RESUMEN GERENCIAL HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTOS DE ASPECTOS LEGALES

Transcripción

1 RESUMEN GERENCIAL Lic. Juan Carlos Veliz López Gerente General Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala. Presente Licenciado Veliz: Guatemala, 15 de diciembre de 2014 Hemos efectuado Auditoría Financiera en las áreas de Caja y de Bancos, de la Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala, con el objeto de emitir opinión sobre la razonabilidad de los registros de la información financiera examinada. Nuestra auditoría se basó en la revisión de las operaciones y registros contables del período del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, y como resultado de nuestro trabajo, hemos determinado los siguientes aspectos importantes: CONDICIONES: HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTOS DE ASPECTOS LEGALES Hallazgo No.1 Formularios de viático constancia presentan diferencia entre el nombre de la autoridad a quien consta y la firma y sello estampados en los mismos, por Q 3, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que en los formularios de viático constancia por la cantidad total de Q 3, correspondientes al cheque No de fecha 13 de diciembre de 2012, girado a nombre de Luis Adrian Miguel López, existe incongruencia entre el nombre de la autoridad a quien consta la comisión, con la firma y sello estampadas en los formularios VC, ya que se indica que la autoridad a quien consta es Migración, y el sello y firma corresponde Pág. 1

2 a la Comisaría 13 de la Policía Nacional Civil. Asimismo, en los formularios VC Nos. 379, 380, 381, 383, 384, 385, y 386 por la cantidad total de Q 2,678.00, que corresponden al mismo cheque, además de esta deficiencia, se observó que en la casilla de lugar de permanencia, se colocó como tal Estambul Turquía, siendo esto incorrecto, ya que el concepto indicado en el voucher de este cheque es por viáticos de personas para la asamblea del día 16 de diciembre de Hallazgo No.2 Faltan formularios de viático constancia por Q 1, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, no se tuvo a la vista el formulario de viático constancia en comisiones realizadas de los expedientes de pago de viáticos, que se detallan a continuación: (Cifras expresadas en quetzales) Fecha Cheque Valor Beneficiario 21/08/ WINSTON DARWIN CU HOR 28/08/ MARVIN LENNIN MOSCOZO CARDENAS 09/09/ ABIGDOR OVIDIO CUA HERNANDEZ Total 1, Hallazgo No.3 Pagos que carecen de partida presupuestaria por valor de Q 1, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que la Federación ha pagado intereses por mora y reconexión de servicio de telefonía, multas por pago extemporáneo de impuestos ante la SAT y propinas por servicio de restaurante, para lo cual no se cuenta con asignación ni partida presupuestaria en la Federación. Hallazgo No.4 Pág. 2

3 Pago improcedente de intereses por financiamiento por Q 26, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, Se tuvo a la vista el convenio de pago suscrito con el IGSS, No. 250/2012, en el cual se incluyen intereses por financiamiento por valor de Q34, de los cuales se han pagado Q26, al mes de septiembre de 2013, con fondos del presupuesto asignado a la Federación, este convenio se suscribió, derivado a que no fueron pagadas oportunamente las cuotas patronales, laborales e INTECAP, por lo que los intereses no deben ser pagados con fondos de la Federación. Hallazgo No.5 Pagos que carecen de documentación de respaldo por Q 199, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, Se determinó que en la Federación se emitieron cheques por Q 199,053.07, los cuales carecen de la documentación de respaldo (vouchers y documentos), no obstante están registrados en la Caja Fiscal y Libro Bancos. Hallazgo No.6 Cheques cobrados por el ex Director de Presupuesto por Q. 347, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se estableció que se emitieron cheques a nombre de Giovanni Leonel Figueroa Sánchez, ex Director de Presupuesto, por el período comprendido del 01 septiembre de 2012 a 31 de octubre de 2013, por valor de Q347,400.00, de lo cual Q 98, se depositaron a la cuenta No del Banco G&T Continental a nombre de Giovanni Leonel Figueroa Sánchez, y Q248, se cobraron en efectivo por Giovanni Leonel Figueroa Sánchez. Pág. 3

