MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Transcripción

1 MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES UNIDADES DESCONCENTRADAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDDAF- CLASE A Y B Guatemala, mayo 01

2 PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones de las Unidades Desconcentradas de Administración Financiera UDDAF, Clase A y Clase B, desarrolla de manera detallada la organización y las funciones del personal que integra cada una de estas unidades. El proceso de desconcentración por el cual se crearon las UDDAF, responde a la necesidad de hacer eficaz y eficiente la ejecución del presupuesto, que a partir del año 01, fue aprobado por Unidades Ejecutoras. Derivado de lo establecido en el Acuerdo Ministerial (reformado mediante Acuerdo Ministerial 47-01), y atendiendo a la estimación del número de operaciones y a la magnitud del presupuesto asignado a cada una de las dependencias (Unidades Ejecutoras) incluidas en el proceso de desconcentración, la clasificación y asignación de UDDAF se efectuó de la siguiente manera: Tres Unidades Desconcentradas de Administración Financiera Clase A, para atender las operaciones de: o Viceministerio de Desarrollo Económico Rural VIDER ; o Viceministerio de Sanidad Agropecuaria y Regulaciones VISAR ; y, o Dirección de Coordinación Regional y Extensión Rural. Cuatro Unidades Desconcentradas de Administración Financiera Clase B, para atender las operaciones de: o Viceministerio de Seguridad Alimentaria y Nutricional VISAN ; o Viceministerio Encargado de Asuntos de Petén; o Instituto Geográfico Nacional IGN ; y, o Oficina de Control de Áreas de Reserva Territoriales del Estado OCRET. La anterior clasificación y asignación, no es limitante para que el presente manual sea aplicable a cualquier UDDAF que sea necesario crear en el futuro, como producto de las prioridades que establezca el Despacho. Este instrumento administrativo permite visualizar el nivel jerárquico y la estructura organizacional de cada clase de UDDAF, al mismo tiempo, presenta las funciones generales por área y las funciones específicas para cada puesto. 1

3 ACUERDO MINISTERIAL

4 ÍNDICE DESCRIPCIÓN PÁGINA Presentación 1 Acuerdo Ministerial CAPÍTULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Objetivo General 6 Objetivos Específicos 6 Alcance 6 Norma General 7 CAPITULO II. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES DESCONCENTRADAS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDDAF- CLASE A Funciones Generales 9 Organigrama 10 Funciones 10 Jefe de Unidad Asistente Organigrama de Presupuesto 15 Funciones de Presupuesto 16 Encargado de Presupuesto Auxiliar de Presupuesto Organigrama de Contabilidad 0 Funciones de Contabilidad 1 Encargado de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Organigrama de Tesorería 6 Funciones de Tesorería 7 Auxiliar de Tesorería

5 DESCRIPCIÓN PÁGINA CAPITULO III. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES DESCONCENTRADAS DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDDAF- CLASE B Organigrama 30 Funciones 31 Jefe de Unidad Asistente de Unidad Organigrama de Presupuesto 35 Funciones de Presupuesto 36 Encargado de Presupuesto Organigrama de Contabilidad 39 Funciones de Contabilidad 40 Encargado de Contabilidad Organigrama de Tesorería 4 Funciones de Tesorería 44 Auxiliar de Tesorería Glosario de Términos 47 Glosario de Siglas 48 ANEOS PÁGINA Acuerdo Ministerial

6 CAPITULO I GENERALIDADES DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 5

7 OBJETIVO GENERAL Desarrollar y describir la organización de las UDDAF mediante la definición de las funciones generales de las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería a cargo de cada UDDAF y las funciones específicas de cada puesto. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Establecer los niveles de responsabilidad de los funcionarios que intervienen en las actividades financieras en términos de atribuciones y obligaciones;. Evitar duplicidad de esfuerzos y fallas de coordinación, a través de la delimitación de funciones y responsabilidades del personal que conforma las UDDAF; 3. Dotar al personal de un documento de referencia para el ejercicio de las funciones asignadas a cada puesto. ALCANCE El presente Manual debe de ser observado principalmente por el personal que integra las UDDAF, Clase A y B así como a quienes mantengan relación permanente o eventual con éstas. 6

8 NORMA DEL MANUAL 1. Es responsabilidad del garantizar la socialización continua y aplicación del presente manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que correspondan. 7

9 CAPITULO II ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES -UDDAF- Clase A 8

10 FUNCIONES GENERALES 1. Planificar, organizar, dirigir y evaluar las actividades de la UDDAF, relacionadas con el proceso de la ejecución presupuestaria de las Unidades Solicitantes a su cargo;. Consolidar el Anteproyecto de Presupuesto, Plan Operativo Anual POA-, modificaciones presupuestarias, programación y reprogramación de la ejecución presupuestaria; 3. Coordinar y supervisar la aplicación de las normas dictadas por los entes rectores de Administración financiera en actividades de presupuesto, contabilidad y tesorería; 4. Asesorar a las unidades solicitantes en el uso de formularios e instructivos para el envío de información, que serán utilizados en las gestiones financieras; 5. Establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación, durante el periodo de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes, y 6. Asesorar a la Autoridad superior en aspectos relativos a la Administración Financiera de la Unidad Ejecutora. 9

