COMISIÓN EUROPEA SESIÓN INFORMATIVA DEL 22 DE JUNIO CONVOCATORIA DE PROPUESTAS COMM/MAD/ED/

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1 COMISIÓN EUROPEA Representación en España SESIÓN INFORMATIVA DEL 22 DE JUNIO CONVOCATORIA DE PROPUESTAS COMM/MAD/ED/ SELECCIÓN DE SOCIOS PARA LLEVAR A CABO ACTIVIDADES EN CALIDAD DE CENTROS DE INFORMACIÓN EUROPE DIRECT EN ESPAÑA Hay algún número mínimo de visitas que alcanzar para el elemento "Centro de visitantes"? La convocatoria no establece un mínimo de visitas concretas al año para el elemento "Centro de visitantes". Las entidades han de ofrecer información detallada sobre el centro de visitantes, tanto cualitativa como cuantitativa. Las entidades seleccionadas para una subvención deberán llevar a cabo sus acciones, tal y como lo indicaron en su propuesta inicial y teniendo en cuenta los objetivos cuantitativos y cualitativos que indicaron. La justificación se realizará en base a esta información. El elemento de "Actividades de comunicación centrales" incluye la utilización de una herramienta para sondear la satisfacción de los usuarios. Los solicitantes pueden proponer una herramienta propia, además de la que facilite la Comisión Europea? Sí, los solicitantes pueden proponer herramientas adicionales. Puesto que el elemento "Actividades de comunicación centrales" es obligatorio, qué se entiende por "Centro de visitantes"? En el caso de optar por un "Centro de visitantes", además de las actividades obligatoria del elemento "Actividades de comunicación centrales", las entidades habrán de contar con un centro abierto al público con una zona para acoger a los visitantes y exponer materiales relacionados con la UE. Los solicitantes han de definir el horario de apertura al público en su propuesta. Comisión Europea, E Madrid / Representación en España, Paseo de la Castellana 46, Spain. Teléfono:

2 Cómo diferenciamos las gastos relativos a los elemento "Actividades de comunicación centrales" y de "Centro de visitantes"? Cada elemento genera unos costes específicos, de acuerdo con sus características indicadas en la convocatoria y dependiendo de la estrategia y de las acciones que las entidades establezcan. Algunos gastos podrían formar parte de ambos elementos de manera proporcional. Qué significa "Relaciones con los medios de comunicación" (elemento "Actividades de comunicación centrales"? Los centros han de establecer y mantener relaciones periódicas con los medios de comunicación. Por relaciones con los medios de comunicación se entiende, sin ser una lista exhaustiva: la publicación de artículos, la participación en programas de radio y televisión, el envío de comunicados de prensa, la respuesta a solicitudes de información por parte de periodistas, etc. Puede ser el mismo el personal que trabaje en el centro de visitantes y el que desarrolle el resto de acciones del centro? Sí, el personal puede ser el mismo. Cómo saber si un evento se enmarca en el elemento "Organización de actos" o "Participación en actos"? Cada entidad tiene que analizar si un determinado evento, según sus características, forma parte del elemento "Organización de actos" o "Participación en actos", dependiendo de si la entidad es organizadora o de si participa en un evento (por ejemplo, mediante un stand o/y una presentación) organizado por otro organismo. En cuanto a la organización de actos, si se hacen, por ejemplo, 3 actos sobre el mismo tema se contabilizan como 3 o como 1 acto? Las entidades han de analizar y establecer el número de eventos que pueden organizar para una determinada cantidad fija única. El número de eventos para una determinada cantidad fija depende del formato de cada evento, número de participantes, características, etc. En cualquier caso, las entidades han de ofrecer información detallada sobre los actos que organizarán, tanto cualitativa como cuantitativa. Cómo se contabilizan los actos que se hacen en y con colegios? En primer lugar, hay que distinguir si el solicitante es el organizador de los eventos o si participa en eventos organizados por centros de enseñanza. En segundo lugar, las entidades han de analizar y establecer el número de eventos que pueden organizar para una determinada cantidad fija única. El número de eventos para una determinada cantidad fija depende del formato de cada evento, número de participantes, características, etc. 2