4 Hallazgo No.7 Cheques cobrados por el ex Contador por Q. 454, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se estableció que se emitieron cheques a nombre de Luis Adrián Miguel López, ex Contador General por el período comprendido de del 01 de septiembre de 2012 al 31 de octubre de 2013, por valor de Q454, de lo cual Q79, se depositaron a la cuenta No del Banco G&T Continental a nombre de Luis Adrián Miguel López, y Q375, se cobraron en efectivo por Luis Adrián Miguel López. Hallazgo No.8 Falta de retención de ISR a proveedores. de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que en los pagos efectuados a Joel Armando Contreras Villanueva por medio de cheque No de fecha 03 de diciembre de 2012 por valor de Q 1,200.00; así como a Comercial Mundo, por medio de cheque No de fecha 11 de marzo de 2013 por valor de Q 3,550.00, no se efectuaron las retenciones del Impuesto Sobre la Renta a los proveedores por un valor total de Q , no obstante en las facturas correspondientes se indica que estos están sujetos a retención definitiva. Hallazgo No.9 Incumplimiento de la publicación de compras directas en el sistema GUATECOMPRAS por Q.62, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, Se determinó que las compras directas Pág. 4

5 mayores de Q.10,000.00, no han sido publicadas en el sistema de GUATECOMPRAS, las cuales se detallan a continuación: (Cifras expresadas en quetzales) FECHA CHEQUE VALOR No. DOCUMENTO FECHA DOCUMENTO NOMBRE 13/12/ , FC K /12/12 K ULJAY (CASA DE ENCUENTROS) 30/11/ , "FACE-63-FO2-001" No /12/13 OPERADORA GUATEMALTECA DE SERVICIOS, S.A. 09/05/ , /04/13 DUWEST RECUBRIMIENTOS, S.A. TOTAL 62, Hallazgo No.10 Incumplimiento al reglamento interno de caja chica. de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que en la Federación no se cuenta con libro autorizado para el registro del fondo de caja chica. Hallazgo No.11 Bienes inventariables sin registrarse en el libro de inventarios por Q.3, Derivado del nombramiento , de fecha 03 de febrero de 2014, en el que se nos designa para realizar Auditoria Financiera en las áreas de Caja y Bancos de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período comprendido del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que se han adquirido bienes inventariables que no han sido registrados en el libro de inventarios, por valor total de Q. 3, Hallazgo No.12 Bienes inventariables por valor del Q. 8, no registrados en tarjetas de responsabilidad. Pág. 5

6 que se nos designa para realizar Auditoria Financiera en las áreas de Caja y Bancos de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período comprendido del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que se han adquirido bienes inventariables por valor de Q 8,331.00, los cuales no fueron registrados en tarjetas de responsabilidad. Hallazgo No.13 Bienes cargados en tarjetas de responsabilidad de ex empleados. Derivado del nombramiento , de fecha 03 de febrero de 2014, en el que se nos designa para realizar Auditoria Financiera en las áreas de Caja y Bancos de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período comprendido del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que existen bienes registrados en la tarjeta de responsabilidad No. 64 a nombre de Giovanni Leonel Figueroa Sánchez, Auxiliar de Contabilidad, así como en las tarjetas identificadas con los números 75, 63 y 28 a nombre de Luis Adrián Miguel López, Contador General. Las personas antes mencionadas, dejaron de laborar en la Federación a partir del 31 de octubre de 2013; sin embargo, los bienes no han sido asignados a otro empleado. Hallazgo No.14 No se tuvo evidencia del envío a CDAG de los proyectos del presupuesto de los años 2012 y 2013 de la Federación. de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que no fueron presentados los proyectos de presupuesto de los años 2012 y 2013 de la Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala a la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. Hallazgo No.15 La Federación no cuenta con libro para el control de formularios para viáticos. Pág. 6

