DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE ELABORACIÓN FEBRERO 2016

Transcripción

1 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS FECHA DE ELABORACIÓN FEBRERO IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO NOMBRE DEL PUESTO: TITULAR LEGISLATURA SUPERVISOR DE CONTROL PATRIMONIAL LVIII NIVEL CATEGORIAA REPORTA A:DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 2.- NATURALEZA DEL PUESTO: 2.1. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PUESTO Llevar el control del inventario general de bienes muebles e inmuebles patrimonio de la Legislatura del Estado, como se estipula en el artículo 172, fracción V de la Ley Orgánica del Poder Legislativo RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS: 1.-Observar la correcta aplicación del Reglamento General, para el uso de los bienes muebles, e inmuebles propiedad del Poder Legislativo del Estado de Querétaro. 2.-Recibir de compras el mobiliario nuevo que va al activo fijo y verificar que cumpla con los criterios de patrimonialización, mismos que son: La cantidad que resulte al multiplicar 35 días de salario mínimo por la cantidad del salario mínimo general del área geográfica (A) del D.F., como se especifica en el numeral 8 de las reglas especificas del registro y valoración del patrimonio del Consejo Nacional de Armonización Contable ( Conac ). 3.-Dar de alta el bien mueble ó inmueble en el sistema de inventarios, en la clasificación contable correspondiente, etiquetarlo y entregarlo al usuario asignado, según compras. 4.-Realizar el procedimiento correcto para la baja de mobiliario ante el Comité Técnico de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Poder Legislativo. 5.-Elaborar actas administrativas circunstanciadas, para la baja del mobiliario ó perdida del mismo ante las Instancias correspondientes. 6.-Enviar a la Dirección de Servicios Financieros, los oficios correspondientes autorizados por el Director de Servicios Administrativos, para el alta ó baja de mobiliario, así como todo lo relacionado con el patrimonio de este Poder Legislativo.

2 7.-Tener en custodia al 100% todos los resguardos de los usuarios de mobiliario firmados en original. 8.-Resguardar las facturas originales de bienes patrimoniales de la Legislatura del Estado. 9.-Actualizar y cotejar saldos con la Dirección de Servicios Financieros del inventario general de bienes muebles e inmuebles del Poder Legislativo, mensualmente. 10.-Conocer perfectamente el sistema de inventarios. 11.-Realizar revisiones físicas s de resguardos de usuario de mobiliario y reetiquetarlo nuevamente si es necesario, cada 6 meses y/o cuando sea necesario Verificar constantemente el estado físico del activo fijo del Poder Legislativo Realizar cambios de mobiliario en resguardo de usuarios en el sistema de inventarios, cuando así lo requieran los mismos. ( Altas y bajas ) Preparar y llevar a cabo la entrega-recepción de mobiliario en cada oficina por salida de servidor público Atender auditoría en relación al activo fijo cada 3 ó 6 meses Realizar informes de actividades del área, mensuales ó cuando sean requeridos por el Director de Servicios Administrativos Dar de alta los libros en donación o compra para la Biblioteca, entregar etiquetas para que el personal de Biblioteca etiquetee dichos libros y lleve el control interno de los mismos RESPONSABILIDADES ADICIONALES: 1.- Dar apoyo a las actividades de la Dirección de Servicios Administrativos, cuando sea requerido. 3.- PERFIL DEL PUESTO: 3.1 PERFIL:No. de personal a su cargo: Ninguno Preparatoria ó carrera técnica en áreas contables Y administrativas con experienciaia de dos años.

3 ORGANIGRAMA DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS F SUPERVISOR DE CONTROL PATRIMONIAL

4 4.- REQUISITOS DEL PUESTO: 4.1 CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO EDAD SEXO HOMBRE MUJER INDISTINTO X EXPERIENCIA EN: Áreas contables y administrativas CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIFICOS Manejo de inventarios, conocimientos contables y Secretariales. ESCOLARIDAD: Primaria Secundaria Preparatoria Licenciatura Maestría Doctorado X 4.2. RESPONSABILIDAD: Cantidad de recursos que administra el puesto MATERIAL O SUMINISTRO EQUIPO Y HERRAMIENTA Equipo de computo, fax, teléfono, sumadora y copiadora. DINERO Y VALORES Facturas de activo fijo originales. PRESUPUESTO 5.- COMENTARIOS: No proporciona información al público