11 ORGANIGRAMA DE LA -UDDAF- Clase A TITULAR DE LA UNIDAD EJECUTORA JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ASISTENTE JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ENCARGADO DE CONTABILIDAD AUILIAR DE PRESUPUESTO AUILIAR DE CONTABILIDAD AUILIAR DE TESORERIA 1 0

12 FUNCIONES DE LA -UDDAF- Clase A 1. Consolidar la información para la formulación del POA y Anteproyecto de Presupuesto conjuntamente con la Administración Financiera (UDAF Central), Dirección de Planeamiento (DIPLAN), Directores y Jefes de las Unidades Ejecutoras;. Implementar las normas relacionadas al control interno emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 3. Cumplir con los mecanismos de control interno que garanticen el cumplimiento de las actividades de presupuesto, contabilidad y tesorería, conforme a normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 4. Verificar que se cumpla con todos los requisitos y normativos establecidos previo y durante la ejecución del gasto, asumiendo la responsabilidad directa de la ejecución financiera; 5. Supervisar las actividades de custodia y resguardo de toda la documentación de respaldo de las operaciones financieras y presupuestarias de la Unidad Ejecutora; 6. Presentar información periódica de las actividades financieras que realiza la UDDAF, que permita conocer la gestión presupuestaria, contable y de tesorería a las autoridades superiores y entes que lo soliciten, para facilitar la toma de decisiones y cumplir con lo establecido en ley. 1 1

13 JEFE DE LA UDDAF Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE Viceministro / Director INMEDIATO PUESTOS Encargado de Contabilidad, Presupuesto, Auxiliar de SUBALTERNOS Tesorería y Asistente de UDDAF. PROPÓSITO DEL PUESTO Planificar, coordinar y evaluar las actividades financieras de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería de la UDDAF. 3. FUNCIONES No DESCRIPCIÓN Cumplir con las políticas y lineamientos que dicten las Autoridades competentes en el marco de la Ley. Coordinar el cumplimiento de las funciones y atribuciones de la UDDAF. Coordinar los procesos de elaboración del POA y Anteproyecto de Presupuesto, con las Unidades Solicitantes. Coordinar la programación, ejecución y control de ingresos y egresos de las Unidades solicitantes Evaluar la ejecución presupuestaria de la Unidad Ejecutora y proponer las medidas correctivas que permitan optimizar el uso de los recursos. Aprobar en SICOIN los Comprobantes Únicos de Registro (CUR) de compromiso, devengado, compromiso y devengado simultáneo de gastos por pago de honorarios, proveedores y otros. Aprobar en SICOIN los CUR de ingresos privativos, regularizaciones de Fondos Rotativos y las operaciones por reversiones. Aprobar con su firma y sello todo expediente que sea enviado a la Administración Financiera (UDAF Central) para ejecución del presupuesto de ingresos, gastos, regularizaciones de FRI, o reversiones. Coordinar y supervisar el manejo y control del Fondo Rotativo Interno. Coordinar el cumplimiento de entrega de cajas fiscales a la Contraloría General de Cuentas para los casos que corresponda. FRECUENCIA D S M A E 1

14 3. CONTINUACIÓN FUNCIONES No. DESCRIPCIÓN FRECUENCIA D S M A E 11 Practicar Arqueos de Fondos Rotativos y Caja Chica. 1 Atender los requerimientos de Auditoría Interna, Contraloría General de Cuentas y la Administración Financiera (UDAF Central). 13 Elaborar informes administrativos Financieros y remitirlos al Titular de la Unidad Ejecutora. 14 Solicitar la creación, modificación o depuración de roles de usuarios en los sistemas SIGES y SICOIN. 15 Verificar que todos los procedimientos estén apegados a la normativa vigente. 16 Todas las demás funciones en materia financiera que le asigne el Titular de la Unidad Ejecutora o el. 4. RELACIONES DE TRABAJO Internas Viceministro o Director de la Unidad Ejecutora, Administrador Financiero, personal de la Administración Financiera (UDAF Central), Auditoría Interna, Asesoría Jurídica, personal de la UDDAF y de otras dependencias del Ministerio. Externas Ministerio de Finanzas Públicas, Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN), Banco de Guatemala, Bancos del sistema, Contraloría General de Cuentas, Superintendencia de Administración Tributaria, Proveedores y otros. 1 3

15 ASISTENTE Código: Versión: 01 Página: 1 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE Jefe de Unidad Desconcentrada de Administración Financiera INMEDIATO PUESTOS Ninguno SUBALTERNOS. PROPÓSITO DEL PUESTO Servir de apoyo logístico administrativo y secretarial en la gestión a la Unidad desconcentrada de Administración Financiera. 3. FUNCIONES No. DESCRIPCIÓN FRECUENCIA D S M A E 1 Mantener actualizado el sistema de correspondencia utilizado en el MAGA. Coordinar de conformidad con las instrucciones del jefe de la UDDAF, Encargado de Presupuesto, Contabilidad y Auxiliar de Tesorería, los eventos y reuniones a los que deba asistir, llevando agenda y elaborando memoria de reuniones para que puedan dar seguimiento a los compromisos adquiridos por personal de la UDDAF. Verificar que la documentación que llegue a la UDDAF 3 cumpla con los requisitos legales previo a remitirla al área financiera. 4 Asistir secretarialmente al personal de la UDDAF. Redactar correspondencia oficial solicitada por la Jefatura 5 de la UDDAF, así como digitalizar documentos relacionados con la dependencia. 6 Colaborar con el archivo físico de los documentos de las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería. 7 Todas las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe de la UDDAF. 4. RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas Jefe y Personal de la UDDAF, UDAF y MAGA Público en general. 1 4

