MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

Transcripción

1 DE LA ABRIL DE 2005

2 2 Nombre del puesto: Identificación Jefe del Departamento de Recursos Humanos Nivel: 2 Jefe Inmediato: Subordinados inmediatos: Suple en caso de ausencia a: Director de Administración y Finanzas Responsable del área de nómina, Responsable del área de prestaciones, cuotas e impuestos y Responsable del área de capacitación y desarrollo del personal Es suplido en caso de ausencia por: Descripción general Coordinar actividades del departamento. Generar y articular formas de funcionamiento del departamento. Coordinar actividades con directores y responsables de área. Jefe del Departamento de Recursos Humanos Víctor Maldonado Herrera Asistente Flor Estela Espinosa Cruz Responsable del Área de Nómina Jorge Enrique Canul Hu Responsable del Área de Prestaciones, Cuotas e Impuestos Israel Cruz Rodríguez Responsable del Área de Capacitación y desarrollo del Personal Miguel Hugo Panting Treviño Responsable del Área de Información y Estadística Alinda Lara Canto Analista María del Carmen Ramírez González Perfil y requisitos

3 3 Académicos Poseer título profesional de licenciatura como mínimo Laborales Conocimiento de leyes vigentes tales como Impuesto sobre la Renta, Código Fiscal Federal, IMSS, INFONAVIT, Ley Federal del Trabajo, Impuestos Estatales, Ley de Nacionalidad, Ley General de Población Capacidades gerenciales Manejo de personal, liderazgo, toma de decisiones Capacidades técnicas Manejo de paquetería Microsoft Office, Windows, Internet Idiomas Español Otros Coordinar actividades del departamento. Revisa funciones y puestos. Generar y articular formas de funcionamiento del departamento. Hacer evaluación. Coordinar actividades con directores y responsables de área.

4 4 Funciones Operar institucionalmente los procesos de registro y control de las incidencias del personal administrativo y académico de la Universidad. Representar al Director de Administración en los procesos de selección, estímulo y promoción del personal administrativo y académico de la Universidad de conformidad con la normatividad vigente. Supervisión de pagos fiscales Llevar a cabo el trámite, registro y control de los nombramientos, licencias, bajas y demás movimientos de personal. Supervisar la elaboración de la nómina del personal de la Administración Central y de las Unidades Académicas. Supervisar los programas de capacitación del personal directivo y administrativo de la Administración Central. Integrar la información y operar el Sistema Automatizado de Administración de Personal. Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean expresamente encomendadas por sus superiores y que las leyes y reglamentos vigentes establezcan. Supervisión del Programa Anual de Capacitación del Personal Administrativo Supervisión de préstamos del fondo de ahorro Supervisión de Estadístico de incidencias del personal Bolsa de trabajo Supervisión de solicitud y entrega de Vales de despensa y otras prestaciones Brindar atención al personal de la Institución Firmas de Constancias Revisión de documentación que se recibe Elaboración o supervisión de informes, tanto internos como externos Supervisión de declaraciones anules Supervisión de la elaboración del Programa Anual de Capacitación del Personal Administrativo Archivar documentación Elaboración del presupuesto del capitulo 5100 Elaboración del presupuesto de gasto de operación del departamento

5 5 Nombre del puesto: Identificación Asistente Nivel: 5 Jefe Inmediato: Jefe del departamento de recursos humanos Subordinados inmediatos: Suple en caso de ausencia a: Es suplido en caso de ausencia por: Descripción general Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo de actividades propias de la función secretarial. (Archivo, taquimecanografía, organización de oficina, etc). Perfil y requisitos Académicos Poseer título profesional de bachillerato como mínimo Laborales Tener conocimiento en contabilidad, Auditoria, Archivonomía, Máquina de escribir, sumadora Capacidades gerenciales Capacidades técnicas Manejo de paquetería Microsoft Office, Windows, Internet Idiomas Español

