PROCESO: GESTIÓN DE BIENES, SUMINISTROS Y SERVICIOS VERSIÓN: 2

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1 PÁGINA: 1 DE 6 FECA: RESPONSABLE: REQUISITOS: NTC GP 1000:2009: LEGALES: Jefe Gestión Bienes Suministros Jefe l Departamento Servicios Generales 4.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Constitución Política Nacional, Le , Estatuto Contratación la l Atlántico Acuerdo Superior , Estatuto General la l Atlántico Acuerdo Superior , Estatuto Presupuestal la Acuerdo Superior , Norma NTC 4095 NTC 3723 NTC 5029, Decreto , Le , Le , Decreto , Le , Le , Decreto , Le , Boletín Responsables Fiscales (Contraloría General la Nación), Certificado Antecentes OBJETIVO: Atenr en forma oportuna los requerimientos bienes servicios solicitados por las Depenncias la l Atlántico, mediante el acompañamiento asesoría en la planeación las necesidas, la ejecución las acciones actividas que garanticen la adquisición los mismos, conformidad con las especificaciones técnicas calidad requeridas por el solicitante, en el marco los principios la Función Administrativa, en especial, publicidad, transparencia, selección objetiva, eficiencia economía. Igualmente, garantizar el funcionamiento óptimo la infraestructura institucional. ALCANCE:. Aplica s el recibo la solicitud bidamente autorizado por la Rectoría, o quien haga sus veces, hasta la comunicación al supervisor la suscripción legalización la Orn o Contrato. UMANOS Un 1 Jefe Departamento Gestión Bienes Suministros. Un 1 Jefe Departamento Gestión Servicios Generales. Profesionales universitarios. Técnicos administrativos. Personal vigilancia Personal aseo Personal. RECURSOS: FISICOS Dotación básica escritorios, archivadores, equipos cómputo, impresoras,, equipos Mantenimiento Industriales herramientas Trabajo.

2 PÁGINA: 2 DE 6 FECA: Disciplinarios (Procuraduría), Le , Le , Decreto , Decreto , Decreto , Decreto , Resolución , Resolución , Resolución EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR Depenncias La Plan Estratégico Necesidas bienes o servicios Plan Anual Adquisiciones Plan Mantenimiento P Revisar el Plan Anual Adquisiciones Revisar el Plan Mantenimientos Plan Anual Adquisiciones Revisado Publicado Plan Revisado Estratégico Depenncias Proveedores o contratistas Depenncias La Departamento Gestión Bienes Suministros Solicitud Cotizar e Invitar a Ofertar bienes o servicios a contratar / Revisar adquisición Bienes Estudios Previos Servicios Cotizaciones Ofertas Revisar la cotización Verificar las especificaciones técnicas enviar para evaluación Bienes o servicios cotizados Estudios Previos Revisados Asignaciones operativas Cotización u Oferta seleccionada Depenncias Depenncias Departamento Gestión Bienes Suministros

3 PÁGINA: 3 DE 6 FECA: Departamento Gestión Bienes Suministros. Evaluación cotizaciones u Ofertas. Elaborar las Órnes Compra los Contratos Contrato u Orn Compra Depenncias Departamento Gestión Bienes Suministros. Proveedores Departamento Gestión Bienes Suministros Depenncias La Entes externos interesados Depenncias La Requisitos Inscripción Bien adquirido. Solicitud baja Bienes Donaciones Necesidas servicio preventivo correctivos planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas sistemas monitoreo Inscribir actualizar proveedores.. Actualizar inventario Activos. Dar baja los bienes. Recibir legalizar donaciones Ejecutar el preventivo correctivo la Planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas sistemas monitoreo, piscinas.. Proveedor inscrito Inventario Activos Bien dado baja amparado en su respectiva Resolución. Bien mueble o inmueble donado, amparado en su respectiva resolución. Mantenimiento correctivo o preventivo recibido a satisfacción soportado con acta Proveedor Contratistas Departamento Gestión Bienes, Suministros Servicios Proveedores Estratégico Depenncias Departamento Gestión Bienes Suministros. Depenncias Comunidad universitaria Depenncias. Depenncias