5 FLUJOGRAMA DSACP01 Procedimiento de alta de mobiliario nuevo NO. 1 RESPONSABLE ACTIVIDAD -Inicio de procedimiento- OBSERVACIONES Y/O DOCUMENTOS 2 Control Patrimonial Recibe de Recursos Materiales por medio del área de almacén, el mobiliario nuevo, para el alta del mismo, checando de igual manera que cumpla con los criterios de patrimonialización. Criterios de patrimonialización: Son la cantidadd que resulte al multiplicar 35 días de salario mínimo por la cantidadd del salariomínimo general del área geográfica (A) del D.F., mismos que se especifican en el numeral 8 de las reglas especificas del registro y valoración del patrimonio, del Consejo Nacional de Armonización Contable (Conac ). Depreciación:Por acuerdo del Consejo de Armonización Contable del Estado de Querétaro, de sesión de fecha 26 de junio del año 2013, la depreciación de los bienes muebles e inmuebles, será en la que se considerarán únicamente los bienes que cumplan con la definición de activo y que hayan sido adquiridos y facturados a partir del 01 de enero del año 2013, con un costo unitario de adquisición

6 mayor o igual a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal y con una vida útil de más de un año, donde la fecha de inicio de depreciación empezará el mes siguiente de tener en funcionamiento el bien y se efectuará a mes completo. Por lo que se tomará como base para la depreciación de dicho mobiliario, la guía de vida útil estimada y porcentajes de depreciación del Diario Oficial, primera sección, hoja número 21 de fecha 15 de agosto del año Alta de libros de Biblioteca:Control Patrimonial da de alta el libro donado ó adquirido para la Biblioteca de este Poder Legislativo, en conjuntoo ó saldos iguales con la Biblioteca, llevando el control de dichas altas por separado. Por lo que Control Patrimonial únicamente recibe oficio para alta de libros, verifica la presencia del libro, lo da de altaa en sistema de inventario para Biblioteca (Hoja de Excel)o por costo de adquisición en sistema de inventario contable y entrega a Biblioteca la etiqueta correspondiente del libro. Por lo que la

7 3 Control Patrimonial 4 Control Patrimonial 5 Control Patrimonial Da de alta el mobiliario en el patrimonio, cumpliendo con los criterios de patrimonialización, en el sistema de inventarios y lo etiqueta. Entrega al usuario el mobiliario correspondiente con el resguardo para firma de conformidad. Envía alta de mobiliario firmada por el Director de Servicios Administrativos a la Dirección de Servicios Financieros, para el registro contable de la misma. etiquetación y el control interno del inventario de biblioteca lo lleva su personal administrativo, departamento que depende orgánicamente del Instituto de Investigación y Estadística Legislativa. Nota: Por acuerdo de Legislaturas pasadas mediante el Comité Técnico de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de estee Poder Legislativo, no se dará de alta en activo fijo: los equipos celulares, porque esta afectación del presupuesto de egresos, se va directamente a gasto corriente. (Ya que dichas adquisiciones de teléfonos móviles se manejan por medio de contrato de servicio) ). Copia de factura, etiqueta con código de barras de activo fijo, resguardo de mobiliario y auxiliar de altas de activo fijo. Resguardo de mobiliario. Oficio de alta, auxiliares del sistema de inventarios ycopia de factura.

8 6 Control Patrimonial 7 Archiva resguardo de mobiliario original en su expediente correspondiente y la copia del mismo en una carpeta de usuarios de mobiliario. De igual manera el oficio sellado de recibido del alta de mobiliario. -Fin del procedimiento- Resguardo de mobiliario y oficio de alta de mobiliario. EMITIDO POR CONTROL PATRIMONIAL AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE EMISIÓN FEBRERO DE /1

9 FLUJOGRAMA DSACP02 Procedimiento de baja de bienes muebles para donación, robo ó pérdida del mismo. NO. RESPONSABLE 1 2 Institución de Beneficencia Pública 3 Control patrimonial 4 Control Patrimonial ACTIVIDAD -Inicio de procedimiento- Solicita mobiliario en donación al Director de Servicios Administrativos ó Presidente del Comité Técnico de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Poder Legislativo. Solicita autorización para la baja de mobiliario para donación ó por pérdidao robo del mismo, al Comité Técnico de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Poder Legislativo, mediante oficio firmado por el Director de Servicios Administrativos. Solicita el dictamen de mobiliario para bajas y donación del mismo, a la Contraloría Interna, Informática y OBSERVACIONES Y/O DOCUMENTOS Oficio de solicitud de donación de mobiliario. Oficio, copia de factura, acta circunstanciada de mobiliario no apto para el servicio público, acta ministerial de pérdida de mobiliario o robo del mismo, auxiliares del sistema de inventario, y fotografías de mobiliario. Nota: Para la baja de mobiliario perdido o robado, no se pedirá dictamen, solo el acta ministerial de robo o pérdida, o de igual manera el actaa levantada por la autoridad competente, misma que se turnará a Mesa Directiva para instruir lo subsecuente. Oficio de solicitud de dictamen de mobiliario para donación.