7 de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que en la Federación, no se cuenta con libro de cuenta corriente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, para registrar los ingresos, consumos y existencias de formularios para viáticos. Hallazgo No.16 Pagos realizados a Asociaciones Deportivas Departamentales cuya documentación de soporte está incompleta. de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que los expedientes de pago del período evaluado, por concepto de asignaciones a las Asociaciones Deportivas Departamentales, contienen las siguientes deficiencias: Falta fotocopia (anverso y reverso) de la caja fiscal correspondiente al mes anterior que se cobra firmada por el Presidente y el Tesorero de la Asociación, falta sello de recibido de la Sección de Talonarios y Formas de la Contraloría General de Cuentas en la caja fiscal, falta fotocopia del libro de banco, falta fotocopia de la conciliación bancaria, falta fotocopia del estado de cuenta, falta solicitud de asignación firmada por el Presidente de la Asociación. Los cheques de pago que contienen estas deficiencias ascienden a un valor total de Q. 612, Hallazgo No.17 No se ha realizado el cambio de Contador de la Federación ante la Superintendencia de Administración Tributaria. de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que no se ha realizado el cambio de Contador de la Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala, ante la Superintedencia de Administración Tributaria. Pág. 7

8 Hallazgo No.18 Deficiencias en formularios de viáticos por Q 57, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que los expedientes de pago del período evaluado por concepto de viáticos por valor total de Q. 57,544.30, contienen las siguientes deficiencias: Falta firma de la persona comisionada en formulario de viático anticipo y de viático liquidación, falta firma y sello del funcionario que autoriza la comisión en formulario de viático anticipo y de viático liquidación, falta firma de la autoridad a quien consta la comisión en formulario de viático constancia, formulario de viatico liquidación con información incompleta y formulario de viático liquidación que carece de información de la comisión realizada. Hallazgo No.19 Falta informe de actividades mensuales y finales en expedientes por pago de honorarios por Q.149, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que no se adjuntó informe de labores mensuales, en el pago de honorarios por servicios técnicos y/o profesionales, así como tampoco el informe final en los casos que aplican, por valor total de Q.149, Hallazgo No.20 Deficiencia en el archivo de las formas 200-A3 Bancos, de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período comprendido del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que las formas Pág. 8

9 originales 200-A3, Cajas Fiscales, del período 2013, no se han mandado a empastar, por lo que el archivo de las mismas no es el adecuado. CONDICIONES: HALLAZGOS SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hallazgo No.1 Falta adjuntar carta de satisfacción a expedientes de pago por servicios recibidos por Q. 76, Bancos, de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que no se adjunta la carta de satisfacción por servicios recibidos, por valor total de Q 76, Hallazgo No.2 Falta de regularización en Caja Fiscal por Q 33, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que con fecha 22 de octubre de 2013 se emitió el formulario 63-A2 No por valor de Q 33, el cual corresponde a un apoyo económico otorgado por el Comité Olímpico Guatemalteco para participar en el PANAMA CHESS OPEN III FEMENINO del 30 de octubre al 05 de noviembre de El COG, otorgó dicho apoyo económico por medio del cheque No de fecha 29 de octubre de 013, de la cuenta No de Banco Industrial. El formulario de ingresos antes mencionado fue registrado en el folio 200-A-3 (Caja Fiscal) No del mes de octubre de Sin embargo, según nota sin número de fecha 04 de febrero de 2014 dirigida al COG, y firmada por el Presidente del Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Ajedrez, se indica que el cheque otorgado por el COG a la Federación, fue rechazado por el Banco G&T Continental debido a mal endoso. Por tal motivo el registro realizado en la Caja Fiscal de Ingresos por la Federación Pág. 9

