FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL

Transcripción

1 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LOS FONDOS REVOLVENTES EN OFICINAS CENTRALES (VIGENCIA: MAYO DEL 2006) OBJETIVO: Disponer de los fondos mínimos necesarios para atender con oportunidad los requerimientos menores de recursos materiales y de servicios para la operación de distintas áreas de la Entidad. ÁREAS QUE CONTARÁN CON FONDOS REVOLVENTES: Dirección General Caja General Subdirección Administrativa Dirección de Asuntos Jurídicos

2 1.- UTILIZACION El fondo revolvente será destinado para que las áreas responsables efectúen las erogaciones que a continuación se indica: Erogaciones a efectuar por los responsables Transportes locales; combustibles por comisiones de trabajo menor de 24 horas; refacciones menores para vehículos; consumo y/o alimentos por trabajos extraordinarios en las oficinas leyes y libros menores; revelado de rollos fotográficos; rollos fotográficos; peajes; estacionamiento servicio postal, paquetería agua electropura; pilas para lámparas y grabadoras; reparaciones de cerrajería y llaves; materiales menores para el servicio de mantenimiento de inmuebles; casettes para grabadora; servicios de recolección de basura; artículos de aseo y lavado de manteles servicio de lavado y engrasado de vehículos. servicio de suministro de agua por camión-pipa y cafetería (únicamente para eventos de Comité Técnico; COCOA y de reuniones de trabajo con personal de otras dependencias o entidades) y 2.-RESGUARDANTES El fondo revolvente de la Dirección General, estará bajo custodia y responsabilidad de la secretaria del Director General; el fondo revolvente de la Caja General, estará bajo custodia y responsabilidad de la Jefa de la Oficina de Caja General; el fondo revolvente de la Subdirección Administrativa estará bajo custodia y responsabilidad del Jefe de la Oficina de Recursos Materiales; el fondo revolvente del área de Dirección de Asuntos Jurídicos, estará bajo custodia y responsabilidad del Director de Asuntos Jurídicos.

3 3.- MONTOS DE LOS FONDOS REVOLVENTES ASIGNADOS Para tal efecto, deberá observarse la siguiente tabla: FONDO REVOLVENTE MONTO ASIGNADO AL FONDO MONTO MÁXIMO INDIVIDUAL ASIGNADO AL AREA: QUE SE PODRA CUBRIR Dirección General $3, $1, Dirección de Asuntos Jurídicos $3, $1, Caja General $10, $1, Oficina de Recursos Materiales $ 5, $1, Se podrán adquirir boletos de avión cuando por situaciones especiales sea necesario pagarlos de inmediato. La documentación comprobatoria deberá sellarse de "Pagado", una vez cubiertos los importes correspondientes. Es imprescindible que la documentación comprobatoria contenga la firma del responsable del fondo y firma del la autorización del Titular del Área solicitante de los recursos, de conformidad a la política siguiente: FONDO ASIGNADO A: Secretaria del Director General Caja General Jefe de la Oficina de Recursos Materiales AUTORIZACION DE: Asistente del Director General Titular del Área solicitante Subdirector Administrativo. La documentación comprobatoria original, deberá contener los requisitos fiscales que se señalan a continuación: 1. Número de folio; 2. Nombre y domicilio de quien expide el comprobante. 3. Registro Federal de Contribuyentes, Cedula de Identificación Fiscal en su caso, y fecha de vigencia. 4. Nombre y domicilio del comprador o usuario del servicio (en este caso el FIFONAFE); 5. Fecha de operación; 6. Cantidad y clase de mercancías recibidas, o descripción del servicio recibido; 7. Precio unitario, importe y valor total en número y letra. Excepcionalmente, en los casos que por alguna razón, el establecimiento que otorgue el servicio o la venta de bienes, no cuente con comprobantes que contengan los requisitos fiscales mínimos establecidos, deberá acompañarse a la nota o recibo presentado, el formato denominado "Comprobante de Gastos"

4 (anexo 1), autorizado con la firma que corresponda y nombres con la firma de quien recibió los recursos. Se recomienda que estos gastos no excedan el importe de $ Cuando se soliciten gastos por comprobar a la Caja General a través del fondo revolvente, deberá requisitarse el formato denominado "Vale Provisional" (anexo 2), indicando el concepto de los gastos a realizar y que la entrega de recursos es por comprobar, mismo que se devolverá al firmante, una vez presentados los comprobantes de los gastos respectivos. Estos vales no rebasarán el monto de $ , y se contará con un plazo máximo para su comprobación de 5 días calendario. Por otra parte, se deberán practicar arqueos durante el ejercicio a los fondos revolventes sin previo aviso, informando por escrito los resultados al Director Administrativo y Financiero en la siguiente forma (anexo 3). FONDO ASIGNADO A: ARQUEO PRACTICADO POR: Secretaria del Director General Jefa de la Oficina de Caja General Jefe de la Oficina de Recursos Materiales Subdirectora Financiera. Subdirectora Financiera. Subdirectora Financiera Subdirector Administrativo. Si al practicar los arqueos, se determina algún sobrante de recursos, su importe total deberá depositarse de inmediato en la cuenta asignada para el efecto del Banco HSBC a nombre del Fideicomiso Fondo Nacional de Fomento Ejidal y/o en la Caja General de esta Institución. En el caso de faltantes, el responsable deberá reintegrarlos al fondo en forma inmediata. Al término de cada ejercicio fiscal, la Subdirectora Financiera, deberá requerir por escrito a los responsables de los Fondos Revolventes, los comprobantes de los gastos y/o la devolución de los recursos en efectivo a través del depósito en la Caja General, en su caso, a más tardar el ultimo día hábil del año. Por lo anterior, se deberá entregar a Contabilidad General, copia de los recibos de Caja General, conjuntamente con los comprobantes de gasto, hasta por el monto total del fondo revolvente, a efecto de que se realice su cancelación contable. Al inicio del ejercicio siguiente, los importes de los fondos revolventes serán reintegrados contra recibo firmado por los responsables de los fondos, aceptando su conformidad por la recepción y resguardo de los mismos.

5 ANEXO 3 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FECHA SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Mes Año Día DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PROCEDIMIENTO: MANEJO DEL FONDO REVOLVENTE PROCEDIMIENTOS ARQUEO DE CAJA FONDO REVOLVENTE A CARGO DE: ARQUEO PRACTICADO POR: IMPORTE DEL FONDO REVOLVENTE: FECHA DEL ARQUEO: a).-importe EXISTENTE EN EFECTIVO: (En este espacio se detallarán los montos que en billetes y monedas existan en el fondo, al momento del arqueo Total $ b).-importe EXISTENTE EN DOCUMENTOS Y COMPROBANTES (En este espacio se relacionarán cada uno de los comprobantes de gastos, indicando número de comprobante concepto e importe, así como en su caso, los recibos provisionales de gastos a comprobar). Total $ c).- IMPORTE TOTAL EXISTE AL MOMENTO DEL ARQUEO: (En este reglón se anotará el resultado de sumar los totales de los incisos a + b) d).- DIFERENCIA DETERMINADA EN EL ARQUEO: (Este reglón se determina restando al total determinado en el inciso C, el importe asignado al fondo revolvente). Practicó el arqueo Nombre y firma Responsable del Fondo De conformidad Nombre y firma