Estado Libre Asociado de Puerto Rico Consejo de Educación Superior de Puerto Rico División de Administración de Programas

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Inmaculada Morales Calderón
hace 8 años
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1 Estado Libre Asociado de Puerto Rico Consejo de Educación Superior de Puerto Rico División de Administración de Programas Manual del Usuario (SINAFE) Entrada al Sistema. La dirección electrónica para el nuevo Sistema de Nóminas para Ayuda Financiera al Estudiante (SINAFE) es La página inicial solicita el usuario y la contraseña (password) para entrar al Sistema. Si el usuario era un usuario existente del SICBE podrá usar el mismo nombre de usuario, pero la contraseña (password) ha sido inicializada a Saludos. Al entrar por primera vez se le solicitará que cambie su contraseña (password) a una más personalizada por el usuario. Si lo desea puede colocar el mismo que usaba en SICBE. En algunos casos muy especiales si el usuario pertenece a varias instituciones aparecerá una tercera pregunta solicitando bajo que institución desea entrar al Sistema.

La página inicial solicita el usuario y la contraseña (password) para entrar al Sistema.

2 Menú Principal. Una vez el usuario ha sido validado se muestra el menú principal. Prácticamente son las mismas opciones que se encontraban en SICBE, las principales diferencias se ubican dentro de cada opción. Consulta: permite ver información relacionada a estudiantes, usuarios del sistema, subsidiarios asignados y datos de nóminas anteriores. Transmisión de Archivo: para aquellas instituciones que crean su nómina a partir de su propia programación le permite someter la nómina a través de un archivo tipo texto bajo ciertas especificaciones definidas por el Consejo de Educación Superior de Puerto Rico. SINAFE: para aquellas instituciones que no preparan un archivo con la información relacionada a los estudiantes podrán entrar la información estudiante a estudiante para luego someter toda la información usando la opción cerrar nómina. Mantenimiento: permite ver la información relacionada a datos generales relacionados con la institución, como la dirección física y persona contacto. Administración: permite hacer un cambio de contraseña (password) del usuario activo o en los casos que sea necesario permitir que el usuario se cambie de institución. Documentos: muestra una serie de alternativas con información relacionada a los programas de ayuda económica. Salir: permite salir del sistema abriendo la página principal del Consejo de Educación Superior de Puerto Rico.

Consulta: permite ver información relacionada a estudiantes, usuarios del sistema, subsidiarios asignados y datos de nóminas anteriores.

3 Menú Consultas Muestra una serie de opciones que permite ver información relacionada a estudiantes, usuarios y nominas de estudiantes. Archivos Transmitidos: información relacionada a nominas anteriores, datos generales de la nómina (Total por ayuda, Total estudiantes, etc.) Estudiantes: con el seguro social del estudiante se puede revisar la data relacionada al mismo, se visualiza sus datos demográficos y en que nóminas a estado. Usuarios: hace una lista con todos los usuarios de la institución que pueden usar el Sistema. Subsidiarios: dependiendo del tipo de ayuda y el año fiscal seleccionado muestra el resumen de los fondos asignados y utilizados por la institución.

) Estudiantes: con el seguro social del estudiante se puede revisar la data relacionada al mismo, se visualiza sus datos demográficos y en que nóminas a estado.

4 Menú Consultas Archivos Transmitidos Está opción permite ver la información general relacionada a nóminas procesadas anteriormente desde que la institución está participando de programas de ayuda económica al estudiante.

nóminas procesadas anteriormente desde que la

5 Menú Consultas Estudiantes Una vez esté abierta esta opción el usuario deberá suministrar un seguro social válido perteneciente a un estudiante de su institución. Se mostrará en la parte inferior de la ventana el detalle del estudiante, con las ayudas recibidas y en que periodos las ha recibido.

6 Menú Consultas Usuarios Hace una lista de los usuarios que están autorizados para entrar al Sistema. Si la lista es mayor a diez (10) puede usar los botones de avance y retroceso.

7 Menú Consultas Subsidiarios El usuario debe escoger el tipo de ayuda y un año fiscal para mostrar la información relacionada a este tipo de ayuda. Se muestran los años donde la institución ha participado.