10 en el mes de octubre de 2013 debió regularizarse, lo cual a la fecha de la evaluación no ha sido efectuado, por lo que existe un ingreso en Caja Fiscal, el cual no ha sido percibido en efectivo y se encuentra incluido en la Integración del saldo de Caja Fiscal al 31 de diciembre de 2013, como un depósito en tránsito por valor de Q 33, Hallazgo No.3 Falta de autorización del reglamento interno para manejo del fondo de combustible de Comité Ejecutivo. de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que la Federación cuenta con un Reglamento Interno para el manejo del fondo para combustible de Comité Ejecutivo, por medio del Acuerdo No. 09/2013-CE-FENAG. Sin embargo, el mismo no está autorizado, ya que carece de las firmas de los miembros del Comité Ejecutivo de la Federación. Hallazgo No.4 Falta de registro de cheques liquidados en la Caja Fiscal del mes de diciembre de 2012 por Q 28, de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que en la caja fiscal de egresos correspondiente al mes de diciembre de 2012, no se registraron los cheques por un valor total de Q 28,869.91, emitidos en el mes de agosto de 2012 y liquidados el 23 de diciembre de 2012; sin embargo, el saldo total de la caja fiscal, si fue disminuido por el monto total de los cheques indicados, los cuales se detallan a continuación: (Cifras expresadas en quetzales) FECHA CHEQUE VALOR NOMBRE 24/08/ , RAUL ERNESTO SALINAS GONZALEZ 24/08/ , JUAN JOSE QUINTANA ESTRADA Pág. 10

11 24/08/ , MARIA ROSARIO RIVERA AGUIRRE 24/08/ , BANCO G&T CONTINENTAL. 24/08/ , ASOCIACION DEPARTAMENTAL DE AJEDREZ DE JALAPA 24/08/ , ASOCIACION DEPARTAMENTAL DE AJEDREZ DE IZABAL 24/08/ , WILSON ESTUARDO LORENZANA AGUILAR 24/08/ , JESUS CUC ORDOÑEZ DE SAPON 24/08/ , DIEGO ARMANDO NATARENO BELTRAN 24/08/ , KARLA MARIA IZABEL TORRES GARCIA TOTAL 28, Hallazgo No.5 Formas 63-A2 que carecen de la firma del enterante por Q 123, que se nos designa para realizar Auditoria Financiera en las áreas de Caja y Bancos de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período comprendido del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que se emitieron formas 63-A2 por concepto de ingresos por valor de Q 123,986.92, las cuales carecen de la firma del enterante, tal como lo indican dichos formularios. Hallazgo No.6 Incorrecto registro de forma 63-A2 en Caja Fiscal por Q Derivado del nombramiento , de fecha 03 de febrero de 2014, en el que se nos designa para realizar Auditoria Financiera en las áreas de Caja y Bancos de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período comprendido del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que la forma 63-A2 No de fecha 28 de agosto de 2013 por valor de Q a nombre de Silvia Sotomayor por inscripción, se encuentra registrada como anulada en la caja fiscal, folio No del mes de septiembre de 2013, no obstante la misma se registró en el libro de bancos de la cuenta No de banco G&T Continental por valor de Q 25.00, debido a que sí fue recibido por parte de la Federación. Hallazgo No.7 Pág. 11

12 Inadecuado registro de formas 63-A2 en Caja Fiscal por Q 275, Derivado del nombramiento , de fecha 03 de febrero de 2014, en el que se nos designa para realizar Auditoria Financiera en las áreas de Caja y Bancos de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período comprendido del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó lo siguiente: Con fecha 30 de julio de 2013, se emitió la forma 63-A2 No por valor de Q 10, por aporte otorgado por el COG para 12 servicios técnicos y hospedaje con servidores dedicados con correos y administración de los mismos, sin embargo, en el folio 200-A-3, Caja Fiscal de Ingresos, No del mes de agosto de 2013, se registró el número correspondiente a esta forma con valor de Q 265, y con la descripción correspondiente a pago de CDAG por asignación del mes de agosto 2013, siendo este valor y descripción correspondiente a la forma 63-A2 No Posteriormente, en el folio 200-A-3, Caja Fiscal de Ingresos, No del mes de septiembre de 2013, se registró nuevamente la forma 63-A2 No con su valor correcto, pero la forma 63-A2 No se registró sin valor. Hallazgo No.8 Ingresos no registrados en Libro de Bancos por Q Derivado del nombramiento , de fecha 03 de febrero de 2014, en el que se nos designa para realizar Auditoria Financiera en las áreas de Caja y Bancos de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período comprendido del 01 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que existen ingresos por valor de Q registrados en caja fiscal Folio No , los cuales no se registraron en el libro de bancos. Hallazgo No.9 Formas 63-A2 anuladas, registradas con valor en Libro de Bancos por Q Derivado del nombramiento , de fecha 03 de febrero de 2014, en el que se nos designa para realizar Auditoria Financiera en las áreas de Caja y Bancos de la Federación Nacional de Ajedrez, por el período comprendido del 01 Pág. 12

