Documentos DELTA. Justificación, Conformación y Puesta en Marcha HACEMOS LA DIFERENCIA AGREGANDO VALOR

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2 SUBTITULO.:: INTRODUCCIÓN ::. Aunque en forma jocosa comúnmente se dice que la creación de un comité es el primer paso al fracaso, es claro que los Comités de Tecnología Informática es un enfoque de mejores prácticas para alinear las prioridades de la aplicación de las tecnologías de información y comunicaciones (TIC) con los objetivos y prioridades del negocio. Un comité de tecnología efectivo debe estar plenamente justificado, tener claro cuáles son sus objetivos, y ser lanzado oficialmente para que brinde los resultados esperados. Abordaremos en este documento algunos lineamientos para el establecimiento de un Comité de Tecnología Informática con estas condiciones..:: JUSTIFICACIÓN ::. Está claramente establecido dentro de los principios de Gobierno de TI que la responsabilidad por la obtención de los resultados en la aplicación de las TIC no es del resorte exclusivo del área técnica de la compañía, sino que es una responsabilidad compartida, y principalmente asignada, a la dirección de la empresa. Ya las TIC no son un proceso para reseña de información histórica y cumplimiento con requerimientos de ley, sino una herramienta para la adecuada y efectiva toma de decisiones, cuya ausencia se convierte en un riesgo de alto impacto para la compañía. También es claro que los recursos económicos en las empresas son limitados, por lo que hay que hacer una adecuada asignación de estos recursos escasos a los proyectos que mayor impacto tengan en el resultado u objetivo del negocio. La asignación de los recursos por sí sola no genera los resultados esperados, lo que exige también unas funciones de monitoreo, seguimiento y control para validar que la aplicación de los recursos está generando los rendimientos esperados, y tomar las decisiones correctivas en caso que no sea así. Más que entes vigilantes entonces, lo que se requiere es un equipo de trabajo interdisciplinario, con un liderazgo al más alto nivel, que pueda efectuar las tareas requeridas para obtener los resultados de la inversión en Tecnología Informática. Los impulsadores para la conformación de estos comités son principalmente la necesidad de toma decisión conjunta y consenso del negocio sobre las inversiones estratégicas en TI. Por último, Los Objetivos de Control para la Tecnología de Información y Tecnologías Relacionadas, (CobiT 1 ), marco de referencia para la adecuada administración de las TIC, incluye como directriz dentro del dominio de Planear y Organizar, específicamente PO4.2 Comité Estratégico de TI y PO4.3 Comité directivo de TI, recomiendan el establecimiento de estos comités. Un comité de tecnología informática genera beneficios tanto para el Gerente de TI como para la empresa como un todo: Enfoque del Negocio. A menudo, el departamento de TI implementa soluciones de tecnología, no soluciones de negocio. El mandato más fuerte para el Comité de tecnología informática es encontrar soluciones de negocio que se puedan apalancar en la tecnología. Priorización. Al momento de elaboración de presupuestos, se asignan se asignan los recursos para Tecnología 1 CobiT 4.1, IT Governance Institute COMITÉS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Visítenos en la Web Página 2 de 5

3 Informática según las recomendaciones consensuadas para el negocio. Transparencia. Otros departamentos podrán identificar el estado de sus demandas al departamento de TI en el contexto mayor de planes estratégicos, y por lo menos entender (aunque no necesariamente compartir), el mecanismo con el cual de tomaron las decisiones de un proyecto sobre otro. Rendición de Cuentas. El departamento de TI no puede ser acusado de nepotismo. Si el comité aprueba un proyecto que es motivado políticamente o donde no se muestran claramente las métricas, la responsabilidad es del comité, no del departamento de TI. Un Comité de Tecnología Informática efectivo contrarresta la tarea más frustrante de un Director de TI, manejando la demanda del negocio sobre el departamento de TI a través de una autorregulación y rendición de cuentas sobre estas decisiones..:: CONFORMACIÓN ::. El comité de tecnología informática es un cuerpo de gobierno que revisa, monitorea y prioriza los grandes proyectos de TI desde una perspectiva multifuncional. Hay dos aspectos claves en los cuales se debe enfocar el comité de Tecnología Informática: Alineación: El comité ayuda en el aseguramiento de que la estrategia de TI esté alineada con los objetivos estratégicos de la organización Propiedad: Las unidades de negocio representadas en el comité de tecnología informática, tienen la propiedad última sobre las decisiones estratégicas de las TIC, ya que estas decisiones tendrían impacto sobre sus procesos. Son funciones del comité de tecnología informática, según parámetros de CobiT: Determinar las prioridades de los programas de inversión de TI alineadas con la estrategia y prioridades de negocio de la empresa Dar seguimiento al estatus de los proyectos y resolver los conflictos de recursos Monitorear los niveles de servicio y las mejoras del servicio. No es función del comité de tecnología informática hacer la tarea del departamento de TI. El comité de TIC juega un papel importante en el gobierno de TI, sin embargo debe entender que el manejo efectivo y eficiente del alcance es indispensable para el éxito. Las tareas que debe desempeñar el Comité de Tecnología Informática se pueden ordenar de la siguiente manera, por orden de importancia: 1. Priorización de Proyectos de TI 2. Aprobación de proyectos de TI 3. Planeación Estratégica de TI 4. Fijación de Políticas y Estándares para TI 5. Monitoreo del Portafolio de proyectos de TI 6. Asignación de recursos de TI 7. Revisar asuntos operacionales de TI 8. Presupuestacíon y proyección de la inversión y gasto de TI En algunas empresas este orden puede variar, sin embargo los tres primeros son comunes a todas las empresas. En este orden de ideas, entonces el Comité de Tecnología Informática debe estar conformado por personas que tengan el empoderamiento para llevar a cabo las tareas mencionadas arriba. De lo contrario, COMITÉS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Visítenos en la Web Página 3 de 5