6 6 Otros Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo de actividades propias de la función secretarial. (Archivo, taquimecanografía, organización de oficina, etc). Funciones Elaboración quincenal de solicitudes de egresos para pago de honorarios y becas del personal de los diferentes proyectos. Elaboración quincenal de solicitudes de egresos para pago de pensiones. Elaboración mensual de solicitudes de egresos para pago de los becarios de Promep. Recepción y archivo de los documentos para integración de los expedientes del personal de nuevo ingreso. Mantener al día los expedientes del personal, Administrativo y Docente. Recepción de los diferentes documentos que lleguen al área y turnarlos para su revisión al Jefe del Departamento. Turnar documentos revisados a quien corresponda para ser registrados (Días económicos, retardos, recontrataciones, altas de personal, incapacidades, comisiones, cálculos de impuestos, etc.). Atención de las llamadas telefónicas. Archivo de documentos a los expedientes correspondientes. Reparto de documentos a las diversas áreas. Apoyo en las actividades de los compañeros del área que así lo requieran. Elaboración esporádica de solicitudes de egresos para pago de facturas, apoyo de lentes, y cualquier pago de se suscite. Elaboración de constancias, cartas de recomendación etc, que solicite el personal docente y administrativo. Recepción de material de oficina que entregue el área de adquisiciones. Identificación

7 7 Nombre del puesto: Responsable del área de nómina Nivel: 3 Jefe Inmediato: Subordinados inmediatos: Jefe del departamento de recursos humanos Analista de nomina Suple en caso de ausencia a: Es suplido en caso de ausencia por: Analista de nomina Desarrollar la operación de procesos del área Genera información puntual. Coordina con jefes de departamento. Descripción general Ubicación en la estructura orgánica Responsable del área de Nómina Jorge Enrique Canul Hu Analista María del Carmen Ramírez González Perfil y requisitos

8 8 Académicos Poseer título profesional de licenciatura como mínimo Laborales Conocimiento de leyes vigentes tales como Impuesto sobre la Renta, IMSS, INFONAVIT, Ley Federal del Trabajo, Impuestos Estatales, Ley de Nacionalidad, Ley General de Población. Capacidades gerenciales Manejo de personal, liderazgo, toma de decisiones. Capacidades técnicas Manejo de paquetería Microsoft Office, Windows, Internet Idiomas Español Otros

9 9 Funciones Efectuar el pago del personal de la Universidad en tiempo y forma. Mantener actualizado el expediente de pago de cada un o de los trabajadores de la Universidad a través del sistema de computo de Recursos Humanos. Controlar todo lo relacionado con las deducciones y ajustes al sueldo, originando las transacciones de cancelación de cheques y preparar los informes inherentes a las funciones antes mencionadas. Elaborar y controlar los contratos y nombramientos del personal administrativo y docente, así como los convenios con becarios. Supervisar y revisar las solicitudes de egresos por concepto de pago de servicios personales y becas. Actualizar la base de datos electrónica. Actualizar la plantilla del personal Supervisar la correcta integración de expedientes personales. Elaborar los oficios de asignación de compensaciones. Calculo de impuestos del personal por honorarios. Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo y le sean expresado Brindar atención al personal de la Universidad. Aplicar incidencia en la nomina. Recepcionar documentación para la integración de Expedientes del Personal de la Universidad. Elaboración de contratos y convenios. Entrega de recibos de pagos. Alta del personal en la nomina. Actualizar la base da datos de las cuentas electrónicas. Actualizar la plantilla del personal. Calculo a del impuesto del personal por honorarios. Elaboración de la nomina.

10 10 Afectación el pago electrónico. Actualizar la base de datos de la nomina. Archivo de oficios de contrataciones Impresión de recibos de nominas. Pago del fondo de ahorro. Pago del aguinaldo, gratificaciones, prima vacacional. Elaboración de solicitudes de egresos. Elaboración de informes internos. Apoyo a los diversos departamentos en informes que requieren. Asistir en reuniones de trabajo. Identificación

11 11 Nombre del puesto: Analista de Nomina Nivel: 4 Jefe Inmediato: Responsable del Área de Nomina Subordinados inmediatos: Suple en caso de ausencia a: Es suplido en caso de ausencia por: Descripción general Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo de actividades propias de la función de analista. (Archivo, organización de oficina, etc.) Perfil y requisitos Académicos Poseer título profesional de bachillerato como mínimo. Laborales Capacidades gerenciales Conocimiento de leyes vigentes tales como, Ley Federal del Trabajo, Tener conocimiento en contabilidad, Auditoria, Manejo de Personal, Máquina de escribir, sumadora Capacidades técnicas Manejo de paquetería Microsoft Office, Windows, Internet Idiomas Español Otros