16 ORGANIGRAMA DE PRESUPUESTO -UDDAF- Clase A TITULAR DE LA UNIDAD EJECUTORA JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ASISTENTE ENCARGADO DE PRESUPUESTO AUILIAR DE PRESUPUESTO 1 5

17 FUNCIONES DE PRESUPUESTO DE LA UDDAF CLASE A 1. Coordinar y aprobar las operaciones presupuestarias en SIGES y SICOIN a nivel de solicitado;. Consolidar la información para la formulación del POA y Anteproyecto de Presupuesto conjuntamente con la Administración Financiera (UDAF Central), DIPLAN, Directores y Jefes de las Unidades Ejecutoras; 3. Verificar que el registro de las operaciones de programación financiera se efectúe de forma eficaz, eficiente y transparente; 4. Implementar los mecanismos de control interno que garanticen una correcta ejecución presupuestaria, de conformidad con las normas de control interno emitidas por los entes rectores; 5. Cumplir con los mecanismos de control interno que garanticen una correcta programación y reprogramación de cuotas financieras, de conformidad con las normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 6. Custodiar y resguardar la documentación de respaldo de las operaciones de ejecución presupuestaria para su respectiva rendición de cuentas, de conformidad con los lineamientos de los entes rectores; y, 7. Elaborar informes relacionados con la programación y ejecución presupuestaria de ingresos y gastos que sean requeridos por autoridades competentes y en cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la Información. 1 6

18 ENCARGADO DE PRESUPUESTO Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE Jefe de la Unidad Desconcentrada de Administración INMEDIATO Financiera PUESTOS SUBALTERNOS Auxiliar de Presupuesto. PROPÓSITO DEL PUESTO Coordinar, supervisar y ejecutar las actividades de programación y presupuesto de la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera en coordinación con las Unidades Solicitantes. 3. FUNCIONES No DESCRIPCIÓN Coordinar y supervisar la consolidación del POA y Anteproyecto de Presupuesto conjuntamente con la UDAF Central, DIPLAN, Directores y Jefes de las Unidades Ejecutoras. Coordinar y supervisar la consolidación con personal a su cargo y Unidades Solicitantes de la elaboración de la Programación Indicativa Anual. Supervisar el traslado a la (UDAF Central) de los comprobantes de programación de la ejecución cuatrimestral y reprogramación mensual de la Unidad Ejecutora. Solicitar en el SICOIN los comprobantes de registro de las operaciones de programación y reprogramación de cuotas. Solicitar en el SICOIN los comprobantes de las modificaciones presupuestarias. Gestionar ante la Administración Financiera (UDAF Central) la aprobación de las solicitudes presentadas. Verificar la partida y disponibilidad presupuestaria consignada en las solicitudes de pedido de las Unidades Solicitantes. Autorizar las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- en las operaciones de gasto en los renglones que corresponda en SIGES. Elaborar informes sobre las actividades de programación y ejecución presupuestaria de ingresos y gastos. FRECUENCIA D S M A E 1 7

19 No DESCRIPCIÓN Verificar el registro de los proyectos de inversión en SIGES y SNIP (únicamente para las estructuras que tengan categoría de obra). Supervisar las actividades de archivo, guarda y custodia de la documentación de respaldo de gastos, ingresos, liquidaciones de Fondo Rotativo Institucional y otros. Elaborar informes sobre las actividades de programación y ejecución presupuestaria de ingresos y gastos. Elaborar cierre presupuestario de acuerdo a los lineamientos del ente rector. Todas las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe de la UDDAF. FRECUENCIA D S M A E 4. RELACIONES DE TRABAJO Personal de la Unidad Desconcentrada de Administración Internas Financiera, Personal del Departamento de Programación y Presupuesto y Unidad solicitantes. Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Externas Cuentas. 1 8

20 AUILIAR DE PRESUPUESTO Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE INMEDIATO Encargado Presupuesto PUESTOS SUBALTERNOS Ninguno. PROPÓSITO DEL PUESTO Coordinar con el Encargado de Presupuesto actividades de presupuesto de programación y reprogramación presupuestaria de la UDDAF. 3. FUNCIONES No. DESCRIPCIÓN FRECUENCIA Consolidar la información para la formulación del POA y Anteproyecto de Presupuesto conjuntamente con la UDAF Central, DIPLAN, Directores y Jefes de las Unidades Ejecutoras. Resolver consultas relacionadas con la programación de la ejecución presupuestaria y financiera de la UDDAF. Registrar los comprobantes de programación de cuotas financieras de la Programación Indicativa Anual, cuatrimestral y mensual. Registrar en SICOIN las operaciones de programación, reprogramación y ejecución presupuestaria de ingresos y gastos. Registrar en SIGES las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- en las operaciones de gasto en los renglones que corresponda. Archivar, resguardar y custodiar los expedientes relacionados con presupuesto. Verificar la partida presupuestaria consignada en las solicitudes de pedido de las Unidades Solicitantes. Registrar los proyectos de inversión en SIGES y SNIP (Sistema Nacional de Inversión Pública) (únicamente para las estructuras que tengan categoría de obra). Todas las demás funciones que le sean asignadas por el 9 Encargado de Presupuesto de la UDDAF. 4. RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas D S M A E Personal de la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera, Personal del Departamento de Programación y Presupuesto y Unidades solicitantes. Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Cuentas. 1 9

