Audio y video aplicados a la transformación:

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1 10 de Febrero de 2015 Audio y video aplicados a la transformación: Solución de VídeoActa TM VídeoActa TM Ambiser Innovaciones 2015 Solución de VídeoActa 1 1

2 Sobre Ambiser Creadora de Soluciones multiplataforma. Dirigida, sobre todo, al Sector Público. Comprometida con los estándares del mercado. Ofrece Soluciones propias en las áreas de Administración Electrónica y Movilidad. Desarrolla y mantiene proyectos a la medida de sus clientes. Promotora de proyectos de I+D+i. Sirviendo al ciudadano Solución de VídeoActa 2 2

3 Índice 1. Concepto de VídeoActa TM 2. Beneficios del VídeoActa TM 3. Fases de un VídeoActa TM 4. Proceso completo de un VídeoActa TM 1. Preparación del Orden del Día 2. Grabación, minutaje y retransmisión 3. Post-minutaje 4. Firma electrónica 5. Custodia documental 6. Portal de reproducción 5. Esquema de funcionamiento 6. Arquitectura de la Solución 7. Proyecto de implantación 1. Integración Genesys i 3 8. Referencias de VídeoActa TM (España) 9. Casos de éxito accesibles por Internet 10.Información de contacto Solución de VídeoActa 3 3

4 1. Concepto de VídeoActa TM Nuevo concepto que, con la misma validez legal que el anterior, corresponde a un documento multimedia, compuesto al menos por: El contenido completo (Diario de Sesiones) de todo lo ocurrido en el Pleno, Junta, Asamblea, etc. El Acta sucinta con el resumen de acuerdos alcanzados. Firma electrónica de curso legal de la persona o personas que legalmente deban firmar el Acta. Típicamente es un certificado digital expedido por la FNMT o Autoridad Autonómica (CATCert, Izenpe, ACCV, etc.) o un DNI electrónico. Solución de VídeoActa 4 4

5 2. Beneficios del VídeoActa TM Simplificación administrativa Las actas se generarán de forma automática, ahorrando costes. Modernización administrativa Introducción del uso de la firma electrónica en Actas oficiales. Transparencia Máxima difusión de la vida institucional de la Entidad, con retransmisiones tanto en directo como en diferido. Eficiencia Tanto empleados como ciudadanos dispondrán de un proceso optimizado de búsqueda de Actas. Solución de VídeoActa 5 5

6 3. Fases de un VídeoActa TM Antes del Pleno o Reunión Un usuario convencional elabora la agenda del Pleno. Ésta se puede modificar en el momento del minutaje añadiendo puntos imprevistos. Durante el Pleno o Reunión Un operador realiza la grabación del Pleno y se encarga de minutarlo mientras está grabándose. Después del Pleno o Reunión Un usuario convencional comprueba el minutaje y prepara el vídeo para la firma, aportando el acta sucinta del pleno. Los responsables firman el VídeoActa TM y se ordena la publicación del mismo. Técnico Secretaria Operador Sala Plenos Técnico Secretaria Preparación Agenda Pleno Grabación Pleno Minutaje Pleno Minutaje y Firma Publicación VídeoActa TM Antes Durante D Solución de VídeoActa 6 6

7 5. Esquema de funcionamiento Solución de VídeoActa 7 7

8 7. Proyecto de implantación Provisión e instalación del equipamiento y software necesario. Integraciones, si se necesitan (Sistema de Grabación, Administración Electrónica, etc.). Gestión del almacenamiento de los contenidos audiovisuales. Personalización del Portal de publicación de vídeos. Formación a operadores y administradores. Soporte permanente post-implantación. La duración media del proyecto es de un mes. Solución de VídeoActa 8 8

9 7.1. Integración Genesys i 3 Gestión de Plenos Orden del día y convocatoria Comunicación y Publicación Resultado de la sesión Traslado de acuerdos Generación Acta Notificaciones y Certificados Gestión VideoActa Preparación del Orden del Día Grabación, minutaje y retransmisión Post-minutaje Firma electrónica Publicación Integración Comunicación de los asistentes y puntos a tratar desde la plataforma de Gestión de Secretaria Una vez producida la sesión se devuelve el control al proceso de Secretaria para almacenar la información en el sistema y poder generar los acuerdos El proceso de generación del acta se simplifica al máximo incorporando a los acuerdos tomados el enlace directo al vídeo del punto en cuestión El documento vídeo del Acta queda custodiado por la plataforma VideoActa TM. Adicionalmente éste puede almacenarse en el Gestor de Documentos de Genesys i 3. Solución de VídeoActa 9 9

