LOS PLIEGOS QUE RIGEN

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1 EXPTE. 152/ ACLARACIONES A LOS PLIEGOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA PLATAFORMA DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DEL AYUNTAMIENTO DE MURCIA. Recibidas dentro del plazo establecido para ello en el Pliego Administrativo, solicitudes de aclaraciones a los Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares y Prescripciones Técnicas del contrato arriba citado, por parte de las empresas CONNECTIS CONSULTING SERVICES, S.A.U., GESTIÓN TRIBUTARIA TERRITORIAL, S.A.U. y ALFATEC SISTEMAS, S.L., por Decreto del Teniente de Alcalde delegado de Hacienda y Contratación de fecha 29 de julio de 2015 se ha acordado lo siguiente: PRIMERO.- Aclarar las cláusulas de los Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares y Prescripciones Técnicas que rigen en la contratación de los SERVICIOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LA PLATAFORMA DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DEL AYUNTAMIENTO DE MURCIA, cuya convocatoria se ha publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea nº 2015/S , en el Boletín Oficial del Estado Nº 166 de fecha 13 de julio de 2015 y en el Perfil del Contratante, en los siguientes términos: Aclaraciones al contenido de los Pliegos de Condiciones para la contratación de los SERVICIOS DE IMPLANTACIÓN DE LA PLATAFORMA DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA DEL AYUNTAMIENTO DE MURCIA" (Expte. 152/2015) Mercantil ALFATEC SISTEMAS, SL Preguntas Disponen de una implantación en su infraestructura o tienen acceso a los servicios proporcionados bajo infraestructura del Ministerio? Cuáles de sus firmas electrónicas actuales utilizan los servicios de firma, custodia y verificación de la 2. Firmadoc Está integrado o es independiente? 3. Alfresco Qué versión de Alfresco Community está desplegada? Provee servicios en producción? 4. Invesdoc Al ser el gestor documental base de SIGEM entendemos que este gestor documento no aloja servicios de producción sino que se encuentra en un estado de preproducción. Es correcto? En caso contrario, qué servicios de producción provee? 5. Notificaciones en papel Existe información más específica sobre los requerimientos de integración con esta plataforma aparte de poder consultar el estado de la notificación?

2 6. Portafirmas Qué relación tendrá el nuevo portafirmas corporativo con los sistemas de firma electrónica existentes? Coexistirán? Integración? 7. Mejoras Además de la mejora en la ampliación del periodo de mantenimiento, se valoran otras mejoras adicionales a lo exigido en el pliego de prescripciones técnicas?. Si esto es así, con qué puntación? Respuestas 1. El uso se hace a través de la infraestructura del Ministerio en el caso de la Agencia Municipal Tributaria, que en su oficina virtual utiliza los servicios de certificación electrónica proporcionados por esta plataforma. Otros sistemas de gestión utilizan sus propias APIs de firma. 2. Actualmente utiliza los servicios de validación de la Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica Valenciana (ACCV). 3. La versión de Alfresco Community es 4.0.b, instalada inicialmente para el anterior proyecto de la plataforma de administración electrónica, no estando actualmente en funcionamiento operativo. En producción sí se ha utilizado para la digitalización certificada de facturas. 4. Invesdoc se utiliza en la gestión documental de sistemas de información internos de este Ayuntamiento, en concreto: Gestión Tributaria - Pólizas de Basuras. Servicio de Estadística - Documentación Expedientes. (Registro, Expedientes); Hojas del Padrón Municipal de Habitantes y documentación anexa. Consejo Económico-Administrativo de Murcia - Documentación Expedientes. (Registro, Expedientes) Secretaría del Pleno - (Registro) Oficina Atención al Ciudadano - Archivo de Prensa 5. Durante la ejecución del proyecto se analizará la viabilidad de la integración con el sistema de gestión de notificaciones del Ayuntamiento de Murcia. 6. Se contempla su coexistencia, siendo preferible su integración. 7. Se valora sólo lo estipulado en el apartado 9 del Pliego de Cláusulas administrativas particulares Criterios para la valoración de las ofertas. Mercantil CONNECTIS GLOBAL SERVICES SAU Preguntas 1. Apartado 2, página 2: Epígrafe Gestor Documental Objeto: se indica que se dispone de los gestores documentales Alfresco e InvesDoc Para qué se utiliza actualmente cada uno de ellos? 1.2.Como parte del alcance del pliego se solicita la implantación de un gestor documental y un gestor de archivo (apartado 3.10). Qué papel

