Archivo Central CT S E M

Transcripción

1 TABLA DE CONSOLIDADA página 1 de ACCIONES CONSTITUCIONALES de 003 Acciones de Cumplimiento 1 9 X Demanda Requerimiento Notificación Sentencia Recurso Fallo 005 Acciones de Tutela 1 9 X Demanda Notificación Respuesta Sentencia Recurso Escrito de impugnación Fallo 011 Acciones Populares 1 9 X Demanda Notificación Citación Traslado Contestación

2 TABLA DE CONSOLIDADA página 2 de 12 de audiencia Medida cautelar Audiencia Prueba Declaración Sentencia Recurso Fallo 02 ACCIONES PÚBLICAS de 001 Acciones Administrativas 1 9 X Acción administrativa 010 Acciones Judiciales 1 9 X Acción judicial 03 ACTAS 013 s de calidad 5 15 X X 014 s de comité de afiliados 5 15 X X 015 s de comité Interno de archivo 5 15 X X 016 s de Comitè Interno de 5 15 X X 017 s de comité salud paritario salud ocupacional 5 15 X X

3 TABLA DE CONSOLIDADA página 3 de 12 de 018 s de eliminacion Documental 5 15 X X 019 s de entrega de activos 5 15 X X 020 s de Junta Directiva 5 15 X X 021 s de la Comisión de la Mesa 5 15 X X 022 s de la Junta de comercio 5 15 X X 023 s de retiro de activos fijos 5 15 X X 024 s de Revisor fiscal 5 15 X X 04 AFILIADOS 052 Historia de Afiliados 1 4 X Solicitud de afiliación Certificación Comunicación Constancia de pago Solicitud de desafiliación Declaración de desafiliación 05 AUDITORIAS

4 TABLA DE CONSOLIDADA página 4 de 12 de 025 Auditorias Internas de Calidad 1 5 x x Inf. Auditoria Papeles de trabajo 026 Auditorias de s 1 5 x Inf. Auditoria Papeles de trabajo 06 BOLETINES 028 Boletines Noticia Mercantil 5 15 x x y se conserva el magnètico y se conserva el magnètico 07 CAPACITACIONES 1 x 08 CERTIFICADOS 029 Centro de Conciliación 1 4 x 030 Certificado Laboral 1 4 x 031 Certificados - Secretaria Ejecutiva 1 4 x 032 Certificados de ingresos 1 4 x 033 Certificados de la Costumbre Mercantil 5 15 x x Certificado de gestiòn, se lleva a proceso de eliminaciòn, ya que los informes de Talento Humano consolidan la informaciòn de gestiòn, se lleva a proceso de selecciòn tomando una muestras del 10% donde el criterio de selecciòn se basa en lo relevante y diferencial del caso.

5 TABLA DE CONSOLIDADA página 5 de 12 de Estudio Solicitud 034 Certificados de retencion 1 4 x 035 Certificados disponibilidad presupuestal 1 4 x 036 Certificados electrónicos de registros públicos 1 2 x certificado 09 COMPROBANTE DE EGRESOS 1 5 x x 10 COMPROBANTE DE INGRESOS 1 5 x x 11 COMUNICACIONES 050 Externas 1 2 x 064 Internas 1 2 x 12 CONCILIACIONES 039 Conciliaciones Bancarias 1 3 x x 097 Conciliaciòn Registros Pùblicos 1 3 x x 13 CONTRATOS 1 5 x x 14 CONVENIOS 040 Convenio de conciliadores 1 5 x x borrará el soporte electrónico de acuerdo con las políticas ambientales eliminará el soporte papel y queda el masgnètico eliminará el soporte papel y queda el masgnètico Una vez cumplidos los tiempos de retenciòn se procede a su eliminaciòn por ser soportes de tipo informativo. Una vez cumplidos los tiempos de retenciòn se procede a su eliminaciòn por ser soportes de tipo informativo. Una vez cumplidos los tiempos de retenciòn se procede a garantizar su conservaciòn segùn politica de la instituciòn Una vez cumplidos los tiempos de retenciòn se procede a garantizar su conservaciòn segùn politica de la instituciòn Una vez cumplidos los tiempos de retenciòn se procede a garantizar su conservaciòn segùn politica de la instituciòn Una vez cumplidos los tiempos de retenciòn se procede a garantizar su conservaciòn segùn politica de la instituciòn

6 TABLA DE CONSOLIDADA página 6 de 12 de 041 Convenios Institucionales 1 9 x Propuesta Convenio Pólizas Comunicación Informe 15 COSTUMBRE MERCANTIL 045 Estudios de Costumbre Mercantil 5 15 x x Estudio Solicitud 16 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 5 x x, dejando sòlo una selecciòn del 10% de lo producido por la vigencia.. se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico 042 Declaracion de Ingresos y Patrimonios 057 I v a 058 Impuesto de turismo 059 Impuestos de registro 037 Retencion en la Fuente

7 TABLA DE CONSOLIDADA página 7 de 12 de 17 DERECHOS DE PETICIÓN 1 5 x x. se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico 18 ESTADOS FINANCIEROS 1 5 x x. se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico 027 Balance General 043 Estado de Cambios en el Patrimonio 044 Estado de Ganancias y Pérdidas 051 Flujos de Efectivo 19 EVALUACIONES 1 5 x x 046 Evaluación de desempeño 047 Evaluacion del servicio de conciliacion 048 Evaluacion y Revaluacion de conciliadores 049 Evalucion de Proveedores 20 HOJAS DE VIDA 1 5 x x. se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico

8 TABLA DE CONSOLIDADA página 8 de Hojas de Vida Bienes Inmuebles 054 Hojas de Vida Equipos de Cómputo 055 Hojas de Vida Laborales 056 Hojas de Vida Maquinarias de 21 INDICADORES DE GESTION 1 5 x x 22 INFORMES 1 5 x x 060 Informes a Junta directiva 061 Informes a Organismos de Control 062 Informes de 063 Informes de revisor fiscal (Ditamen, auditoria, recomendaciones, etc ) 23 INSCRIPCIONES STICKERS 1 5 x x 076 Notificacion pago de servicios de conciliacion 081 Participa en la elaboracion de sticker, pasa a digitacion y lo conserva el auxiliar de archivo.

9 TABLA DE CONSOLIDADA página 9 de 12 de 24 LIBROS 1 5 x x LIBRO 1. De las capitulaciones matrimoniales: 065 Inscripciones LIBRO 2.De las incapacidades e inhabilidades para 066 ejercer el comercio: Inscripciones LIBRO 3. De la quiebra y el concordato: 067 Inscripciones LIBRO 5. De la administración de los bienes del 068 Comerciante: Inscripciones LIBRO 6. De la administración o propiedad de los 069 establecimientos de comercio: Inacripciones 070 LIBRO 7. De los libros mercantiles: Inscripciones 071 Libro de afiliados 25 MEMORANDOS 1 5 x x 072 Memorandos - Presidente 073 Memorandos - Revisor fiscal 074 Memorandos - Secretario Ejecutivo 075 Memorandos internos - Adm. 26 OFICIOS se transfiere la selecciòn al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO., se garantiza su

10 TABLA DE CONSOLIDADA página 10 de 12 de 077 Oficios Despachados 1 2 x x Cumplido el tiempo de retención se transfiere la selecciòn al archivo histórico como parte de la memoria institucional, se garantiza su 078 Oficios Recibidos 1 2 x x 27 ORDENES DE INGRESO 1 2 x x 079 Orden de ingreso de activos 28 ORDENES DE EGRESO 1 2 x x 080 Ordenes de egreso de activos 29 PLANES 1 5 x x 083 Plan Anual de actividades 084 Plan Anual de presupuestos 085 Plan de auditoria 086 Plan de Capacitaciones Cumplido el tiempo de retención se elimina el soporte papel. se clasifican como documentos de apoyo, se salvaguarda el documento de salida y su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico Cumplido el tiempo de retención se transfiere la selecciòn al archivo histórico como parte de la memoria institucional, se garantiza su Cumplido el tiempo de retención se transfiere la selecciòn al archivo histórico como parte de la memoria institucional, se garantiza su Cumplido el tiempo de retención se transfiere al archivo histórico como parte de la memoria institucional, se garantiza su

11 TABLA DE CONSOLIDADA página 11 de 12 de 30 PQR 1 5 x x 002 Acciones Correctivas 004 Acciones de mejora 012 Acciones Preventivas 082 Petición, Queja o Reclamo 31 PROYECTOS 1 5 x x 32 RECIBOS DE CAJA 1 5 x x 33 REGISTROS 1 5 x x 087 Registro cambios documentos 088 REGISTROS DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO NACIONALES Y EXTRANJERAS ENTIDADES SOLIDARIAS Y VEEDURIAS CIUDADANAS 089 REGISTROS NACIONALES DE TURISMO 090 REGISTROS UNICOS DE PROPONENTES Cumplido el tiempo de retención se transfiere al archivo histórico como parte de la memoria institucional, se garantiza su Cumplido el tiempo de retención se transfiere al archivo histórico como parte de la memoria institucional, se garantiza su Cumplido el tiempo de retención se transfiere al archivo histórico como parte de la memoria institucional, se garantiza su Cumplido el tiempo de retención se transfiere al archivo histórico como parte de la memoria institucional, se garantiza su

12 TABLA DE CONSOLIDADA página 12 de REGISTROS ÚNICOS NACIONALES DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA REGISTROS MERCANTILES Y VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR de 34 REGLAMENTO INTERNO 2 5 x x 35 RESOLUCIONES 1 5 x x 093 Resoluciones - Junta directiva 094 Resoluciones - Presidente 36 SEGUROS 1 2 x 038 Seguro "Hojas verdes" serie cambiante que refiere cambios en el funcionamiento empresarial. Por su baja producciòn se conservan Cumplido el tiempo de retención se transfiere al archivo histórico como parte de la memoria institucional, se garantiza su / serie que aportan a cambios estructurales serie cambiante que refiere cambios en el funcionamiento empresarial. Por su baja producciòn y tiempos de vigencia que le apliquen, se elimina. CONVENCIONES CT CT Conservación total Firma responsable: JAIME EDUARDO MELO PALMA / Presidente Ejecutivo E E Eliminación Representante legal M M Microfilmación Fecha: Espinal, Septiembre 3 de 2015 S S Selección s: MAYUSCULA : Guión, 1ra. Letra Mayúscula seguido de minúsculas Tipos documentales: Asterisco (*) seguido del nombre del documento