Documentos oficiales y mercantiles Autor: Raúl Morueco Gómez

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1 Documentos oficiales y mercantiles Autor: Raúl Morueco Gómez 1

2 Presentación del curso Sabría redactar una instancia? Sabe que objetivos tiene el documento denominado Oficio denominado Oficio? Si un cliente le pagase un cierto importe con un cheque cruzado sabría con qué le esta pagando? Los documentos oficiales, mercantiles así como otros muchos que no están contemplados en este curso, son materia de estudio para cualquier profesional del secretariado que se precie, por ese motivo, hemos querido destinar un breve curso a estos documentos para que tome una primera toma de contacto con ellos. 2

3 1. Introducción Cualquier empresa hoy en día maneja una gran cantidad de documentos cuyos fines y formatos son muy distintos, se hace por tanto necesario que el profesional del secretariado conozca tanto el fin como el formato de determinados documentos, bien sean oficiales, mercantiles, laborales, etc. No pretendemos realizar un tratado sobre documentos, ya que sería un tema extenso y arduo para el lector, simplemente queremos dar a conocer de forma somera las generalidades de cada uno de ellos, después, podremos profundizar más en aquel o aquellos cuya utilidad sea mayor en el día a día laboral. 3

4 2. Documentos oficiales Se entienden por Documentos Oficiales aquellos que expiden los Organismos Oficiales o aquellos que cualquier ciudadano puede presentar ante un Organismo Oficial o la Administración Pública. Este aspecto es importante para el profesional del secretariado, ya que a menudo, deberá interaccionar con los Organismos para realizar gestiones: subvenciones, impuestos, reclamaciones, presentaciones de ofertas, etc. La instancia A través de este tipo de documento podremos realizar una solicitud ante un Organismo Público o ante una persona física que sea representativa de éste último. Las partes en las que se divide son las siguientes: 1. Encabezamiento. En él deberán figurar los datos de la persona que firmará el documento, éstos son: nombre y apellidos, dirección, DNI o NIF; pero además de éstos, también deberá constar el número o la referencia del expediente administrativo al que se hace mención en el documento. 2. Cuerpo del documento. En él se expondrán los motivos (se inicia con la frase expone que ) por el cual se realiza la solicitud correspondiente (se indica con la frase solicita ). Se deberán detallar los hechos de forma breve y precisa redactando los mismos en tercera persona. 3. Pie. Final del documento, se indicará una frase de cortesía, la fecha de expedición del documento, la firma y el pie de firma. 4

5 Documento plantilla de ejemplo para instancia 5

6 El oficio El oficio es un documento que suelen emplear los Organismos Oficiales o las Administraciones Públicas para realizar un comunicado a personas físicas o jurídicas. En otras palabras, el oficio podría representar la respuesta que un Organismo Oficial podría dar, a una empresa o ciudadano ante una instancia presentada por un hecho o acontecimiento que se pretendiera comunicar. Como cualquier documento, deberá contener un encabezado con los datos del Organismo Oficial que emite el documento, un cuerpo donde se detalla y se expone el comunicado y un pie en la que suele constar la despedida, normalmente utilizando la fórmula: lo que comunico y la firma autógrafa de la persona remitente. 6

7 Documento ejemplo de oficio El certificado Documento expedido, normalmente por un Organismo Público, en el que se constata o se da fe un determinado hecho. Como cualquier documento, se compone de un encabezado, donde deberá constar los datos identificativos, el logotipo o cualquier dato que permita la identificación de la entidad que expide el certificado; un cuerpo, en el que se detalla el hecho que motivó el certificado y por el cual se ha expedido el mismo. El cuerpo suele comenzar con la expresión CERTIFICA, seguidamente se expone el motivo y para finalizar se usan las expresiones: Y PARA QUE CONSTE o Y PARA QUE CONSTE A LOS EFECTOS OPORTUNOS indicando el objetivo del certificado. 7

8 La último parte la compone el pié de cierre del documento, éste deberá incorporar la localidad y la fecha de expedición del mismo. También deberá llevar la antefirma de la persona o entidad que expide el documento con el Vº Bº (Visto Bueno) de la persona de mayor posición jerárquica que da fe del documento. Modelo 1 de certificado Modelo 2 de certificado 8

9 NOTA: Es muy habitual que una empresa expida certificados, por ejemplo, los certificados de aprovechamiento por cursos que ésta imparte a sus trabajadores o al personal externo. Una de las labores que puede tener encomendada un profesional del secretariado, además de la organización del evento, es la de encargarse de redacción e impresión de certificados, por ello, es recomendable que maneje las herramientas ofimáticas adecuadas, tales como: Word, Publisher, Power Point, etc. 9

