Universidad de Sevilla. Gestión Descentralizada Gastos

Transcripción

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2 Manual elaborado por: Juana Barrera Sánchez Virginia Chiappi Cáceres Mª Teresa López Ayllo Francisco Luque Alfonso

3 INDICE 1.-Tramitación de los justificantes de pagos directos Registro de los justificantes del gasto Elaboración del documento ADO Rectificación de justificantes del gasto y documentos contables Consulta de justificantes de gasto y documentos contables Gestión de Contratados Reserva de crédito para contratados Anulación de la reserva de crédito Ampliación de la reserva de crédito Retenciones de crédito Elaboración de los documentos de retención de crédito Tramitación de los pagos imputados a una RC para gastar Anulación de la Retención de Crédito Ampliación de Crédito en una RC Borrado de una R.C. no remitida Baja de Expediente Retenciones de créditos plurianualidades Cargos Internos Tramitación de los justificantes de cargo interno Gestión de anticipos de caja fija Consulta de acuerdo de caja fija (ACF) Consulta de saldos e informes de cuentas de las cajas pagadoras Traspaso de fondos (remesa interna RI) Registro de los justificantes de acuerdo de caja fija (ACF) Pago de justificantes mediante Relación de Transferencia Rectificación de justificantes del gasto Tramitación de adelantos de cajero de ACF Pago de Retenciones (PD) Anulacion y borrado de operaciones (RI y PD) Rendición de la Cuenta Justificativa Realización del Documento contable de reposición de fondos (ADO) Anulación de cuenta justificativa no aprobada Tramitación de pagos a justificar Elaboración de los documentos P.J Consulta e informe de cuentas habilitadas Operación de remesa interna, traspaso de dinero de la cuenta bancaria a una caja de efectivo Registro de los justificantes del gasto Pago de justificante mediante relación de transferencia Rectificación de justificantes del gasto Tramitación de adelantos de cajero de PJ Pago de Retenciones (IRPF) Devolución del sobrante de los fondos recibidos a la Tesorería Central Anulacion y borrado de operaciones (remesas internas (RI), pago de retenciones (PD) y devolución del sobrante (RJ) Rendición de la Cuenta Justificativa Anulacion de cuenta justificativa de PJ, no aprobada Agrupaciones de gasto Creación de las agrupaciones del gasto Asignación del gasto a las distintas agrupaciones de gasto Consulta de Justificantes de Gasto por Agrupaciones Conciliación Bancaria Conciliación Informe de Conciliación Bancaria Consulta del Presupuesto de Gasto... 92

4 9.1.- Situación de créditos por centro Avance Relación de justificantes imputados a una aplicación Consulta de Terceros

5 Prólogo La aplicación Universitas XXI.Económico es una aplicación informática para la información y la gestión económica de las Universidades. Sus características más importantes son: Es un sistema integrado que recibe y trata la información con criterios de rigor y calidad. Integra la gestión económica-contable de toda la universidad. Obtiene información periódica de carácter obligatorio: financiera, presupuestaria, fiscal... Posibilita la descentralización de la gestión y de la información. Homogeneiza el ámbito de la gestión económica de las universidades. Facilita la gestión económica de los centros gestores ( centros, departamentos...). Elimina duplicidades en la introducción de datos. Integración con las herrramientas ofimáticas más comunes, permitiendo exportar información. Personalización de consulta e informes. Seguimiento y control presupuestario. El sistema está organizado en módulos interrelacionados. Cada módulo recoge parte de la gestión integrada en el sistema. Los módulos que articulan el sistema son los siguientes: Documenta: Posibilita utilizar la reserva de crédito que supone minorar el presupuesto desde el momento de la imputación, sin esperar a la elaboración de los documentos contables. Desde los expedientes es posible la generación automatizada de justificantes de gasto y de documentos contables. Justificantes del gasto: Registro de facturas de gasto, gestión de cajas habilitadas, tramitación de justificantes de pago directo, anticipos de caja fija y pagos a justificar, gestión de tesorería de las cajas habilitadas, adelantos de cajero, informe de situación de créditos asignados a los centros de gastos. Justificantes de ingresos: Registro y tramitación de ingresos, facturación, registro de cobros y devoluciones de cobros. Docuconta: Elaboración, validación y consulta de documentos contables. Tesorería Central: Registro, gestión y control de las cuentas generales de la universidad, conciliaciones y movimientos internos de tesorería, propuesta, ordenación y ejecución del pago. Avance: Información sobre el estado de situación de los créditos y la ejecución de los ingresos de los centros gestores, información sobre los conceptos no presupuestarios. Proyectos: Gestión y control presupuestario de los proyectos de investigación, seguimiento de ingresos y gastos asociados a los proyectos.

6 Fiscal: Obtención de modelos y declaraciones fiscales. Gestión de Inventario: Gestión, control y mantenimiento del inmovilizado fijo de la universidad. Gestión Centralizada: Gestión de tablas y usuarios del sistema. La gestión de usuarios permite detallar los permisos de cada usuario, de manera que el usuario tenga un acceso personalizado al sistema. Contabilidad Financiera: Contabilización automática de las operaciones generadas en el resto del sistema. Proporciona información sobre las operaciones contabilizadas, permitiendo establecer tanto un control sobre los asientos realizados por cada una de las operaciones contabilizadas, como un control de las operaciones que afectan al saldo de cada cuenta contable de la universidad. Estos módulos son los que se presentan al ejecutar la aplicación: Este manual pretende servir de guía a los usuarios de la aplicación, de manera que facilite las actuaciones de los mismos en los procedimientos a seguir por los diferentes Servicios, Centros, Departamentos y Unidades. Los capítulos de este manual se ocupan fundamentalmente del manejo de los módulos Documenta, Justificantes del Gasto y Docuconta. En estos módulos se realizarán la tramitación de expedientes, la gestión de justificantes de gasto y la gestión de documentos contables, siempre sin desatender las características peculiares de esta Universidad.

7 Se trata, en definitiva, de poner en mano del usuario un instrumento útil para realizar una gestión ágil y eficaz mediante un nuevo sistema de información económica.

