CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

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1 CARACTERIZACION DEL PROCESO GESTIÓN SERVICIOS /V2 OBJETIVO: Suministrar los bienes y servicios requeridos por los clientes internos oportunamente y cumpliendo con los requisitos de calidad establecidos. RESPONSABLE: Administrativo y Financiero SEGUIMIENTO Y/ O MEDICIÓN: % de compras recibidas conforme a especificaciones, % de servicios recibidos conformes, % de compras entregadas oportunamente por el, % de compras entregadas oportunamente al usuario PROCESOS QUE INTERACTÚAN: PLANEACION INSTITUCIONAL, GESTIÓN FINANCIERA, GESTION LOGISTICA Y MANTENIMIENTO, GESTIÓN DE LA CALIDAD, MERCADEO Y COMUNICACIONES. RECURSOS: Humano, hardware,software, teléfono, internet, fax, impresora multifuncional, oficinas, bodega. REQUISITOS ISO 9001: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.5.3, 7.1, 7.2.1, , 7.2.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.5, 8.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, PROVEEDOR (PROCESO) ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN/ DOCUMENTOS DE SOPORTE RESPONSABLE SALIDA CLIENTE (PROCESO) INICIO dependencia (MERCADEO Y COMUNICACIONES) (GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN)/ (GESTION LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) pedido refrigerios y almuerzos 1. VERIFICAR LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Los interesados solicitan la diponibilidad presupuestal para la compra, en la oficina de presupuestos y costos. NOTA: Las solicitudes de refrigerio y almuerzos se manejan según lo establecido en el "Procedimiento para solicitudes de refrigerios y almuerzos" Directores o Jefes de dependencia/ Auxliar de Presupuesto/ Jefe de Presupuestos y Costos pedido (Con disponibilidad presupuestal verificada) GESTION BIENES Y SERVICIOS Página 1

2 pedido (Con disponibilidad presupuestal verificada) Listado de 2. TRAMITAR LA COMPRA Se analiza la solicitud de pedido y se procede a solicitar cotizaciones según el "Procedimiento de compras" a los. NOTA: Todos los son evaluados antes de ser ingresados en el Listado de es según el "Procedimiento de evaluación, selección y reevaluación de " Información para el registro del / Inormación de productos o servicios a cotizar Registro de Nuevos (evaluados)/ Listado de (actualizado) Cotizaciones 3. ANALIZAR LAS COTIZACIONES Y SELECCIONAR AL PROVEEDOR Se analizan las cotizaciones recibidas para seleccionar el acorde a lo establecido en el "Procedimiento de evaluación, selección y reevaluación de ". Nota: La responsabildad de la selección del, varía según el monto de la compra. Junta de Compras/ Comité de planeación/ Administrativo y Financiero Matriz comparativa de cotizaciones (Con información del ) Jefe de compras Jefe de compras Información del 4. TRAMITAR LA ORDEN DE COMPRA Se elabora la "" y se obtiene la autorización respectiva según el "Procedimiento de compras". Se envía la "" al vía o por fax. NOTA: 1. Cuando se trate de la adquisición de un servicio, el solicitará a la oficina de Gestion Jurídica, la elaboración del respectivo Contrato. 2. Cuando se trate de material publicitario se anexa copia el Arte Aprobado a la Orden de Compra y el Diseñeador Gráfico envía en medio digital el respectivo archivo, al. Asesor jurídico/ Ordenador del gasto/ Junta Directiva / Diseñador Gráfico (Con Arte aproabada cuando aplique) Contrato de Prestación de Servicios / Jefe GESTION BIENES Y SERVICIOS Página 2

