Proceso: GESTIÓN DE FORMACIÓN Procedimiento: ACOMPAÑAMIENTO

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1 Página 1 de 21 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD NORMA ISO 9001: 2000 Responsable del Proceso Rectora Responsable del Procedimiento Coordinador (a) de Convivencia Coordinador (a) de Preescolar y Básica Primaria Coordinador (a) de grupo. Psico-orientadora Versión del Documento Fecha de Vigencia 01 Febrero de 2008 Causa del Cambio Control de Cambios en el Documento Cambio Realizado Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Coordinadores Comité de Calidad Rectora

2 Página 2 de 21 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE APOYO TERMINOLOGÍA DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001: FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INDICADORES SERVICIO NO CONFORME ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA ANEXOS ANEXO 1: -R01 LISTA DE COORDINADORES DE GRUPO ANEXO 2: -R02 OBSERVADOR DE LA ESTUDIANTE ANEXO 3: -R03 SEGUIMIENTO ESTUDIANTIL DIARIO ANEXO 4: -R04 DEBIDO PROCESO DISCIPLINARIO ANEXO 5: -R05 COMPROMISO DE CONVIVENCIA Y/O ACADÉMICO ANEXO 6: -R06 CITACIÓN O NOTIFICACIÓN A PADRES DE FAMILIA O ACUDIENTES ANEXO 7: -R07 AUTORIZACIÓN SALIDA DE ESTUDIANTES ANEXO 8: -R08 AUTORIZACIÓN ENTRADA TARDE DE ESTUDIANTES ANEXO 09: -R09 PLANILLA VALORATIVA DE COMPORTAMIENTO SOCIAL ANEXO 10: -R10 PLANILLA DE ASISTENCIA ANEXO 11: -R11 REGISTRO DE ASISTENCIA DIARIO ANEXO 12: -R12 AUTORIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA O ACUDIENTES ANEXO 13: -R13 AUTORIZACIÓN PORTE IRREGULAR DEL UNIFORME ANEXO 14: -R14 CITACIÓN A ESTUDIANTES ANEXO 15: -R15 REMISIÓN A PSICO-ORIENTACIÓN ANEXO 16: -R16 HISTORIA CLÍNICA PSICO-ORIENTACIÓN ANEXO 17: -R17 INFORME DE ORIENTACIÓN ESCOLAR ANEXO 18: -R18 DIAGNÓSTICO GRUPAL... 21

3 Página 3 de 21 1 OBJETIVO Aplicar los parámetros necesarios para el acompañamiento personal y grupal de las estudiantes en su desempeño académico, disciplinario y comportamiento general, para contribuir con su proceso de formación integral. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica para el acompañamiento personal y grupal en las secciones de Preescolar, Básica Primaria, Básica Secundaria y Educación Media Técnica. 3 DOCUMENTOS DE APOYO Constitución Política de Colombia Ley 115 de 1994 Ley 1098 de 2006, de Infancia y Adolescencia Cartillas Competencias Ciudadanas 4 TERMINOLOGÍA

4 Página 4 de 21 5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001: Flujograma. Inicio MDC-02 Manual de descripción de cargos. Requisitos legales Lineamientos Políticas Institucionales Manual de Convivencia Institucional Cartilla de competencias Ciudadanas del Ministerio de Educación Nacional. PGF-03-R11 Concentrador de Valoraciones PGF-03-R11 Concentrador de Valoraciones Acta de reunión de Consejos de grado Asignar los Coordinadores (as) de grupo Suministrar la información necesaria para desempeñar los cargos. Realizar el acompañamiento personal y grupal a las estudiantes, aplicar el debido proceso, recibir informes de docentes, analizar y consolidar la información por periodo académico, registrar la información relevante en el Observador de la Estudiante. Evaluar la Convivencia Escolar. Realizar los Consejos de grado para apoyar la labor de los Coordinadores de Grupo y levantar informe a las Comisiones de Evaluación y Promoción. -R01 Lista de Coordinadores de grupo -02 Observador de la Estudiante -R03 Seguimiento Estudiantil Diario -R04 Proceso Disciplinario; -R05 Compromiso de Convivencia y/o Académico. -R06 Citación y Notificación para padres o acudientes. -R07 Autorización salida de estudiantes. -R08 Autorización entrada tarde de estudiantes. -R09 Planilla Valorativa De Comportamiento Social. -R10 Planilla de Asistencia -R11 Registro de Asistencia Diario -R12 Autorización De Padres De Familia o Acudientes -R14 Autorización Porte Irregular de Uniforme -R14 Citación a Estudiantes -R15 Remisión a Psicoorientación -R16 Historia Clínica Psicoorientación -R17 Informe de Psicoorientación -R18 Diagnóstico Grupal Fin