13 de septiembre de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se estableció que las formas 63-A2 No y se encuentran físicamente anuladas. Sin embargo, estas fueron registradas en el libro de bancos asignándole valor de Q a cada una. Hallazgo No.10 Libro de Actas de Comité Ejecutivo, con registros desactualizados. de 2012 al 15 de noviembre de 2013,se observó que las actas se encuentran emitidas en borrador, siendo la última impresa en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas, la No CE-GENAG, de fecha 13 de junio de 2013, lo que denota atraso en el registro de las mismas, por seis meses y medio. Asimismo, se observó que se encuentran aprobados en acta de Comité Ejecutivo, No CE-FENAG de fecha 09 de mayo de 2013, los ingresos y egresos correspondientes al mes de mayo de 2013, lo que también denota atraso en los registros de las mismas. Hallazgo No.11 Cheques emitidos y cobrados por ex empleados de la Federación, sin documentación de soporte y no pagados directamente al beneficiario. de 2012 al 15 de noviembre de 2013, se determinó que fueron emitidos y cobrados cheques, por el período de septiembre de 2012 a septiembre de 2013, por Giovanni Leonel Figueroa Sánchez, Ex Director de Presupuesto y Luis Adrián Miguel López, Ex Contador General, los cuales a los vouchers se les adjunta documentación de soporte que corresponde a Asociaciones Deportivas Departamentales, proveedores y personas particulares por valor de Q245,600.00; y sin documentación de soporte la cantidad Q556,500.00, lo que totaliza Q802,100.00, sin embargo, los cheques no fueron pagados directamente a los beneficiarios, sino que fueron cobrados por Giovanni Leonel Figueroa Sánchez por Pág. 13

14 la cantidad de Q347, y por Luis Adrián Miguel López la cantidad de Q454, RECOMENDACIONES: HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTOS DE ASPECTOS LEGALES Hallazgo No.1 Formularios de viático constancia presentan diferencia entre el nombre de la autoridad a quien consta y la firma y sello estampados en los mismos, por Q 3, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que se procure el reintegro del valor de Q. 3, Hallazgo No.2 Faltan formularios de viático constancia por Q 1, Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Gerente General, para que solicite al Contador y/o Encargado de Viáticos el reintegro los viáticos otorgados, por el valor de Q. 1, Hallazgo No.3 Pagos que carecen de partida presupuestaria por valor de Q 1, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que proceda a requerir a los responsables de haber efectuado los pagos improcedentes, los reintegros respectivos por el valor de Q. 1, Hallazgo No.4 Pág. 14

15 Pago improcedente de intereses por financiamiento por Q 26, de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Gerente General, para que solicite a los responsables de pagar y autorizar dichos pagos, que procedan a reintegrar el valor de los intereses indicados por valor de Q. 26, Hallazgo No.5 Pagos que carecen de documentación de respaldo por Q 199, Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Gerente General, para que procure el reintegro de los fondos por valor de Q. 199, Hallazgo No.6 Cheques cobrados por el ex Director de Presupuesto por Q. 347, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que realice las gestiones necesarias a efecto de que se realice el reintegro del valor de los cheques emitidos por el valor de Q. 347, Hallazgo No.7 Cheques cobrados por el ex Contador por Q. 454, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que realice las gestiones necesarias a efecto de que se realice el reintegro del valor de los cheques emitidos por valor de Q. 454, Hallazgo No.8 Falta de retención de ISR a proveedores. Pág. 15