3 COMPRA solicitará a la oficina de Gestion Jurídica, la elaboración del respectivo Contrato. 2. Cuando se trate de material publicitario se anexa copia el Arte Aprobado a la Orden de Compra y el Diseñeador Gráfico envía en medio digital el respectivo archivo, al. Ordenador del gasto/ Junta Directiva / Diseñador Gráfico Contrato de Prestación de Servicios / Jefe / Jefe Información sobre la compra 5. REALIZAR SEGUIMIENTO A LA COMPRA Se mantiene contacto con el para realizar seguimiento al tiempo de entrega y cualquier necesidad de cambio que se requiera, ajustando la "" si es necesario. Jefe de Almacén ( modificada cuando aplique) / Jefe Jefe de Almacen Bien o servicio/ Factura / Cuenta de cobro / Contratos 7. RECIBIR EL BIEN O SERVICIO COMPRADO Se recibe el bien o servicio según lo establecido en el "Procedimiento de recibo y entrega de bienes" Se verifica que el bien suministrado por el cumpla las especificaciones establecidas en la "" y se realiza la "Entrada a almacén". NOTA: Cuando se trate de un servicio, el se asegura de recoger la firma en el "Acta de Recibo a satisfacción de servicios" por parte de quien lo recibió. Jefe de Almacen/ dependencia/ Jefe de Compras Bien o servicio (recibido) / Entrada a almacen Factura/ Orden de compra/ Cuenta de cobro (visada)/ Acta de Recibo a satisfacción de servicios dependencia o su delegado/ Jefe de BIENES Jefe Presupuestos y Costos (GESTIÓN FINANCIERA) GESTION BIENES Y SERVICIOS Página 3

4 8. EL BIEN ES UN ACTIVO FIJO? NO ALMACENAR EL BIEN, teniendo en cuenta las recomendaciones del fabricante, para garantizar su preservación. Pasar a la actividad # 10 SI 9. ROTULAR Y ENTREGAR EL MANEJO AL JEFE DE INVENTARIO Se identifica el activo fijo, con el respectivo rótulo consecutivo y se entrega la entrada de almacén al Jefe de Inventarios para que ingrese la información en el software de inventario de activos fijos según lo establecido en el "Procedimiento de administración de activos fijos" Jefe de Almacen Bienes (almacenados/ preservados)/ Entrada de almacén/ Solicitud de pedido 10. ENTREGAR EL BIEN SOLICITADO Se entrega al Solicitante el bien de acuerdo al "Procedimiento de recibo y entrega de bienes", asegurándo recoger la firma de recibido a satisfacción en el formato de " Salida de Almacén". Cuando se trate de un activo fijo, el Jefe de Almacén entrega copia de la "Salida de Almacén" al Jefe de inventarios, para que realice el registro en el Software de Activos Fijos. Jefe de Almacen/ Auxiliar de Almacen/ Jefe de inventario Bien (entregado)/ Salida de Almacen/ Inventario de activos fijos (actualizados) dependencia solictante / Jefe de Inventario Personal de la institución Información sobre los no conformes detectados 11. SE DETECTA PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME? SI Se maneja según el "Procedimiento para el tratamiento de producto o servicio no conforme" almacen/ Coordinador de gestión de calidad Registro de producto o servicio no conforme/ Consolidado de PSNC BIENES Y / Coordinador de gestión de calidad CALIDAD) GESTION BIENES Y SERVICIOS Página 4

5 NO administrativo y BIENES Registros del proceso/ Consolidado de PSNC 12. REALIZAR SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DEL PROCESO Periódicamente se analizan los datos de entrada y se toma acción según lo establecido en el "Procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora" financiero Informe de gestión del proceso/ Tablero de indicadores gestión/consolidado PSNC/ AC-AP-AM almacen (GESTIÓN / Coordinador de gestión de calidad CALIDAD)/ Comité de calidad ALTA DIRECCIÓN) FIN Elaborado por Aprobado por Nombres Camilo Guerrero Buelvas Piedad Martinez Carazo Cargo Administrativo y Financiero Rectora Firma Original Firmado Original Firmado GESTION BIENES Y SERVICIOS Página 5