3 juegan entonces en el nuevo proyecto los gestores documentales de que ya dispone el Ayuntamiento? Se deben reutilizar para construir/evolucionar la solución de eadministración que se licita? 1.3. Cumple la actual implantación de alguno de estos gestores con las normas especificadas en el apartado 3.10, tales como la ISO, ISAD(G), MoReq2, OAIS, METS, PREMIS, etc En el caso en que se propusiese otra solución de gestión documental diferente a los gestores disponibles en el Ayuntamiento Sería alcance del proyecto realizar algún tipo de migración de la información almacenada actualmente a la nueva plataforma? 2. Apartado 2, página 2: Epígrafe Plataforma de firma digital Objeto: se indica que se utiliza la 2.1. Disponen de una plataforma federada para el Ayuntamiento o utilizan los servicios centrales del Ministerio de Hacienda? Objeto: se indica que se dispone de un sistema que implementa el circuito de firma digital de documentos contables, basado en la solución Firmadoc de Aytos Para qué se utiliza actualmente cada uno de ellos? 2.3.Como parte del alcance del pliego se solicita la implantación de un portafirmas (apartado 3.9). Se desea sustituir la funcionalidad actual implementada con Firmadoc por el portafirmas solicitado o deben convivir ambos, cada uno en su entorno funcional diferenciado? 2.4. Con qué tipo de soporte contaría el adjudicatario del contrato con respecto a la solución Firmadoc, en el caso en que fuese necesaria la integración con dicha solución o, eventualmente, la sustitución de la misma por el nuevo portafirmas? Se dispondría de algún tipo de soporte directo del fabricante? 3. Apartado 3.1, página 4: Objeto: se solicita que se lleve a cabo un proceso de migración de datos desde el actual registro de entrada/salida a la nueva aplicación Pueden indicarnos el volumen de registros que sería necesario migrar a la nueva plataforma? 3.2. La migración implicaría tanto los asientos de registro como los documentos electrónicos que se encuentren asociados? 4. Apartado 3.2, página 5: Objeto: inicialmente se indica que se dispone de una sede electrónica en preproducción y luego se indican un conjunto de requisitos que deben ser cubiertos por la sede electrónica. 4.1.En cuanto a la sede actual cuáles de los requisitos y funcionalidades solicitados en el proyecto son cubiertos por la dicha sede? Como por

4 ejemplo, plataforma Liferay, diseño responsive, multiidioma, modelado y publicación de formularios, consola de administración para formularios, interfaz de modelado gráfico, integración con la gestión de representantes. 4.2.Cuando se habla de que existen errores en la actual sede Se trata de errores técnicos o funcionales? Podrían poner algún ejemplo descriptivo de los errores existentes para permitirnos estimar los esfuerzos de su puesta en marcha? 4.3.En definitiva, Dada la experiencia y visión que tiene el Ayuntamiento de la plataforma actual, cuál es su preferencia, mantener la actual Sede Electrónica y evolucionarla, o bien construir una nueva? 5. Apartado 3.4, página 6: Objeto: se indica que se dispone de SIGM v2 como tramitador de expedientes. 5.1.Cuando se habla de que existen incidencias en la actual implantación que impiden su puesta en marcha Se trata de errores técnicos o funcionales? Podrían poner algún ejemplo descriptivo de los errores existentes para permitirnos estimar los esfuerzos de su puesta en marcha? 5.2.Con respecto a los procedimientos administrativos a implantar. Cuando se indica que el Ayuntamiento facilitará información sobre su definición y la documentación base, se quiere decir que la consultoría formal de cada uno de estos procedimientos será proporcionada por el Ayuntamiento y que el trabajo del adjudicatario consistirá únicamente en su análisis y adaptación a la plataforma electrónica? En ese caso, al inicio del proyecto, de cuántos de los 24 procedimientos solicitados se dispone ya de dicha consultoría finalizada y aprobada? 5.3.De igual forma, pero para los escenarios de incidencias que pueden acaecer en la tramitación electrónica de los procedimientos (abstención y recusación, nulidad de actuaciones, ampliaciones de plazos, otorgamientos de prórrogas, recursos administrativos, etc.) Disponen de la consultoría ya realizada sobre estos procedimientos especiales? Disponen de un catálogo completo de todos ellos? 5.4. Podrían proporcionar información sobre el catálogo, total o parcial, de procedimientos a implementar, en el caso de que ya existan procedimientos identificados? 6. Apartado 3.4, página 9: Objeto: Cuando se habla de definir perfiles de usuario y responsables por fases. 6.1.No entendemos completamente el alcance de este requisito Qué implicaciones tiene a nivel funcional, técnico u operativo el perfil responsable de una determinada fase? Podrían ampliar este punto?