10 3. Documentos mercantiles En la actividad cotidiana de una empresa existen movimientos de compra y venta, movimientos de almacén (logística), pagos, cobros, devoluciones, etc., todos ellos deberán ser registrados mediante documentos, no sólo porque en la mayoría de los casos y países es obligatorio, ya que sirven como justificantes ante situaciones de quejas, demandas o pago de impuestos, sino que son la base para la elaboración de la contabilidad de la empresa, el cálculo de la cuenta de resultados, la elaboración de presupuestos, etc. En los siguientes apartados ofreceremos una visión general de cada uno de estos documentos. Pedido Considerado como un documento de compra-venta permite a la empresa solicitar un determinado pedido de mercancías a la empresa compradora, de esta forma, la empresa solicitante reflejará la demanda de mercancía a la empresa suministradora (proveedor). En el pedido se consignan datos necesarios como: la identificación del comprador, el número del pedido, la fecha, la dirección de entrega, el tipo de mercaderías y las cantidades, los precios unitarios, el total del importe, las condiciones de compra, entrega, transporte, embalaje, seguros, etc. 10

11 NOTA:Los datos del pedido sirven para la elaboración de albaranes y facturas. Albarán El albarán o también denominado nota de entrega, es un documento que permite comprobar, por una parte la salida de las mercaderías por parte del proveedor hacia el cliente, es decir, permite a los responsables del almacén (logística) comprobar si la mercadería que sale del almacén con destino al cliente es la que realmente se refleja en el albarán y, que por otro lado, ha sido elaborado con los datos procedentes del pedido; pero además, también sirve como justificante de entrega de la mercadería en el destino. En el caso de que la mercadería recibida no se ajustase a lo que indica el albarán que porta, podrá devolverse la misma al proveedor, no dando conformidad al albarán (rectificación de albaranes). 11

12 Un albarán deberá mostrar los datos identificativos del cliente, del proveedor, del lugar de entrega, del pedido que lo relaciona, de las condiciones de entrega y de las mercaderías. Factura Documento de carácter legal en el que se acredita la realización de una determinada operación de compra-venta, por ello, la factura servirá de justificante ante cualquier reclamación por la adquisición de bienes o servicios. 12

13 NOTA:La factura es un documento con capacidad Legal, es decir, tiene valor probatorio en caso de reclamación o demanda judicial; no obstante, para que una factura tenga dicha capacidad, será necesario que contenga los datos necesarios y establecidos en el Código de Comercio de cada país. Por este motivo, es recordable consultar la normativa vigente sobre facturas en el país donde nos encontremos o donde se expidan las facturas como consecuencia de operaciones comerciales realizadas. La factura se suele cumplimentar con los datos del albarán y en muchos casos con los del pedido, en dicho documento deberán venir correctamente reflejados una serie de campos, normalmente fijados por la normativa legal de cada país de origen. Como datos generales, una factura llevará un número de identificación. En países como España, además de número identificativo, podrá llevar la serie A o B que la identifica. La numeración de las facturas dentro de cada serie deberá ser correlativas, no pudiendo existir espacios. Además del número de factura, está deberá llevar los datos identificativos; nombre o razón social, dirección, código de identificación fiscal (CIF) de la empresa que expide la empresa, así como los datos identificativos del receptor de la misma. La factura deberá contener el detalle de la operación comercial: cantidades, descripción de los artículos, precio unitarios, totales, descuentos, impuestos, gravámenes, transportes, seguros, embalajes, etc. 13

14 NOTA:Cuando se producen devoluciones de mercaderías, será necesario realizar un abono al mismo destinatario restando el importe de los envases y embalajes o descontando el importe correspondiente a las mercaderías devueltas así como el tipo impositivo aplicable. No obstante, existe un documento denominado factura rectificativa que a menudo suele confundirse con el abono, para aclarar esto diremos que el empresario deberá expedir una factura rectificativa siempre que la factura original no cumpla alguno de los requisitos obligatorios o si se hubieran determinado incorrectamente las cuotas del IVA en la factura original. En cualquier caso, el propósito de los abonos y facturas rectificativas es no dejar huecos en la numeración de facturas cuando se producen errores en las formas o devoluciones de pedidas, y, además, poder controlar contablemente estos hechos a través de estos documentos. 14

15 NOTA:Las empresas están obligadas a guardar las facturas, tanto emitidas como recibidas por un cierto período de tiempo que estipula la ley en cada país donde la empresa se encuentra implementada, así por ejemplo, en España es obligatorio la conservación de las facturas por un plazo de 5 años a partir de la fecha de expedición de la misma. Con la llegada de las TICs (Tecnologías de la Información y Comunicaciones) cada vez más se realizan las gestiones de compra-venta de forma telemática (a través de Internet), es por ello que, muchas empresas deciden cambiar las facturas físicas por la e-factur@ o factura electrónica con el consiguiente ahorro de tinta, papel, sobres, envíos, gestión de archivos, etc. Para poder trabajar con la e-factur@ se deberán emplear unos formatos específicos: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, disponer de conexión a Internet y usar, previa solicitud, la firma electrónica. Ejemplo de e-factur@ 15

