RECEPCIÓN, ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL INFORME DE PROCEDIMIENTO

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2 TABLA DE CONTENIDO INFORME DE PROCEDIMIENTO 1 DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO 2 ASPECTOS GENERALES 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS 4 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 5 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 2

3 1. DATOS BÁSICOS DEL PROCEDIMIENTO Objeto: Establecer las actividades necesarias para la buena recepción, organización y custodia de los archivos de gestión en el Archivo Central de la Empresa. Ámbito: Este procedimiento aplicar para la dependencia de Archivo. 2. ASPECTOS GENERALES 1. REGISTROS - FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO - TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 2. RELACIONES - MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL - LEY 594 DE RESPONSABILIDADES AUX. DE ARCHIVO - Recepción de llamadas, Recepción, radicación y archivo de documentos, ventanilla única. - Radicación y distribución de toda la correspondencia por el software para las diferentes áreas sede administrativa y puntos de atención. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Archivo: es el conjunto de documentos, en el cual no se tiene en cuenta fechas ni soporte material, acumulados por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando un orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de historia. Archivo de Gestión: Sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia de la organización, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta, en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia. 3

4 Archivo Central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los documentos de gestión y reúne todos los documentos transferidos por los mismos. Archivo Histórico: Es el que recibe mediante transferencia desde el archivo central o intermedio la documentación que debe conservarse permanentemente, dado el valor histórico que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura. Transferencia Documental: Es el procedimiento Archivístico que consiste en el traslado de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central después de haber cumplido el período de retención de documentos. 4

5 4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO RECEPCION, ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE GESTION EN EL ARCHIVO CENTRAL INICIO 1. Recepcionar transferencia 2. Comparar documentos enviados con el Formato Único de Inventario Documental 3. Firmar Formado Único de Inventario Documental 4. Archivar el Formato Único de Inventario Documental FIN 6. Registrar documentación en la base de datos de Archivo Central 5. Organizar la documentación en la ubicación correspondiente 5

6 5. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO Nro. RESPONSABLE ACTIVIDAD 1 Recepcionar transferencia Recepciona la documentación transferida desde el archivo de gestión, en las unidades de conservación adecuadas. 2 Comparar documentos enviados con el formato único de Inventario Documental Verifica que la documentación recibida corresponda a lo relacionado en el Formato Único de inventario Documental, para esto se selecciona una muestra de la documentación recibida. 3 Firmar Formato Único de Inventario Documental Firma el formato Único de Inventario Documental en la casilla correspondiente, para que quede registro de la transferencia. 4 Archivar Formato Único de Inventario Documental Archivar el formato en la carpeta o unidad de conservación correspondiente. 5 Organizar la documentación en la ubicación correspondiente Organiza los archivos recibidos en cajas para garantizar su conservación, especificando la documentación que contiene y posteriormente se organizan las cajas en estantes llevando el orden requerido. 6 Registrar documentación en la base de datos de Archivo Central Se registra en la base de datos de Archivo Central, la ubicación física de los documentos transferidos. 6

7 Fin del procedimiento. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Liliam Lorena Betancur Benítez / Procesos ESE Suroccidente Gloria Vanegas / Aux. de Archivo Sandra Lucia Chávez / Coordinadora de Archivo Guillermo Alberto González Cerón / GERENTE 7