5 7. Apartado 3.4, página 9: Objeto: cuando se indica que se permitirá la comunicación interna de documentos de un expediente entre departamentos Qué implicaciones funcionales u operativas tiene dicha comunicación? Es decir, para qué fines prácticos se desea esta funcionalidad 7.2. Se debe realizar por medio de la plataforma de tramitación? 8. Apartado 8.1, página 21: Objeto: En cuanto a la accesibilidad requerida para las páginas web. 8.1.Se solicita únicamente para las páginas web orientadas a la ciudadanía, o bien se deben cumplir los requisitos de accesibilidad también para la parte interna de gestión administrativa y/o administración. 8.2.En cuanto a los tiempos de respuesta, se solicita que se lleve a cabo una demostración del funcionamiento de los programas ofertados en el entorno solicitado. En qué fase del proyecto se llevaría a cabo esta demostración? Hay umbrales de referencia definidos para considerar la idoneidad que se solicita constatar? 9. Apartado 8.3, página 23: Objeto: En cuanto a la provisión de licencias por parte del adjudicatario 9.1.Se entiende que estas licencias únicamente implican a las necesarias en los entornos de servidor y en ningún caso a los entornos de usuario final Es correcto? 9.2.Se indica que se requieren entornos de pruebas (desarrollo/preproducción), estas necesidades (software, hardware) deben ser también contempladas, puesto que correrán a cargo del adjudicatario. Dado que junto al concepto de software también se menciona aquí el concepto hardware quiere estos decir que el Ayuntamiento no dispone de entornos de pruebas para el proyecto y que su coste de provisión y puesta en marcha debe correr a cargo del adjudicatario, o bien se trata de una errata al especificar el concepto de hardware? 1 Respuestas 1. Con respecto al Gestor documental: 1.1.Ver las respuestas a las preguntas nº 3 y 4 de Alfatec Sistemas SL. 1.2.La plataforma de administración electrónica que se licita debe incluir un módulo de Gestión Documental y Archivo que cumpla las especificaciones técnicas del Pliego. Los gestores documentales de los que ya dispone el Ayuntamiento se señalan en el apartado 2 como antecedentes que el proveedor tendrá que integrar con la plataforma propuesta y en algunos casos, actualizar. 1.3.La actual implantación se adecúa a algunos estándares ISO de gestión de documentos, al modelo de requisitos MoReq y a las normas internacionales de descripción archivística ISAD(G). La solución propuesta por los

