Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad proceso. Responsabilidad en el Espacio Académico:

Transcripción

1 Versión vigente No. 05 Fecha: 14/10/09 Proceso: Almacenes Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas Administrador del proceso: Jefe de Departamento Responsabilidad: Independientemente de otras responsabilidades establecidas en su cargo, el responsable del proceso debe: 1. Planificar, documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el proceso de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP. 2. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. 3. Informar a la Alta Dirección el desempeño del proceso. 4. Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo. 5. Recibir los bienes y servicios con oportunidad y controlar la recepción y entrega de los bienes vinculados con los centros de costo. Responsabilidad en el Espacio Académico: 1.Implementar y dar seguimiento al proceso en su espacio 2.Informar al responsable del proceso de la administración central cambios y/o mejoras del proceso y al sistema de gestión de la calidad 3. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso en su espacio académico. 4.Informar e implementar los cambios autorizados al proceso Autoridad: 1. Gestionar los recursos para garantizar la operación de este proceso en su espacio académico. Usuario: Espacio Académico y/o Dependencias Administrativas. Proveedor: Proveedor interno: Departamento de Compras Proveedor externo: Hace referencia al catálogo de proveedores vigentes de la UAEM Proveedores no registrados en el catálogo de la UAEM Entradas: Relación de bienes adquiridos Recepción de bienes cotejados contra pedido Facturas Salidas: Entrega de bienes al espacio académico o dependencia administrativa. 6. Vigilar el cumplimiento de los proveedores a los contratos-pedidos adjudicados. 2. Solicitar auditorias a su proceso 7. Recibir los bienes amparados en los contratos-pedidos que hayan sido adjudicados a determinada unidad económica y que deban resguardarse Página 1 de 6

2 en el Almacén de la UAEM. Autoridad: 1. Autorizar los documentos del proceso. 2. Gestionar los recursos para garantizar la operación de este proceso. 3. Solicitar auditorías a su proceso. 4.-Mantener actualizados los inventarios. 5.-Verificar y registrar conforme ha pedido el suministro de bienes o servicios por parte de los proveedores. 6.-Aceptación o devolución de los bienes suministrados por los proveedores. 7. Recibir los bienes a que se obligó el proveedor en el contrato-pedido adjudicado (aún fuera del tiempo pactado mientras no le es informada situación diversa por área diversa competente) 8. Vigilar que la entrega de los bienes que realiza la unidad económica de que se trate, se ajuste de manera estricta a lo pactado en el contrato pedido correspondiente. Página 2 de 6

3 Requisitos de entrada: Tabla de Enfoque a Procesos: Almacenes Requisitos de las entradas y salidas Presentar documento en donde vayan debidamente especificadas las características de los bienes a recibir. Nota de entrega de Almacén firmada por el usuario. Requisitos de salidas (servicio): Nota de entrega de almacén y entrega de los bienes en optimas condiciones de funcionamiento Documentación que se utiliza para realizar el proceso Documentos de origen interno: Relación de pedidos Documentos de origen externo: Facturas del proveedor. Registros: Ver lista maestra de documentos Requisición Ver TRS del proceso Seguimiento y medición del proceso y del servicio Proceso: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá: Almacenes Qué se medirá: Cumplimiento de las especificaciones de entrega de los bienes. Jefe del Departamento de Almacén General y de Reconstrucción. Salidas de almacén presentadas contra salidas de almacén no surtidas o surtidas incompletas. Trimestralmente Servicio: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá: Satisfacción del Usuario Qué se medirá: Satisfacción del Usuario mediante cuestionarios. Jefe del Departamento de Almacén General y de Reconstrucción. Cuestionarios de satisfacción del usuario. Análisis y evaluación satisfacción del usuario. Trimestralmente Página 3 de 6

4 Recursos utilizados en el proceso Interacción con otros procesos del SGC Personal: Jefe del Departamento de Almacén General y de Reconstrucción Auxiliares de almacén Capturista Infraestructura: Equipo de Cómputo Red informática Sistema de Recursos Materiales (SIIA) Impresoras Líneas telefónicas 1. Actualización de Inventarios de Bienes Muebles Para el activo fijo se facilita documentación correspondiente para el registro del Patrimonio Universitario. 2. Emisión de Estados Financieros Conciliación mensual de la valoración del stock. 3. Compras Se envía requerimiento a través de solicitud para abastecimiento del Almacén. Se recibe la documentación para la atención de artículos normalizados extraordinarios. 4. Procesos de Contratación y Seguimiento de Adquisiciones Envío de documentación soporte sobre el comportamiento de la recepción de los bienes consumibles para el abastecimiento del Almacén. Recepción de la documentación del Procedimiento Adquisitivo correspondiente. 5. Desarrollo de Sistemas Soporte técnico para la operación del SIIA Página 4 de 6

5 Etapas del proceso Verificación Seguimiento, monitoreo, supervisión Medición Validación Inspección Etapas proceso: de 1. Solicitud para abastecimiento al almacén a través de oficio y Listado. Verificación: 1. Entrega del Listado de Artículos para Abastecimiento de almacén al Departamento de Compras. Seguimiento, supervisión: monitoreo, 1. Supervisión a los pedidos que se envían. Medición 1. N/A Validación: 1. N/A Inspección: 1. Que sea recibido en tiempo y forma 2. Adquisición de Papelería, Consumibles de Computo y Materiales de aseo 2. Elaboración de Requisición y pedido para el abastecimiento del almacén. 3.- Recepción de Papelería, Consumibles de Cómputo y Materiales de aseo. 3. Recepción de bienes cotejados contra pedido y factura. Página 5 de 6

6 Preservación Propiedad del cliente Preservación: Los bienes se identifican a través de una tarjeta con la descripción del artículo, así como con su respectiva clave. Propiedad del cliente (sólo si aplica): Todos los artículos que se encuentren en el almacén se encuentran asegurados por un periodo de un año. Página 6 de 6