PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Transcripción

1 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN Tabla de contenido Introducción:... 2 Ventajas:... 3 Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Organización:... 3 Causas que originan su revisión y actualización... 3 Validación del manual de organización... 3 ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL... 4 CONTENIDO... 4 Marco Jurídico Administrativo... 4

2 Introducción: Los manuales de organización tienen como fin su uso para la elaboración de una buena organización, dentro de las áreas y departamentos que integran la administración dentro de una empresa, donde él personal administrativo además la revisión y actualización de éstos realizaran cambios en la estructura normativa y funcional del área o departamento. Permitiendo así un mejor equilibrio dentro de dicha empresa u organización. Este manual servirá para atribuciones, estructuras orgánica, lógicas además del objetivo y funcionamiento de la dependencia o entidad; contribuyendo a la orientación del personal de nuevo ingreso, para así facilitar su incorporación a las distintas unidades de empresariales y a la vez de la proporción de un esquema funcional a efecto de realizar estudios de reestructuración administrativa, cuando sea necesario, al interior de las empresas u organizaciones. Objetivo de la Guía Da proporción a las dependencias y las entidades de la administración pública y estatal, Los elementos técnicos proporcionan la elaboración de manuales de organización, y de esa manera uniforman los criterios que nos permitan sistematizar la información contenida. El manual de organización: El Manual de Organización es un documento que contiene una forma ordenada y sistemática, La información y las instrucciones sobre su marco jurídico administrativo, atribuciones, atribuciones, historia, organización, objetivo y funciones de la dependencia o entidad. Objetivo: Proporciona en forma ordenada de la información básica y de organización y funcionamiento de la unidad responsable, el aprovechamiento de los recursos y del desarrollo de las funciones encomendadas. Base Normativa que sustenta su elaboración: Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, en le art. 14, establece que el Gobernador del Estado, emitirá todas aquéllas disposiciones que tiendan a regular el funcionamiento de las dependencias. El artículo 26, apartado B, fracción IV de esta misma Ley, la faculta de la Secretaría de la Contraloría General de definir y difundir las políticas y lineamientos Así mismos el articulo 54, de la Ley en comento establece que las Entidades deberán formular, aprobar y mantener permanentemente actualizados sus manuales de organización.

3 Ventajas: Presenta una visión del conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas. funciones encomendadas de la Unidad Administrativa para evitar duplicidad y detectar las omisiones y deslindar las responsabilidades. Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad del desarrollo. la repetición de las instrucciones y directrices. de modernización administrativa. Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando la incorporación e inducción a las distintas áreas. Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables. Quienes son Responsables de elaborar el Manual de Organización: Están obligados para elaborar y mantener actualizando los manuales de organización todas las dependencias y los organismos públicos descentralizados de los fondos y fideicomisos y empresas de participación estatal mayoritaria que, así lo marque su ordenamiento de creación. Causas que originan su revisión y actualización La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización surge al modificarse las tareas al interior de los órganos administrativos, en ese sentido, los titulares de las dependencias, entidades o unidades administrativas deberán informar oportunamente a los responsables de elaborar el manual de organización. Validación del manual de organización Para que el documento adquiera validez legal, las Dependencias o Entidades deberán remitir el anteproyecto de la Secretaría de la Contraloría General, a efecto de que la Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo dictamine y valide sobre el apego a los lineamientos o contenido especificado en la presente Guía. El Manual se procesará en archivo magnético utilizando el paquete Word, con letra tipo Arial a 12 puntos, en hoja con orientación vertical tamaño carta. El dictamen y validación esta sujeta a la revisión previa del documento, que en algunos casos va antecedido de observaciones las cuales tendrán que ser atendidas mediante el comunicado respectivo emitido por la Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo a la instancia interesada.

4 ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL Los elementos que integran el Manual de Organización son de identificación y de contenido. 1. DE IDENTIFICACIÓN La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la cuál da a conocer los datos más elementales como son: a) Nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa a que se refiere el manual. b) Logotipo de la dependencia o entidad. c) Fecha de elaboración o actualización del Manual de Organización. (1) Enunciar el puesto del Titular de la Unidad Administrativa, así como su nombre y firma de elaboración del documento. (2) Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia correspondiente. Cuando sea el caso de una Entidad, sólo se contempla un apartado donde se anota el nombre y firma del Titular del Organismo, el cual elabora y aprueba. (3) Anotar el nombre y firma de validación del Titular de la Secretaría de la Contraloría General, señalando en la parte superior la siguiente leyenda. CONTENIDO En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describen a continuación. Introducción Antecedentes Históricos Marco Jurídico - Administrativo Atribuciones Estructura Orgánica Organigramas (estructural y por puestos plazas y unidades) Objetivo y Funciones Marco Jurídico Administrativo Este capitulo se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la dependencia, entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Formalmente, los ordenamientos jurídico administrativos deberán presentarse en forma enunciativa, sin incluir textos explicativos adicionales. Se deberán ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos administrativos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación. Constitución Política de la República Mexicana Constitución Política del Estado Leyes Códigos

5 Decretos Convenios Reglamentos Acuerdos Actas Constitutivas Circulares Otros