5 Página 5 de Descripción del procedimiento No Actividad Cargo responsable Detalle de la Actividad 01 Asignar los Coordinadores de grupo. Rectora, Coordinadores y Psicoorientadora En el mes de Enero se nombran Coordinadores de grupo, atendiendo al manual de descripción de cargos. Se registra en el -R01 Lista de Coordinadores de grupo. 02 Suministrar la información necesaria para desempeñar los cargos Rectora, Coordinadores Se programará una Coordinación de grupo mensual con el fin de hacer un acompañamiento más eficaz, contribuyendo a la formación integral de las estudiantes mediante la solución de problemáticas encontradas y/o planear acciones preventivas. Al inicio del año lectivo se realiza una capacitación para los Docentes sobre el procedimiento de acompañamiento, los registros a diligenciar y un repaso del Manual de Convivencia. En cada grupo hay designada una estudiante (Monitora de Convivencia) que recoge diariamente el -R03 Seguimiento Estudiantil Diario y el -R11 Registro de Asistencia Diario al final de la jornada escolar los entrega en Coordinación. En preescolar y Básica Primaria lo lleva cada Docente. Se informa sobre la importancia de los Consejos de Grado que se realizan finalizando cada periodo, para unificar criterios en el proceso de acompañamiento y las actividades programadas. Se les entrega a los Coordinadores de Grupo el material necesario para desempeñar sus responsabilidades (Manual de Convivencia y registros). 03 Realizar el acompañamiento personal y grupal a las estudiantes, aplicar el debido proceso, recibir informes de docentes, analizar y consolidar la información periodo académico, registrar por la información relevante en el Observador de la Estudiante. Evaluar Convivencia Escolar. la Docentes. Coordinador (a) de grupo. Coordinadores. Psicoorientadora Los Docentes y demás personas que entran en contacto con las estudiantes evidencian situaciones particulares y las registran en el -R03 Seguimiento Estudiantil Diario. Teniendo en cuenta el debido proceso planteado en el Manual de Convivencia. Estos reportes los asientan los Coordinadores de grupo en el -R02 Observador de la Estudiante según la acumulación de faltas leves y seguimiento por faltas graves y gravísimas, de igual manera se consignarán allí los seguimientos realizados por las Coordinaciones, y sirve como base para el análisis de la información y así detectar las estudiantes que tienen necesidades especiales de Acompañamiento, para remitir a Psico- Orientación utilizando para ello el -R15 Remisión a Psico- Orientación, allí se abrirá una historia clínica para cada caso en el -R16 Historia Clínica Psico-Orientación. Los acudientes de las estudiantes que son casos críticos académicos y/o comportamentales serán citados a la Escuela de Familia con el -R06 Citación y Notificación para Padres o Acudientes. Las faltas de comportamiento de las estudiantes se registran según el debido proceso disciplinario establecido en el Manual de Convivencia, en el -R04 Debido Proceso Disciplinario, se realizan los compromisos utilizando el -R05 Compromiso de Convivencia y/o Académico. Psicoorientación levantará un diagnóstico grupal -R18 Diagnóstico Grupal durante el primer periodo académico, con el fin de identificar necesidades específicas y poder intervenir. El Coordinador (a) de grupo, al final del período valora el comportamiento social utilizando para ello los informes y lo registra en el -R09 Planilla Valorativa De Comportamiento Social.

6 Página 6 de 21 No Actividad Cargo responsable Detalle de la Actividad Como apoyo del procedimiento de acompañamiento se utilizan los siguientes registros -R07 Autorización salida de estudiantes, -R08 Autorización Entrada Tarde de estudiantes, -R12 Autorización De Padres de Familia o Acudientes -R13 Autorización Porte Irregular del Uniforme, -R10 Planilla de Asistencia, -R14 Citación a Estudiantes. 04 Realizar los Consejos de grado para apoyar la labor de los Coordinadores de Grupo y levantar informe a las Comisiones de Evaluación y Promoción. Coordinadores. Psicoorientadora. Docentes. Realizar los Consejos de grado (Docentes de cada grado, Coordinadores y Psicoorientadora), para unificar criterios de formación pedagógica, con el objetivo de apoyar la labor de los Coordinadores (as) de grupo y las Comisiones de Evaluación y Promoción, teniendo como referente el PGF-03-R11 Concentrador De Valoraciones. Se Redacta el acta que se entregará a las Comisiones de Evaluación y Promoción. 6 INDICADORES Nombre Definición Fórmula Frecuencia Nivel del logro en el Comportamiento Establece la nota obtenida por las estudiantes en Comportamiento Juicios valorativos Por período académico. Técnica Estadística Gráficos de barras. Responsable Coordinador (a) de Convivencia y Coordinador (a) de Preescolar y Básica primaria 7 SERVICIO NO CONFORME Aspecto a controlar Control establecido Frecuencia Registro de resultados Nivel de Aceptación Tratamiento y registro (naturaleza) Responsabilidad y Autoridad. 8 ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA Acción preventiva Se aplica sobre los riesgos detectados Acción correctiva. Se aplican sobre las no conformidades.

