La otra gran ventaja es que está vinculado con nuestra asesoría, gracias a esto se consigue:

Transcripción

1 INDICE 1. CLIENTES 1.1. Nuevo cliente 1.2. Emisión de Facturas Emitidas 1.3. Informes: Mayor de clientes Listado de Facturas Emitidas 2. PROVEEDORES 2.1. Nuevo Proveedor 2.2. Registro de facturas recibidas 2.3. Informes: Mayor de Proveedores 3. BANCOS 3.1. Vencimiento de clientes por meses 3.2. Vencimiento de proveedores por meses

2 En el menú principal aparece un archivador con 3 carpetas (Clientes, Proveedores y Bancos) el logo y el nombre de tu empresa. Este paquete es el básico pero se puede adaptar a cualquier tipo de empresa con diferentes aplicaciones (p.e. control de accesos, agenda con citas, costes por proyecto, imputación de horas, y todo lo que se te ocurra) para ayudarte en la administración de tu empresa. La otra gran ventaja es que está vinculado con nuestra asesoría, gracias a esto se consigue: Que todas las facturas que emitas o que registres lleguen a la asesoría y se contabilicen. Evitando desplazamientos innecesarios, perdidas de documentación, etc. Una vez contabilizadas las facturas se informara al programa del nº de asiento y la fecha de contabilidad. Estos datos se apuntarán en los documentos originales y ya no será necesario enviar dichos documentos a la asesoría. Así de simple, por un lado nos ayuda a organizar la administración de nuestra empresa y por el otro informa a nuestra asesoría de los documentos a contabilizar. Otras características importantes de esta aplicación son: Trabaja en red y es multiusuario Se adapta a los formatos utilizados en su empresa (facturas emitidas, pedidos, otros formatos internos ) Copias de seguridad siempre actualizadas y en la nube con lo que nos aseguramos de que no vamos a perder esta información tan valiosa. Gracias a esta tecnología en la nube podemos acceder desde diferentes ordenadores y trabajar no solo desde la oficina.

3 1. CLIENTES 1.1. Nuevo cliente: al pinchar en el botón se nos abre una pantalla que tendremos que rellenar, teniendo en cuenta que cada cliente solo se registra una única vez lo recomendable es poner todos los datos posibles. Además para evitar registrar dos veces al mismo cliente el programa comprueba si existe ese CIF (el CIF hay que meterlo sin espacios entre la letra y el número y puede ser tanto de una persona individual DNI como de una empresa CIF, p.e.:a , B )

4 1.2. Emisión de Facturas Emitidas: en esta pantalla sólo tenemos que cumplimentar los datos de las casillas en blanco. Pasos a seguir para emitir nuestras facturas. Seleccionar el cliente, es importante que este dado de alta si no fuese así previamente tendríamos que crearlo Nºfra es nuestra numeración correlativa, podemos introducir letras y signos (p.e.: 01-F1-14) Concepto; breve descripción de lo que estamos facturando, este campo nos va a servir para que reconozcamos fácilmente la fra en los distintos listados. También lo utilizamos cuando necesitamos poner algún texto en la fra (albaranes a los que corresponde, obra, ect) Suplidos; en algunas ocasiones necesitamos incluir en nuestras facturas gastos en los que hemos incurrido que no son nuestros sino de nuestros clientes. Esto es muy habitual en el caso de profesionales como abogados, si no es nuestro caso simplemente no hacemos nada. En la parte derecha de nuestra pantalla hay otro archivador con dos pestañas:

5 Desglose; es aquí donde tenemos que introducir todas líneas de concepto con sus unidades, cantidades y precios. Cuando hayamos terminado pulsamos el botón de recalcular para que se calcule la Base imponible de nuestra factura. Impuestos; Nuestra factura puede tener varios tipos de IVA por esta razón es necesario introducir las diferentes bases imponibles y los diferentes tipos de IVA. Cuando hayamos terminado pulsamos en el botón recalcular para calcular los impuestos de nuestra fra. Para asegurarnos que todo está correcto debemos comprobar el cuadro resumen que aparece en la parte izquierda de nuestra pantalla: Si la factura que estamos emitiendo la hemos cobrado tendremos que informar al sistema en este mismo momento(solo SI ESTA COBRADA)

6 Por último, podemos imprimir nuestra factura desde esta misma pantalla totalmente personalizada y adaptada a nuestras necesidades:

7 1.3. Informes: Mayor de clientes: en la carpeta de clientes tenemos un desplegable con todos nuestros clientes al abrirlo y seleccionar uno nos lleva al mayor de este cliente. Desde esta nueva pantalla podemos modificar todos los datos del cliente menos el CIF (si cambia de CIF tendremos que crear un nuevo cliente) y podemos consultar todas sus facturas. Si nos situamos en una fra y hacemos doble click vemos de nuevo la factura (podemos sacar duplicados, o simplemente consultarla). El cursor tiene que situarse en la posición del dibujo siguiente y debe cambiar a una flechita negra: En esta nueva pantalla aparece la factura y dos nuevos botones;