10 5 Comité Técnico de Adquisiciones, enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Legislatura 6 Control Patrimonial 7 Control Patrimonial 8 Control Patrimonial 9 Mantenimiento. Esto por medio de oficio firmado por el Director de Servicios Administrativos. Analiza y en su caso autoriza ó no autoriza la baja del mobiliario en donación, pérdida ó robo. Informa a la Institución ó usuario de mobiliario, que la donación fue autorizada, ó que fue autorizada la baja del mobiliario perdido o robado. De igual manera entrega el mobiliario donado a la Institución solicitante. Envía oficio de bajas de mobiliario donado, perdido o robado, firmado por el Director de Servicios Administrativos a la Dirección de Servicios Financieros, para su baja contable, según Art. 28 de Ley General de Contabilidad Gubernamental. De todos los movimientos realizados durante el procedimiento, se archivan en el expediente correspondiente. -Fin del procedimiento- Acta de sesión de autorización de baja de mobiliario. Acta de sesión de autorización de baja mobiliario, por donación, pérdida o robo. Recibo de donación o resguardo de mobiliario actualizado Oficio, copia de factura, dictamen, Acta de sesión de autorización de bajas, auxiliares contables, copia de recibos de donación, acta circunstanciada de bajas o acta ministerial de pérdida o robo y fotografías. Expediente técnico completo de bajas de mobiliario, auxiliares del sistema de inventarios, recibos de donación, acta ministerial de perdida ó robo, resguardo de mobiliario actualizado y oficio de bajas. EMITIDO POR AUTORIZADO POR LA FECHA DE EMISIÓN

11 CONTROL PATRIMONIAL DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FEBRERO DEL /1 FLUJOGRAMA DSACP03 Procedimiento de manejo y control de bienes muebles nuevos y usados NO. 1 RESPONSABLE ACTIVIDAD -Inicio de procedimiento- OBSERVACIONES Y/O DOCUMENTOS 2 Usuario 3 Control Patrimonial 4 Control Patrimonial 5 Control Patrimonial 6 Control Patrimonial 7 Director de Servicios Administrativos 8 Control Patrimonial 9 Control Patrimonial Entrega y hace solicitud de cambio de mobiliario a Control Patrimonial. Es un alta? Sí No. 4 no. No. 09 Existe en el inventario? sí No. 5 no No. 29 Elabora resguardo de mobiliario. Entrega resguardo de mobiliario para la firma del mismo al usuario, quien firma de conformidad. Firma de visto bueno el resguardo de mobiliario del usuario y posteriormente se le entrega una copia del mismo. Lleva el registro general de todos los movimientos realizados, en expediente y carpetas. Existe en el inventario? Vía telefónica, oficio y verbalmente. Resguardo de mobiliario actualizado. Resguardo de mobiliario. Resguardo de mobiliario. Resguardos de mobiliario originales y copias. 10 Control Patrimonial 11 Control Patrimonial sí No. 20 no No. 10 Elabora acta circunstanciada de Acta circunstanciada pérdida de mobiliario Notifica al Director de Servicios Verbalmente ó vía

12 12 Usuario 13 Usuario 14 Director de Servicios Administrativos 15 Control Patrimonial 16 Control Patrimonial 17 Control Patrimonial Administrativos de la pérdida de mobiliario o robo, para lo conducente. Levanta acta de pérdida o robo de mobiliario ante el Ministerio Público correspondiente. Entrega el acta de pérdida o robo de mobiliario a Control Patrimonial para lo conducente. Notifica vía oficio, al Comité Técnico de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, la pérdida o robo de mobiliario, para con ello la autorización de la baja del citado mobiliario. Notifica al usuario la decisión que tomo el Comité Técnico de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Poder Legislativo en relación a la pérdida o robo de mobiliario. Es reposición del bien? sí No. 18 no No. 17 Da de baja el bien en el sistema de inventarios de bienes muebles e inmuebles. Ir a No. 19 telefónica. Acta ministerial de pérdida o robo de mobiliario. Acta ministerial de pérdida o robo de mobiliario ante el Ministerio Público correspondiente. Oficio de aviso de pérdida O robo de mobiliario. Acta de sesión de autorización de Comité Técnico de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios. Oficio de autorización de bajas, Oficio de baja firmado por el Director de Servicios Administrativos, auxiliar de bajas del sistema de inventarios, copia de acta ministerial y resguardo actualizado.

