Sistema Integral de Fiscalización

Transcripción

1 Sistema Integral de Fiscalización (SIF) Ordinario 2017 Registro Contable de Operaciones Sistema Integral de Fiscalización Versión 3.0 Unidad Técnica de Fiscalización

2 Índice Procedimiento.4 Captura..4 a) Captura una a una Información de la póliza 5 Registros Contables..6 Evidencias. 10 b) Carga por lotes de Operaciones.. 12 Consulta Modifica Pólizas...18 Acciones de Evidencia Editar Folio Fiscal Copiado de póliza Pólizas de Preregistro Agregar Financiamiento...19 Modificar Preregistro.19 Editar Folio Fiscal...20 Acciones de Evidencia...20 Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 2 de 21

3 Registro Contable De Operaciones Proceso Ordinario 2017 Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 3 de 21

4 Procedimiento a) Captura una a una 1. Ingresa al módulo Ordinario. Figura 1.0 Menú de módulos 2. Con los filtros de búsqueda localiza la contabilidad que deseas trabajar. Figura 2.0 Contabilidades Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 4 de 21

5 3. Selecciona la contabilidad que deseas trabajar en el icono de acciones. Figura 3.0 Acciones Nota * El perfil de Capturista es quien tiene permiso para registrar operaciones. Se mostrará la plantilla contable con las siguientes secciones: Información de la Póliza, Registros contables y Evidencias. 4. Captura los datos que te solicitan en cada sección para guardar la Póliza. a) Información de la Póliza ) Elije el Ejercicio a Trabajar. Figura 4.0 Información de la Póliza. 2) Selecciona el Tipo de Póliza. (Normal o Corrección), de acuerdo a la temporalidad. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 5 de 21

6 3) Selecciona el Subtipo de Póliza. En caso de seleccionar la opción Reclasificación o Ajuste, el sistema mostrara las pólizas registradas para la selección de la póliza origen del registro. 4) Selecciona el Periodo de la Operación. El sistema mostrará los meses del año. 5) Indica la Fecha de Operación. Debe corresponder a la fecha en la que se expidió el documento soporte. (facturas, fichas de depósito, contratos, etc). 6) Describe los detalles del registro: nombre del proveedor, tipo del bien o servicio y las condiciones particulares de la operación. 7) Al seleccionar la opción Enviar a Pre registro se guardarán los movimientos como Pre registro. 8) Al seleccionar Gasto Programado, se deberá seleccionar el Proyecto correspondiente. b) Registros Contables ) Selecciona una cuenta contable. Figura 5.0 Registros contables. Según la cuenta contable que elegiste, se habilitarán distintos campos que te permitirán asociar la cuenta contable con un catálogo auxiliar. Selecciona el ID del catálogo auxiliar. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 6 de 21

7 2) Registra la cantidad correspondiente al Cargo o Abono; puedes utilizar números negativos (ejemplo: ) o copiar y pegar cantidades de archivos de Word y Excel. 3) En el campo Concepto del movimiento, se mostrará la información que capturaste en la Descripción de la póliza, puedes editar el texto o conservarlo. 4) Presiona el botón Agregar movimiento. Si selecciona la cuenta de Proveedores, Anticipo a Proveedores o de Egresos, se deberá Ingresar el Folio Fiscal Figura 6.0 Folio Fiscal. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 7 de 21

8 1. Busca el Archivo de extensión XML en tu equipo. 2. Agrega el archivo seleccionado. 3. Se visualizará el Folio Fiscal Extraído. 4. Presiona Agregar movimiento para continuar En caso de utilizar la cuenta contable de Bancos o Caja, al presionar agregar movimiento, el sistema mostrará una ventana donde tienes que indicar el tipo de financiamiento. Presiona Aceptar para continuar. Figura 7.0 Tipos de Financiamiento. Repite el procedimiento de Registro Contable ya que la póliza se guarda por lo menos con dos movimientos. Al finalizar el registro, se presentará el movimiento en la tabla de registros contables con los siguientes elementos: Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 8 de 21

9 Figura 8.0 Registro contable. Tabla de movimientos. 1) El icono Editar te permitirá modificar los siguientes datos del movimiento: cargo, abono concepto del movimiento, catálogo auxiliar al que se relacionó con la cuenta y folio fiscal. 2) Usa la acción Eliminar para quitar los movimientos. Para que puedas visualizar el Tipo de Financiamiento oprime 3) El icono Editar te permitirá modificar el importe del Tipo de Financiamiento. 4) Usa el icono Eliminar para quitar Tipos de Financiamiento. 5) El sistema efectuará la suma de cargos y abonos; el total de cada uno de éstos debe ser igual para que puedas guardar la Póliza. Nota * Si tiene duda para elegir una cuenta contable, consulta el Catálogo de Cuentas Contables * Los movimientos que se encuentran en la tabla son una vista previa, recuerda que estos se registrarán hasta que presiones el botón guardar póliza, y aceptes la confirmación. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 9 de 21

10 c) Evidencias Figura 9.0 Evidencia 1) Selecciona el tipo de evidencia 2) Según el tipo de evidencia que elegiste, el sistema mostrará los archivos que se permiten subir al sistema. 3) Presiona Examinar para localizar los documentos en tu equipo. 4) Oprime Agregar para adjuntar la Evidencia. 5) En la tabla se mostrarán las evidencias que agregaste y la opción de Eliminar en cada una de ellas. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 10 de 21