16 4. Documentos de cobro y pago El recibo Cuando una persona física o jurídica (empresa) cobra una cierta cantidad de dinero de otra, el primero deberá extender al segundo un documento que acredite o justifique que ha cobrado una cierta cantidad de dinero de otra por un determinado concepto. A ese documento se le denomina recibo. Los recibos deben contener la información necesaria para que tengan validez, éstos deberán disponer de un número que identifica al recibo (de las misma manera que los pedidos, abonos y facturas), del nombre de la persona física o jurídica que paga, y del importe del mismo expresado en letras y número; del concepto por el que se paga dicho importe, del lugar y la fecha en la que se expide el recibo, del nombre y de la firma de la persona que recibe el dinero. NOTA: Existen impresos normalizados para recibos que contienen dos partes: El recibo que se le entrega al interesado y la matriz que se queda el expedidor del mismo a modo de copia o resguardo. El cheque Es un documento mercantil regulado y normalizado con el que se obliga a las 16

17 entidades bancarias al pago de un cierto importe económico por orden de un cliente y a cago de la cuenta bancaria que éste tenga suscrita en dicha entidad bancaria. Modelo 1 de cheque Modelo 2 de cheque Las personas que intervienen en este tipo de documento mercantil son las siguientes: El Librado.Corresponderá a la entidad bancaria o financiera. El Librador.Corresponde a la persona que tiene los fondos económicos suficientes depositados en la entidad bancaria y que permitirán satisfacer el pago íntegro del cheque. El librador deberá firmar manuscritamente el cheque. El Tomador o tenedor del cheque. Se corresponde con la persona que va a cobrar el importe del cheque, es decir, el beneficiario. El avalista. Un cheque podrá estar avalado por otra persona, de tal manera que, en caso de impago por parte del librador, será el avalista el que deba garantizar el pago del mismo. Un cheque avalado deberá llevar en el reverso del documento la palabra por aval seguida del nombre y la firma manuscrita del avalista. El endosante. El tomador del cheque podrá cederlo por endoso a terceras personas. Si existe endoso, éste deberá reflejase en el dorso del cheque. Tipos de cheques 17

18 Existen distintos tipos de cheques, es recomendable que los conozca ya que a buen seguro tendrá que usar algunos de ellos en su vida profesional. Pasemos a describirlos de forma somera: Al portador.en ellos se indica la expresión al portador justo después de la expresión páguese por este cheque a.... El cheque lo podrá cobrar la persona que lo porta. Nominativo.El beneficiario del importe del cheque será la persona física o jurídica que figura en el cheque. Cheque cruzado.cheque al que se le practican dos líneas paralelas y cruzadas para indicar que deberá cobrarse por medio de un banco en cuyo reverso se han trazado dos barras paralelas para indicar que tiene que cobrarse por medio de un banco, es decir, este cheque no podrá cobrarse en efectivo sino que será ingresado en una cuenta bancaria. 18

19 Cheque conformado.un cheque conformado es aquel que en el que en el mismo momento de su emisión, la entidad bancaria certifica que existen fondos suficientes en la cuenta librada (del librador) para satisfacer el pago del importe. El cheque conformado se indicará en el anverso del cheque con la palabra "CONFORMADO" y en el reverso, la entidad bancaria estampará un sello con especial indicación, ofreciendo las características de la conformidad, es decir, la cantidad y fecha de prescripción. Letra de cambio Documento mediante el cual una persona, librador, ordena a otra, librado, que pague una cierta cantidad de dinero, en una fecha concreta o de vencimiento y a favor de un tercero (beneficiario, tomador o tenedor) a quien el librador ha transmitido o endosado la letra de cambio. La letra suele emitirla en impreso oficial o timbre el Estado, y su importe será proporcional a la cuantía que se refleja en la misma. Además de las tres figuras anteriores (librador, librado y tomador) pueden intervenir otras: 1. El endosante o quien endosa la letra o la transmite a un tercero. 2. El endosatario, o aquello cuyo favor se endosa la letra, es decir, quien recibe la letra. 3. El avalista o la persona que garantiza el pago de la letra 19

20 Modelo 1 de letra de cambio Modelo 2 de letra de cambio Con la aceptación de la letra de cambio el librado se convierte en aceptante, es decir, en el obligado principal y directo del pago del importe contenido en la letra de cambio. Si el librado no aceptase la letra, el beneficiario de la misma, es decir, el tenedor o tomador, podrá dirigirse contra el librador para reclamar su pago, este acto notarial se le denomina protesto. La letra de cambio al igual que vimos en los cheques puede endosarse, es decir, el librador transmite a otra persona o endosatario los derechos de cobro de la letra. El endosatario adquiere la titularidad del crédito contenido en la letra de cambio con los mismos derechos que tenía el librador. Pagare Es un documento mercantil por el cual una persona física o jurídica (suscriptora) hace una promesa incondicional de que pagará a otra (beneficiaria o tenedora) una cierta cantidad de dinero en una fecha establecida, firmado el suscriptor el pagaré como promesa de ello. Su nombre proviene de la frase con la que se empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré". Este tipo de documentos es muy similar a la letra de cambio, pero éste se usa principalmente para obtener recursos financieros. 20

21 Modelo de pagaré Para terminar, nos quedaremos con esta frase que cito el célebre historiador, pensador y ensayista inglés Thomas Carlye ( ): Con números se puede demostrar cualquier cosa. 21

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