Sistema Integral de Fiscalización (SIF)

Transcripción

1 Sistema Integral de Fiscalización (SIF) Registro Contable de Operaciones Captura una a una Unidad Técnica de Fiscalización

2 Índice Registro contable de operaciones... 3 Captura una a una... 4 Información de la póliza... 4 Registros contables... 6 Selección de cuentas contables vinculadas con Catálogos Auxiliares... 8 Evidencia Consulta Descarga de pólizas Descargar evidencias Vista previa de la Póliza Reporte de Pólizas Modifica - Pólizas Acciones de Evidencia Editar Folio Fiscal: Copiado de Póliza: Reversa de póliza: Modifica- Pólizas de preregistro Acciones de Evidencia (1): Editar Folio Fiscal (2): Modificación de Preregistro (3): Agregar Financiamiento (4): Modifica - Pólizas de Prorrateo pendientes de registrar Contenido 2 de 27

3 Registro contable de operaciones Selecciona el módulo de Campaña. Figura 1.0 Módulo Selecciona el Tipo de elección y Año del proceso electoral y al finalizar oprime el botón Seleccionar. Figura 1.1 Selección del Proceso Electoral Utiliza uno o varios filtros de búsqueda para localizar la contabilidad que deseas trabajar. Selecciona la contabilidad a trabajar, oprimiendo el ícono Trabajar de la columna Acciones. Figura 1.2 Selección de la Contabilidad a trabajar 3 de 27

4 Captura una a una Se mostrará la plantilla contable con las siguientes secciones: Información de la Póliza, Registros Contables y Evidencias. Captura los datos que te solicitan en cada sección para guardar la póliza. Información de la póliza Figura 2.0 Información de la Póliza 1. Periodo de Operación. La Campaña estará administrada, máximo por tres periodos. 2. Tipo de Póliza (Normal o Corrección). De acuerdo a la temporalidad del periodo de Campaña. Al seleccionar el Tipo de póliza, se mostrará un mensaje el cual te recuerda el plazo que tienes para realizar el registro de las operaciones con base al fundamento legal correspondiente. Figura 2.1 Mensaje, plazo de registro 4 de 27

5 3. Subtipo de Póliza (Diario, Ingresos, Egresos, Reclasificación y Ajuste). Al seleccionar el subtipo de póliza de Diario, el sistema enviará mensaje informativo. Figura 2.2 Mensaje, subtipo de póliza Diario 4. Fecha de operación. Indicar la fecha en la que se expidió la documentación soporte (facturas, fichas de depósitos, contratos, etc.) Al finalizar cada periodo de la Campaña, se otorgarán 3 días adicionales para concluir el registro. 5. Enviar a Preregistro. Selecciona para guardar los movimientos como Preregistros. Al habilitar esta opción, no es necesario adjuntar evidencia al registro contable, sin embargo, la póliza no formará parte de tu contabilidad hasta que se adjunte por lo menos una evidencia, contarás con tres días para adjuntar la evidencia correspondiente en el apartado de Modifica. Figura 2.3 Envío a preregistro 6. Descripción de la póliza. Describe los detalles del registro: nombre del proveedor, tipo del bien o servicio y las condiciones particulares de la operación. Nota: Figura 2.4 Descripción de póliza Los usuarios que tienen los permisos para registrar operaciones son: Capturista y Candidato Independiente. 5 de 27

6 Registros contables Figura 3.0 Registros contables 1. Selecciona una cuenta contable. La selección se puede realizar de manera dinámica, puedes capturar el primer dígito de la cuenta contable que deseas, o bien, capturar las primeras letras del nombre de la cuenta. 2. Registra la cantidad correspondiente al Cargo o Abono, puedes utilizar números negativos (ejemplo: ) o copiar y pegar cantidades de archivos de Word y Excel. Figura 3.1 Captura de cargo/abono 6 de 27

7 3. En el campo Concepto del movimiento, se mostrará la información que capturaste en la descripción de la póliza, puedes editar el texto. Si seleccionaste una cuenta vinculada a catálogos auxiliares, selecciona el identificador correspondiente, puedes utilizar los filtros de búsqueda para mayor precisión. Figura 3.2 Catálogo auxiliar 4. Presiona Agregar movimiento. Cada registro que hagas dentro de una misma póliza, se mostrará es una tabla dentro del grid de captura. Antes de proceder a guardar la póliza, podrás realizar modificaciones o eliminar el registro, si así lo deseas con las opciones de la columna acciones. Figura 3.3 Registros capturados 7 de 27

8 Selección de cuentas contables vinculadas con Catálogos Auxiliares Cuentas de Bancos: Se mostrarán las cuentas bancarias registradas en el módulo de cuentas bancarias, selecciona el ID del catálogo Auxiliar, se sombreará de color rosa. Figura 4.0 Catálogos Auxiliares Una vez seleccionada la cuenta, se mostrará un mensaje indicando el saldo que tiene a la fecha de operación del registro. Para continuar con el registro, presiona el ícono en la parte superior derecha del mensaje. Figura 4.1 Saldo en cuenta seleccionada 8 de 27