8 Transmisión de Archivo Al pulsar sobre el botón de Browse aparecerá una ventana donde puede seleccionar el archivo de la nomina que desea someter, una vez seleccionado puede pulsar sobre el botón de Transmitir. Lo anterior iniciará el proceso de validación del archivo. Si existe algún error en el archivo se mostrará cual es el error indicando el seguro social y el número de la fila en el archivo donde ocurrió el error. Una vez corregido podrá nuevamente someter el archivo. Si el archivo se procesa con éxito se mostrará en pantalla un número de comprobante (batch) que es asignado por el Sistema confirmando que la nómina fue transmitida con éxito y está en espera por la aprobación del Consejo de Educación Superior de Puerto Rico.

Si existe algún error en el archivo se mostrará cual es el error indicando el seguro social y el número de la fila en el archivo donde ocurrió el error.

9 Mantenimiento El usuario pude revisar y/o modificar la información relacionada con la institución, tanto a nivel de dirección como lo relacionado a la persona contacto. Para que los cambios se hagan permanente deberá pulsar sobre el botón Guardar Cambios.

dirección como lo relacionado a la persona contacto.

10 Administración El usuario puede cambiar la contraseña (password) que posee pulsando en el texto Cambio de Password. También en el caso que aplique el usuario podrá cambiarse de institución activa para poder trabajar con una nómina relacionada a la institución que seleccione.

También en el caso que aplique el usuario podrá cambiarse de

11 Cambio de Password. Si el usuario desea cambiar su contraseña (password) deberá colocar primero la contraseña (password) actual, luego la nueva y por último confirmarlo. Una vez hecho estos tres pasos deberá pulsar en el botón Cambiar Password para que los cambios se realicen.

primero la contraseña (password) actual, luego la nueva y por último

12 Documentos En esta opción del menú principal podrá acceder una serie de enlaces (links) que muestran información relacionada al programa de ayuda a estudiantes, estos documentos pueden estar definidos en varios formatos, como por ejemplo, Word, PDF, Excel o inclusive formatos que soliciten cierta interacción con el usuario.

estos documentos pueden estar definidos en varios formatos, como por ejemplo,

13 Nuevas características del SINAFE Las opciones que se encuentran en SINAFE son prácticamente las mismas que se encontraban en la aplicación que estaba disponible para el año fiscal La diferencia principal es que se ha agregado a los tipos de ayuda a la aplicación PROGRESAH y LEAP. Estos cambios están reflejados en las opciones Continuar Nómina, Resumen, Lista de Estudiantes y Cerrar Nómina.

La diferencia principal es que se ha agregado a los tipos de ayuda a la aplicación PROGRESAH y LEAP.

14 Opción Continuar Nómina Para poder ver información relacionada con un estudiante debe colocar el seguro social y el periodo de nómina a la cual el estudiante va a ser ingresado. En el momento que la data es traída a pantalla se activarán los campos de ayuda al estudiante que la institución esté participando. Por ejemplo, si la institución no tiene fondos asignados para el programa de Becas, la casilla de Becas (02) aparecerá con fondo gris y no se permite que se modifique la misma. Para el programa PROGRESAH se realiza una validación adicional ya que el seguro social del estudiante debe estar en una lista donde están los estudiantes que pueden recibir ayuda de este Programa. Si el estudiante no está en la lista, entonces el campo aparece con fondo gris y no se permiten modificaciones.

Por ejemplo, si la institución no tiene fondos asignados para el programa de Becas, la casilla de Becas (02) aparecerá con fondo gris y no se permite que se modifique la misma.

15 Una vez toda la información del estudiante sea colocada puede pulsar el botón Guardar Data el cual iniciará una serie de validaciones para verificar que toda la data introducida está completa y correcta.

16 Opción Resumen El único cambio visible en esta ventana aparece al final de la misma, donde se muestra el resumen de las ayudas de tipo 04 y 05 (PROGRESAH Y LEAP respectivamente).

17 Opción Lista de Estudiantes Al igual que en la ventana de Continuar Nómina los cambios visibles están relacionados a las ayudas de tipo 04 y 05. Además, se agregaron las mismas validaciones que en la ventana de Continuar Nómina, como son las de solo permitir modificaciones a los campos de ayuda siempre y cuando la institución este participando de ese tipo de ayuda. También, para hacer más fácil la visualización de la data de los estudiantes se colocó como color de fondo para las líneas impares un color verde claro, y para las líneas pares un color gris.

los campos de ayuda siempre y cuando la institución este participando de ese tipo de ayuda.

18 Opción Cerrar Nomina Al igual que en la ventana de Resumen el cambio se ve al final de la ventana, mostrando el resumen de la ayuda dada del tipo 04 y 05 (PROGRESAH y LEAP respectivamente). Revisado: septiembre de 2005

mostrando el resumen de la ayuda dada del tipo 04 y 05

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