8 1.-Tramitación de los justificantes de pagos directos Las tareas a realizar son las siguientes: Registro de los justificantes del gasto Elaboración del documento ADO. Rectificación de justificantes de gasto y documentos contables. Consulta de justificantes de gasto y documentos contables Registro de los justificantes del gasto La forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO es: Menú Diario Opción Justificante de Gasto Fig.1.1 Ficha General. En un principio se tendrá en cuenta si el justificante es una factura u otro tipo de documento (ejemplo: comisión de servicio). En este último caso desactive la Casilla "Asociado a factura. Se cumplimentarán los siguientes datos: 1

9 Casilla Descripción: Especificación del material o servicio que origina el gasto. Casilla Fecha emisión: Fecha del justificante/factura Casilla NIF/CIF : Introduzca el NIF/CIF del proveedor. También puede pulsar el botón... y aparecerá la pantalla de búsqueda. Si no está registrado, solicite su alta a la Unidad Sorolla Casilla Nº Justificante/Factura. Casilla Detallar por líneas. Seleccione esta casilla cuando el justificante posea diversos porcentajes de IVA, cuando en él se incluyan distintos materiales inventariables o cuando el justificante tenga distintos tipos de IRPF (clave o porcentaje). Ficha Administrativo. Fig.1.2 Casilla Tipo de pago: pago directo. Casilla Fecha registro. Fecha de grabación. Por defecto, la vuelca el sistema. Casilla Fecha aprobación. Fecha de grabación. Por defecto, la vuelca el sistema. Ficha Económico. Encontraremos cuatro tipos de casos: A. Cuando en la factura se aplica un solo tipo de porcentaje de IVA B. Cuando en la factura se aplican varios tipos de porcentajes de IVA C. Cuando en la factura se refiera a material inventariable D. Cuando se trate de factura de abono. 2

10 Las unidades de gasto que puedan deducirse el IVA soportado, marcarán en la Casilla Prorrata Especial el 100%. A) En el primero de los casos cumplimente las casillas sin tener en cuenta el botón Introducir líneas Fig.1.3 B) En el segundo caso, tendría que haber seleccionado con anterioridad en la Ficha General la opción Detallar por líneas, y, mediante el botón Introducir líneas, anote las distintas cantidades con sus correspondiente IVA en las distintas líneas. Fig.1.4 Al pulsar le aparecerá la siguiente pantalla: 3

11 Fig.1.5 Una vez introducido el importe de la primera línea, pulse la Ficha Datos Fiscales y cumplimente la casilla correspondiente al modelo de la retención efectuada. Repita los pasos anteriores por cada línea. En caso de querer modificar una de las líneas introducidas pulse (fig. 1.4) C) Registro de los justificantes del gasto de material inventariable. En el registro de los justificantes del gasto de adquisiciones inventariables nos podemos encontrar con dos casos diferentes: a) Mismo tipo de material. b) Distinto tipo de material. Mismo tipo de material Además de los datos habituales, tiene que tener en cuenta que en la Ficha Económico habrá que indicar el número de unidades que adquirimos del mismo material y el importe total de los mismos. Ejemplo: Compra de 2 impresoras (precio unit euros) Precio total euros IVA euros TOTAL euros 4

12 Fig.1.6 Distintos tipos de material Además de los datos habituales, se tendrá en cuenta lo siguiente: Ficha General Seleccionar Detallar por líneas Ficha Económico Pulsar Introducir líneas. En esta pantalla pulsar (figura 1.4) Añada una línea por cada tipo de material distinto. En la casilla nº unidades a las que hace referencia la línea del justificante indique las unidades adquiridas del material. Introduzca el importe total del material si es más de una unidad. Ejemplo: Compra de: 2 impresoras...precio unit euros 1 escaner...precio 102.-euros 1 grapadora...precio 12.-euros 5

13 Fig.1.7 Una vez introducida el importe de la primera línea, pulse la Ficha Datos Fiscales y cumplimente la casilla correspondiente al modelo de la retención efectuada y pulse Aceptar le aparecerá la siguiente pantalla, a continuación tendrá que pulsar por cada material. Fig.1.8 En caso de querer modificar una de las líneas introducidas pulsaremos Editar Líneas. D.- Justificantes Negativos (ABONOS) En este caso estos justificantes no se podrán registrar independientemente, sino que se registrarán junto a otra factura, de importe superior al negativo, del mismo proveedor. Para ello, en el apartado Importe Principal a introducir active Importe Bruto. Introduzca en la casilla Importe Bruto el importe del justificante de importe positivo y en la casilla Importe Descuento la cantidad del justificante negativo y en la casilla Importe IVA la diferencia entre los IVA de los dos 6

14 justificantes En la casilla Descripción deberá indicar además de la descripción del material de justificante positivo, el nº de factura del justificante negativo. Ficha Datos Fiscales Ficha Otros Modelos Fig. 1.9 En el caso de no tratarse de facturas que se vayan a detallar por líneas cumplimente las casillas correspondientes al modelo de la retención efectuada Ficha Agrupaciones Las agrupaciones de gasto se usan para agrupar el gasto en grupos creados libremente por el usuario, ofreciendo la posibilidad de asignar un importe límite de gasto (informativo, no restrictivo) a las mismas. Gracias a esta opción, se puede establecer un control interno sobre la ejecución del presupuesto para cada una de las agrupaciones creadas. Por ejemplo, un Departamento podrá crear agrupaciones para cada una de sus áreas de conocimiento distribuyendo el presupuesto del Departamento para, posteriormente asignar los gastos a las agrupaciones según el área que haya ocasionado el gasto. Una vez creada la agrupación, todo justificante, cualquiera que sea su tipo de pago, podrá asignarse a una o varias agrupaciones. Esta ficha no es de obligado cumplimiento, si desea hacer uso de las agrupaciones siga las instrucciones del apartado 7 del presente manual. 7