12 12 Funciones Elaborar y controlar los convenios con becarios. Elaborar las solicitudes de egresos y control de pagos Promep y programas especiales. Elaborar y controlar contratos del personal Administrativo y Docente. Elaborar y controlar los nombramientos del personal Administrativo y Docente. Recepción y archivo de los documentos para integración de los expedientes del personal de nuevo ingreso. Mantener al día los expedientes del personal, Administrativo y Docente. Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean expresamente encomendadas por sus superiores y que las leyes y reglamentos vigentes establezcan. Recepción de los diferentes documentos que lleguen al área. Atención de las llamadas telefónicas. Entrega de recibos de pagos. Archivo de documentos a los expedientes correspondientes. Reparto de documentos a las diversas áreas. Apoyo en las actividades de los compañeros del área que así lo requieran. Sacar copias diversas. Elaboración esporádica de solicitudes de egresos para pago de facturas, apoyo de lentes, y cualquier pago de se suscite. Recepción de material de oficina que entregue el área de adquisiciones. Apoyo a los diversos departamentos en informes que requieren Nombre del puesto: Identificación Responsable del Área de Prestaciones, Cuotas e

13 13 Nivel: 3 Impuestos Jefe Inmediato: Jefe del departamento de recursos humanos Subordinados inmediatos: Suple en caso de ausencia a: Es suplido en caso de ausencia por: Descripción general Desarrolla la operación de macro procesos de un área Genera información puntual. Coordina con jefes de departamento. Responsable del Área de prestaciones, Cuotas e Impuestos Israel Cruz Rodríguez Perfil y requisitos Académicos Poseer título profesional de licenciatura como mínimo

14 14 Laborales Capacidades gerenciales Conocimientos en manejo de determinación de salarios integrados para IMSS así como la presentación de los avisos en formato autorizado Conocimiento de cálculo de aportaciones al IMSS e INFONAVIT. Conocimiento de leyes vigentes tales como Impuesto sobre la Renta, Código Fiscal Federal, IMSS, INFONAVIT, Ley Federal del Trabajo, Impuestos Estatales, Ley de Nacionalidad, Ley General de Población. Manejo de personal, liderazgo, toma de decisiones. Capacidades técnicas Manejo de paquetería Microsoft Office, Windows, Internet Idiomas Español Otros

15 15 Funciones Verificar los salarios diarios integrados por algún concepto de pago Verificar los movimientos afiliatorios realizados por la Institución de los que tiene captado el IMSS Verificar importes de descuentos de FONACOT, Seguro de vida y de Vehículos Determinar y calcular el monto de las cuotas obrero patronales para IMSS e INFONAVIT Determinar el gasto patronal por persona de IMSS, SAR E INFONAVIT Calcular el Monto de Retención para Créditos INFONAVIT Preparar Oficios de Aclaración por la determinación de diferencias ante IMSS e INFONAVIT y en algunos casos recursos de inconformidad. Preparar Oficios de contestación de información solicitada por las autoridades judiciales. Solicitar el pago de las distintas obligaciones fiscales y no fiscales. (IMSS, SAR E INFONAVIT, FONACOT, Seguros) Respaldar información de las cuotas obrero patronales Presentar los movimientos ante el seguro social Tramitar tarjetas bancarias para el pago de las nóminas Archivar documentación generada. Brindar atención al personal docente y administrativo de manera personal Efectuar solicitudes de egresos Calcular el importe correspondiente al Pago de Aguinaldo, Prima Vacacional, Vacaciones, Ajuste de Calendario, Indemnizaciones por liquidación de personal, así como la determinación del impuesto correspondiente. Determinar los acumulados anuales de percepciones y deducciones del ejercicio inmediato anterior Entregar las constancias de percepciones y deducciones del ejercicio inmediato anterior Determinar el calculo anual del personal por sueldos y salarios y por honorarios Presentar las declaraciones informativas de pagos por honorarios asimilados a salario, sueldos y salarios.

16 16 Determinar el cálculo anual del índice de siniestralidad para efectos de terminar el nuevo factor de Riesgo de trabajo. Recoger ante el IMSS el o discos de la información mensual y bimestral que contiene las cédulas y en su caso de los movimientos afiliatorios. Determinar la nueva cuota del seguro colectivo para la aseguradora Hacer proyecciones anuales, semestrales, trimestrales de sueldos y salarios y por honorarios. Solicitud de cotizaciones para los seguros de vehículos del personal docente y administrativo. Elaboración de recibos de pago del estimulo al desempeño docente o algún otro que se requiera. Llenar formatos y recabar firmas del seguro colectivo para la designación de beneficiarios Llenar y recabar firmas de solicitudes de crédito FONACOT Llenar y recabar firmas de solicitudes de crédito INFONAVIT Ir de manera personal a las Oficinas del IMSS y al INFONAVIT para hacer aclaraciones de movimientos afiliatorios y por diferencias a las cuotas. Hacer el pago banco de manera personal cuotas y aportaciones al IMSS e INFONAVIT. Identificación Nombre del puesto: Responsable del área de capacitación y