9 Al utilizar la cuenta de Caja y Bancos, se deberá identificar el Tipo de Financiamiento que corresponda. 1. Selecciona el Tipo de Financiamiento que corresponda, y captura la cantidad. 2. Presiona Aceptar. Figura 4.2 Tipos de financiamiento Nota: En las contabilidades de Coalición deberás identificar el tipo de financiamiento por cada uno de los partidos que la conformen. Selecciona una cuenta de Proveedores, Anticipo a proveedores o de egresos. 1. Selecciona el archivo con extensión XML en tu equipo. 2. Agrega el XML seleccionado. 3. El sistema muestra el folio fiscal extraído. 4. Presiona Agregar movimiento. Figura 4.3 Folio fiscal 9 de 27

10 Al finalizar el registro, se mostrará el movimiento en la tabla de registros contables con los siguientes elementos: 1. El sistema realizará la suma de cargos y abonos, el total de cada uno de éstos debe ser igual para que puedas guardar la póliza. 2. El ícono Editar te permite modificar los datos del movimiento: cargo, abono, concepto del movimiento, el catálogo auxiliar al que se relacionó la cuenta. 3. Utiliza la acción Eliminar para quitar los movimientos. 4. El icono Editar te permitirá modificar el importe del Tipo de Financiamiento. 5. Utiliza la acción Eliminar para quitar los Tipos de Financiamiento. Figura 4.4 Registros contables. Tabla de movimientos Selección de cuentas de Activo Fijo. Si al seleccionar una cuenta de Activo Fijo, y capturas un importe menor al establecido en el en el artículo 71 del Reglamento de Fiscalización (R.F.), el sistema enviará el siguiente mensaje. Figura 4.5 Mensaje para cuentas de Activo Fijo 10 de 27

11 Selección de ID del catálogo de Casa de Campaña Las cuentas contables de Casa de Campaña están vinculadas con el catálogo auxiliar de casa de campaña respecto del origen de la casa, es decir, si utilizas la cuenta de casa de campaña por aportación, en el catálogo auxiliar visualizarás las casas de campaña que hayas registrado con origen Aportación. Figura 4.6 Selección de cuentas de casa de campaña Selección de ID del catálogo de proveedores en cuentas de Gastos. Las cuentas de gastos, están vinculadas al Catálogo auxiliar de proveedores, por lo que tendrás que seleccionar un ID del proveedor. Figura 4.6 Selección de cuentas de Gastos 11 de 27

12 Evidencia V 4.0 Figura 5.0 Evidencia 1. Selecciona el Tipo de evidencia a adjuntar. El listado que se desplegará, dependerá de la cuenta contable que hayas utilizado. Figura 5.1 Tipo de Evidencia 12 de 27

13 A) Al seleccionar como evidencia Aviso de contratación, el sistema automáticamente mostrará todos los avisos de contratación registrados en el módulo correspondiente para su selección. B) Una vez seleccionado el aviso, el sistema en automático lo adjuntará como evidencia. Figura 5.2 Avisos de contratación C) Según el tipo de evidencia que elegiste, el sistema te mostrará las extensiones de los archivos permitidos. Figura 5.3 Tipos de extensiones 13 de 27

14 D) Presiona Examinar para localizar los archivos en tu equipo. Asegúrate que los nombres de tus archivos no tengan caracteres especiales y sean del tipo de archivo permitido. E) Oprime Agregar para adjuntar la evidencia. Figura 5.4 Agregar evidencia F) En la tabla se mostrarán las evidencias que agregaste y la acción Eliminar en cada una de ellas. Figura 5.5 Eliminar evidencia Nota: Si requieres identificar las evidencias que corresponden a cada cuenta contable, consulta el catálogo de evidencias de campaña o Candidatos Independientes ubicado en el Centro de Ayuda. 14 de 27

15 Al concluir el llenado de las tres secciones: Información de la póliza, Registros contables y Evidencia, se mostrarán dos opciones: 1. Limpiar: Se eliminarán los movimientos realizados y deberás capturar de nuevo la información. 2. Guardar Póliza: Los registros y la evidencia capturados, serán guardados. Figura 6.0 Guardar Póliza Si seleccionas Guardar póliza, el sistema mostrará un mensaje de confirmación, selecciona Aceptar para finalizar el procedimiento. Si eliges la opción Cancelar, el sistema te mostrará nuevamente los movimientos registrados. Figura 6.1 Guardar Póliza El sistema mostrará un mensaje de Póliza Guardada, el Subtipo y el consecutivo asignado, y enviará un mensaje indicando si deseas visualizar la póliza. Nota: Figura 6.2 Mensaje de Póliza guardada y Visualizar Póliza Al guardar la póliza, ingresa en Consulta para visualizarla, y en Modifica para agregar más evidencia. 15 de 27

16 Consulta Del menú, selecciona la opción Consulta. Se muestran las siguientes secciones: 1. Pólizas: Presenta las operaciones que se capturaron con su respectiva evidencia y se encuentran activas. 2. Pólizas Preregistro: Muestra las operaciones que no tienen evidencia. 3. Pólizas de Prorrateo Pendientes de Registrar: Esta sección se utiliza sólo para el procedimiento de Prorrateo. Figura 7.0 Consulta 16 de 27