15 Ficha Imputación Seleccionar Imputar justificante. Aplicaciones: Registrar la/s aplicación/es a la/s que se le/s imputa/n el gasto: Fig.1.10 IVA Deducible. En el caso de los centros en los que el IVA soportado sea deducible, se tendrá que cumplimentar el siguiente apartado: Fig.1.11 Retenciones. Si el justificante lleva retenciones de IRPF, habrá que indicarle el código; el si es IRPF de residentes en España o el si es IRPF de no residentes. Ejemplo: Fig

16 Guardar el justificante Una vez cumplimentado todo lo anterior, tendrá que guardar el justificante, pulse la opción General del menú, aparecerá el menú desplegable que aparece en la siguiente figura. Seleccione Guardar. Fig.1.13 Una vez registrada la factura, si se trata de material inventariable, deberá anotar a mano en la misma el nº de justificante, con el siguiente formato J/nº Elaboración del documento ADO. En la elaboración de Documentos Contables se pueden distinguir dos casos: Documento que consta de un justificante. Documento que consta de varios justificantes Documento contable que consta de un único justificante del gasto. 9

17 Una vez guardado el justificante del gasto, ir a la Ficha de Otros Datos, Fig Pulsar el botón Generar documento contable. Se abrirá una pantalla en la que tendrá que seleccionar una de las siguientes claves de fase: Clave de fase: 240 (Pagos sobre disponible) Clave de fase:250 (Pagos sobre retenido), si previamente hemos realizado un documento de Retención de Crédito. Elegida la clave de fase, se cumplimentarán los siguientes datos:. Ficha General. Fecha de gasto. Fecha de grabación Fecha reconocimiento obligación. Fecha de grabación Ficha Aplicaciones El sistema volcará, desde el justificante de gasto, los datos correspondientes a las aplicaciones. Ficha Interesado. Cesionario. Se cumplimentará sólo en caso de ENDOSO. Introduzca el CIF del endosatario Ordinal perceptor: el código de la cuenta del perceptor. También puede pulsar el botón... y aparecerá la pantalla de búsqueda. 10

18 Tipo de pago: Teclee 01 (Pago directo) Forma de pago: Teclee 03 (Transferencia bancaria) Area origen del gasto: Por defecto, la vuelca el sistema. Ordinal pagador: Teclee Ficha Contable Texto Libre: En caso de ENDOSO habrá que consignar el nombre de persona física o jurídica que emite la factura delante del texto que aparezca Guarde el documento contable pulsando el icono Imprima el documento pulsando el icono Documento contable que consta de varios justificantes del gasto. Se tienen que seleccionar las facturas que se quieran incluir en el documento. Por tanto, se debe saber qué perceptores están pendiente de documento contable. La forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO es: Menú Diario Opción Documento contable Opción Pagos directo Opción Generación documento contable Puede seleccionar por cualquier casilla de las que aparecen en Selección de Facturas : NIF y criterios optativos para concretar la selección (fecha de recepción, fecha de aprobación, aplicación...). En el ejemplo que aparece en la figura se ha seleccionado por Proveedor. Si los justificantes van con cargo a una RC (ADO 250) habrá que consignar el nº de expediente. Fig Una vez realizado lo anterior, el programa le muestra los datos encontrados según los criterios de búsqueda introducidos, tal como aparece en la siguiente figura: 11

19 Pulse Seleccionar Todos. Fig Si no desea elaborar documento contable de todos los justificantes, pulse en el botón izquierdo de cada justificante que quiera incluir, le aparecerá Una vez realizada la selección el programa muestra el total de los importes, pulse Aceptar y aparecerá la siguiente pantalla. Fig

20 La clave de fase será 240 (ADO) pagos sobre disponible o 250 (ADO) pago sobre retenido. Fig Los datos obligatorios a consignar son los siguientes: Ficha General. Fecha de gasto. Fecha grabación. Fecha Reconocimiento obligación. Fecha grabación. Ficha Aplicaciones El sistema volcará, desde el justificante de gasto, los datos correspondientes a las aplicaciones. Ficha Interesado. Cesionario. Se cumplimentará sólo en caso de ENDOSO. Introduzca el CIF del endosatario Ordinal perceptor: el código de la cuenta del perceptor. También puede pulsar el botón... y aparecerá la pantalla de búsqueda Tipo de pago: Teclee 01 (Pago directo) Forma de pago: Teclee 03 (Transferencia bancaria) Área origen del gasto: Por defecto, la vuelca el sistema. Ordinal pagador: Teclee Ficha Contable Texto Libre: En caso de ENDOSO habrá que consignar el nombre de la empresa endosadora (persona física o jurídica que emite la factura) delante del texto que aparezca. 13

21 Guardar el documento contable. Pulsar el icono Impresión del documento. Pulsar el icono Posteriormente los documentos, acompañados de las facturas en las que se anotarán a mano la aplicación o aplicaciones a las que se imputan, se remitirán a la Sección de Intervención Registro de justificantes con terceros embargados Si registrado un justificante de gasto, al indicar el NIF/CIF del interesado, precediendo al nombre del mismo, aparece el mensaje ºººEMBARGOººº. El justificante del gasto se registrará siguiendo los criterios generales establecidos para el Pago Directo. El Documento Contable, generado desde el justificante de gasto, tendrá las siguientes particularidades: Ficha Interesado Casilla Cesionario: No cumplimente esta casilla. Casilla Ordinal Perceptor: No cumplimente esta casilla. Tipo de Pago: 01 pago directo. Casilla Forma de pago: Borre la forma de pago que le aparece por defecto y teclee 02 (cheque persona jurídica) Ordinal Pagador: Ficha Contable Casilla Texto libre: Tiene que añadir delante del texto, que el sistema vuelca desde el justificante de gasto, la palabra ºººEMBARGOººº Rectificación de justificantes del gasto y documentos contables Rectificación de justificantes del gasto Si detecta algún tipo de error en la grabación de los justificantes del gasto (aplicación, importe, proveedor equivocados), siempre que no tengan documento contable asociado, el procedimiento para subsanar esos errores será el que seguidamente se detalla, si por el contrario tiene documento contable asociado véase el apartado Menú Consultas Opción "Justificantes del gasto" 14