21 ORGANIGRAMA DE CONTABILIDAD DE LA -UDDAF- Clase A TITULAR DE LA UNIDAD EJECUTORA JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ASISTENTE ENCARGADO DE CONTABILIDAD AUILIAR DE CONTABILIDAD 0

22 FUNCIONES DE CONTABILIDAD DE LA UDDAF Clase A 1. Coordinar y aprobar las operaciones contables en SIGES y SICOIN a nivel de compromiso y devengado;. Evaluar y analizar los expedientes recibidos para garantizar que se cumpla con todos los requerimientos establecidos previo y durante la ejecución del gasto; 3. Verificar que el registro de las operaciones contables se efectúen de forma eficaz, eficiente y transparente; 4. Implementar los mecanismos de control interno en materia contable que garanticen una correcta ejecución presupuestaria de conformidad con las normas de control interno emitidas por los entes rectores; 5. Cumplir con los mecanismos de control interno que garanticen una correcta operación de las actividades contables de conformidad con las normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 6. Custodiar y resguardar la documentación de respaldo de las operaciones de ejecución contable para su respectiva rendición de cuentas de conformidad con los lineamientos de los entes rectores; 7. Elaborar informes relacionados con ejecución presupuestaria, cuotas de compromiso y devengado que faciliten la toma de decisiones al Despacho y permitan el cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la Información, cuando estos sean requeridos además por autoridades competentes y 8. Realizar otras funciones que le sean asignadas en Ley y por el Despacho Ministerial. 1

23 ENCARGADO DE CONTABILIDAD Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE Jefe de la Unidad Desconcentrada de Administración INMEDIATO Financiera PUESTOS Auxiliar de Contabilidad SUBALTERNOS. PROPÓSITO DEL PUESTO Planificar, coordinar y supervisar las actividades de Contabilidad y Ejecución Presupuestaria en coordinación con las Unidades solicitantes de la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera a su cargo y Contabilidad de la Administración Financiera. 3. FUNCIONES No. DESCRIPCIÓN FRECUENCIA D S M A E 1 Aprobar CUR de compromiso, devengado y devengado simultáneo en SICOIN. Aprobar CUR en SICOIN de los comprobantes de ingresos privativos, cuando corresponda. 3 Aprobar CUR de Reversión cuando corresponda. Trasladar a la Administración Financiera (UDAF Central) 4 el comprobante firmado y la documentación de respaldo para solicitud del pago. 5 Solicitar en SIGES los expedientes de compromiso, devengado, compromiso y devengado simultáneo y reversión cuando corresponda. 6 Verificar que los expedientes por operaciones de ingreso y gasto, cumplan con los requisitos establecidos y cuenten con la documentación de soporte para su registro. Supervisar el archivo, guarda y custodia de la 7 documentación de respaldo de gastos, ingresos, liquidaciones de Fondo Rotativo Institucional y otros. 8 Elaborar informes sobre las actividades de contabilidad y ejecución presupuestaria de la Unidad Ejecutora. 9 Todas las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe de Contabilidad de la UDDAF.

24 4. RELACIONES DE TRABAJO Internas Personal de la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera, personal de la Administración Financiera y Unidad Ejecutora. Externas Dirección de Contabilidad del Estado y Contraloría General de Cuentas. 3

25 AUILIAR DE CONTABILIDAD Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE Encargado de Contabilidad INMEDIATO PUESTOS Ninguno SUBALTERNOS. PROPÓSITO DEL PUESTO Coordinar con el Encargado de Contabilidad de la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera el registro de las operaciones contables. 3. FUNCIONES No DESCRIPCIÓN Verificar que los expedientes por operaciones de ingreso y gasto, cumplan con los requisitos establecidos y cuenten con la documentación de soporte para su registro. Registrar en SIGES los expedientes de compromiso, devengado y devengado simultáneo, así como reversión cuando corresponda. Registrar en SICOIN los expedientes de ingresos privativos, cuando corresponda. Elaborar boletas de rechazo a los expedientes que contengan inconsistencias en la documentación de soporte. Gestionar las firmas y sellos del Encargado de Contabilidad y del Jefe de la UDDAF en los CUR registrados en el SICOIN. Digitalizar los expedientes de solicitud de pago previo a trasladarse a la Administración Financiera (UDAF Central). Archivar, guardar y custodiar la documentación de respaldo de gastos, ingresos, liquidaciones de Fondo Rotativo Institucional y otros. Recopilar la información solicitada relacionada con los expedientes de ingresos y gastos, solicitada por las autoridades competentes y entes fiscalizadores. Todas las demás funciones que le sean asignadas por el Encargado de Contabilidad de la UDDAF. FRECUENCIA D S M A E 4

26 4. RELACIONES DE TRABAJO Internas Personal de la Unidad Ejecutora y Personal de la Administración Financiera Central. Externas Dirección de Contabilidad del Estado y Contraloría General de Cuentas. 5

27 ORGANIGRAMA DE TESORERÍA DE LA -UDDAF- Clase A TITULAR DE LA UNIDAD EJECUTORA JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ASISTENTE AUILIAR DE TESORERIA 6