13 18 Control Patrimonial 19 Control Patrimonial 20 Control Patrimonial 21 Control Patrimonial 22 Control Patrimonial Da de baja y alta mobiliario en el sistema de inventarios, el perdido y el que lo sustituye. Informa a la Dirección de Servicios Financieros, mediante oficio firmado por el Director de Servicios Administrativos la baja y alta del mobiliario perdido y sustituido por otro similar, para su registro contable en libros. Ir a No. 8. Actualiza el resguardo de mobiliario en el sistema de inventarios y lo lleva a firma con el usuario y Director de Servicios Administrativos para el visto bueno. Sirve el bien? sí No. 22 no. No. 25 Requiere reparación? sí No. 23 no No. 25 Oficio de autorización de baja y alta firmado por el Comité Técnico de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de servicios del Poder Legislativo, copia de factura, factura original, auxiliar de bajas y altas del sistema de inventarios, etiqueta de código de barras y resguardo de mobiliario actualizado. Oficio de baja y alta de mobiliario, auxiliar del sistema de inventarios de baja y alta de mobiliario, copia de oficio de autorización de bajas y altas por el Comité Técnico de adquisiciones del Poder Legislativo, factura original, copia de factura, acta ministerial de pérdida de mobiliario. Resguardo de mobiliario.

14 23 Control Patrimonial Es reparación externa? 24 Recursos Materiales 25 Control Patrimonial 26 Control Patrimonial 27 Mantenimiento sí No. 24 no No. 26 Envía al taller externo, el mobiliario que requiere reparación ó mantenimiento Da de baja el bien que no sirve. Teniendo para ello el dictamen del taller externo. Ir a No. 18 Solicita a mantenimiento reparación de mobiliario que así lo requiere. Entrega a Control Patrimonial el bien mueble reparado. Vale de salida de mobiliario y orden de servicio. Auxiliar de bajas del sistema de inventarios y dictamen de mobiliario de taller externo. Verbalmente. Verbalmente. 28 Control Patrimonial 29 Control Patrimonial 30 Control Patrimonial 31 Control Patrimonial Entrega el bien mueble reparado al usuario correspondiente. Ir a No. 8 Tipo de alta? Donación No. 30 Bien ajeno No. 32 Da de alta en el sistema de inventarios el bien mueble donado, lo etiqueta y lo entrega al usuario correspondiente. Notifica mediante oficio firmado por el Director de Servicios Administrativos, a la Dirección de Servicios Financieros, el alta del bien mueble donado, para el registro contable en libros del mismo. Ir a No. 5 Verbalmente. Contratoo de donación y oficio de donación, etiqueta de código de barras y resguardo actualizado. Oficio de alta de mobiliario, contratoo de donación u oficio de donación de mobiliario, auxiliares de alta del sistema de inventario y resguardo de mobiliario actualizado.

15 32 Usuario 33 Control Patrimonial Notifica a Control Patrimonial mediante oficio la relación de bienes ajenos que introdujo al Edificio Legislativo. Elabora un registro de bienes ajenos, para dar de alta los mismos. Ir a No. 8 Oficio con relación de bienes ajenos Registro de bienes ajenos. 34 -Fin del procedimiento- EMITIDO POR CONTROL PATRIMONIAL AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FECHA DE EMISIÓN FEBRERO /1 FORMATO NO. DSACP001 VALE DE SALIDA DE MOBILIARIO CLAVE INVENTARIO USUARIO RESPONSABLE DESC. MOBILIARIO MOTIVO SALIDA Y PROVEEDOR A LLEVAR

16 EMITIDO CONTROL PATRIMONIAL AUTORIZADO DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS FIRMA USUARIO FECHA SALIDA FEBRERO 2016 REGLAMENTO GENERAL PARA EL USO DE LOS BIENES MUEBLES, PATRIMONIO DE ESTE PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO. 1.- LOS CRITERIOS PARA PATRIMONIALIZAR UN BIEN MUEBLE E INTANGIBLE, SON LA CANTIDAD QUE RESULTE AL MULTIPLICAR 35 DÍAS DE SALARIO MINIMO POR LA CANTIDAD DEL SALARIO MINÍMO GENERAL DEL ARÉA GEOGRÁFICA QUE CORRESPONDE, MISMOS QUE SE ESPECIFICAN EN EL NUMERAL 8 DE LAS REGLAS ESPECÍFICAS DEL REGISTRO Y VALORACIÓN DEL PATRIMONIO DEL CONSEJO NACIONAL DE ARMONIZACIÓN CONTABLE ( CONAC ).