22 Opción "Paramétrica con selección de campo" Puede seleccionar por cualquier casilla de las que aparecen en la consulta. En el ejemplo que aparece en la figura se ha seleccionado por nº de justificante del gasto Fig Una vez realizado lo anterior, el programa le muestra los datos encontrados según los criterios de búsqueda introducidos. Pulse dos veces seguidas sobre el justificante que desee rectificar Dentro del justificante, pulse el botón Anular de la Ficha Imputación. Una vez realizado este proceso el sistema permite cambiar cualquier dato del justificante del gasto (importe, aplicación, etc.). Realizada la modificación, deberá volver a imputar el justificante del gasto y grabarlo. Si en lugar de modificar pretende borrar el justificante pulse el botón Anular de la Ficha Imputación. Seguidamente sitúese en la Ficha general y despliegue el menú general. Seleccione Borrar 15

23 Fig Rectificación del documento contable La forma de acceso es mediante el módulo DOCUCONTA: Menú Consultas Opción Consulta personalizada / Opción Por nº de documento Puede seleccionar por cualquier casilla de las que aparecen en la consulta. Una vez realizado lo anterior, el programa le muestra los datos encontrados según los criterios de búsqueda introducidos. Pulse dos veces seguidas sobre el documento que desee rectificar. Aparece el documento seleccionado en la pantalla. Menú General Opción Desasentar el documento activo 16 Fig. 1.21

24 Si el error se introdujo en el documento, por ejemplo, Fecha de Gasto, Fecha Reconocimiento Obligación, Forma de Pago, Ordinal Pagador, etc., al desasentar el documento el sistema permite modificar estos campos. Una vez realizadas las modificaciones oportunas pulse el icono: Si el error viene de datos introducidos desde el Justificante del Gasto, el usuario deberá borrar el documento contable, previamente desasentado: Menú General Opción Borrar documento activo Posteriormente el usuario consultará el Justificante del gasto y realizará el proceso indicado en el punto Consulta de justificantes de gasto y documentos contables La aplicación ofrece varios tipos de consulta para localizar los justificantes de gasto y documentos contables Para localizar el/los justificantes de gasto se accede desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: Menú Consulta Opción Justificantes de gasto Elija el tipo de consulta según los datos que conozca o de las características del/los justificante/s buscados. Una vez dentro del justificante de gasto puede acceder al documento contable asociado al mismo pulsando en la Ficha Otros Datos el botón Consultar documento contable. Si quiere consultar directamente el/los documentos contables tiene que acceder desde el módulo DOCUCONTA Menú Consulta Elija el tipo de consulta según los datos que conozca o de las características del/los documento/s buscados. Una vez dentro del documento puede consultar el justificante de gasto asociado al documento contable pulsando en la Ficha Enlaces el número de justificante que le aparece en la casilla Facturas asociadas el justificante le aparecerá solo en modo lectura, es decir no podrá realizar ninguna rectificación Almacenamiento de consultas Mediante esta funcionalidad se pueden almacenar las consultas parametrizadas o personalizadas de expedientes, justificantes y documentos contables que se realicen de forma habitual, evitando, de este modo, la tarea de registrar continuamente los criterios de acotación, selección, ordenación, etc. El procedimiento es el siguiente: 17

25 Establecidos los criterios de consulta se pulsa el botón Guardar esta acción habilita una pantalla donde se registran los datos identificativos de la consulta que se pretende almacenar: o Descripción (obligatorio) o Abreviatura (opcional) o Usuarios: (obligatorio) Se indicarán el/os usuario/s para los que estará disponible la consulta guardada. Por defecto se encontrará disponible para el usuario que guarde la consulta. Registrados los datos se pulsa el icono o bien se pulsa: Menú General Opción Grabar Las consultas almacenadas podrán recuperarse a través de la pantalla de consulta. Pulsando el botón recuperar se habilita una pantalla de búsqueda donde se puede acotar por descripción, abreviatura, grupo usuario o usuarios. El resultado se muestra en una rejilla. Para recuperar la consulta, se hará un doble clic sobre la consulta a recuperar. Los datos identificativos de la consulta guardada se pueden modificar editándolos mediante un click en la línea de la rejilla. 18

26 2.- Gestión de Contratados Reserva de crédito para contratados Aquellos contratados que vayan a ser retribuidos, con cargo a Cap. VI o Cap. IV, mediante nómina requerirán una previa reserva de crédito. Recibida la propuesta de nombramiento se procederá a realizar la reserva de crédito por cada uno de ellos. La forma de acceso desde el módulo Documenta es: Menú General Opción Nuevo expediente Los campos más relevantes son: Ficha Expediente. Referencia Interna. Primer apellido del contratado (en mayúsculas y sin acento) Descripción: Apellidos y nombre (en mayúsculas y sin acento) Fecha inicio y fin del expediente: Duración del contrato. NIF del proveedor: NIF del contratado Tipo expediente: Teclee 001 (Nómina de becarios) Tramitado por: Centro Gestor Ficha Datos Presupuestarios Aplicación/es e importe/s Fig

27 2.2.- Anulación de la reserva de crédito En caso de rescisión del contrato se procederá a liberar la cantidad correspondiente mediante un expediente negativo. El proceso se inicia desde el módulo Documenta: Menú General Opción Nuevo expediente negativo Los datos más relevantes son: Expediente anterior. Expediente que se desea anular. Datos presupuestarios. El sistema volcará la/s aplicion/es y el disponible en cada una de ellas. Si se quiere anular completamente sólo se tendrá que guardar. Si se quiere anular parcialmente, habrá que indicar la/s aplicación/es y los importes Fig. 2.2 Una vez guardado el expediente negativo acceda al expediente principal y en la Casilla Observaciones, de la Ficha General, detalle la fecha, el nº del expediente negativo y el motivo que la origina. 20

