CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA INTRODUCCIÓN.

Transcripción

1 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA INTRODUCCIÓN. En cumplimiento con lo dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Veracruz y sus Lineamientos para catalogar, clasificar y conservar y conservar los documento y la organización de archivo de acuerdo al capitulo II, de la organización de los archivos sección V que establece la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística. El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que enuncia el fondo, subfondos, secciones, series documentales y subseries que competen a las áreas que la conforman y norma la organización de los expedientes que ésta genera. El primer nivel de descripción es el fondo: SEV de la Secretaría de Educación en el Estado de Veracruz del que forma parte el Subfondo DGIC, Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz que hace referencia al nombre del organismo en donde se produce la información. De acuerdo a la complejidad que presenta la estructura orgánica de la Dirección General se han incorporado tres sesiones como tercer nivel de descripción, el primero identificado con clave JDIC, que agrupa los informes, labores y de autoevaluación del Instituto, así como las actas de Junta Directiva. El segundo identificado con la clave DIRIC, que agrupa a todas las direcciones que están bajo la dependencia directa de la Dirección General de este Instituto. El tercero identificado con clave DEPIC para todos los departamentos que están bajo la dependencia directa de la direcciones. En el tercer nivel de la descripción, denominada subsección, se ubica las jefaturas de proyecto y áreas que por la naturaleza de sus funciones generan documentación sustantiva de asuntos relacionados con el organismo. 1

2 El siguiente nivel de descripción es la SERIE, que son los documentos organizados de acuerdo a un sistema de archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad que tiene una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. La serie se denomina también SERIE DOCUMENTAL, que fue necesario subdividir en subseries para continuar el nivel de descripción. Para la elaboración del presente Cuadro General de Clasificación Archivística se optó por jerarquizar la documentación en base a la estructura orgánica autorizada para la Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, lo que nos permite tener grupos documentales únicos, distintos a los demás, con características propias y susceptibles de subdividirse en otros dependientes del mismo y que son las áreas cuyas funciones sustantivas han sido diseñadas para contribuir al desarrollo estatal municipal mediante la formación de personal calificado a nivel profesional técnico en el estado Además, el Cuadro General de Clasificación Archivística incluye las áreas que realizan funciones administrativas de apoyo encaminadas a Servicios Jurídicos o Contenciosos y el acceso a la información, para ella en el Cuadro General de Clasificación Archivística es obligación de las áreas integrar la información en un solo expediente de acuerdo a la serie o subserie que agrupe la documentación y evitar manejar recopiladores con la leyenda Correspondencia de entrada correspondencia de salida. RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: LIC. CARLOS MANUEL JULIAN GARCÍA RESPONSABLE DE ARCHIVOS 2

3 Sección: JDIC H. Junta Directiva del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado 1 H. Junta Directiva En esta serie se encuentra la documentación relativa a los informes de labores y autoevaluación del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, así como las actas, acuerdos generados en el desarrollo de las sesiones de la H. junta Directiva. 3

4 Sección: DIRIC Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado 1 Dirección General. En esta serie se encuentra la documentación de la gestión por parte de la Dirección General del con dependencias del gobierno federal y estatal, planteles y oficinas de la Dirección General que intervienen en los procesos de la administración pública para el manejo de la educación profesional técnica. 4

5 Sección: DIRIC Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado Subsección: DEPCSyC Departamento de Control Seguimiento y Calidad. 1 Quejas En esta serie se encuentra toda la documentación relativa a todos las quejas y sugerencias que llegan de los diferentes planteles a este Instituto de Capacitación para el trabajo del Estado 2 Sistema de Gestión de la Calidad Contiene la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección General y planteles, así como los registros que dan evidencia al proceso general de implantación, seguimiento y consolidación del sistema. Comité de la Calidad, cursos de la norma ISO9001:2008, así como documentación de la gestión administrativa desarrollada. 5