7 Página 7 de 21 9 ANEXOS 9.1 Anexo 1: -R01 Lista de Coordinadores de grupo LISTA DE COORDINADORES DE GRUPO -R01 Fecha Grado Aula Coordinador (a) Teléfono Firma y aprobación de Rectoría

8 Página 8 de Anexo 2: -R02 Observador de la Estudiante Este registro es generado por el software académico y presenta una hoja de vida y un espacio para reportar las observaciones hechas en el -R03 Seguimiento Estudiantil así como el informe de procesos disciplinarios.

9 Página 9 de Anexo 3: -R03 Seguimiento Estudiantil Diario SEGUIMIENTO ESTUDIANTIL DIARIO -R03 Fecha Grupo: FECHA SITUACIÓN ACCIÓN PEDAGÓGICA FIRMAS 9.4 Anexo 4: -R04 Debido Proceso Disciplinario. DEBIDO PROCESO DISCIPLINARIO. -R04 Fecha Nombre de la Estudiante: Grupo: Fecha: Falta: Descripción de la Falta Correctivos Según Manual de Convivencia Firmas No: Observaciones: Fecha: Falta: Descripción de la Falta Correctivos Según Manual de Convivencia Firmas No: Observaciones:

10 Página 10 de Anexo 5: -R05 Compromiso de Convivencia y/o Académico. COMPROMISO DE CONVIVENCIA Y/O ACADEMICO -R05 Estudiante: Fecha: Grupo: Compromisos Firma Estudiante Firma Padre de Familia Coordinador (a) de grupo Coordinador (a) de Convivencia o Académico 9.6 Anexo 6: -R06 Citación o notificación a padres de familia o Acudientes CITACIÓN O NOTIFICACIÓN A PADRES DE FAMILIA O ACUDIENTES -R06 Fecha: Señor (a): Pereira. Considero necesaria una entrevista con usted en la fecha, hora con el fin de tratar asuntos de importancia para su hija del Grupo: en relación con: COMPORTAMIENTO ( ) RENDIMIENTO ACADÉMICO ( ) SITUACIONES ESPECIALES ( ) OTROS ( ) Atentamente, Cargo: Si no puede asistir a la cita en la hora señalada, favor indicar: FECHA, HORA OBSERVACIONES

11 Página 11 de Anexo 7: -R07 Autorización Salida de Estudiantes AUTORIZACIÓN SALIDA DE ESTUDIANTES -R07 Estudiante: Fecha: Grado: Hora de salida: Asunto: Firma de la Coordinador (a) De Convivencia y/o De Preescolar y Básica Primaria 9.8 Anexo 8: -R08 Autorización Entrada Tarde de Estudiantes AUTORIZACIÓN ENTRADA DE ESTUDIANTES -R08 Estudiante: Fecha: Grado: Hora de salida: Asunto: Firma de la Coordinador (a) De Convivencia y/o De Preescolar y Básica Primaria

12 Página 12 de Anexo 09: -R09 Planilla Valorativa de Comportamiento Social. PLANILLA VALORATIVA DE DISCIPLINA - R09 Coordinador (a) de grupo: Grado: Nº NOMBRES Y APELLIDOS Primer periodo Segundo periodo Comportamiento Social Tercer periodo Cuarto periodo Informe final ESCALA VALORATIVA: Criterios de Evaluación: EXCELENTE: Estudiante con un comportamiento extraordinario, responsable con sus deberes. SOBRESALIENTE: Estudiante responsable con sus deberes y con un comportamiento muy bueno. ACEPTABLE: Estudiante con tres faltas leves de Comportamiento Social. INSUFICIENTE: Estudiante con faltas graves y/o repetitivas en su Comportamiento Social DEFICIENTE: Estudiante reincidente con faltas graves y/o repetitivas en su Comportamiento Social. Nota: En caso de que la valoración sea distinta a Excelente en las observaciones deben aparecer las razones., teniendo en cuenta Manual de Convivencia