28 2.3.- Ampliación de la reserva de crédito En el caso de ampliación de la reserva de crédito, procederemos a hacer un nuevo expediente, complementario del anterior. El proceso será desde el módulo Documenta: Ficha Expediente Menú General Opción Nuevo Expediente Referencia Interna. Primer apellido del contratado (en mayúsculas y sin acento). Expediente anterior. Nº del expediente principal. Observaciones. Causa que motiva la ampliación. Tramitado por. Centro Gestor. Fecha: Fechas que comprende la ampliación Ficha Datos Presupuestarios Aplicación/es e importe/s de la ampliación Fig

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31 3.- Retenciones de crédito En nuestra Universidad se pueden dar cuatro casos en los que son necesarias las retenciones de crédito : retenciones de crédito para gastar, ejercicio corriente, ( ), retención de crédito para ejercicios posteriores ( ), retención de crédito para transferencias ( ), retención de crédito de no disponibilidad ( ). El proceso a seguir es el siguiente: Elaboración de los documentos de retención de crédito Reserva de crédito Elaboración de documento contable RC Tramitación de los pagos imputados a una RC para gastar Registro del justificante Elaboración de ADO (250) Anulación de RC Ampliación de Crédito Borrado de una R.C, no validada RC de ejercicios futuros Elaboración de los documentos de retención de crédito El procedimiento se divide en dos trámites: Reserva de Crédito Previamente a la generación del documento contable de retención de crédito se tiene que realizar una reserva de crédito. La forma de acceso desde el módulo DOCUMENTA es: Menú General Opción Nuevo expediente Fig

32 Ficha Expediente Casilla Descripción: Explicar las razones por las que se realiza la retención. Ficha Datos Presupuestarios Aplicaciones: Registrar la/s aplicación/es y el importe a retener en la/s misma/s. Fig. 3.2 Una vez cumplimentado lo anterior guarde el expediente, pulsando el icono Elaboración de documento contable RC Una vez guardado el expediente, en la ficha Datos Asociados pulse el botón Captura de documentos fases exp. Fig

33 Le aparecerá la siguiente pantalla: Fig. 3.4 Indicar en la Casilla Código la Clave de Fase del documento que se quiera generar: (Retención de crédito para gastar ejercicio corriente) (Retención de crédito para transferencia) (Retención de no disponibilidad) (Retención de crédito para ejercicios posteriores) Ficha Aplicaciones. El sistema vuelca la aplicación y el importe del expediente. Ficha Contables. Casilla Texto libre. Especificar la finalidad de la retención. Guarde la R.C. pulsando el icono Imprima el documento pulsando el icono Posteriormente, el documento RC se remitirá a la Sección de Intervención Tramitación de los pagos imputados a una RC para gastar Una vez recibido el RC debidamente autorizado se podrán tramitar aquellos pagos para los que se realizó la previa retención. Para ello el procedimiento es: Registro de los justificantes del gasto El centro gestor recepciona los justificantes y los registra desde el módulo DOCUMENTA. La forma de acceso es: Menú Consultas Opción Por número de expediente. 26

34 Fig. 3.5 En la Ficha "Datos Asociados", pulse el botón Captura Justificantes del Gasto. y registre el justificante según el procedimiento explicado en el punto 1 Tramitación de los justificantes de pago directo Elaboración del documento contable (ADO 250) Cuando el gasto consta de un único justificante, el documento se genera desde el mismo justificante: en la Ficha Otros Datos, se pulsa el botón Generación de Documento Contable. Aparece la siguiente pantalla. Tendrá que seleccionar la fase 250 (ADO sobre retenido) Fig

35 Siga los mismos pasos que los indicados en el punto Además hay que indicarle en la Ficha Contables el nº de operación de enlace, que es el nº de documento de la RC principal completo precedido de 4 ceros. Ejemplo nº de RC , la operación de enlace sería Fig. 3.7 Si el documento hace referencia a más de un justificante, la forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO es: Menú Diario Opción Documento Contable Opción Pago Directo Opción Generación Documento Contable Para la generación del documento contable se procede de la misma manera explicada en el apartado , con la particularidad de que tendrá que seleccionar la clave de fase 250 ADO sobre retenido Anulación de la Retención de Crédito Si se elaboró un documento RC y el gasto ha sido inferior al estimado en ese RC, se deberá realizar un documento RC/. Se realiza desde el módulo DOCUCONTA, Menú Consulta Consulta por nº de documento (de la RC) Una vez dentro de la RC pulse el botón General y elija Anular Documento Activo 28

36 Ficha Aplicaciones: Indicar importe que desea anular. Ficha Contables: Casilla operación de enlace: que es el nº de documento de la RC principal completo precedido de 4 ceros. Ejemplo, nº de RC , la operación de enlace sería Casilla Texto Libre: Indicar la razón o causa de la anulación. El documento RC/ se imprime y remite a la Sección de Intervención. También será necesario anular el importe no gastado del expediente que se creó inicialmente para reservar crédito. La forma de acceso desde el MÓDULO DOCUMENTA es: Menú General Opción Nuevo expediente negativo Casilla Expediente anterior. Indicar el número de expediente que desea anular. Ficha Datos Presupuestarios. El sistema volcará la/s aplicación/s y el disponible en cada una de ellas. Si se quiere anular completamente sólo se tendrá que guardar. Si se quiere anular parcialmente, habrá que indicar la/s aplicación/es y los importes Ampliación de Crédito en una RC Para la ampliación de un RC se elaborará un nuevo expediente, que será complementario al principal, por el importe que se desee ampliar. El nuevo expediente tiene que llevar en la Casilla Expediente anterior el mismo número que el expediente principal, para que estén asociados. En la Ficha Datos Presupuestarios registrar el importe por el que se desea realizar la ampliación Una vez cumplimentado lo anterior guarde el expediente pulsando el icono 29

37 Fig.3.8 La RC complementaria se genera desde el expediente principal siguiendo los mismos pasos que se explicaron en los apartados anteriores, con la siguiente particularidad: Ficha Aplicaciones. El sistema vuelca el importe total de la RC principal más la ampliación. Modifique esta cantidad, introduzca sólo la cantidad de la ampliación Ficha Contable Casilla Operación de enlace. Tendrá que introducir el que es el nº de documento de la RC principal completo precedido de 4 ceros. Ejemplo nº de RC , la operación de enlace sería Fig. 3.9 Finalmente guarde pulsando el icono, imprima el documento y remítalo a la Sección de Intervención 30