17 17 Nivel: 3 desarrollo del personal Jefe Inmediato: Jefe del departamento de recursos humanos Subordinados inmediatos: Suple en caso de ausencia a: Es suplido en caso de ausencia por: Descripción general Desarrolla la operación de macro procesos de un área Genera información puntual. Coordina con jefes de departamento. Responsable del Área de Capacitación y desarrollo del Personal Miguel Hugo Panting Treviño Perfil y requisitos Académicos Poseer título profesional de licenciatura como mínimo

18 18 Laborales Conocimientos en capacitación, Manejo de Recursos Humanos, Reclutamiento y Selección de Personal, Contabilidad y Archivo. Capacidades gerenciales Manejo de personal, liderazgo, toma de decisiones. Capacidades técnicas Manejo de paquetería Microsoft Office, Windows, Internet Idiomas Español Otros

19 19 Funciones Elaboración del Programa Anual de Capacitación del Personal Administrativo. Control y préstamos del fondo de ahorro. Control Estadístico de incidencias del personal. Estímulo de puntualidad y asistencia del personal administrativo (Chetumal y Cozumel). Credencialización del personal docente y administrativo. Bolsa de trabajo. Entrega de Vales de despensa y otras prestaciones. Apoyo en el sistema de certificación de la Dirección de Admón. y Finanzas. Solicitudes de egreso. Fondo de ahorro. Tramite de solicitudes de préstamos. Diversas actividades de apoyo al departamento. Coordinación de 6 cursos de capacitación por año (tres meses durante el año, cada curso tiene una duración de 15 días). Trámite de préstamos al fondo de ahorro cada 15 días. Calificar el estímulo mensual de puntualidad y asistencia, durante 4 días, los fines de mes. Credencialización de personal una vez por mes. Apoyo en eventos para el personal (Día de la madre, día del maestro, día del niño, posada navidad, entre otros). Elaboración de Convocatorias para contratación del personal administrativo. Elaboración de documentación para cada proceso de selección. Aplicación de evaluaciones a aspirantes a puestos administrativos. Publicación de convocatorias. Nombre del puesto: Identificación Responsable del Área de Información y Estadística

20 20 Nivel: 3 Jefe Inmediato: Jefe del Departamento de Recursos Humanos Subordinados inmediatos: Suple en caso de ausencia a: Es suplido en caso de ausencia por: Descripción general Desarrolla la operación de macro procesos de un área Genera información puntual. Coordina con jefes de departamento. Ubicación en la estructura orgánica Responsable del Área de Información y Estadística Alinda Lara Canto Perfil y requisitos Académicos Poseer título profesional de licenciatura como mínimo.

21 21 Laborales Capacidades gerenciales Conocimientos en capacitación, Manejo de Recursos Humanos, Reclutamiento y Selección de Personal, Contabilidad y Archivo. Manejo de personal, liderazgo, toma de decisiones. Capacidades técnicas Manejo de paquetería Microsoft Office, Windows, Internet, Manejo de Lenguaje Date base, Pro lv,acces. Idiomas Español. Otros Funciones Brindar apoyo administrativo a través del desarrollo de actividades propias del departamento. Manejo y control estadístico de la plantilla de personal. Control y trámite de préstamos del fondo de ahorro institucional de los trabajadores. Control de incidencias del personal administrativo y docente. Control del Estimulo mensual de puntualidad y asistencia del personal administrativo de ambas unidades. Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo y apoyos que le sean expresamente encomendados por sus superiores. Trámites administrativos. Registro de incidencias (comisiones, días económicos, incapacidad y faltas). Archivo de documentos de su área. Captura de datos. Apoyo a los trabajos del jefe de departamento.

22 22 Realizar trabajos administrativos-contables, tales como elaboración de egresos y control presupuestal. Mantener un alto grado de discreción en el manejo de documentos e información del departamento. Generar Reportes Estadísticos. Proporcionar información al personal referente a sus asistencias. Apoyar en la simplificación de captura de información generada por el sistema de nomina para efectos de informes internos y externos. Apoyo en la elaboración del presupuesto anual. Calificar el estímulo mensual de puntualidad y asistencia. Apoyo en credencialización de Personal. Apoyo en eventos organizados por el departamento. Registrar los horarios del personal administrativo. Generar Reportes y Estadísticas que se soliciten al Departamento. Asistir a Reuniones de Trabajo.