4 el comité carecería de efectividad, y entraría a formar parte del grupo de las reuniones que no aportan nada terminando por desvanecerse por falta de actividad. El comité de tecnología informática debería contar con los siguientes miembros: Gerente de TI, CIO, o similar Gerente General / Presidente / CEO Finanzas Ingeniería Mercadeo Operaciones Recursos Humanos Entes de Control (Auditoría, etc.) Debe quedar claro que sin la participación del Gerente/Presidente/CEO dentro del Comité de Tecnología Informática, se pierde el liderazgo natural dentro de las reuniones..:: PUESTA EN MARCHA ::. Se aprecia que los miembros del Comité de Tecnología Informática son prácticamente los mismos que componen los comités Directivos (que no las Juntas Directivas) de las empresas. Llamamos Comité Directivo al Presidente/Gerente/CEO de la compañía y sus inmediatos colaboradores. En este orden de ideas, hay una tendencia marcada a que el Comité de Tecnología Informática (o sus obligaciones) se lleven a cabo dentro de las sesiones ordinarias de los Comité Directivo, que ya están conformados y ya sesionan regularmente para tocar temas de Tecnología Informática. Bien sea que el Comité Ejecutivo o Comité Directivo actúe en funciones de Comité de TIC o que se constituya uno aparte, se deben observar ciertos pasos que permitirán que el comité madure y genere los beneficios esperados. El primer paso es constituir el Comité de Tecnología Informática, o asignarle las responsabilidades de este comité al Comité Directivo / Ejecutivo. Este paso se hace mediante un acta de constitución, donde se deben incluir por lo menos: Objetivo del Comité o Funciones Principales o Responsabilidades Miembros o Miembros nombrados o Funciones de los miembros Reuniones o Agenda o Frecuencia Una vez constituido el comité, sus primeras sesiones serán para definir las mecánicas que utilizará para ejercer sus funciones, las cuales se pueden resumir en tres grupos: Fijación de políticas Control Monitoreo A manera de ejemplo, tomando la tarea prioritaria de asignación de prioridades, es indispensable que toda la compañía tenga claro el mecanismo con el cual se hacen estas asignaciones, para garantizar el principio de transparencia que debe gobernar el comité. Existen varias metodologías para asignación de prioridades sobre proyectos ya aprobados, y por lo general cada compañía tiene ya sus métodos para hacerlo, dejando simplemente la tarea de ajustarlo para acomodarlo a los proyectos de TIC. Otro ejemplo sería sobre la aprobación de proyectos de TI, el segundo en importancia. Qué criterios se utilizarán para aprobar o improbar un proyecto de TI? Retorno sobre COMITÉS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Visítenos en la Web Página 4 de 5

5 la inversión, necesidad competitiva o exigencia regulatoria, o todas. El establecer estos criterios claramente hará que los proyectos que lleguen al comité por lo menos tengan estos criterios en mente. Es necesario también fijar los parámetros con los cuales se medirá el desempeño del departamento de TI, tarea también bajo responsabilidad del Comité de TIC. Actualmente se utilizan métricas como proyectos cumplidos, o tiempo de disponibilidad de recursos de TIC, sin embargo estas son solo métricas de uno de los elementos necesarios. Se recomienda en este caso la construcción de un tablero de comando bajo la metodología de Balanced Scorecard de tal manera que se tenga una clara definición de los objetivos del negocio a los cuales TI le está aportando, y la cantidad y calidad de éste aporte..:: CONCLUSIONES ::. Los Comités de Sistemas van y vienen, la mayoría por falta de una estructura adecuada para la asignación de responsabilidades y participación de las personas de nivel adecuado. Ahora ya deja de ser opcional, y se vuelve un organismo requerido por las mejores prácticas en el Gobierno de TI. Son claros los beneficios que se pueden obtener de una correcta y eficiente operación de un Comité de Tecnología Informática. No tener un comité en pié genera un posible costo de oportunidad e HACEMOS LA DIFERENCIA AGREGANDO VALOR En nuestros 19 años de experiencia, nos hemos especializado en agregar valor a nuestros clientes mediante la prestación de servicios de asesoría y consultoría aplicando metodologías probadas y efectivas en la obtención de productividad, eficiencia, y competitividad, a través de la tecnología informática. Nuestro portafolio de servicios de asesoría responde a las necesidades de nuestros clientes. Nuestro servicio de asesoría persigue agregar valor a su negocio. Consúltenos. PARA MAYOR INFORMACIÓN PUEDE CONTACTAR AL AUTOR VÍA INTERNET AL CORREO ELECTRÓNICO: mailto:docum@deltaasesores.com Ó VISITARNOS EN LA WEB: inefectividad en la inversión en TIC. COMITÉS DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Visítenos en la Web Página 5 de 5