6 Sección: DIRIC Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado Subsección: DN Departamento Normativo 1 Juicios En esta serie se encuentra la documentación relativa a los juicios en los que es parte el Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado 2 Asesorías Jurídicas 4 Actas Administrativas de personal. En esta serie se encuentra la documentación relativa a las asesorías brindadas por el Departamento Normativo de asuntos jurídicos al personal adscrito a la Dirección General, así como la información publicada en la Gaceta Oficial enviada a las áreas relacionadas con dichos acuerdos. En esta se encuentra la documentación relativa a las actas administrativas y de hechos, así como las actas emitidas por el Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, en esta serie se encuentra la documentación relativa a las actas de sanción que surgen y se aplican cuando no es cumplida la normatividad, ya sea con intención, omisión o irresponsabilidad por parte del personal de este Instituto. 6

7 Sección: DAC Dirección Académica. 1 Selección de En esta serie se encuentra la prestadores de documentación relativa que debe servicios tener un prospecto a instructor, profesionales llevando acabo la valoración del perfil 2 Coordinación y seguimiento del proceso enseñanzaaprendizaje 3 Acreditación y Certificación de servicios escolares 4 Admisión, inscripción reinscripción 5 Certificación y titulación y a través de la Directora Académica. En esta serie se encuentra la documentación relativa a los programas de estudio, mapas curriculares de la oferta educativa del Instituto, perfil de egreso, guías pedagógicas, resultados de la evaluación curricular y de planeación académica. En esta serie se encuentra la información relativa a la acreditación y certificación de los capacitandos del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado En esta serie se encuentra la información relativa a la admisión, inscripción, reinscripción y trámites especiales de los alumnos inscritos en alguno de los planteles del Instituto. En esta serie se encuentra la información relativa a los procesos de certificación, titulación, registro de titulo y expedición de cédula profesional de los egresados de los planteles adscritos al Instituto. 7

8 Sección: DA Dirección Académica. Subsección: DNTCL Departamento de Normas Técnicas de Competencia Laboral 1 Servicios de En esta serie se encuentra toda la capacitación laboral. información respecto a los diferentes cursos y servicios en este rubro, que ofrece el Instituto a las empresas del 2 Evaluación de competencias laborales. sector privado, social y público. En esta serie se encuentra toda la información respecto a los diferentes servicios de evaluación y certificación en este rubro, que ofrece el Instituto a las empresas del sector privado, público y social. 8

9 Sección: DV Dirección de Vinculación. 1 Convenios En esta serie ser encuentran los expedientes de convenios respectivos a Dirección General y de las Unidades de Capacitación. (Conteniendo algunos documentos originales copias o fotocopias). 2 Reportes de Vinculación 3 Seguimiento de egresados. 4 Comité Técnico Consultivo de Vinculación. En esta serie se encuentran los expedientes de las Unidades de Capacitación, que contienen los reportes mensuales de las actividades y acciones de Vinculación realizadas con el Sector Productivo, Social y de Servicios, así como los cursos reportados por convenio. En esta serie se encuentra el expediente que contiene los Estudios de Seguimiento de Egresados de las Unidades de Capacitación. En esta serie se encuentra el expediente que contiene las actas de los comités técnico consultivo de Vinculación Regionales de las Unidades de Capacitación. 9

10 Sección: DIRIC Dirección Administrativa. Subsección DPyE Dirección de Planeación y Evaluación 1 En esta serie se encuentra Programa Operativo Anual. la documentación relativa al seguimiento del POA, en el cual se plasman las acciones sustantivas del, su seguimiento mediante los reportes mensuales y trimestrales, así como su evaluación a través de indicadores de gestión. 2 En esta serie se encuentra Presupuesto la documentación relativa al proyecto de presupuestos, avances presupuestales mensuales, reportes presupuestales mensuales, afectaciones por transferencias, así como los reportes de ingresos propios ejercidos; así como la gestión administrativa para el control presupuestal. 10

11 Sección: DIRIC Dirección Administrativa. Subsección: DRH Departamento de Recursos Humanos 1 Reporte de Incidencias En esta serie se encuentra la documentación relativa a las incidencias de los planteles y la Dirección General. 2 Nomina En esta serie encuentra la documentación relativa a los reportes que contienen la relación de cursos regulares validados por la Dirección Académica así como, los comprobantes de pago de dichas prestaciones a fin de elaborar la nomina del personal docente y Administrativo asegurando 3 Movimientos al IMSS Altas bajas modificación de salarios. el pago correcto y oportuno. En esta serie se encuentra la documentación relativa a las acciones realizadas para el correcto cálculo de los importes a enterar, tales como, cuotas al IMSS y aportaciones al INFONAVIT, a fin de cumplir con las disposiciones fiscales y administrativas vigentes. Así mismo se integran los movimientos de altas, bajas, modificación de salarios del personal adscrito. 11

