Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 11 de julio de 2017

Transcripción

1 GESTIÓN TECLÓGICA TECLÓGICA Acto Administrativo de Aprobación FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 11 de julio de /09/201 Firma de Autorizaciones Elaboró Revisó Aprobó de la Oficina Asesora de Planeación Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestión Jefe Control de Cambios Fecha Descripción Diciembre de 2010 Actualización del enfoque por procesos del IDEP(Resolución 232 de 2010) Diciembre de 2014 Migración nuevo formato de Procedimiento FT-MIC Cambios numerales 2, 3, 4, 5,,, 8 y 9.(FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 10 de Diciembre de 2014) Enero de 201 Cambios numerales 3,, 8 y 9 (FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 13 de enero de 201) Julio de 201 Septiembre de 201 Actualización general del procedimiento Cambios numerales y 8.(FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documento) 1. Responsable de Procedimiento de la 2. Objetivo Mantener la infraestructura y los servicios de tecnología del IDEP en funcionamiento. 3. Alcance El procedimiento inicia con la elaboración del plan de mantenimiento de la infraestructura y servicios de tecnología y finaliza con la actualización de la base de datos de los activos de información de.

2 GESTIÓN TECLÓGICA TECLÓGICA 4. Base legal 29/09/201 Decreto 80 de 2001: Por el cual se modifica la Comisión Distrital de Sistemas, Directiva presidencial 02 de 2002 Respeto al derecho de autor y los derechos conexos, en lo referente a utilización de programas de ordenador (software). Decreto 19 de 200: Por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Decreto 1151 de 2008: Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 92 de 2005, y se dictan otras disposiciones Acuerdo 29 de 200: Por el cual se dictan los lineamientos para la Política de Promoción y Uso del Software libre en el Sector Central, el Sector Descentralizado y el Sector de las Localidades del Distrito Capital Acuerdo 130 de 2004: por medio del cual se establece la infraestructura integrada de datos especiales para el Distrito capital y se dictan otras disposiciones, Resolución 305 de 2008: Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre. Directiva 005 de 2005: Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital. Directiva Distrital 002 de 2002: reglamenta la formulación de proyectos informáticos y de comunicaciones Documentos Externos NTC-ISO/IEC 2001: Norma técnica Colombiana de Tecnología de la Información. Técnicas de seguridad. Requisitos Sistemas de gestión de la Información SG. 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Término. Definiciones Definición Software: Evento: Red de Computadores: Hardware: Componentes intangibles de un ordenador o computadora, es decir, el conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware). El técnico revisa si el mantenimiento del equipo puede ser realizado por el mismo o debe llamar al contratista Es un conjunto de computadoras y/o dispositivos conectados por enlaces de un medio físico (medios guiados) o inalámbricos (medios no guiados) y que comparten información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.) y servicios ( , chat, juegos), etc. Componentes físicos (tangibles) de la computadora: discos, unidades de disco, monitor, teclado, ratón (mouse), impresora, placas, chips y demás periféricos.. Descripción del procedimiento Nro. Descripción de actividades Diagrama de Flujo Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones 1 Revisar la base de datos de los activos de información tipo software, e identificar aquellos que requieren mantenimiento INICIO A El técnico a partir de la información registrada en la base de datos de los activos de hardware y servicios, identifica las necesidades de mantenimiento.

3 GESTIÓN TECLÓGICA 2 Elaborar el plan de mantenimiento y monitoreo de la infraestructura y servicios de tecnología TECLÓGICA A Plan de mantenimiento y monitoreo de la infraestructura tecnológica 29/09/201 El técnico elabora el plan de mantenimiento y monitoreo de la infraestructura tecnológica, que describa las actividades de mantenimiento preventivo y monitoreo de la infraestructura tecnológica del IDEP 3 Es momento de realizar las actividades de monitoreo relacionadas en el Plan de mantenimiento y monitoreo de la infraestructura tecnológica? El técnico a partir del plan de mantenimiento y monitoreo de la infraestructura tecnológica, determina si es necesario realizar el monitoreo 4 Realizar el monitoreo a los servicios y backups y copias de respaldo El técnico operativo realiza el monitoreo y el backup y copias de respaldo 5 El resultado del monitoreo evidenció alguna falla en alguno de los componentes de la infraestructura o servicios? Registrar la información del resultado del monitoreo en el formato establecido FT-GT-12-1 Control de Backups y revisión de servidores El técnico registra en el formato FT-GT-12-1 la información reportada en el monitoreo, en concordancia con la periodicidad indicada La infraestructura o servicio tiene garantía o soporte vigente? Se pregunta si la infraestructura tecnológica tiene soporte de garantía vigente, esto para el caso de activos nuevos que tienen un determinado tiempo de garantía. 8 Solicitar soporte o garantía al proveedor En el caso que los activos tengan garantía, se solicitará la misma cuando se requiera. B C