3 En caso de realizar una publicación específicamente prevista para un acto, formaría parte del elemento "Publicaciones" u "Organización de actos"? Ambas opciones son válidas. En cuanto al elemento de Publicaciones, cuántos tipos de publicaciones se pueden editar?, Se puede pedir la subvención una vez o varias veces? Este elemento solamente puede ser seleccionado una vez (cantidad fija de euros). Los solicitantes han de definir los tipos de publicaciones y las cantidades que pueden realizar para una determinada cantidad fija única. Por lo tanto, sí es posible prever diferentes tipos de publicaciones. De qué elemento formaría parte la organización de un curso online? La organización de un curso online puede entrar en el elemento "Material audiovisual y otro material electrónico". En qué elemento se incluiría una programa de radio? Esta actividad formaría parte del elemento "Actividades de comunicación centrales". El establecimiento y mantenimiento de relaciones periódicas con medios de comunicación locales y regionales, incluso publicando artículos y participando en programas de radio y televisión son actividades obligatorias. En el caso de organizar un programa de radio en el que participe un público y tenga el formato de evento, podría considerarse un acto. Qué son los productos on-line? A modo de ejemplo y sin ser una lista exhaustiva, las entidades pueden producir videoclips, juegos on-line, libros electrónicos, juegos interactivos, CD/DVDs, etc. Los gastos de material para poner en marcha el proyecto son elegibles? La adquisición de material para la acción es posible, de acuerdo con el artículo II.19.2 del modelo de convenio marco. En particular, los solicitantes han de tener en cuenta las normas relativas a la amortización de los equipos u otros activos. Hay que presentar un currículo de cada persona que trabajaría en el centro? También hay que presentar los documentos justificativos de cada una de ellas? Los solicitantes han de presentar el currículo de cada una de las personas que formarían parte del personal del centro. En cuanto a los documentos justificativos (tales como certificados de experiencia o cartas de recomendación) no es necesario 3

4 presentarlos para cada una de estas personas, puesto que el equipo deberá cumplir con todas las competencias requeridas de manera complementaria. Han de comprobar que estos documentos justificativos cubren el conjunto de competencias establecidas en la convocatoria. Sería suficiente que el superior jerárquico directo emita el certificado que demuestra la experiencia de la persona que gestionaría el centro? Esta opción es válida. Nuestra entidad cuenta con un director. Éste debe figurar como el responsable del centro Europe Direct aunque su función sea de representación institucional? Los solicitantes son libres de organizar el personal del centro como les parezca más pertinente y de acuerdo con los requisitos establecidos en la convocatoria. El responsable de la entidad no es necesariamente el responsable del centro Europe Direct. Apartado IV del formulario de solicitud, qué significa "financiación adicional"? El formulario de solicitud distingue dos tipos de financiaciones adicionales: financiación de la UE y financiación de entidades externas no pertenecientes a la UE. En este apartado, los solicitantes han de indicar tanto las financiaciones solicitadas como las que se les haya concedido. No nos es posible presentar la ficha de identificación financiera en el plazo establecido. Podemos presentar documentos alternativos? La convocatoria establece una serie de documentos que las entidades han de presentar hasta el 12 de julio. Recomendamos a las entidades que tramiten los documentos lo antes posible. El Comité de evaluación será el responsable de analizar los documentos recibidos. La ficha de identificación financiera incluye un apartado "registro mercantil". En el caso de las entidades de administración pública, qué se ha de indicar? Este apartado no es relevante en el caso de entidades de la administración pública, por lo que no ha de ser cumplimentado. Qué se entiende por "entidades afiliadas" Por "entidades afiliadas" se entiende las entidades jurídicas que tengan un vínculo jurídico o de capital con el solicitante. El vínculo jurídico y de capital no debe 4