28 FUNCIONES DE TESORERIA DE LA -UDDAF- Clase A 1. Evaluar y analizar los expedientes recibidos para garantizar que se cumpla con todos los requerimientos establecidos, previo a realizar el pago;. Verificar que el registro de las operaciones de pagos se efectúen de forma eficaz, eficiente y transparente; 3. Implementar los mecanismos de control interno que garanticen una correcta ejecución de tesorería, de conformidad con las normas de control interno emitidas por los entes rectores; 4. Verificar mediante los mecanismos de control interno que el cumplimiento de las actividades de tesorería se realice de conformidad con las normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 5. Custodiar y resguardar la documentación de respaldo de las operaciones que se realizan en Tesorería para su respectiva rendición de cuentas, de conformidad con los lineamientos de los entes rectores; 6. Elaborar los informes relacionados con registros de pagos realizados en el MAGA, cuando sean requeridos por autoridades competentes o en cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la Información y 7. Realizar otras funciones que le sean asignadas en Ley y por la Autoridad Superior. 7

29 AUILIAR DE TESORERÍA Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE INMEDIATO Jefe de Unidad Desconcentrada de Administración Financiera. PUESTOS Ninguno SUBALTERNOS. PROPÓSITO DEL PUESTO Ejecutar las operaciones de registro y control de cuentas monetarias de la Unidad Ejecutora; así como organizar y controlar los flujos de efectivo. 3. FUNCIONES No. DESCRIPCIÓN FRECUENCIA D S M A E 1 Dar cumplimiento a las actividades de registro y control de tesorería. Realizar las liquidaciones parciales del FRI de conformidad con los procedimientos establecidos. 3 Realizar la liquidación final y cierre del Fondo Rotativo Interno. 4 Registrar y llevar el control de vales del FRI. 5 Controlar y manejar chequeras de las cuentas monetarias. 6 Realizar pagos a proveedores a través del FRI. 7 Realizar cuadre del Fondo Rotativo Interno. 8 Registrar el FR03 y gestionar reposiciones del Fondo Rotativo Interno. 9 Preparar y presentar la Caja Fiscal (cuando corresponda). 10 Registrar los ingresos varios en el formulario 63-A (cuando corresponda). 11 Elaborar informes de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno. Archivar, guardar y custodiar la documentación de 1 respaldo de liquidaciones de Fondo Rotativo Institucional y otros. Recopilar la información relacionada con los expedientes 13 de ingresos y gastos, solicitada por las autoridades competentes y entes fiscalizadores. 14 Verificar que todos los procedimientos estén apegados a la Ley y normativa vigente. 15 Todas las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe de la UDDAF. 8

30 4. RELACIONES DE TRABAJO Internas Personal de la UDDAF, Personal del Departamento de Tesorería y Unidad Ejecutora. Externas Bancos del sistema, Contraloría General de Cuentas, Público y Proveedores. 9

31 ORGANIGRAMA -UDDAF- Clase B TITULAR DE LA UNIDAD EJECUTORA JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ASISTENTE JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ENCARGADO DE CONTABILIDAD AUILIAR DE TESORERIA 3 0

32 FUNCIONES DE LA -UDDAF- Clase B 1. Consolidar la información para la formulación del POA y Anteproyecto de Presupuesto conjuntamente con la Administración Financiera (UDAF Central), Dirección de Planeamiento (DIPLAN), Directores y Jefes de las Unidades Ejecutoras;. Implementar las normas relacionadas al control interno emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 3. Cumplir con los mecanismos de control interno que garanticen el cumplimiento de las actividades de presupuesto, contabilidad y tesorería, conforme a normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 4. Verificar que se cumpla con todos los requisitos y normativos establecidos previo y durante la ejecución del gasto, asumiendo la responsabilidad directa de la ejecución financiera; 5. Supervisar las actividades de custodia y resguardo de toda la documentación de respaldo de las operaciones financieras y presupuestarias de la Unidad Ejecutora; 6. Presentar información periódica de las actividades financieras que realiza la UDDAF, que permita conocer la gestión presupuestaria, contable y de tesorería a las autoridades superiores y entes que lo soliciten, para facilitar la toma de decisiones y cumplir con lo establecido en ley. 3 1

33 JEFE DE LA UDDAF Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE Viceministro / Director INMEDIATO PUESTOS Encargado de Contabilidad, Presupuesto. Auxiliar de SUBALTERNOS Tesorería y Asistente de UDDAF. PROPÓSITO DEL PUESTO Planificar, coordinar y evaluar las actividades financieras de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería de la UDDAF. 3. FUNCIONES No DESCRIPCIÓN Cumplir con las políticas y lineamientos que dicten las Autoridades competentes en el marco de la Ley. Coordinar el cumplimiento de las funciones y atribuciones de la UDDAF. Coordinar los procesos de elaboración del POA y Anteproyecto de Presupuesto, con las Unidades Solicitantes. Coordinar la programación, ejecución y control de ingresos y egresos de las Unidades solicitantes. Evaluar la ejecución presupuestaria de la Unidad Ejecutora y proponer las medidas correctivas que permitan optimizar el uso de los recursos. Aprobar en SICOIN los Comprobantes Únicos de Registro (CUR) de compromiso, devengado, compromiso y devengado simultáneo de gastos por pago de honorarios, proveedores y otros.. Aprobar en SICOIN los CUR de ingresos privativos, regularizaciones de Fondos Rotativos y las operaciones por reversiones. Aprobar con su firma y sello todo expediente que sea enviado a la Administración Financiera (UDAF Central) para ejecución del presupuesto de ingresos, gastos, regularizaciones de FR, o reversiones. Coordinar y supervisar el manejo y control del Fondo Rotativo Interno. FRECUENCIA D S M A E 3