4 GESTIÓN TECLÓGICA 9 El proveedor atiende la solicitud y hace efectiva la garantía o soporte? TECLÓGICA B C Proveedor de servicios 29/09/201 El Técnico Operativo verifica que el proveedor presta el servicio de forma correcta. Verificar alcance de las garantías y remitirse al proceso de gestión contractual. Verificar alcance de las garantías y remitirse al proceso de gestión contractual. 10 Actualizar la Base de datos de los. Base de datos de los 11 Se requiere contratar los servicios de mantenimiento de infraestructura tecnológica? Del diagnóstico anterior se decide si se requiere contratar el servicio de mantenimiento de la infraestructura tecnológica. 12 Realizar el mantenimiento de infraestructura tecnológica y actualizar la base de datos de los Base de datos de los El técnico operativo realiza el mantenimiento y actualiza la base de datos de los activos de hardware y servicios 13 Ir al proceso de gestión contractual Jefe de Oficina Asesora de Planeación En el caso que se requiera contratar el servicio de mantenimiento de la infraestructura tecnológica se remite al proceso de gestión contractual para dar inicio a esta contratación. 14 Se realiza la supervisión e Interventoría del contrato de mantenimiento de infraestructura y servicios de tecnología. D Jefe de Oficina Asesora de Planeación El supervisor del contrato realiza el proceso de acuerdo con el procedimiento PRO-GC Supervisión e Interventoría

5 GESTIÓN TECLÓGICA 15 Ejecución de los mantenimientos de infraestructura y de servicios de tecnología TECLÓGICA D Proveedor de servicios 29/09/201 Una vez se contrata al proveedor de servicios de mantenimiento de tecnología, inicia el proceso de supervisión e interventoría y el supervisor del contrato controla que se ejecuten los mantenimientos de acuerdo con lo pactado en el contrato. 1 luego de realizar mantenimiento preventivo, se requiere realizar mantenimiento correctivo y/o desinstalación o eliminar software o archivos? Se verifica si los activos tecnológicos requiere de mantenimiento correctivo 1 Ejecutar mantenimiento correctivo a través del contrato En el caso afirmativo, se procede a realizar dicho mantenimiento a través del contrato vigente. 18 Desinstalar el software no licenciado o eliminar archivos de los cuales el IDEP no cuente con derechos de autor. Se desinstala el software no licenciado o se eliminan archivos de los cuales el IDEP no cuente con derechos de autor y se reporta al informe final 19 Se solucionó el incidente? Se verifica si el incidente fue solucionado. 20 Diligenciar la Solicitud de baja de bienes devolutivos y consumo con control administrativo área de servicios generales FT-GRF FT-GRF En caso que el incidente no tenga solución se procede a dar de baja el activo e iniciar el proceso de reemplazo o compra del mismo. 21 Actualizar y registrar mantenimiento en la Base de Datos de activos de información Base de datos de los En caso que el incidente se haya solucionado se procede a registrarlo en la base de datos.

6 GESTIÓN TECLÓGICA TECLÓGICA 8. Tiempos Mantenimiento preventivo 3 días 9. Políticas de Operación Informar por lo menos con un día hábil de anticipación a los usuarios del IDEP las fechas programadas para los mantenimientos preventivos para alistamiento del puesto de trabajo. En la ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo se debe cumplir con las políticas del sistema de gestión ambiental y seguridad industrial vigentes. El mantenimiento preventivo y correctivo no aplica para los equipos en garantía. En caso de que éstos presenten fallas. Una vez al año se realizará un informe final de monitoreo a presentar en el primer comité de la vigencia siguiente, en el que participe el sistemas de la oficina asesora de Planeación.. 29/09/201