CODIGO PR-GO-GP-01 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS CRÍTICOS

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1 EDICIÓN: 10 OBRA : Página 1 de 8 EDICIONES GESTIÓN DE OPERACIONES GESTIÓN DE PROVEEDORES CODIGO PR-GO-GP-01 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS CRÍTICOS EDICIÓN FECHA OBSERVACIONES 7 15/02/2010 Se elimina punto 7.2 solicitud de información a proveedores; se modifica concepto de evaluación financiera y documentos aplicables a esta (se eliminan formularios 22 y 29 del SII e información de cartera de clientes); se complementa punto 7.4.5; se modifica puntuación y ponderación de informes de Dicom, se agregan de control. 8 30/09/2010 Se elimina punto 7.5, se replantea el punto 7.7; Se eliminan registros 01, 03, 05, 06 y se agrega el registro FO-GO-GP /07/2013 Se reemplaza logo corporativo /01/2017 Se modifican los puntos 7.6, 7.7 y se eliminan registros en punto 9. AUTORIZACIÓN Nombre AUTORIZADO: Gerente General Sr. Jorge Dublé Baraona Firma Fecha APROBACION Y AUTORIZACION El presente procedimiento ha sido aprobado por el gerente general y entrará en vigencia al día siguiente de su autorización.

2 EDICIÓN: 10 OBRA : Página 2 de 8 1. OBJETIVO Evaluar a nuestros proveedores y subcontratistas cuyos productos o servicios tengan una influencia significativa en nuestros servicios finales de manera de asegurar los estándares de calidad establecidos para ellos. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los proveedores y subcontratistas críticos nacionales y extranjeros, entendiéndose como críticos aquellos cuyos servicios o productos influyen en forma significativa a nuestro cliente, es decir desde la necesidad de contratar a un subcontratista o proveedor crítico surgido en la programación de la obra hasta la evaluación del mismo en subproceso ejecución y control de obra. 3. RESPONSABILIDADES - Jefe de Abastecimiento. - Administrador de Contrato. - Profesional de Obra. 4. DOCUMENTOS APLICABLES No aplica 5. TERMINOLOGÍA. Proveedor Crítico: aquellos cuyos insumos o productos influyen en forma significativa en nuestros servicios, afectando directamente en cualquiera de estos tres puntos: a) En los Costos. Sólo para aquellos insumos que representen más de un 15% de los Costos Directos de la Obra. b) El avance y plazo de la Obra. Es decir aquellos insumos que se encuentran en los procesos que determinan la duración de la Obra. c) En la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente de la Obra. Nota Total: Es la calificación definitiva obtenida por el proveedor en su evaluación y corresponde a la suma ponderada de las calificaciones de los criterios principales evaluados. Principal: Aspectos relevantes que conforman la base para evaluar el desempeño de un proveedor o subcontratista crítico. Subcriterios: Aspectos relacionados con un criterio que determinan la calificación de un criterio principal, según el puntaje y el factor de ponderación asignados.

3 EDICIÓN: 10 OBRA : Página 3 de 8 Factor de Ponderación: Es el peso asignado a cada subcriterio para calificar el criterio principal al cual pertenece, dado en términos de porcentaje. SII: Servicio de Impuestos Internos. Subcontratista: Es aquella empresa que proporciona el servicio que fue contratado a ICIL ICAFAL S.A. por lo tanto está descrito dentro del contrato con el cliente o mandante. 6. SEGURIDAD, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplica 7. ACTIVIDADES Sólo los Proveedores definidos cómo críticos serán evaluados, en cambio todos los Subcontratistas de la Obra deben ser evaluados sin excepción Semestralmente el Jefe de Abastecimiento mediante correo electrónico, solicitará a las Obras que envíen el proceso de evaluación operativa de sus proveedores y subcontratistas críticos Proceso de evaluación: Lo conforman la Evaluación Financiera y la Evaluación Operativa. Evaluación Financiera: El Jefe del Departamento de Abastecimiento toma como referencia los Informes de Dicom Laboral y Comercial, para evaluar la capacidad financiera y de respuesta del proveedor. Evaluación Operativa: El Administrador de Contrato o el Profesional de Obra realizará esta evaluación en el Formulario Evaluación operativa de proveedores y subcontratistas críticos, semestralmente o al finalizar la obra que dure menos de 6 meses Se establece como fecha de cierre para la recepción de las evaluaciones operativas desde las obras, 30 días corridos desde la fecha término del semestre, es decir, desde el 30 de junio y 31 de diciembre respectivamente. Para aquellas obras que no envíen las evaluaciones operativas dentro de este plazo, será causal de generación de una ODM por parte de abastecimiento.

4 C a l i f i c a c i ó n e n t r e PROCEDIMIENTO EDICIÓN: 10 OBRA : Página 4 de Estructura de los diferentes niveles de calificaciones, que determinan la evaluación del proveedor: Evaluación de Proveedores y Subcontratistas Críticos. Nota Total Evaluación Financiera Evaluación Operativa s Principales Gestión Cumplimiento Plazo Entrega Calidad Insumo y/o Servicio Post - Venta Sub-s. Dicom Laboral Dicom Comercial Conformi dad Funciona lidad Fecha Cantidad Reclama_ ciones. Serv. Post- Venta Calificación del : Cumplimiento por Fecha de la entrega. La calificación se determina mediante la diferencia entre la fecha de Orden de Compra y la fecha de entrega. Rango Entrega justo a tiempo o anticipada < = Entrega con retraso de 1 a 10 días Entre 1 y Entrega con retraso de 11 a 20 días Entre 11 y Entrega con retraso mayor a 20 días Mayor a 20 1