17 2.- NINGÚN BIEN MUEBLE, PATRIMONIO DE ESTE PODER LEGISLATIVO, PODRÁ SALIR DE LAS AREAS ADMINISTRATIVAS UBICADO, SIN PREVIA AUTORIZACIÓN DEL DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, POR MEDIO DE UN VALE DE SALIDA DE MOBILIARIO, EXCEPTO LOS VEHÍCULOS Y LAP-TOP, DE LO CONTRARIO, EL USUARIO DE MOBILIARIO RESGUARDANTE, SERÁ SANCIONADO COMO LO DECIDA EL COMITÉ TÉCNICO DE ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ESTE PODER LEGISLATIVO. 3.- SI POR ALGUNA SITUACIÓN, EL MOBILIARIO ES RETIRADO FUERA DEL AREA DEL RESGUARDANTE, COMO CAMBIO DE USUARIO, SE DEBERÁ INFORMAR A LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, CON COPIA PARA CONTROL PATRIMONIAL, MEDIANTE OFICIO, DE LO CONTRARIOO EL USUARIO SERÁ EL ÚNICO RESPONSABLE DEL EXTRAVIO DEL CITADO MOBILIARIO, PARA LO CUAL SE LE COBRARA EL COSTO DEL MISMO Ó EN SU CASO LA REPOSICIÓN CON OTRO SIMILAR EN MARCA. 4.- CADA USUARIO, SERÁ RESPONSABLE DEL MOBILIARIO RESGUARDADO, MISMO QUE DEBERÁ SER UTILIZADO DE ACUERDO A SUSS CARACTERÍSTICAS Y FINALIDAD DE USO, CUIDANDO QUE SE CONSERVE EN CONDICIONES ADECUADAS CUMPLIENDO CON LAS NORMAS DE MANTENIMIENTO QUE EN SU CASO SEA NECESARIO. 5.- ES OBLIGACIÓN DEL USUARIO QUE RESGUARDA EL MOBILIARIO, REPORTAR AL DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, CON COPIA PARA EL ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL EN FORMA INMEDIATA DE LOS DAÑOS O DETERIOROS QUE SUFRA EL CITADO MOBILIARIO. 6.- EL USUARIO QUE TIENE BAJO SU PODER RESGUARDADOS BIENES MUEBLES, NO SERÁ RESPONSALBE DEL EXTRAVIO Ó DESTRUCCIÓN DEL BIEN MUEBLE, SI SE COMPRUEBA QUE TALES HECHOS FUERON OCASIONADOS POR OTRA PERSONA AJENA A ESTA INSTITUCIÓN PUBLICA Ó QUE SE DERIVARÓN DE SU MALA CALIDAD, Ó DE SU USO NORMAL. DEL MISMO MODO AL COMPROBARSE EL NOMBRE DEL RESPONSALBE, LA SANCIÓN CORRESPONDIENTE, SERÁ DESIGNADA Y AUTORIZADA PARA SU APLICACIÓN, POR PARTE DEL COMITÉ TÉCNICO DE ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ESTE PODER LEGISLATIVO. 7.- ES OBLIGACIÓN DE LOS USUARIOS QUE RESGUARDAN MOBILIARIO, CERRAR CON LLAVE AL TERMINO DE SU JORNADA DE TRABAJO, AQUELLOS BIENES EN CUSTODIA, DE LO CONTRARIO, POR EL EXTRAVIO DE MOBILLIARIO, SE SUJETARÁN A LAS SANCIONES QUE ESTABLEZCA, EL COMITÉ TÉCNICO DE ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DEESTE PODER LEGISLATIVO. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

18 C.P. JUAN CARLOS ESPINOSA LARRACOECHEA PRESIDENTE DEL COMITÉ TÉCNICO DE ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ESTE PODER LEGISLATIVO C.P. JOSÉ DE JESÚS GUILLERMO MORALES TORRES SECRETARIO EJECUTIVO C.P. JORGE LÓPEZ CRESPO VOCAL INTEGRANTE LIC. GERARDO ZESATI GARCÍA VOCAL INTEGRANTE ING. EDUARDO DANIEL LLAMAS ROMO VOCAL INTEGRANTE FEBRERO 2016

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