10 8. Referencias de VídeoActa TM Solución de VídeoActa 10 10

11 10. Información de contacto Audifilm Grupo Assystem José M. Hinojosa Ambiser Innovaciones S.L Solución de VídeoActa 11 11

12 4. Proceso completo de un VídeoActa TM 1/6 2/6 3/6 4/6 5/6 6/6 Preparación del Orden del Día Grabación, minutaje y retransmisión Post-minutaje Firma electrónica Custodia documental Portal de reproducción Solución de VídeoActa 12 12

13 4.1. Preparación del Orden del Día La aplicación contempla la indexación de vídeo (minutaje) por los siguientes conceptos: Orden del Día Intervinientes Las correspondientes dos listas han de introducirse antes de comenzar la grabación. Solución de VídeoActa 13 13

14 4.2. Grabación, minutaje y retransmisión La realización es efectuada por un operador sin conocimientos especiales. Puede controlar desde cero (sólo audio) hasta cuatro cámaras de vídeo. Realiza el minutaje tanto por los puntos del Orden del Día como por los Intervinientes. Transmisión opcional, vía Internet, en streaming. Pueden utilizarse entradas de vídeo ya existentes. Soporta intervenciones y puntos del Orden del Día no previstos. Parámetros estándares de grabación: 25 frames por segundo Resolución de 320x240 pixels Tasa de muestreo de 225 kbps Para un Pleno de 3 horas se precisan unos 300 Mbytes. Para los Plenos de un año (unos 14) se precisan 4 Gbytes. Solución de VídeoActa 14 14

15 4.3. Post-minutaje La aplicación permite realizar el minutaje completo del VídeoActa TM después de realizarse la grabación. Este hecho posibilita que puedan hacerse dos tipos de acciones: Corrección del minutaje de un VídeoActa TM (con reproducción ralentizada si se precisa). Generación de nuevas VídeoActas a partir de grabaciones convencionales ya efectuadas. Solución de VídeoActa 15 15

16 4.4. Firma electrónica Se firma directamente la grabación obtenida tras el Pleno o Reunión. Firman, sin límite, todas las personas que se estimen necesarias. Se incluye sello de tiempo junto con cada firma. Ello garantiza el conocimiento del momento exacto de la firma. Cada persona firma con su certificado legalmente emitido (DNI electrónico o cualquier otro). Se firma también el Acta sucinto de acuerdos, aunque en formato digital y suprimiendo la transcripción. Ambas firmas pueden no coincidir en el tiempo. Solución de VídeoActa 16 16

17 4.5. Custodia documental La Solución asume la Custodia de las VídeoActas. Puede hacerlo, siempre según los estándares de mercado, de varias formas: A través de su propia plataforma, basada en el Gestor Documental Alfresco. Adicionalmente, almacenándose también en el Gestor de Documentos del Sistema de Información para la Administración Pública Genesys i 3 Solución de VídeoActa 17 17

18 4.6. Portal de reproducción Permite localizar VídeoActas por diferentes criterios. Permite seleccionar qué parte de cada VídeoActa TM reproducir, accediendo a la misma por cualquiera de los criterios por los que se realiza el minutaje (Orden del Día e intervinientes). Usualmente este Portal se integra con la Página Web institucional del cliente. Solución de VídeoActa 18 18

19 6. Arquitectura Entorno Apple Entorno Java o Microsoft Multiplataforma Salón de Reuniones CPD Internet Solución de VídeoActa 19 19

20 9. Casos de éxito accesibles por Internet 1. Ayuntamiento de Alzira Características: tres cámaras de vídeo, Portal integrado en la Web Municipal, Actas con enlaces a cada punto tratado (pueden verse bajando cualquier Acta), búsqueda por Orden del día e intervinientes. Dirección: 2. Ayuntamiento de Valdepeñas Características: tres cámaras de vídeo, acceso a través de la Web Municipal diferenciando entre Actas y vídeos, enlaces en las Actas a cada punto tratado (pueden verse bajando cualquier Acta), incluye Juntas de Gobierno, incluye transmisión de Plenos en directo. Dirección (Actas): (elegir Ayuntamiento/Actas) Dirección (Vídeos): 3. Ayuntamiento de Mollet del Vallès Características: sin cámaras de vídeo (sólo audio), Portal integrado en la Web Municipal, Actas con referencias a ficheros de audio (pueden verse bajando cualquier Acta), búsqueda por Orden del día e interviniente. Dirección: Solución de VídeoActa 20 20