17 Descarga de pólizas. 1. Selecciona la columna a imprimir, elige una o varias pólizas de tu interés. 2. Presiona el botón Descargar. Figura 7.1 Seleccionar y descargar pólizas Obtendrás el documento de cada Póliza, en formato PDF, a través de un archivo ZIP. Nota: Los usuarios que tienen permisos para consultar los registros contables son: Capturista, Responsable de Finanzas, AdminSO y Candidato Independiente. 17 de 27

18 La póliza descargada mostrará la siguiente información: 1. Datos del Sujeto Obligado. 2. Información de la Póliza. 3. Registro contable. 4. Información de la Evidencia adjunta. Figura 7.2 Vista de Póliza 18 de 27

19 Descargar evidencias. En la columna Evidencias, Presiona el icono de la lupa. Figura 7.3 Consultar evidencias En la ventana emergente se listarán los documentos que adjuntaste. 1. Se muestra la referencia de la póliza de la cual estás consultado la evidencia. 2. Se muestra la Vista previa de los archivos. 3. Selecciona los archivos que deseas descargar. 4. Presiona Descargar todo para obtener los archivos seleccionados. 5. Presiona Cerrar para continuar consultando más pólizas. Figura 7.4 Descargar evidencia 19 de 27

20 Vista previa de la Póliza. Presiona el icono de la columna Vista previa de la póliza, obtendrás la visualización de la póliza. Figura 7.5 Vista previa de la póliza. Reporte de Pólizas. Figura 7.6 Descarga de reporte 20 de 27

21 1. Selecciona y presiona el formato de reporte deseado para descargarlo. En el reporte encontrarás la lista de pólizas con su respectiva información general. Figura 7.7 Reporte de pólizas PDF 21 de 27

22 Modifica - Pólizas En esta sección podrás agregar y dejar sin efecto las evidencias de las Pólizas, editar folio fiscal, copiado de póliza y reversa de póliza. Del menú, selecciona la opción Modifica. Figura 8.0 Menú Modifica Acciones de Evidencia. Te permitirá agregar o modificar los documentos correspondientes a la póliza. A) Agregar evidencia: Se mostrará la siguiente pantalla para que puedas adjuntar más evidencia a la póliza seleccionada. 22 de 27

23 B) Modificar Evidencia: Podrás dejar sin efecto alguna (s) evidencia (s) presionando el ícono en la columna de estatus. Nota: Si la Póliza sólo tiene una evidencia, primero deberás agregar una nueva para que el sistema te permita dejarla sin efecto. Editar Folio Fiscal: Permite agregar o modificar los archivos XML correspondientes a la póliza. A) Agregar folio fiscal: Permite agregar archivos XML. B) Modificar folio fiscal: Permite dejar sin efectos el archivo XML almacenado. Figura 8.2 Editar folio fiscal Copiado de Póliza: Te permitirá realizar el copiado de una póliza. Figura 8.3 Copiado de póliza 23 de 27

24 Al seleccionar esta opción, el sistema te enviará automáticamente a la plantilla contable, en donde se mostrarán los datos de la póliza ya precargados, con opción de ser modificados si así lo deseas. El único campo que estará inhabilitado para su modificación es el Periodo de operación. Reversa de póliza: Esta opción estará habilitada únicamente para las pólizas con subtipos de póliza: ingresos, egresos, diario. Figura 8.4 Reversa de póliza Al dar clic al icono de la columna Reversa de póliza, el sistema en automático copiará al grid contable la póliza seleccionada, anteponiendo a las cantidades del cargo y abono el signo negativo en cada uno de los movimientos que conforman la póliza, y viceversa. La planilla contable se mostrará de la siguiente manera: Los campos de Información de la póliza, así como los del apartado de Registros Contables, estarán inhabilitados para su modificación, únicamente tendrás que adjuntar evidencia para guardar la póliza. 24 de 27

25 Figura 8.5 Plantilla de Reversa de póliza 25 de 27

26 Modifica- Pólizas de preregistro En esta sección a las pólizas de preregistro (carga por lotes), podrás agregar evidencias, editar folio fiscal, modificar preregistro y agregar financiamientos. Acciones de Evidencia (1): Le permite agregar los documentos correspondientes a la evidencia con el mismo procedimiento de captura una a una. Editar Folio Fiscal (2): Le permite agregar o modificar los archivos XML correspondientes a la póliza. Modificación de Preregistro (3): Le permite agregar o modificar los movimientos correspondientes a la póliza. Agregar Financiamiento (4): Le permite agregar el importe del Tipo de Financiamiento, solo aplica si el registro se realizó a través de Carga por Lotes. Figura 9.0 Acciones de pólizas preregistro 26 de 27

27 Modifica - Pólizas de Prorrateo pendientes de registrar Te permitirá agregar la póliza para imputar el Prorrateo. Figura 10.0 Acciones de pólizas de prorrateo pendientes de registrar. 27 de 27