12 4 Expedientes del personal En esta serie se encuentra la documentación relativa a las acciones a realizar para la contratación de personal de base y de confianza, así como de mandos medios de acuerdo a las disposiciones administrativas vigentes, así como la documentación que integra los expedientes del personal. 12

13 Sección: DIRIC Dirección Administrativa. Subsección: DRF Departamento de Recursos Financieros 1 Ingresos Propios En esta serie se encuentra la documentación relativa a todo el ejercicio del recurso, registros contables, conciliaciones bancarias, estados financieros realizados de manera mensual, trimestral y anual de todos los planteles, la información ejecutiva, así como la gestión administrativa que se realiza a los planteles y los que ellos generan como parte de esa gestión. 2 Bancos En esta serie se encuentra la documentación relativa a todo lo relacionado con trámites bancarios, conciliaciones bancarias de manera mensual, así como la gestión administrativa que realiza a los planteles y los que ellos general como parte de esa gestión. 3 Viáticos En esta serie se encuentra la documentación relativa a todo el cálculo de viáticos y control de los deudores diversos, así como la gestión administrativa que se realiza por parte de los usuarios de la Dirección General y los planteles y los que generan por parte de la Dirección como parte de esa gestión. 4 Estados Financieros En esta serie se encuentra la documentación relativa a todo el ejercicio del recurso, registros contables, conciliaciones bancarias, estados financieros realizados de manera mensual, trimestral y anual de todo el, la información Ejecutiva, así como la gestión administrativa que se realiza a los planteles y los que ellos general como parte de esa gestión. 13

14 Sección: DIRIC Dirección Administrativa Subsección: DRMySG Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1 Infraestructura Control y seguimiento de los trabajos de mantenimiento a la infraestructura física que lleva a cabo el colegio estatal, asimismo los trámites para la obtención de recursos adicionales para lo mismos fines anteriores y para la creación de nuevos planteles. 2 Adquisiciones En esta serie se encuentra la documentación relativa a las invitaciones, licitaciones, resultados, contratos facturas de acuerdo a lo establecido por la SEFIPLAN, contraloría General del Estado y la Contraloría Interna de la SEV. 3 Inventarios Se encuentra lo relacionado a los trabajos, seguimiento, control y destino final de los bienes del Instituto (activo fijo/ patrimonio) susceptibles de ser inventariados. 4 Contratos En esta serie se encuentra la documentación relativa a todos los contratos de arrendamientos que tiene el Instituto de Capacitación para el trabajo del Estado 14

15 Sección: DIRIC Dirección Administrativa. Subsección: OFIC Oficina de Tecnologías de la información. 1 Gobierno Asignación, resguardos, gestión, electrónico y solicitudes y justificaciones de compra Desarrollo de de todos los programas Sistemas administrativos y académicos para dar soporte automatizado a las actividades del Instituto. 2 Infraestructura y Indicaciones, envió de equipo, Soporte Técnico resguardos, solicitudes de compra o cotización, mantenimientos preventivos y correctivos, informes, referentes a todos los equipos informáticos, de comunicaciones y audiovisuales administrados por el área. 3 Coordinación de las actividades Solicitudes en diversos medios para atención de incidencias que tienen realizadas en que ver con los equipos y sistemas atención a usuarios informáticos de uso académico y de equipo administrativo en los plateles y la informático. Dirección General. 15

16 Sección: DIRIC Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado Subsección: UA Unidad de Acceso a la Información Pública. 1 Transparencia y En esta serie se encuentra la acceso a la documentación relativa a la Unidad de información Acceso y Solicitudes recibidas de información, recursos de revisión en trámite, actas, acuerdos del comité de información de acceso restringido y su seguimiento, así como la comunicación en informes enviados al IVAI generada a partir de nuestras obligaciones establecidas por la Ley 848. RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: LIC. CARLOS MANUEL JULIAN GARCÍA RESPONSABLE DE ARCHIVOS 16

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