16 Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones por escrito al Gerente General para que envíe oficio a los proveedores para que manifiesten si efectuaron el pago del ISR de las facturas de los cheques indicados. Así mismo, para que en lo sucesivo se realicen las retenciones oportunamente. Hallazgo No.9 Incumplimiento de la publicación de compras directas en el sistema GUATECOMPRAS por Q.62, Nacional de Ajedrez, deberá girar sus instrucciones al Gerente General a efecto de que proceda a cumplir con la publicación de las compras en el Sistema GUATECOMPRAS, y que en lo sucesivo sean publicadas oportunamente. Hallazgo No.10 Incumplimiento al reglamento interno de caja chica. Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que se proceda a adquirir el libro de caja chica y realizar las gestiones necesarias ante la Contraloría General de Cuentas para la autorización del mismo. Hallazgo No.11 Bienes inventariables sin registrarse en el libro de inventarios por Q.3, Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez instruya al Contador y/o Encargado de Bienes Inventariables, para que proceda a realizar los registros correspondientes en el libro de inventarios. Hallazgo No.12 Pág. 16

17 Bienes inventariables por valor del Q. 8, no registrados en tarjetas de responsabilidad. Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez instruya al Encargado de Bienes Inventariables, para que proceda a registrar los bienes no registrados en las respectivas tarjetas de responsabilidad. Hallazgo No.13 Bienes cargados en tarjetas de responsabilidad de ex empleados. En virtud de lo anterior, el Presidente del Comité Ejecutivo debe girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez instruya al Encargado de Bienes Inventariables, para que proceda a la anulación de las tarjetas de responsabilidad de los señores Figueroa Sánchez y Miguel López, y que los bienes se registren en las tarjetas de responsabilidad de la o las personas que actualmente utilizan los mismos. Hallazgo No.14 No se tuvo evidencia del envío a CDAG de los proyectos del presupuesto de los años 2012 y 2013 de la Federación. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente de la Federación, para que envíe aunque sea de forma extemporanea el proyecto de presupuesto de los años 2012 y 2013 a la Confderación Deportiva Autónoma de Guatemala. Hallazgo No.15 La Federación no cuenta con libro para el control de formularios para viáticos. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, a efecto de que se proceda a solicitar la autorización en la Contraloría General de Cuentas de Pág. 17

18 un libro de cuenta corriente, destinado al registro de ingresos, consumos y existencias de formularios para viáticos. Hallazgo No.16 Pagos realizados a Asociaciones Deportivas Departamentales cuya documentación de soporte está incompleta. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez, instruya al Contador, a efecto de completar la documentación que hace falta. Hallazgo No.17 No se ha realizado el cambio de Contador de la Federación ante la Superintendencia de Administración Tributaria. Por tal motivo, el Presidente del Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, a efecto de realizar el nombramiento del nuevo Contador y a la vez realizar el trámite de cambio de Contador, ante la Superintendencia de Administración Tributaria. Hallazgo No.18 Deficiencias en formularios de viáticos por Q 57, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que realice las gestiones necesarias a efecto de obtener el reintegro por valor de Q.57, Hallazgo No.19 Falta informe de actividades mensuales y finales en expedientes por pago de honorarios por Q.149, Pág. 18

19 Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que se realicen las gestiones correspondientes para que se adjunten los informes mensuales e informes finales. Hallazgo No.20 Deficiencia en el archivo de las formas 200-A3 Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que realice las gestiones necesarias para que las Cajas Fiscales del año 2013, sean mandadas a empastar y de esta forma su archivo sea más ordenado. RECOMENDACIONES: HALLAZGOS SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hallazgo No.1 Falta adjuntar carta de satisfacción a expedientes de pago por servicios recibidos por Q. 76, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que solicite a las personas responsables que requirieron los bienes o servicios, la presentación de la carta de satisfacción. Así mismo, para que en lo sucesivo, se emitan las cartas de satisfacción oportunamente. Hallazgo No.2 Falta de regularización en Caja Fiscal por Q 33, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que instruya al Contador a efecto de que se proceda a regularizar la caja fiscal por el valor de Q 33, que la Federación no percibió, ya que este genera diferencia entre los registros contables y la disponibilidad bancaria de la misma. Pág. 19