11 Al concluir el llenado de las tres secciones, presiona Guardar Póliza, al presionar Limpiar se eliminarán los movimientos realizados y deberá capturar de nuevo la información. Figura 10 Guardar Póliza El sistema mostrará un mensaje para confirmar tu decisión, oprime Aceptar para finalizar el procedimiento. Si eliges la opción Cancelar, el sistema borrará la información y deberás capturarla nuevamente. Figura 11. Mensaje de confirmación El sistema mostrará el mensaje de Póliza Guardada, Mes, Subtipo y el Consecutivo asignado. Figura 12. Mensaje de póliza Guardada Nota *Las evidencias son comprobantes de los ingresos y gastos de los candidatos, por ejemplo: facturas, fichas de depósitos, contratos, etcétera. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 11 de 21

12 b) Carga por lotes de Operaciones. Del menú Inicio, da clic en Operaciones y selecciona la opción Carga por Lotes Operaciones. Figura 13. Módulo de Operaciones: Carga por lotes de Operaciones. Realiza el registro masivo de pólizas Figura 14. Registro Masivo de Operaciones Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 12 de 21

13 1) Elije el ejercicio a trabajar 2) Presiona examinar para subir el archivo de carga masiva CSV; este se encuentra en la siguiente ruta de tu equipo: C: SIF/archivo.csv. En la parte superior de la pantalla, se mostrará una notificación que te indicará si los datos del archivo son correctos. 3) Oprime Aceptar, para concluir el procedimiento. 4) Si tienes dudas sobre el llenado de la macro, consulta la guía de uso: Como hacer el formato de carga masiva y el material de caracteres permitidos. 5) Descarga la macro de ayuda para capturar los datos de las pólizas. Nota: *Las pólizas realizadas a través de carga masiva, tendrán el estatus de Pre registro; debes adjuntar por lo menos una evidencia en cada una de estas para que sean un registro contable, tiene tres días para hacerlo. Consulta 1. Pólizas Selecciona la opción Consulta. Se muestran las siguientes secciones: Pólizas: Presenta las operaciones que están reflejadas en la contabilidad. Pólizas Pre registró. Muestra las operaciones que no tienen evidencias. Pólizas de Prorrateo Pendientes de Registrar. En cada una de ellas, podrás realizar las siguientes acciones: Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 13 de 21

14 Descargar Pólizas. 1 2 Figura 15. Consulta: Pólizas 1) Selecciona el recuadro para elegir las pólizas a descargar, al ser seleccionada se verá reflejada en color rosa. 2) Oprime el botón Descargar, Obtendrás la Póliza, en formato PDF a través de un archivo ZIP. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 14 de 21

15 Figura 16. Vista de la Póliza. 3) Descargar las evidencias de cada póliza presionando el icono Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 15 de 21

16 Figura 17. Consultar Evidencia. En la ventana emergente se listarán las evidencias que adjuntaste. Oprime el botón Descargar todo para obtener todos los archivos. Figura 18. Descargar Evidencias Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 16 de 21

17 Para la descarga del reporte de pólizas y pólizas de Pre registro se puede generar en los formatos: 1) XLS 2) PDF 2 1 Selecciona el formato del reporte: PDF Figura 19. Reporte de Póliza. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 17 de 21

18 Modifica a) Pólizas 1. Evidencias A través del siguiente procedimiento podrás agregar y dejar sin efecto las evidencias de las Pólizas. Del menú, selecciona la opción Modifica. Se muestran las Pólizas con las siguientes acciones de evidencia: Figura 20. Acciones de Póliza Oprime para agregar más evidencias. Para modificar las evidencias selecciona el icono Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 18 de 21

19 Nota *Si la Póliza sólo tiene una evidencia, primero deberás agregar una nueva para que el sistema te permita dejarla sin efecto. *Una vez que cambies el estatus de la evidencia a Sin efecto, no podrás modificarlo a Activo. *Debes estar dentro de la temporalidad para que el sistema te permita modificar las evidencias. 2. Editar Folio Fiscal. Para Agregar oprime el icono, para editar oprime el icono 3.. Copiado de póliza. Para hacer el copiado de pólizas oprime el icono b) Pólizas Pre-registro Figura 21. Acciones sobre la Póliza de Pre registro 1. Agregar Financiamiento. Estará habilitada la funcionalidad cuando en tu registro hayas utilizado la cuenta de caja y bancos, a través de la cual debes identificar el tipo de financiamiento y el importe. 2. Modificación de Pre registro. Esta funcionalidad te permite agregar o modificar los movimientos de tu pre registro. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 19 de 21

20 3. Editar Folio Fiscal. Para Agregar el Folio Fiscal oprime el icono,, 4. Acciones de Evidencia. Esta funcionalidad te permite agregar evidencia, oprime el icono Figura 22. Agregar Evidencia. 1) Selecciona el tipo de evidencia que requieras. 2) Al seleccionar el tipo de evidencia, oprime examinar y agrega la evidencia 3) Al terminar selecciona Aceptar. Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 20 de 21

21 Se muestra un mensaje Póliza Guardada Figura 23. Mensaje de póliza Guardada Registro Contable de Operaciones del proceso Ordinario. 21 de 21