13 Página 13 de Anexo 10: -R10 Planilla de Asistencia INSTITUCION EDUCATIVA BOYACÁ -R10: Planilla de Asistencia PERIODO # FECHA SEMANA 1 AULA # 2 L M M J V L M SEMANA 2 M J V Asignatura: Coordinador de Grupo: TOTAL PER

14 Página 14 de Anexo 11: -R11 Registro de Asistencia Diario INSTITUCION EDUCATIVA BOYACÁ -R11 Registro de Asistencia Diario Coordinador de Grupo: Fecha: Aula # : LUNES ESTUDIANTE RESPONSABLE: MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES NOMBRE DOCENTE CONVENCIONES: I (Inasistencia); E (Excusa); T (Llegada Tarde) ; P (Permiso); S (Suspendida) HORA LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES 1º 2º 3º 4º 5º 6º

15 Página 15 de Anexo 12: -R12 Autorizaciones de Padres de Familia o Acudientes AUTORIZACIÓN DE PADRES DE FAMILIA O ACUDIENTES -R12 Yo: C.C. No : Autorizo la Salida a: De mi Hija o Acudida: En la Fecha: Del Grado: Hora de salida: Firma del Acudiente Firma del Docente o Coordinador de Grupo 9.13 Anexo 13: -R13 Autorización Porte Irregular del Uniforme AUTORIZACIÓN PORTE IRREGULAR DEL UNIFORME -R13 Estudiante: Grupo: Fecha: Elemento Irregular: Motivo: Firma del Coordinador De convivencia y/o Coordinador De Preescolar Y Básica Primaria

16 Página 16 de Anexo 14: -R14 Citación a Estudiantes CITACIÓN A ESTUDIANTES -R15 Estudiante: Grupo: Fecha: Periodo de Clase: Motivo: Firma Persona que Cita Cargo

17 Página 17 de Anexo 15: -R15 Remisión a Psico-Orientación REMISIÓN A PSICO-ORIENTACIÓN -R16 Nombre estudiante Edad Grado Fecha Persona que remite Cargo Motivo de remisión Descripción del comportamiento. 1. Convivencia 2. Académico 3. Relaciones con las compañeras 4. Agresividad 5. Otros Sugerencias hechas por usted a la estudiante, sobre la conducta en estudio Actividades y compromisos asumidos por la estudiante al llamársele la atención OTRAS OBSERVACIONES COORDINADOR DE GRUPO

18 Página 18 de Anexo 16: -R16 Historia Clínica Psico-Orientación HISTORIA CLÍNICA PSICO-ORIENTACIÓN -R17 HISTORIA CLINICA FECHA NOMBRE APELLIDOS EDAD GRADO DIRECCIÓN TELEFONO NOMBRE DE LA MADRE OCUPACIÓN NOMBRE DEL PADRE OCUPACIÓN NOMBRE DEL ACUDIENTE PARENTESCO MOTIVO DE CONSULTA ANTECEDENTES FAMILIARES AREA COGNITIVA

19 Página 19 de 21 AREA SOMÁTICA AREA INTERPERSONAL DIAGNOSTICO INICIAL OBSERVACIONES

20 Página 20 de Anexo 17: -R17 Informe De Orientación Escolar INFORME DE PSICOORIENTACIÓN -R17 DATOS DE IDENTIFICACIÓN: NOMBRE: EDAD: GRADO: NOMBRE DE LA MADRE: NOMBRE DEL PADRE: NOMBRE DEL ACUDIENTE: DIRECCIÓN: TELÉFONO: MOTIVO DE REMISIÓN: OBSERVACIONES DEL INFORME: RECOMENDACIONES: : PSICOORIENTADOR (A)

21 Página 21 de Anexo 18: -R18 Diagnóstico Grupal DIAGNÓSTICO GRUPAL -R18 GRADO: COORDINADOR (A) DE GRUPO: MATRIZ DOFA: DEBILIDADES AMENAZAS FORTALEZAS OPORTUNIDADES ACCIONES DE MEJORAMIENTO ACADEMICO: ACCIONES DE MEJORAMIENTO CONVIVENCIAL: TEMAS QUE PROPONEN PARA TRABAJAR EN ORIENTACION GRUPAL: