PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

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1 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 1 de 7 PROPÓSITO Estandarizar las actividades a seguir en el proceso de preparación y liquidación de la y prestaciones sociales de los funcionarios de la Unidad Nacional de Protección, de conformidad con las normas legales vigentes. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción, verificación y realización del informe de las novedades (fechas del período a liquidar, actos administrativos y demás novedades que afectarán la ), el registro en el software de liquidación de, y termina cuando el Nomina realiza el cierre definitivo de la, Aplica al grupo de de la Subdirección de talento humano RESPONSABILIDADES CARGO/ DEPENDENCIA Subdirector de, Registro y Técnico de Talento Humano Técnico de Secretario Ejecutivo Talento Humano Contador (Secretaria General) DEFINICIONES Indique las actividades dentro del procedimiento, sobre las cuales tiene responsabilidad el cargo o la dependencia. Solicitar el cálculo del nuevo porcentaje de retención en la fuente a Secretaria General. Asimismo, solicitar la revisión y certificación periódica del correcto funcionamiento del software liquidador de y la realización de mantenimiento preventivo y copias de seguridad. Revisar y aprobar el Informe de para y prestaciones sociales para pago y archivos planos de PILA, cesantías. Impartir instrucciones para la elaboración de las s adicionales. Revisar y aprobar el archivo plano de pago de cesantías. Clasificar las novedades e ingresarlas en el informe de novedades y/o correcciones de. Revisar el reporte de y la liquidación nomina definitiva. Realizar el Informe de y/o prestaciones sociales para pago y el Anexo 1: Resumen Seguridad Social y Parafiscales. Subir y verificar los archivos plano de seguridad social y parafiscales. Realizar las s adicionales. Verificar e ingresar la información que se encuentra en el Informe Novedades y/o correcciones de en el software, y realiza los ajustes requeridos. Genera el reporte de y liquidación definitiva de. Enviar desprendibles de a los funcionarios incluido s en la misma mediante correo electrónico. Preparar la información que se incluirá en el Informe de novedades y/o correcciones de y la entregarla al Profesional Universitario de Nomina. Revisar el reporte de, liquidación definitiva de y las s adicionales, en especial las deducciones por embargos y el cálculo de las incapacidades. Preparar la información que se incluirá en el Informe de novedades y/o correcciones de y entregarla al Profesional Universitario de Nomina. Revisar el reporte de, liquidación definitiva de y las s adicionales, en especial las libranzas (conforme a lo indicado en la Guía de Libranzas). Revisar y enviar el reporte de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro. Recibir las novedades y documentos soportes para la elaboración de la. Revisar y aprobar el cálculo de retención en la fuente del mes. Calcular el nuevo Porcentaje de retención en la fuente que debe aplicarse en el semestre siguiente a los funcionarios de le entidad. TÉRMINO DEFINICIÓN

2 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 2 de 7 Prestaciones Sociales Retención en la Fuente Parafiscales Planilla integral de liquidación de aportes SIGOB Archivos planos Libranza Novedades y documentos soportes MARCO LEGAL Es el medio por el cual una organización efectúa el registro de los pagos por concepto de sueldos o salarios devengados por los trabajadores que conforman la planta de personal. Incluye los descuentos o deducciones hechas a los empleados por diferentes conceptos, tales como libranzas, embargos, seguridad social, retención en la fuente, etc. Corresponde al reconocimiento y pago que se hace a los funcionarios por concepto del régimen prestacional establecido en la ley y de acuerdo con lo consagrado en el Decreto 1919 de 2002; para la liquidación de las prestaciones sociales no podrán incluirse factores salariales diferentes a los expresamente señalados en el Decreto 1042 de 1978, Decreto 1045 de 1978, Decreto 1932 de 1989, Decreto 1933 de 1989 y Decreto 853 de Tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause. Se rige por el Estatuto Tributario y demás disposiciones que regulen la materia. Existen dos procedimientos para el cálculo de la Retención en la Fuente que puede aplicar indistintamente el agente retenedor; los funcionarios de la entidad, pueden solicitar que se les aplique cualquiera de ellos. Son contribuciones parafiscales aquellos recursos públicos creados por ley, originados en pagos obligatorios con el fin de recuperar los costos de los servicios que se presten o de mantener la participación de los beneficios que se proporcionen. La planilla es un formato inteligente que le permite a todas las personas (independientes y empresas) pagar sus aportes al Sistema de la Protección Social -Pagos Parafiscales - (salud, pensión, riesgos profesionales, caja de compensación, SENA e ICBF). Este instrumento liquida los aportes que deben ser pagados de conformidad con las normas que rigen cada subsistema y le informa los valores a pagar. Sistema de información de correspondencia. Los archivos de texto plano son aquellos formados exclusivamente por texto, sin ningún formato y en nuestro caso se emplean para el cargue de la información de pago masivo. Es la autorización dada por el asalariado, al empleador o entidad pagadora, según sea el caso, para que realice el descuento del salario, o pensión disponibles por el empleado o pensionado, con el objeto de que sean giradas a favor de las entidades operadoras para atender los productos, bienes y servicios objeto de libranza. Soportes para realizar alguna inclusión y/o modificación en las s mensuales, pueden ser libranzas, autorizadas conforme a lo indicado en la Guía de libranzas, embargos, cambios de cuentas bancarias, incapacidades, reporte mensual de entidades financieras y/o cooperativas, acto administrativo de vacaciones, oficios de Juzgados, correo electrónico notificando el ingreso o retiro de un funcionario, etc. Decreto 1942 de 1978 Decreto 1945 de 1978 Decreto 1932 de 1989 Decreto 1933 de 1989

3 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 3 de 7 Decreto anual de salarios del orden nacional Decreto 4057 de 2011 CONSIDERACIONES GENERALES La forma en que debe liquidarse las prestaciones sociales, el aporte de seguridad social, parafiscales y cesantías; se encuentra definido en la Guía de Nomina (GTH-GU-04). La Solicitud de aclaraciones y/o ajuste se realiza a través de una llamada telefónica o por correo electrónico. La autorización de descuento de y/o Libranza se hará de conformidad a lo indicado en la Guía de Libranzas. La verificación de la liquidación de se hace teniendo en cuenta lo indicado en la Guía de Nomina (GTH-GU-04). Las modificaciones en la parametrización del software liquidador de y en cuanto ingreso de novedades de, pueden remitirse al, ya sea mediante el Informe de Novedades y/o correcciones de (GTH-FT41) o mediante correo electrónico del, Registro y y/o. Cuando se requiera ya sea por las posesiones posteriores a la elaboración de la mensual, así como s adicionales del personal retirado, o prestaciones sociales, se realizan s adicionales, las cuales deben realizarse de conformidad con el procedimiento aquí establecido. CONTENIDO RESPONSABLE Secretario Ejecutivo de, Registro y Técnico Administrativo de ACTIVIDAD Recibir las novedades y documentos soportes y posteriormente entregarlas al Nomina Registro y. El, Registro y, clasifica y entrega las novedades y documentos soportes al, Técnico Administrativo de y al Técnico de, según corresponda, quiénes revisan y verifican la información, con el fin de generar el reporte que soporta el Informe de novedades y/o correcciones de. OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA

4 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 4 de 7 Técnico de Técnico Administrativo de Técnico de Si se encuentra alguna inconsistencia en las novedades y documentos soportes, se solicitan aclaraciones y/o ajustes a los que haya a lugar, mediante correo electrónico o comunicación. Si no hay inconsistencias en las novedades y documentos soportes, se continúa con la actividad siguiente. Realizar el Informe de Novedades y/o correcciones de (GTH- FT41), de acuerdo a la información que le ha sido reportada como novedades y documentos soportes, por el, Registro y, el Técnico Administrativo de, el Técnico de, o que haya recibido directamente mediante correo electrónico. La empresa que presta el servicio de liquidación de recibe el Informe Novedades y/o correcciones de (GTH- FT41), verifica e ingresa la información en el software. De acuerdo al reporte de Pre- entregado por el, el, Técnico Administrativo de, el Técnico de y el Contador (Secretaria General), revisarán que las novedades reportadas hayan sido ingresadas, así como la correcta liquidación de los devengos, deducciones que a cada uno le sea de su competencia. Si existe alguna inconsistencia se reporta al, para que realice los ajustes que estime pertinente, y genere el Informe de Definitiva. Si no existen inconsistencias se solicita al que genere el Informe de Definitiva. La empresa que presta el servicio de liquidación de, liquidará las prestaciones sociales conforme a lo indicado en la Guía de Nomina (GTH-GU-04). Devengos: asignación básica, elementos integrantes del salario y prestaciones sociales. Deducciones: Retención en la fuente; aporte salud, pensión fondo de solidaridad; y los descuentos directos y/o libranzas.

