clic en la opción Establecer como predeterminado, ubicado en la parte superior.

12 12. Ahora se debe visualizar la cuenta de Microsoft Exchange en el primer lugar de la lista y con el signo de validación activado. Verifica y da clic en el botón Cerrar Una vez realizada esta configuración, ya podrás comenzar a enviar y recibir mensajes desde la plataforma de Outlook con tu cuenta de Office 365. También podrás consultarlos en la web a través de la URL: Nota: La plataforma de Zimbra quedará de consulta durante 6 meses a partir de la fecha en que se realice el cambio del servicio de correo y podrás ingresar a revisar la información que tenías allí a través de la URL: Si presentas algún inconveniente o necesitas ayuda, debes contactar a la mesa de ayuda de tecnología en tu sede, o realizar la solicitud a través de nuestros canales de atención: La herramienta de gestión de incidentes y requerimientos O comunicarte a nuestra línea telefónica de soporte en Bogotá (1) ext

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