34 3. CONTINUACIÓN FUNCIONES No. 10 DESCRIPCIÓN Coordinar el cumplimiento de entrega de cajas fiscales a la Contraloría General de Cuentas para los casos que corresponda. FRECUENCIA D S M A E 11 Practicar Arqueos de Fondos Rotativos y Caja Chica. Atender los requerimientos de Auditoría Interna, 1 Contraloría General de Cuentas y la Administración Financiera (UDAF Central) Elaborar informes administrativos Financieros y remitirlos al Titular de la Unidad Ejecutora. Solicitar la creación, modificación o depuración de roles de usuarios en los sistemas SIGES y SICOIN. Verificar que todos los procedimientos estén apegados a la normativa vigente. Todas las demás funciones en materia financiera que le asigne el Titular de la Unidad Ejecutora o el. 4. RELACIONES DE TRABAJO Internas Viceministro o Director de la Unidad Ejecutora, Administrador Financiero, personal de la Administración Financiera (UDAF Central), Auditoría Interna, Asesoría Jurídica, personal de la UDDAF y de otras dependencias del Ministerio. Externas Ministerio de Finanzas Públicas, SEGEPLAN, Banco de Guatemala, Bancos del sistema, Contraloría General de Cuentas, Superintendencia de Administración Tributaria, Proveedores y otros. 3 3

35 Código: Versión: 01 Página: 1 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE Jefe de Unidad Desconcentrada de Administración Financiera INMEDIATO PUESTOS Ninguno SUBALTERNOS. PROPÓSITO DEL PUESTO Servir de apoyo logístico administrativo y secretarial en la gestión a la Unidad desconcentrada de Administración Financiera. 3. FUNCIONES No. DESCRIPCIÓN FRECUENCIA D S M A E 1 Mantener actualizado el sistema de correspondencia utilizado en el MAGA. Coordinar de conformidad con las instrucciones del jefe de la UDDAF, Encargado de Presupuesto, Contabilidad y Auxiliar de Tesorería, los eventos y reuniones a los que deba asistir, llevando agenda y elaborando memoria de reuniones para que puedan dar seguimiento a los compromisos adquiridos por personal de la UDDAF. Verificar que la documentación que llegue a la UDDAF 3 cumpla con los requisitos legales previo a remitirla al área financiera. 4 Asistir secretarialmente al personal de la UDDAF. Redactar correspondencia oficial solicitada por la Jefatura 5 de la UDDAF, así como digitalizar documentos relacionados con la dependencia. 6 Colaborar con el archivo físico de los documentos de las áreas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería. 7 Todas las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe de la UDDAF. 4.RELACIONES DE TRABAJO Internas Externas Jefe y Personal de la UDDAF, UDAF y MAGA Público en general. 3 4

36 ORGANIGRAMA DE PRESUPUESTO DE LA -UDDAF- Clase B TITULAR DE LA UNIDAD EJECUTORA JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ASISTENTE ENCARGADO DE PRESUPUESTO 3 5

37 FUNCIONES DE PRESUPUESTO DE LA -UDDAF- Clase B 1. Coordinar y aprobar las operaciones presupuestarias en SIGES y SICOIN a nivel de solicitado;. Consolidar la información para la formulación del POA y Anteproyecto de Presupuesto conjuntamente con la Administración Financiera (UDAF Central), DIPLAN, Directores y Jefes de las Unidades Ejecutoras; 3. Verificar que el registro de las operaciones de programación financiera se efectúe de forma eficaz, eficiente y transparente; 4. Implementar los mecanismos de control interno que garanticen una correcta ejecución presupuestaria, de conformidad con las normas de control interno emitidas por los entes rectores; 5. Cumplir con los mecanismos de control interno que garanticen una correcta programación y reprogramación de cuotas financieras, de conformidad con las normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 6. Custodiar y resguardar la documentación de respaldo de las operaciones de ejecución presupuestaria para su respectiva rendición de cuentas, de conformidad con los lineamientos de los entes rectores y 7. Elaborar informes relacionados con la programación y ejecución presupuestaria de ingresos y gastos que sean requeridos por autoridades competentes y en cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la Información; 3 6

38 ENCARGADO DE PRESUPUESTO Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE Jefe de la Unidad Desconcentrada de Administración INMEDIATO Financiera PUESTOS SUBALTERNOS Ninguno. PROPÓSITO DEL PUESTO Coordinar, supervisar y ejecutar las actividades de programación y presupuesto de la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera en coordinación con las Unidades Solicitantes. 3. FUNCIONES No DESCRIPCIÓN Consolidar la información para la formulación del POA y Anteproyecto de Presupuesto conjuntamente con la UDAF Central, DIPLAN, Directores y Jefes de las Unidades Ejecutoras. Consolidar con Unidades solicitantes, la elaboración de la Programación Indicativa Anual. Consolidar, registrar y trasladar a la (UDAF Central) los comprobantes de programación de la ejecución cuatrimestral y reprogramación mensual de la Unidad Ejecutora. Registrar en el SICOIN los comprobantes de registro de las operaciones de programación y reprogramación de cuotas. Registrar en el SICOIN los comprobantes de las modificaciones presupuestarias. Gestionar ante la Administración Financiera (UDAF Central) la aprobación de las solicitudes presentadas. Verificar la partida y disponibilidad presupuestaria consignada en las solicitudes de pedido de las Unidades Solicitantes. Autorizar las Constancias de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- en las operaciones de gasto en los renglones que corresponda en SIGES. Elaborar informes sobre las actividades de programación y ejecución presupuestaria de ingresos y gastos. FRECUENCIA D S M A E 3 7