5 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 5 de 7 Técnico Administrativo de Técnico de, Registro y La empresa que presta el servicio de liquidación de realiza los ajustes y correcciones indicados en el Informe Novedades y/o correcciones de (GTH-FT41) y genera la liquidación definitiva. Verifican que la liquidación de definitiva este acorde al reporte aprobado en la pre-, incluyendo los ajustes solicitados. Así mismo, verifican que los archivos planos, reportes entregados por el, sea consecuente con el Informe de entregado. Si existe alguna inconsistencia se reporta el, para lo pertinente. Si no existe, se continúa con la siguiente actividad. Diligencia los formatos de Informe de y/o prestaciones sociales para pago (GTH-FT-42) y Anexo No. 1: Resumen Seguridad Social y Parafiscales (GTH-FT-54). Luego se los entrega al Coordinador de, Registro y junto con la comunicación interna que remite la, para la verificación correspondiente. Revisa la comunicación interna, el Informe de y/o prestaciones sociales para pago (GTH-FT-42) y el Anexo No. 1: Resumen Seguridad Social y Parafiscales (GTH-FT-54), de acuerdo con el reporte enviado en Excel por correo electrónico. Si no tiene observaciones se remite al Subdirector de para su firma. Si tiene observaciones, se devuelve para su ajuste. El, entrega la comunicación interna, el Informe de y/o prestaciones sociales para Verifican archivos planos de pago de, de aportes de seguridad social y parafiscales, aporte de las cesantías del mes, pago de embargos. El reporte enviado por Excel, consiste en el informe de que se envía magnéticamente a Secretaria General para facilitar las actividades que ellos deben realizar para lo de su competencia.

6 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 6 de 7 Secretaria General pago (GTH-FT-42) y el Anexo No. 1: Resumen Seguridad Social y Parafiscales (GTH-FT-54), debidamente firmado por el Subdirector de a Secretaria General, al igual que envía el correo electrónico con los soportes magnéticos requeridos. Secretaria General, recibe la respectiva para proceder con el trámite financiero, contable y de pago que haya a lugar. El envía los desprendibles de a los funcionarios que se encuentran en la misma, mediante el correo de El Técnico de Nomina subirá el archivo plano de pago de cesantías en la página web del Fondo Nacional del Ahorro cada mes, una vez haya sido, Registro y Técnico de Subdirector de Contador (Secretaria General) Subdirector de revisada y aprobada por el Registro y. Adicionalmente, el Técnico de enviará en el mes de febrero de cada año el reporte Consolidado de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro, una vez haya sido revisada y aprobada por el Registro y. El Subdirector de solicita al Contador de la Entidad mediante comunicación interna el Nuevo Porcentaje de retención en la fuente que debe aplicarse en el semestre siguiente. El Subdirector de solicita a la empresa contratista que provee el software de, mediante comunicación externa, la revisión y certificación periódica del correcto funcionamiento del Software de liquidación de ; así mismo solicita periódicamente la realización de mantenimientos preventivos al software liquidar de y generando a su vez copias de seguridad de la información. FORMATOS Y REGISTROS: GTH-FT41: Informe Novedades y/o correcciones de. GTH-FT-42: Informe de y/o prestaciones sociales de pago. Su cálculo se realiza de acuerdo a la normatividad legal vigente en los meses de junio y diciembre de cada año Actividad realizada en los meses de abril, agosto, diciembre de cada año

7 UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN Página 7 de 7 GTH-FT-54: Anexo 1: Resumen Seguridad Social y Parafiscales. GTH-GU-04: Guía de. GTH-GU-07 Guía de Libranzas. Reporte de - lo da el Outsorcing de. Liquidación definitiva - Dada por el Outsorcing de. Desprendible de - lo da el Outsorcing de. Archivo plano para gestión y pago de la Planilla Integral de Liquidación de Aportes - PILA. Archivo plano para ingreso de la información al Fondo Nacional del Ahorro. Detalle de Retención Mensual - lo da el Outsorcing de. Planilla Integral de Liquidación de Aportes, PILA. Detalle de aplicación de aportes en cuenta de afiliados - Fondo Nacional del Ahorro. Sistema de Información de Correspondencia - SIGOB. Oficio del Juzgado. Incapacidades por enfermedad general, laboral o accidente de trabajo. Reporte mensual de las entidades financieras y/o cooperativas. Correo electrónico "Solicitud de aclaración y/o ajuste". Correo electrónico notificando la novedad de ingreso del nuevo funcionario. Comunicación Interna solicitud del cálculo del porcentaje de Retención en la fuente. Comunicación externa solicitud de funcionamiento del Software de liquidación de. Comunicación interna para entrega del Informe de y/o prestaciones sociales para pago. Certificación del correcto funcionamiento y elaboración del mantenimiento preventivo del Software -. CONTROL DE CAMBIO Versión Identificación del Cambio Inicial 03 CONTROL DE CAMBIOS Aclarar que las modificaciones en la parametrización del software liquidador de y en cuanto ingreso de novedades de, pueden remitirse al, ya sea mediante el Informe de Novedades y/o correcciones de (GTH-FT41) o mediante correo electrónico del, Registro y y/o. Versión Final 04 Elaboró y Revisó: Lía Paola Sierra Támara- Coordinadora grupo de Nomina, Registro y - Subdirección de Aprobó: Catalina San Martin Balcázar- Jefe Subdirección de Oficializó: Jaime Orlando Infante Acosta- Jefe Oficina Asesora de Planeación e Informacion

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