38 Todo documento ADO (250) asociado a la RC mediante la que se hizo la ampliación deberá llevar en nº de operación enlace, el nº de documento de la RC principal (nº completo, precedido por 4 ceros) Borrado de una R.C. no remitida Si el expediente tiene documento contable asociado la forma de darle de baja es la siguiente: La forma de acceso es mediante el módulo DOCUCONTA: Menú Consultas Opción Consulta personalizada de documento contable Puede seleccionar por cualquier casilla de las que aparecen en la consulta. Una vez realizado lo anterior, el programa le muestra los datos encontrados según los criterios de búsqueda introducidos. Pulse dos veces seguidas sobre el documento que desee borrar. Aparece el documento seleccionado en la pantalla. Menú General Opción Desasentar el documento activo Una vez desasentado hay que proceder a borrar la RC: Menú General Opción Borrar documento activo Fig

39 3.6.- Baja de Expediente Una vez realizado la baja de la RC, o si el expediente no lleva asociado documento contable, el proceso de baja del expediente se realiza desde el módulo DOCUMENTA: Menú Consulta Opción Consulta por nº de expte. Le aparece la siguiente pantalla: Fig Introduzca el nº de expediente, le aparecerá la siguiente pantalla: Pulse: Fig Menú General Opción Anular Reserva de Crédito Una vez hecho lo anterior proceda a borrar el expediente, pulse: Menú General Borrar 32

40 3.7.- Retenciones de créditos plurianualidades Las retenciones de crédito que hayan de extenderse a ejercicios posteriores a aquel en que se inicie, afectan, al menos, a dos ejercicios: el corriente y el futuro. Por tanto, habrán de efectuar dos retenciones. Para la retención de corriente (clave de fase ) se seguirá el procedimiento indicado en el apto. 3.1; para la retención de posteriores, se generará, desde el mismo expediente de reserva de crédito creado para generar la retención de corriente, un documento con clave de fase La forma de generarlo es: En la Ficha Datos Asociados del expediente, pulse el botón Captura de Doc. Fases Exp y, mediante la opción de búsqueda, seleccione el documento Retención de Crédito para ejercicios posteriores. El documento se cumplimenta como sigue: Ficha General: Nº de Anualidades. Indique el nº de anualidades Fig Ficha Aplicaciones: Aplicaciones Presupuestarias. Indique la aplicación y el importe total de las anualidades futuras. 33

41 Ficha Anualidades: Desglose la anualidad y el importe correspondiente a cada una de ellas Guarde la R.C. pulsando el icono Fig Remítalo a Intervención Incorporación de gastos plurianuales Por una parte, la aplicación creará un expediente complementario del expediente del ejercicio anterior (al cual siempre estarán asociados todos los justificantes y documentos contables, sean del ejercicio que sean) y generará una RC de corriente para la anualidad del nuevo ejercicio y, en su caso (si la plurianual del ejercicio anterior contemplara más de una anualidad), creará también la RC de posteriores (en el texto libre de los documentos pondrá incorporación ). Si no existe crédito suficiente, tanto la reserva como la retención quedarán sin asentar a la espera de que exista crédito suficiente. Corresponderá a cada una de las unidades gestoras (centros, departamentos, servicios...) la modificación del texto libre, la impresión, la firma del documento y la remisión del mismo al Servicio de Intervención. Por otra, si existe incorporación de saldo de una RC del ejercicio cerrado, el usuario creará un expediente complementario del expediente del ejercicio anterior por el crédito incorporado y una RC complementaria. Por tanto, siempre se mantendrá un único expediente (el primero que se generó) desde el cual se generarán todos los documentos RC, justificantes y documentos 250 que estén relacionados con el gasto plurianual para el que se generó en su día la primera retención de crédito. 34

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43 4.- Cargos Internos Los distintos centros de gasto pueden interactuar económicamente prestándose servicios unos a otros o realizando entregas de bienes entre ellos. Esta actividad económica interna de la Universidad no afecta de manera global al presupuesto de ingreso o de gasto, pero debe tener su reflejo en los distintos centros de gasto, incrementando el crédito del centro que presta el servicio o entrega el bien, en el importe de la prestación o entrega, y minorando el del centro que recibe la prestación o el bien, en el mismo importe. Lógicamente, estas operaciones en ningún caso deben representar una corriente monetaria entre los centros. A continuación se explica la tramitación del justificante de cargo interno que será realizada por el centro que reciba el bien o servicio Tramitación de los justificantes de cargo interno Una vez recibido el ejemplar del cargo interno, se procederá a la tramitación del pago. El procedimiento es el siguiente: Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO Menú Diario Opción Justificante de gasto Ficha General Apartado Carácter Justificante del Gasto: Marcar la opción Cargo Interno. Casilla Cargo Interno. Indicar el nº de justificante del cargo interno. Se volcarán los siguientes campos - Ficha General: Fecha emisión y NIF/CIF - Ficha Económico: Importe - Ficha Imputación: Activa Imputar justificante y vuelca las retenciones Casilla Descripción. Especificación del material o servicio que origina el gasto Fig