39 3. CONTINUACIÓN FUNCIONES No DESCRIPCIÓN Registrar los proyectos de inversión en SIGES y SNIP (únicamente para las estructuras que tengan categoría de obra). Archivar, guardar y custodiar la documentación de respaldo de gastos, ingresos, liquidaciones de Fondo Rotativo Institucional y otros. Elaborar informes sobre las actividades de programación y ejecución presupuestaria de ingresos y gastos. Elaborar cierre presupuestario de acuerdo a los lineamientos del ente rector. Todas las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe de la UDDAF FRECUENCIA D S M A E 4. RELACIONES DE TRABAJO Personal de la Unidad Desconcentrada de Administración Internas Financiera, Personal del Departamento de Programación y Presupuesto y Unidad solicitantes. Externas Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General de Cuentas. 3 8

40 ORGANIGRAMA DE CONTABILIDAD DE LA -UDDAF- Clase B TITULAR DE LA UNIDAD EJECUTORA JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ASISTENTE ENCARGADO DE CONTABILIDAD 3 9

41 FUNCIONES DE CONTABILIDAD DE LA -UDDAF- Clase B 1. Coordinar y aprobar las operaciones contables en SIGES y SICOIN a nivel de compromiso y devengado;. Evaluar y analizar los expedientes recibidos para garantizar que se cumpla con todos los requerimientos establecidos previo y durante la ejecución del gasto; 3. Verificar que el registro de las operaciones contables se efectúen de forma eficaz, eficiente y transparente; 4. Implementar los mecanismos de control interno en materia contable que garanticen una correcta ejecución presupuestaria de conformidad con las normas de control interno emitidas por los entes rectores; 5. Cumplir con los mecanismos de control interno que garanticen una correcta operación de las actividades contables de conformidad con las normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 6. Custodiar y resguardar la documentación de respaldo de las operaciones de ejecución contable para su respectiva rendición de cuentas de conformidad con los lineamientos de los entes rectores; 7. Elaborar informes relacionados con ejecución presupuestaria, cuotas de compromiso y devengado que faciliten la toma de decisiones al Despacho y permitan el cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la Información, cuando estos sean requeridos además por autoridades competentes y 8. Realizar otras funciones que le sean asignadas en Ley y por el Despacho Ministerial. 4 0

42 ENCARGADO DE CONTABILIDAD Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE Jefe de la Unidad Desconcentrada de Administración INMEDIATO Financiera PUESTOS Ninguno SUBALTERNOS. PROPÓSITO DEL PUESTO Planificar, coordinar y supervisar las actividades de Contabilidad y Ejecución Presupuestaria en coordinación con las Unidades solicitantes de la Unidad Desconcentrada de Administración Financiera a su cargo y Contabilidad de la Administración Financiera. 5. FUNCIONES No. DESCRIPCIÓN FRECUENCIA D S M A E 1 Registrar y solicitar los CUR de compromiso, devengado y devengado simultáneo en SICOIN. Registrar CUR en SICOIN de los comprobantes de ingresos privativos, cuando corresponda. 3 Solicitar CUR de Reversión cuando corresponda. 4 Trasladar a la Administración Financiera (UDAF Central) el comprobante firmado y la documentación de respaldo para solicitud del pago. 5 Registrar en SIGES los expedientes de compromiso, devengado, compromiso y devengado simultáneo y reversión cuando corresponda. 6 Elaborar boletas de rechazo a los expedientes que contengan inconsistencias en la documentación de soporte. 7 Digitalizar los expedientes de solicitud de pago previo a trasladarse a la Administración Financiera (UDAF Central). 8 Gestionar las firmas y sellos del Encargado de Contabilidad y del Jefe de la UDDAF en los CUR registrados en el SICOIN. 4 1

43 3. CONTINUACIÓN FUNCIONES No. DESCRIPCIÓN 9 Verificar que los expedientes por operaciones de ingreso y gasto, cumplan con los requisitos establecidos y cuenten con la documentación de soporte para su registro. 10 Archivar, guardar y custodiar la documentación de respaldo de gastos, ingresos, liquidaciones de Fondo Rotativo Institucional y otros. 11 Recopilar la información solicitada relacionada con los expedientes de ingresos y gastos, requerida por las autoridades competentes y entes fiscalizadores. 1 Elaborar informes sobre las actividades de contabilidad y ejecución presupuestaria de la Unidad Ejecutora. 13 Todas las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe de la UDDAF. FRECUENCIA D S M A E 4. RELACIONES DE TRABAJO Internas Personal de la Unidad Ejecutora y Personal de la Administración Financiera Central. Externas Dirección de Contabilidad del Estado y Contraloría General de Cuentas. 4