20 Hallazgo No.3 Falta de autorización del reglamento interno para manejo del fondo de combustible de Comité Ejecutivo. Nacional de Ajedrez, deberá requerir a través del Secretario a los demás miembros del Comité Ejecutivo de la Federación, la firma del documento para que quede aprobado y hacerlo del conocimiento del personal de la institución, para no incurrir en incumplimientos. Así mismo se recomienda que todos los normativos autorizados sean firmados como corresponde. Hallazgo No.4 Falta de registro de cheques liquidados en la Caja Fiscal del mes de diciembre de 2012 por Q 28, Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General, para que este a la vez instruya al Contador a efecto de que este realice el registro de los cheques indicados; asimismo, para que en lo sucesivo los registros se realicen en forma oportuna. Hallazgo No.5 Formas 63-A2 que carecen de la firma del enterante por Q 123, Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez instruya al Contador, para que se consigne la firma del enterante a las formas 63-A2 y que a partir de la presente fecha, se incluya la misma al momento de la emisión de las forma 63-A2. Hallazgo No.6 Incorrecto registro de forma 63-A2 en Caja Fiscal por Q Pág. 20

21 Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que a su vez instruya al Contador, a efecto de que este, realice el ajuste correspondiente en la caja fiscal de ingresos y que en lo sucesivo se tenga cuidado al momento de registrar los valores de los ingresos. Hallazgo No.7 Inadecuado registro de formas 63-A2 en Caja Fiscal por Q 275, Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General para que a su vez instruya al Contador a efecto de que éste, proceda a anular estos registros incorrectos y a regularizarlos, colocando a cada una de las formas 63-A2 su valor y descripciones correctas, tal y como lo indican las mismas. Pág. 21

22 Hallazgo No.8 Ingresos no registrados en Libro de Bancos por Q Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que a la vez instruya al Contador para que proceda a realizar el registro en el libro de bancos, de dichos ingresos. Hallazgo No.9 Formas 63-A2 anuladas, registradas con valor en Libro de Bancos por Q Nacional de Ajedrez, debe girar instrucciones al Gerente General, para que instruya al Contador que realice el ajuste en el libro de banco por valor de Q Hallazgo No.10 Libro de Actas de Comité Ejecutivo, con registros desactualizados. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Secretario del Comité Ejecutivo, para que se actualicen los registros de las actas correspondientes a reuniones de Comité Ejecutivo de la Federación Nacional de Ajedrez de Guatemala, que incluyen la aprobación de los ingresos y egresos de la Federación, correspondientes a los meses de junio a diciembre de Hallazgo No.11 Cheques emitidos y cobrados por ex empleados de la Federación, sin documentación de soporte y no pagados directamente al beneficiario. Nacional de Ajedrez, deberá girar instrucciones al Gerente General para que, en lo Pág. 22

23 sucesivo, se diseñen e implementen los controles internos adecuados con el objeto de que realicen registros en la caja fiscal forma 200-A3 de operaciones que tengan la documentación de soporte correspondiente y que fueron debidamente autorizados por el Comité Ejecutivo. Asimismo, debe implementarse medidas de control interno para que exista la certeza de que la información contenida en el cheque corresponda a la registrada en el voucher. Todos los comentarios y recomendaciones que hemos efectuado se encuentran en detalle en el correspondiente informe de auditoría, lo cual facilitará un mejor entendimiento de este resumen gerencial. CESAR ALEJANDRO JOM CAL Auditor VICTOR MANUEL NAVARRO GODINEZ Coordinador de Comisión MIGUEL ANGEL MEJIA HERNANDEZ Asistente SAUL ENRIQUE JUAN YUMAN Asistente JOSE ANTONIO GIRON GUILLEN Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ Sub Director ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Director Pág. 23