4 PÁGINA: 4 DE 6 FECA: Depenncias La Necesidas servicio preventivo correctivos planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas sistemas monitoreo Ejecutar el preventivo correctivo la Planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas sistemas monitoreo, piscinas. Mantenimiento correctivo o preventivo recibido a satisfacción soportado con acta Depenncias V Recibidos a Depenncias La satisfacción los servicios Departamento Gestión Bienes Suministros Indicadores V Seguimiento a todos los servicios preventivo correctivo la Planta física, equipos, muebles enseres, sistemas eléctricos, zonas vers, res hidrosanitarias, res telefónicas sistemas monitoreo piscinas Realizar seguimiento consolidación los indicadores Acta o formato recibo a satisfacción diligenciado. Indicadores medidos Depenncias la Estratégico estratégico Gestión Calidad Control Interno Resultados auditorías internas o medición indicadores Directrices para el mejoramiento continuo A Realizar acciones preventivas correctivas sobre las evaluaciones l proceso. Planes mejoramiento Comunidad universitaria Depenncias DOCUMENTOS SOPORTE Procedimientos compras. Procedimiento Inventario administración Activos Procedimiento inscripción, REGISTROS Cotizaciones. Orn compra. Certificado Disponibilidad Presupuestal Registro Presupuestal Evaluación las cotizaciones ofertas PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Requisitos legales Estatuto Contratación. Documentos soporte. Inventario Activos Actas baja bienes. Formato salida /o ingreso TIPO EFICACIA INDICADORES DESCRIPCIÓN - Índice ejecución l Plan Anual Adquisiciones

5 PÁGINA: 5 DE 6 FECA: evaluación inicial proveedores. Estatuto Contratación la l Atlántico Plan estratégico Procedimiento Mantenimiento Correctivo Preventivos Planta Físicas Equipo Estudios previos Pliegos Condiciones ojas vida equipos. manifestación aceptación cotización Contratos Inventarios Inscripción proveedor Evaluación proveedor Acta comité baja Resolución baja bienes Resolución donación Formatos solicitud servicios Programas a realizar. Acta trabajos realizados recibido a satisfacción Solicitus autorización traslado bienes Actas reuniones Informes técnicos acerca necesidas. bienes a la Ciudala Universitaria. Proveedor inscrito evaluado. Informe gestión, acciones correctivas preventivas. Auditoria jefe l Departamento EFECTIVIDAD EFICACIA - Satisfacción l cliente interno -Índice Evaluación Proveedores -- Oportunidad en la atención - Índice publicación los contratos EFICIENCIA PUNTOS DE CONTROL Verificación la aprobación la solicitud por parte la autoridad competente Verificación cotizaciones e inscripción proveedores en portal. Fichas especificaciones técnicas productos o servicios a adquirir. Capacidad Jurídica Financiera los Proponentes La inscripción las adquisiciones correspondientes en el Banco Programas Proectos la Visto Bueno /o aprobación l Departamento Gestión Bienes en órnes compra o contratos. Pago contratos u órnes en moneda extranjera a la TRM más baja. Pólizas cumplimiento calidad los bienes servicios. RIESGOS Adquisición un bien o servicio no autorizado Errores en la cotización e inscripción Personal malintencionado solicita dádivas al proveedor por cerrar un negocio. Compra productos o servicios no conformes con la necesidad la Depenncia solicitante Suscripción Ornes o Contratos con personas naturales o jurídicas no facultadas para contratar Adquisición bienes o servicios no contemplados ntro l Banco Proectos. Falta control Errores en la Orn Compra o Contrato.

6 PÁGINA: 6 DE 6 FECA: Seguimiento o inspección los realizados Diagnóstico plan preventivo Verificación estudios previos por el Departamento Gestión Bienes Suministros Comunicación a los Supervisores la suscripción legalización los contratos órnes Coordinación entre Contratista Supervisor con el Departamento Gestión Bienes Suministros, respecto la entrega (Responsable, fecha, hora lugar) los químicos reactivos Compras en moneda extranjera cuo valor es variable. Imposibilidad efectuar una reclamación por incumplimiento al contrato Especificaciones técnicas establecidas por la Depenncia Técnica direccionada a un proponente Inacuada Supervisión (verificación las especificaciones técnicas los bienes o servicios entregados o prestados) Mantenimiento que incumple especificaciones técnicas Daño o terioro la planta física equipos Estudios previos mal diligenciados por el área técnica Entrega reactivos químicos por parte l Contratista directamente al Departamento gestión Bienes Suministros, sin coordinación con el Supervisor la Orn o Contrato para su bido