5 limitarse a la acción ni crearse exclusivamente para su aplicación. Esto significa que el vínculo debe existir con independencia de la concesión de la subvención; debe existir antes de la convocatoria de propuestas y seguir siendo válido una vez finalizada la acción. El vínculo jurídico y de capital que define la afiliación abarca principalmente dos aspectos: El Control - Entidades controladas directa o indirectamente por el beneficiario. También pueden ser entidades controladas por una entidad controlada por el beneficiario y lo mismo se aplica a los niveles siguientes de control. - Entidades que controlen directa o indirectamente a los beneficiarios. Asimismo, podrán ser entidades que controlen una entidad que controla al beneficiario. - Entidades bajo el mismo control directo o indirecto que el beneficiario. La Adhesión El beneficiario está legalmente definido como, por ejemplo, una red, federación o asociación en la que también participan las entidades afiliadas propuestas, o el beneficiario participa en la misma entidad (por ejemplo, una red, federación o asociación) que las entidades afiliadas propuestas. Qué ha de incluir la estrategia de comunicación trienal? Hemos de entrar en el detalle de todas las actividades que se realizarían en 2019 y 2020? La convocatoria de propuestas establece en el apartado los elementos que debe incluir la estrategia trienal: "Su estrategia debe establecer el concepto global sobre el que se apoyaría su forma de dirigir el centro durante un período de tres años. Debe ilustrar dicho concepto describiendo las actividades que llevaría a cabo cada año. El concepto que presente debe ser plenamente coherente con la misión y los objetivos de los centros de información Europe Direct. Su estrategia debe incorporar asimismo los objetivos SMART" e incluir todos los elementos que vienen mencionados en el apartado de la convocatoria. El grado de detalle de cada una de las actividades previstas no es el mismo para 2018 que para 2019 y La descripción de las actividades para 2018 ha de ser más detallada. Qué se entiende por "equilibrio geográfico"? La convocatoria establece que "En caso de recibir varias propuestas de la misma región/zona, la Representación de la Comisión Europea adjudicará la subvención a las propuestas con mayor puntuación". Las propuestas se clasificarán por orden de mérito y se aplicará el criterio de equilibro geográfico por comunidades autónomas. Una misma entidad puede presentar diferentes propuestas para una misma comunidad autónoma? 5

6 Una misma entidad puede presentar más de una propuesta. Cada propuesta ha de presentarse de manera individual y diferenciada de otras eventuales propuestas. Una entidad de ámbito nacional puede presentar una propuesta para actividades de carácter local y regional? Una entidad de ámbito nacional puede presentar una propuesta. El objetivo de la presente convocatoria es, entre otros, establecer una red de Centros de información Europe Direct que se ocuparán de los temas de la UE de importancia para el público a escala local y regional. En la propuesta los solicitantes han de definir la región/zona en la que el centro llevará a cabo sus acciones de acuerdo con los diferentes requisitos establecidos en la convocatoria. Puede una persona física presentar una propuesta si cuenta con el respaldo de una institución? Las personas físicas no son elegibles. Es obligatoria una cofinanciación del 50%? Las cantidades fijas únicas se calculan para cubrir, de promedio, el 50 % de los costes relacionados con las actividades de comunicación de los centros. Se trata de una orientación. En cuanto al apartado "Capacidad operativa" del formulario de solicitud, se puede describir actividades que hemos realizado en el pasado pero que también queremos incluir como futuras acciones en la propuesta? Es posible hacerlo. Hay otras prioridades de comunicación que se han de tener en cuenta, además de las indicadas en la Convocatoria? La Comisión Europea ha definido diez prioridades para el periodo Se pueden encontrar en Más específicamente, tienen especial relevancia en la actualidad el Libro Blanco sobre el futuro de Europa, los documentos de reflexión vinculados al Libro blanco y el Plan de Inversiones para Europa. Qué documentos se han de presentar además del formulario de solicitud? La lista de comprobación que viene con el formulario de solicitud hace un resumen de los documentos obligatorios que los solicitantes han de presentar. Los documentos son los siguientes: Formulario de solicitud, presupuesto estimativo, declaración por el honor, copias de los estatutos o copia del certificado de registro, descripción de dos actividades mostrando la experiencia en el ámbito de la comunicación, currículos del personal del centro y documentos justificativos de las 6

7 competencias, carta de motivación del responsable del centro, formulario de entidad legal y formulario de identificación financiera. Además de estos documentos, en el caso de que los solicitantes incluyan a entidades afiliadas en la propuesta, también deberán presentar los documentos pertinentes relativos a estas entidades. 7