5 EDICIÓN: 10 OBRA : Página 5 de Calificación del : Cumplimiento en Cantidades. La calificación se determina mediante la diferencia entre la cantidad comprada y la cantidad recibida. Entrega de cantidad o mayor justificada. 100 Entrega de cantidad con faltante 60 No Realiza la Entrega Calificación del Calidad: Conformidades. La Calificación se determina mediante inspecciones que se realizan a los materiales y equipos adquiridos del proveedor. De los Bienes: Los materiales y/o equipos cumplen con las especificaciones requeridas. 100 Los materiales y/o equipos no cumplen en su totalidad con las especificaciones requeridas. 60 Los materiales y/o equipos no cumplen con las especificaciones requeridas. 1 De los Servicios: El servicio cumple con las condiciones y no registra observación. 100 El servicio cumple con las condiciones y registra observación. 60 El Servicio no cumple con lo requerido por la obra Calificación del Calidad: Funcionalidad. para bienes para servicios El equipo o material operan El resultado de la prestación es 100 correctamente. satisfactorio. El equipo o material operan hasta el El resultado de la prestación es 80% de la vigencia de la garantía. satisfactoriamente hasta el 80% de 60 El equipo o material operan hasta el 50% de la vigencia de la garantía Calificación del Post Venta: Reclamaciones. la garantía El resultado de la prestación es satisfactoriamente hasta el 50% de la garantía. La calificación se determina mediante el rango, entre la fecha del compromiso por parte del proveedor para solucionar las reclamaciones, y la fecha en que se da la 1

6 EDICIÓN: 10 OBRA : Página 6 de 8 solución satisfactoria. calificará con nota 100. En caso que no existan reclamaciones al proveedor se Entrega de la solución satisfactoriamente a tiempo o 100 anticipada. Entrega de la solución satisfactoriamente con retraso de 50 cualquier numero de días. Reclamación sin solución Calificación del Post Venta: Servicio Post Venta. El proveedor cumple con los servicios Post Venta ofrecidos y pactados o Si no hubo ofrecimiento de Servicio Post Venta. El proveedor no cumple totalmente con los servicios Post Venta ofrecidos y pactados. El proveedor no cumple con los servicios Post Venta ofrecidos y pactados Calificación del Gestión en Informes Dicom Laboral. Evaluación a del evaluador Sin Registros 100 Con registros aclarados 50 Con registros sin aclarar Calificación del Gestión en Informes Dicom Comercial Evaluación a del evaluador Sin Registros 100 Hasta 3 Registros vigentes o aclarados (no financieros) 80 Hasta 3 Registros Financieros vigentes o aclarados 50 Más de 3 Registros Financieros vigentes o aclarados Publicación de resultados: El Jefe del Departamento de Abastecimiento reúne los antecedentes y los evalúa según lo establecido, de manera de confeccionar una lista con los proveedores críticos y su calificación, la cual será publicada en nuestra página Web, con la finalidad de que todas las obras puedan consultarla antes de contratar los servicios o productos de un proveedor. Simultáneamente será enviada a cada una de las Obras operativas en forma impresa y por valija o correo de modo de asegurarnos su recepción y que toda persona relacionada al proceso de compras tenga conocimiento de la calificación y/o restricción de algún proveedor. En este Informe de Evaluación se indicarán las acciones a seguir de acuerdo al nivel de desempeño alcanzado por el proveedor. Los proveedores con desempeño no conforme quedarán con restricción de compra y solo se les podrá comprar con la

7 EDICIÓN: 10 OBRA : Página 7 de 8 autorización del Jefe de abastecimiento. En el caso de proveedores que son únicos y fueron mal evaluados se negociará a nivel de gerencia la mejora de sus servicios y no existirá restricción de compra. La publicación de resultados es ordenado por rubro y será aprobada por el Gerente General Al término del proceso se enviará una carta o correo eléctrico a los proveedores mal evaluados adjuntando su evaluación, solicitando las mejoras respectivas antes del nuevo proceso de evaluación de desempeño. De lo cual deberá quedar un registro de recepción, ya sea la carta firmada o el comprobante del envío certificado Los criterios que se aplicarán para la reevaluación son los mismos definidos para la evaluación en el presente procedimiento. Con aquellos proveedores que han obtenido menos de 84 puntos se procederá de la siguiente manera: Reevaluación cada tres meses por un período de 6 meses. Si persiste la calificación menor a 84 se clasifica como proveedores y/o subcontratista con el cual no se podrá operar hasta que regularice su situación, salvo autorización excepcional del gerente de operaciones respectivo o es proveedor único. 8. INDICADORES DE CONTROL. Nivel de desempeño proveedor o subcontratista crítico 84%. 9. REGISTROS FO-GO-GP-02 CUADRO EVALUACIÓN OPERATIVA DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS CRÍTICOS. FO-GO-GP-07 RANKING DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS CRÍTICOS

8 EDICIÓN: 10 OBRA : Página 8 de 8 10 ANEXOS. FACTORES DE PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS PRINCIPALES Y SUBCRITERIOS. s Evaluación Financiera Evaluación Operativa Sub criterios Gestión Cumplimiento Calidad Post - Venta Factores de Ponderación del Principal Dicom Laboral 50 Dicom Comercial 50 Fecha (entregas) 50 Cantidad 50 Conformidad 60 Funcionalidad 40 Reclamaciones 80 Servicio Pos - Venta 20 Total Sub- s NIVELES DE DESEMPEÑO. Evaluación Nivel de Desempeño Implicancia Conformidad con el desempeño Proveedor Habitual 1 <84 Inconformidad con el Proveedor con desempeño Restricción