4.7. Integración de Word y Excel

Transcripción

1 47 Inegración de Word y Excel 471 Combinar correspondencia Qué procedimieno seguiría para hacer las siguienes areas? Generar una cara de soliciud de permiso de los padres de familia para cada uno de sus alumnos Imprimir el respecivo sobre para cada cara Enviar una caja con una eiquea para cada uno de sus clienes Si esá pensando en ediar cada cara, eiquea o sobre, probablemene erminaría perdiendo la paciencia, cuando su grupo de alumnos, o los clienes de su agenda rebasen un número significaivo Por ejemplo, 50 alumnos en un mismo grupo Si a eso le agregamos que used aiende 2 o más grupos, o que en su librea de conacos de clienes used maneja varios cienos Para ese ipo de areas Word inegra una caracerísica denominada Combinar correspondencia que simplifica la generación de varias caras, sobres o eiqueas En la siguiene imagen se observa cómo rabaja la combinación de correspondencia para generar caras modelo Lo mismo sucede con sobres y eiqueas Nombre Dirección Código Posal Joel Paz Azaleas 45, Col Prados Luís Méndez Abasolo 120, Col Cenro Ana Ruiz Fleming 780, Col Progreso Base de daos Esimado: Ae Documeno principal Documenos combinados A Cara a Joel e A Cara a Luís e A Cara a Ana e

2 Para comprender el procedimieno es necesario dejar claro algunos concepos, y la forma en que se inegran para generar una combinación de correspondencia Esos elemenos se rabajan igual en caras modelo, eiqueas y sobres Base de daos Es la lisa que coniene la información de cada uno de los elemenos a combinar Por ejemplo: alumnos, clienes, ec Puede ener diferenes formaos Por ejemplo: Una abla en un documeno de Word o una lisa en una hoja de cálculo de Excel Debe ener encabezados y esar organizada en filas (regisros) y columnas (campos) Observe la siguiene base de daos: Nombre Dirección Código Posal Joel Paz Azaleas 45, Col Prados Luis Méndez Abasolo 120, Col Cenro Ana Ruiz Fleming 780, Col Progreso CAMPO: Represena una columna en la abla Cada campo coniene información de un solo ipo Por ejemplo el campo Nombre, coniene única y exclusivamene nombres La siguiene figura iene resalado el campo Nombre Campo Nombre Dirección Código Posal Joel Paz Azaleas 45, Col Prados Luis Méndez Abasolo 120, Col Cenro Ana Ruiz Fleming 780, Col Progreso REGISTRO Represena una fila o renglón en la abla Cada regisro coniene información de un solo individuo o eveno Por ejemplo el segundo regisro solamene coniene información correspondiene al individuo Luis Méndez Nombre Dirección Código Posal Joel Paz Azaleas 45, Col Prados Luis Méndez Abasolo 120, Col Cenro Ana Ruiz Fleming 780, Col Progreso Regisro DOCUMENTO PRINCIPAL Es el documeno, sobre o eiquea que uilizará como parón para generar caras modelo, sobres o eiqueas para correspondencia A coninuación se ven algunos ejemplos Dirección: Esimado: Remie: Desinaario: Ae

3 4711 Caras modelo Ahora que ya conoce odos los elemenos necesarios para crear caras modelo, comencemos con el procedimieno Abra el documeno principal que uilizará para crear sus caras modelo, si no lo iene, redácelo Debe dejar espacios en donde se colocarán los daos cambianes (campos combinados) Si uiliza una de las planillas para hacer caras de Word, ésas ya raen marcados los espacios donde se escribirán los daos de los desinaarios Acive la ficha Correspondencia De clic sobre el boón Iniciar combinación de correspondencia Seleccione el comando Paso a paso por el Asisene, para combinación de correspondencia A coninuación aparece el cuadro de diálogo Combinar correspondencia Seleccione el ipo de combinación que va a realizar En ese caso elija Caras En esa área irán apareciendo insrucciones y sugerencias para guiarlo a ravés del proceso De clic en Siguiene, una vez que haya seleccionado el ipo de combinación, para seguir con el procedimieno

4 Seleccione el documeno acual, para uilizarlo como el parón a parir del cual se van a generar las caras modelo De clic en Siguiene una vez que haya seleccionado una opción de documeno inicial

5 Seleccione uilizar una lisa exisene En ese caso uilizaremos el archivo Direccionesdoc que se ha generado previamene, con una base de daos de padres de familia De clic en Examinar para que se abra el cuadro de dialogo: Seleccionar archivos de origen de daos y seleccione el origen de los daos En ese cuadro de diálogo, busque el archivo que coniene la base de daos En ese caso seleccionaremos el archivo Direccionesdoc que coniene una lisa con los nombres y direcciones de los padres de familia Seleccione el archivo y pulse Acepar

6 A coninuación aparece el cuadro de diálogo Desinaarios de combinar correspondencia Si fuera necesario, desacive las casillas de las personas que desea excluir de su correspondencia Cuando ermine de clic sobre el boón Acepar Si ya eligió la base de daos, pulse Siguiene Colóquese en el lugar donde inserará la información denro de su documeno

7 Para agregar la información del desinaario, de clic en Más elemenos A coninuación parece el cuadro de diálogo Inserar campo de combinación Seleccione un campo de la base de daos y después de clic sobre el boón Inserar Observe como queda inserada la información, en forma de campo combinado

8 Repia los pasos 14, 15,16 y 17 para cada campo que desee inserar en el documeno principal Y observe como queda el documeno Si ya erminó de agregar campos, de clic en Siguiene Si desea ver la visa previa de cada cara modelo, de clic sobre los boones de avanzar y reroceder, que se encuenran a los lados del desinaario De clic en Siguiene para complear la combinación

9 Seleccione Ediar caras individuales, si desea personalizar cada cara modelo Si desea imprimirlas seleccione Imprimir Elija una opción para deerminar cuáles van a ser los regisros que se combinarán Observe las caras modelo en la visa preliminar de Word Una cara para cada regisro de la base de daos

10 472 Eiqueas posales Cuando va a eiquear el invenario de su negocio, una serie de cajas, mobiliario, libros, discos, cajones, muesras, ec y desea darle al eiqueado una presenación profesional o simplemene quiere esandarizar, o personalizar, ya no endrá que hacerlo a mano Word incluye una serie de opciones para imprimir una eiquea o varias eiqueas En la cual se conempla una amplia gama de formaos de planillas de eiqueas de diferenes modelos y amaños así como de los fabricanes más comunes en el mercado Si esas planillas no fueran suficienes used puede crear sus propias especificaciones para imprimir eiqueas Para crear eiqueas posales realice lo siguiene: Acive la ficha Correspondencia Denro del grupo Crear ubique el boón Sobres y eiqueas y de clic sobre él