8 FE explicada; si necesitamos poner algún texto en la fra (albaranes a los que corresponde la fra, obra, o cualquier otro texto) lo introducimos en concepto y al pinchar en este botón aparece un cuadro de texto con esos comentarios. Cobro FE; desde esta aplicación también llevamos tesorería y para poder tener los datos correctos hay que informar al sistema cuando cobramos la fra. Esto se puede hacer en dos momentos; el primero se explicó cuando emitimos la fra y en ese mismo momento se cobra y el segundo es desde esta pantalla (supongamos que nos lo ingresan en el banco y queremos registrarlo). Al pinchar en el botón Cobro FE se abre la siguiente pantalla Listado de Facturas Emitidas; Este informe nos da un listado con todas las facturas que hemos emitido y desde aquí también podemos sacar duplicados de facturas haciendo lo mismo, situando el curso en la factura que queremos imprimir y haciendo doble click o pinchando directamente en el botón:

9 2. PROVEEDORES Esta pestaña es muy similar a la de clientes, por lo que vamos a centrarnos en las diferencias, el resto sería igual que en la pestaña de clientes Nuevo Proveedor 2.2. Registro de facturas recibidas; Este botón es un poco diferente al de emitir facturas. En este caso recibimos una factura de un proveedor y tenemos que registrarla en nuestra aplicación. Los pasos a seguir serían los siguientes: Escanearla en un formato imagen (jpg o png, aunque el pdf lo guarda no se previsualiza y es poco práctico) y guardarla en una carpeta en nuestro C:/. Mi recomendación es poner como nombre las 3 primeras letras del proveedor y los 3 últimos números del nº de fra Pinchar en el botón y pinchar con el botón derecho en el recuadro gris. Se despliega un menú con un único campo activo único que tenemos que hacer es agregar la imagen que hemos escaneado..después lo

10 El pantallazo anterior muestra lo que veríamos si el archivo adjunto es un pdf, si fuese un archivo de imagen se vería como en el siguiente pantallazo (esta segunda forma resulta mucho más útil porque podemos utilizar el programa como gestor documental minimizando muchísimo el consumo de papel, piense por ejemplo en todas las facturas que nos mandan por mail o que directamente descargamos de una web, con este sistema no sería necesario imprimirlas) El resto de los campos no tiene ninguna dificultad, si quiero recordar que al igual que en facturas emitidas tenemos que meter el desglose del IVA y pinchar en Re-calcular para que se actualice nuestra BI, IVA, etc Si la factura está pagada (SOLO SI ESTA PAGADA) tenemos que rellenar los campos de F.PAGO - PAGADA - BANCO/CAJA. Si estuviese pendiente de pago tendríamos que esperar a que se pagase y se registraría desde el mayor del proveedor Para terminar este apartado comentar que en el caso que tengamos que contabilizar más de una factura recibida no es necesario salirse de esta pantalla y volver a entrar, simplemente pincharemos en el siguiente botón.

11 2.3. Informes: Mayor de Proveedores: Al igual que en clientes existe un desplegable con todos los proveedores que hemos registrado. Al pinchar en uno se abre una pantalla donde aparecen todas las facturas registradas en ese proveedor y en la parte izquierda los datos de ese proveedor, podemos modificar todos excepto el CIF (ya sería un nuevo proveedor y tendríamos que darle de alta). Al igual que en clientes, podemos dar doble click sobre las facturas y se despliega la siguiente pantalla: He marcado en rojo dos partes de esta pantalla: 1. Los datos que mete nuestra asesoría; nº de asiento y fecha contable 2. Los datos de pago de la fra (en el caso de que no estuviese pagada en el momento de registro, aquí aparecería en blanco). Estos datos tenemos que rellenarlos cuando se pague la factura para que nuestro programa este siempre actualizada la tesorería. Si lo único que queremos es visualizar el documento podemos hacer doble click en datos adjunto y desde ahí vemos el archivo adjunto

12 3. BANCOS La última pestaña es la de Bancos, en este apartado vemos dos cuadros resumen de los vencimientos de clientes y proveedores. Quiero que quede muy claro que son cobros y pagos que todavía no se han producido (y si se han producido no se han registrado en el sistema). Puede ser una herramienta muy útil si nos preocupamos de tener los datos actualizados, es decir, si vamos registrando todos los cobros y todos los pagos a medida que tengamos constancia de que se han producido. Para entender mejor el funcionamiento del sistema necesitamos saber como calcula los vencimientos. Pues bien, el sistema cuando contabilizamos una factura le suma a la fecha de factura la forma de pago del cliente/proveedor Vencimiento de clientes por meses; tenemos la posibilidad de ver el desglose de ese importe, seleccionando el mes y pinchando en Desglose por mes 3.2. Vencimiento de proveedores por meses.