44 Ficha Agrupaciones Las agrupaciones de gasto se usan para agrupar el gasto, en grupos creados libremente por el usuario, ofreciendo la posibilidad de asignar un importe límite de gasto (informativo, no restrictivo) a las mismas. Gracias a esta opción se puede establecer un control interno sobre la ejecución del presupuesto para cada una de las agrupaciones creadas. Por ejemplo un Departamento podrá crear agrupaciones para cada una de sus áreas de conocimiento distribuyendo el presupuesto del Departamento para, posteriormente asignar los gastos a las agrupaciones según el área que haya ocasionado el gasto. Una vez creada la agrupación, todo justificante, cualquiera que sea su tipo de pago, podrá asignarse a una o varias agrupaciones. Esta ficha no es de obligado cumplimiento, si desea hacer uso de las agrupaciones siga las instrucciones del Apartado 7 del presente manual Ficha Imputación Registrar la /s aplicación/es a la/s que se le/s imputa/n el gasto Guardar el Justificante de gasto 1. Elaboración del documento ADO Se procede de la misma manera que un ADO de pago directo normal (240 o 250), con la siguiente particularidad: Ficha Interesado Casilla Tipo de Pago. Teclee 01 (Pago Directo) Casilla Forma de Pago. Teclee 06 (Formalización) Guardar el ADO y remitirlo a la Sección de Intervención junto con el original del cargo interno. 37

45 5.- Gestión de anticipos de caja fija Las tareas de los centros y departamentos son las siguientes: Consulta de ACF. Remesa Interna del banco a la caja de efectivo. Registro de los justificantes de Acuerdo de Caja Fija (ACF). Pago de justificantes del gasto. Rectificación de justificantes del gasto. Tramitación de Adelantos de Caja Fija. Pagos de Retenciones (IRPF). Anulación y borrado de operaciones Rendición de la Cuenta Justificativa. Documento contable de Reposición de fondos (ADO). Anulación de cuenta justificativa de ACF, no aprobada Consulta de acuerdo de caja fija (ACF) Para consultar el ACF siga los siguientes pasos desde el JUSTIFICANTES DEL GASTO módulo Menú Consultas Opción Anticipos de Caja Fija Opción Situación Actual del Acuerdo / Saldo del Acuerdo de ACF Indicar en Acuerdo de ACF los cuatro últimos dígitos de la orgánica, ó bien pulsar el botón de búsqueda para localizarlo Fig

46 5.2.- Consulta de saldos e informes de cuentas de las cajas pagadoras El saldo de las cuentas habilitadas y de la caja de efectivo pueden consultarse, desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: Menú "Tesorería" Opción "Gestión de Cuentas. Fig. 5.2 Los movimientos de la caja de efectivo o de una cuenta pueden ser consultados mediante: Menú informes Opción Listados oficiales Opción Registro de caja (si se trata de la caja de efectivo) Opción Libro de entidades de crédito (si se trata de una cuenta) Traspaso de fondos (remesa interna RI). Consiste en el traspaso de fondos desde la cuenta del banco a la caja de efectivo. La forma de acceso desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO es: Menú Diario Opción Operaciones Opción Nueva Operación 39

47 Figura.5.3 Los datos a cumplimentar son: Casilla Tipo: ACF Casilla fecha operación. Fecha operación. Casilla Clase de operación. Introduzca RI (Remesa interna). Casilla Importe: Importe de la remesa. Casilla cuenta origen. Cuenta de donde quiere sacar los fondos. Casilla cuenta destino. Cuenta donde quiere llevar los fondos Registro de los justificantes de acuerdo de caja fija (ACF) El centro gestor recepciona los justificantes y se registran en el módulo JUSTIFICANTES DEL GASTO. La forma de acceso es: Menú Diario Opción Justificantes de Gasto Se procede de la misma manera que en la gestión del PAGO DIRECTO con la siguientes particularidades: Ficha Administrativo Casilla Tipo de pago: ACF. Casilla Acuerdo de ACF: Asegúrese de que el ejercicio del ACF coincide con el ejercicio al que se está imputando el justificante Casilla Fecha de entrada en registro. La fecha de grabación. Por defecto, la vuelca el sistema. Casilla Fecha de aprobación. La fecha de grabación. Por defecto, la vuelca el sistema. 40

48 Fig.5.4 Ficha Pago Existen tres opciones para registrar el pago del justificante. 1º Pagado con adelanto de cajero: Se utiliza si, previamente se ha registrado un adelanto de cajero para hacer frente al pago del suministro o servicio de la factura que se está registrando (Sobre adelanto de cajero ver aptdo. 5.7.) 2º Pago del justificante: Si ya se ha efectuado el pago de la factura. (siempre que el pago no se haya efectuado por adelanto de cajero). Seleccionar Pago del justificante Casilla Fecha de pago: fecha en que se realizó el pago del justificante Casilla Cuenta: caja efectivo o banco Casilla Cheque/Transferencia: nº de cheque o transferencia, en su caso. 3º No pagar en este momento: Se utiliza si se va a pagar mediante relación de transferencia según el procedimiento explicado en el aptdo

49 Fig Grabación de tickets Los justificantes de gasto que se tramiten mediante ACF que no tengan factura asociada (TICKET) y cuyo importe sea inferior a lo que determine las normas de gestión del gasto, se graban con las siguientes particularidades Ficha General Descripción: Defina el objeto del gasto, anteponiendo la palabra Ticket Deshabilitar la opción Asociado a Factura NIF del tercero. Introduzca el NIF/CIF del proveedor. En el caso de que no tenga datos fiscales introduzca el CIF ficticio: H Ficha Administrativo No cumplimente ninguna casilla relativa a los modelos fiscales Pago de justificantes mediante Relación de Transferencia Este procedimiento se seguirá, exclusivamente, cuando se tenga como objetivo efectuar el pago al tercero a través de transferencia a cargo de la cuenta bancaria del centro. Los pasos a seguir serán: 1)Asignación de los datos de pago 2)Generación de documento de pago 3)Generación de fichero (Sólo si la entidad bancaria lo exige) 4)Pago de los justificantes 42

50 Asignación de los datos de pago Se deben asignar los datos del pago en aquellos justificantes del gasto que previamente se han registrado y que se encuentran imputados. La forma de acceso es la siguiente. Módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO Menú Diario Opción Documento de Pago Opción Asignar datos de pago Fig.5.6 Aparece una pantalla en la que se seleccionan los criterios de búsqueda. Casilla Estado: Seleccione Imputado. Casilla Tipo de Pago: Seleccione ACF Fig