44 ORGANIGRAMA DE TESORERÍA DE LA -UDDAF- Clase B TITULAR DE LA UNIDAD EJECUTORA JEFE DE LA UDDAF DESCONCENTRADA ASISTENTE AUILIAR DE TESORERIA 4 3

45 FUNCIONES DE TESORERÍA DE LA -UDDAF- Clase B 1. Evaluar y analizar los expedientes recibidos para garantizar que se cumpla con todos los requerimientos establecidos, previo a realizar el pago;. Verificar que el registro de las operaciones de pagos se efectúen de forma eficaz, eficiente y transparente; 3. Implementar los mecanismos de control interno que garanticen una correcta ejecución de tesorería, de conformidad con las normas de control interno emitidas por los entes rectores; 4. Verificar mediante los mecanismos de control interno que el cumplimiento de las actividades de tesorería se realice de conformidad con las normas emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), Contraloría General de Cuentas (CGC) y la Administración Financiera (UDAF Central); 5. Custodiar y resguardar la documentación de respaldo de las operaciones que se realizan en Tesorería para su respectiva rendición de cuentas, de conformidad con los lineamientos de los entes rectores; 6. Elaborar los informes relacionados con registros de pagos realizados en el MAGA, cuando sean requeridos por autoridades competentes o en cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la Información; 7. Realizar otras funciones que le sean asignadas en Ley y por la Autoridad Superior. 4 4

46 AUILIAR DE TESORERÍA Código: Versión: 01 Página: 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO PUESTO JEFE INMEDIATO Jefe de Unidad Desconcentrada de Administración Financiera. PUESTOS Ninguno SUBALTERNOS. PROPÓSITO DEL PUESTO Ejecutar las operaciones de registro y control de cuentas monetarias de la Unidad Ejecutora; así como organizar y controlar los flujos de efectivo. 3. FUNCIONES No. DESCRIPCIÓN FRECUENCIA D S M A E 1 Dar cumplimiento a las actividades de registro y control de tesorería. Realizar las liquidaciones parciales del FRI de conformidad con los procedimientos establecidos. 3 Realizar la liquidación final y cierre del Fondo Rotativo Interno. 4 Registrar y llevar el control de vales del FRI. 5 Controlar y manejar chequeras de las cuentas monetarias. 6 Realizar pagos a proveedores a través del FRI. 7 Realizar cuadre del Fondo Rotativo Interno. 8 Registrar el FR03 y gestionar reposiciones del Fondo Rotativo Interno. 9 Preparar y presentar la Caja Fiscal (cuando corresponda). 10 Registrar los ingresos varios en el formulario 63-A (cuando corresponda). 11 Elaborar informes de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno. Archivar, guardar y custodiar la documentación de 1 respaldo de liquidaciones de Fondo Rotativo Institucional y otros. Recopilar la información relacionada con los expedientes 13 de ingresos y gastos, solicitada por las autoridades competentes y entes fiscalizadores. 14 Verificar que todos los procedimientos estén apegados a la Ley y normativa vigente. 15 Todas las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe de la UDDAF. 4 5

47 4. RELACIONES DE TRABAJO Internas Personal de la UDDAF, Personal del Departamento de Tesorería y Unidad Ejecutora. Externas Bancos del sistema, Contraloría General de Cuentas, Público y Proveedores. 4 6

48 Glosario de Términos No. TERMINO DEFINICION 1 Normas de Control Interno Son de interés para los auditores en general, pero especialmente están dirigidas a los responsables de las instanciassuperiores de dirección y coordinación y de los gerentes, administradores y empleados públicos Es la herramienta que lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos según corresponda, generando automáticamente con cada registro la Sistema de Contabilidad Contabilidad del Estado y el proceso de Integrada (SICOIN) pago. También contempla el registro de metas, indicadores de desempeño e ingreso del Plan Operativo Anual de cada institución así como el registro y control de inventarios. 3 4 Sistema Nacional de Inversión Pública Sistema Integrado de Gestion (SIGES) Es un sistema administrativo de gobierno que a través de un conjunto de principios, métodos, procedimientos y normas técnicas certifica la calidad de los Proyectos de Inversión Pública con proyectos que beneficien a la poblacion. Es una herramienta informática que utilizan las entidades públicas del Gobierno de Guatemala, para emitir las Órdenes de Compra, liquidación y Pago, generación de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria CDP, en la gestión de compra de los productos y/o servicios que requieran. 4 7

49 Glosario de Siglas No. SIGLAS SIGNIFICADO 1 CDP Constancia de Disponibilidad Presupuestaria CGC Contraloría General de Cuentas 3 CUR Comprobante Único de Registro 4 DIPLAN Dirección de Planeamiento 5 FRI Fondo Rotativo Institucional 6 FR_03 Formulario de Gastos del Fondo Rotativo Interno 7 MAGA Ministerio de Agricultura, Ganadería 8 MINFIN Ministerio de Finanzas Publicas 9 POA Planificación Operativa Anual 10 SEGEPLAN Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia 11 SICOIN Sistema de Contabilidad Integrada 1 SIGES Sistema Integrado de Gestión 13 SNIP Sistema Nacional de Inversión Pública 14 UDAF Unidad de Administración Financiera 15 UDDAF Unidad Desconcentrada de Administraciòn Financiera 4 8

50 ANEO 4 9

51 5 0

52 5 1

53 5

54 5 3