51 Una vez seleccionados se pulsa el botón Seleccionar datos de pago. Los datos a cumplimentar son: Casilla Fecha de asignación de datos de pago. Por defecto se vuelca la del sistema. Casilla Cuenta del cajero. Cuenta del centro. Casilla Forma de pago. Transferencia. Fig Generación de documentos de pago Deben seleccionarse obligatoriamente el tipo de pago (ACF) y forma de pago (Transferencia) y opcionalmente los restantes criterios de búsqueda que convengan. La forma de acceso es mediante el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO Menú Diario Opción Documentos de pago Opción Generar documentos de pago A continuación se marcan aquellos que interesen y se introducen los datos de la relación de transferencias: Fecha de creación Texto libre. 44

52 Fig.5.9 Aquellas facturas que sean del mismo proveedor y que además se paguen a la misma cuenta bancaria aparecerán sumadas. Si desea que los pagos aparezcan individualizados, desactive la casilla Agrupación por Proveedor Una vez introducidos estos datos se imprime la relación de transferencias Generación del fichero de transferencia (Si lo exige la entidad bancaria). Se trata de generar un fichero con la relación de transferencias correspondientes para enviarlo posteriormente al banco y proceder al pago de los justificantes. Habrá que indicar la caja y la cuenta del cajero La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO : Menú Diario Opción Documentos de Pago Opción Generar fichero de transferencia Fig

53 Aquellas facturas que sean del mismo proveedor y que además se paguen a la misma cuenta bancaria aparecerán sumadas. Si desea que los pagos aparezcan en la relación individualmente, desactive la casilla Agrupada. Registrar lo siguientes datos: Fig.5.11 Casilla Fecha de generación. Casilla Fecha de ejecución solicitada Casilla Domicilio del ordenante. Marcar las relaciones de transferencias que se deseen incluir en el fichero Pago de justificantes La forma de acceso, desde el módulo de JUSTIFICANTE DEL GASTO, es : Menú Diario Opción Documentos de pago Opción Pagar justificantes/adelantos Fig

54 Las casillas obligatorias a cumplimentar son: Casilla Caja. ACF del centro Casilla Tipo de pago. ACF. Casilla Forma de pago. Transferencia Casilla Cuenta Cajero. Cuenta del ACF del Centro Aparecerá la siguiente pantalla e introduzca en ella la "Fecha de Pago" Fig Rectificación de justificantes del gasto Si el usuario detecta algún tipo de error en la grabación de los justificantes del gasto (aplicación, importe, proveedor), siempre que no esté en una cuenta justificativa, procederá de la siguiente manera: Consultar el justificante en cuestión. Menú Consultas Opción Justificantes del Gasto Opción Selección Parametrizada Se dan dos casos: a) Cuando el error se produce en la Aplicación Presupuestaria Pulse el botón "Anular" en Ficha Imputación y proceda a rectificar. b) Cuando el error se produce en el importe, nº factura o el tercero. Se dan dos casos: 47

55 1. Justificantes incluidos en la relación de transferencia. En la Ficha Pago de todos los justificantes, anular el pago. Anular la relación de transferencia. La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DE GASTO Opción Diario Opción Documentos de Pago Opción Anular Relación de Transferencias Borrar la asignación de datos de pago. La forma de acceso es desde el módulo JUSTIFICANTE DE GASTO Opción Diario Opción Documentos de Pago Opción Borrar Datos del Pago Anular la imputación del justificante que desea modificar y haga las modificaciones. Realizada la modificación, el usuario deberá volver a seguir los pasos del aptdo 5.5.1, para que todos los justificantes incluidos en la relación de transferencia anulada vuelvan a quedar incluidos en una nueva relación y debidamente pagados. 2. Justificantes pagados pero no incluidos en una relación de transferencia: Anular el pago, en la Ficha Pago. Anular la imputación. Modificar. Realizada la modificación, el usuario deberá volver a pagarlo y guardarlo Tramitación de adelantos de cajero de ACF Consiste en el adelanto de fondos a favor de un tercero para que éste pueda realizar pagos cuya cuantía exacta se desconocen en el momento del adelanto. La forma de acceso es a través del módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: Menú Diario Opción Adelanto de Cajero 48 Fig.5.14

56 Pago del Adelanto en Efectivo Ficha Datos Generales Casilla Descripción. Texto libre. Casilla Tercero o interesado. Persona a quien se le hace la entrega del adelanto. Pulse el botón... y aparecerá la pantalla de búsqueda Si no está registrado solicite su alta a la Unidad Sorolla Casilla Tipo de pago. ACF. Casilla Acuerdo de Caja Fija.. Código del ACF. Ficha Datos Económicos Casilla Importe. La cantidad que se adelanta. Casilla Cuenta. Cuenta desde la que salen los fondos. Casilla Pago/Cobro. "Pago" Casilla Fecha Fig Pago del Adelanto por Transferencia Se procede igual que en el caso anterior con la particularidad que en la Ficha Datos Económicos sólo se cumplimentará la Casilla Importe. Además hay que desactivar la Casilla Pagar ahora la entrada del adelanto Proceda de la misma manera que en el apartado 5.5( Pago de los Justificantes del Gasto mediante relación de transferencia). Con la salvedad de que en la pantalla que aparece en la fig. 5.6 y 5.12 debe pulsar el botón Incluir Adelanto de Cajero. Aparecerá la siguiente pantalla: 49

57 Pulse el botón Aceptar. Fig.5.16 Continúe el proceso detallado en los puntos 5.5.1, 5.5.2, y Regularización del Adelanto Cuando el receptor del adelanto lo justifique se registrará la factura siguiendo el procedimiento explicado en el aptdo. 5.4., teniendo en cuenta que en la Ficha Pago, debe marcarse Pagado con adelanto de cajero Fig.5.17 Después se procede a Regularizar el importe total del adelanto, devolviendo el dinero sobrante al cajero en efectivo (cobro) o bien entregando el cajero al interesado la cantidad que le falte (pago), si el importe del justificante hubiera sido mayor que el importe anticipado. Para regularizar el adelanto, la forma de acceso es, desde el módulo JUSTIFICANTE DEL GASTO: 50