6 licitadores debe asegurar el cumplimiento de las obligaciones normativas de las administraciones públicas y la adecuación a los estándares, todo ello en materia de gestión de documentos, descripción archivística, semántica y metadatos. 1.4.En el alcance del proyecto se estudiará la mejor solución para la integración y posible migración de la información almacenada en los gestores documentales disponibles actualmente en el Ayuntamiento. 2. Con respecto a la Plataforma de firma digital: 2.1.Ver la respuesta a la pregunta nº1 de Alfatec Sistemas SL. 2.2.Actualmente, con la solución Firmadoc de Aytos, se tramita la firma electrónica de decretos, relaciones contables, documentos contables de las fases de ejecución del presupuesto de gastos, facturas y materialización de pagos. 2.3.Ver la respuesta a la pregunta nº6 de Alfatec Sistemas SL. 2.4.El Ayuntamiento dispone de las licencias de uso de los servicios Web de SICALWIN y FIRMADOC. Si no se requiere ninguna consultoría especial para las integraciones que se puedan plantear en el desarrollo del proyecto, se utilizarán a través del Ayuntamiento los servicios de soporte a la utilización e incidencias de estos productos contratados con Aytos. 3. Con respecto a la migración de datos del registro de entrada/salida: 3.1.Se migrarán los registros de los últimos 5 años. En concreto, en la aplicación actual de Registro de Entrada/Salida, referido a los asientos registrales de los libros generales, con independencia de los asientos de los libros departamentales que se utilizan para las comunicaciones interiores y que en volumen son poco significativos, figuran los siguientes asientos: Año Registros Entrada Registros Salida (hasta /7/2015) 3.2.La migración es sólo de los asientos de registro pues no hay documentos electrónicos asociados hasta el momento. 4. Con respecto a la sede electrónica en preproducción: La sede electrónica actual no cumple muchos de los requisitos solicitados, necesita actualizarse y tiene errores técnicos que impidieron su puesta en marcha, por lo que es preferible la construcción de una nueva aprovechando la descripción funcional de la actual y de acuerdo a lo regulado en la Ordenanza de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Murcia. ( df).

7 5. Con respecto al tramitador de expedientes disponible: 5.1.El tramitador de expedientes actual SIGEM necesita o bien evolucionarse a una versión actualizada o sustituirse por la herramienta integrada en la plataforma de administración electrónica que se oferte y disponga de funcionalidades similares cumpliendo con los requisitos (apartado 3.4 del Pliego de Prescripciones Técnicas). 5.2.Se dispone de las fichas de contenidos de los procedimientos que se iban a implantar con información detallada de análisis de su flujo de tramitación, formularios de solicitud, perfiles de usuarios y firmantes. Estas fichas, si fueran de alguno de los 24 procedimientos solicitados, deben ser objeto de revisión y actualización de acuerdo a la nueva legislación. 5.3.No se dispone de una consultoría sobre procedimientos especiales de incidencias en la tramitación electrónica, salvo la información contenida en las fichas de contenidos mencionados que no obstante habrán de revisarse y actualizarse. 5.4.La selección e identificación de los procedimientos a implementar en la plataforma de administración electrónica se realizará en la ejecución del contrato, atendiendo entre otros a criterios de oportunidad, simplificación, modernización, impacto, complejidad y eficiencia. Para ello se podrán reutilizar los procedimientos estandarizados para las entidades locales que se oferten, que serán personalizados y adaptados para el Ayuntamiento de Murcia, preferiblemente y a título indicativo sobre las áreas de padrón de habitantes, servicios sociales, urbanismo, atención al ciudadano, sanciones, etc. 6. Cuando se habla de definir perfiles de usuario y responsables por fases: 6.1Habrá usuarios que serán tramitadores y otros firmantes, es decir, en cada fase de un procedimiento actuará el usuario según un perfil definido, y como tal será el responsable funcional de dicha fase, ya sea para gestionar los datos de un expediente, añadirle documentación, generar documentos y ponerlos a la firma de otro usuario. 7. Cuando se indica que se permitirá la comunicación interna de documentos de un expediente entre departamentos: 7.1.La solución ofertada ha de permitir la comunicación entre los servicios municipales durante la tramitación de un expediente dejando traza de la misma. 7.2.Sí, incluso para asuntos no relacionados con ningún expediente de los procedimientos implementados en el tramitador. Habría que desarrollar un procedimiento genérico de Comunicación interior. 8. En cuanto a la accesibilidad requerida para las páginas web: 8.1.El requisito es de aplicación para las páginas Web orientadas a los ciudadanos. 8.2.La demostración del funcionamiento de los programas ofertados en el entorno solicitado (ORACLE) se solicitará, si es necesario, durante la fase de valoración de la propuesta técnica de las ofertas. No hay definidos umbrales de referencia, se rechazarán aquellas ofertas cuyos tiempos de respuesta del sistema se consideraran inadecuados.

8 9. En cuanto a la provisión de licencias por parte del usuario: 9.1.Principalmente se refiere a las licencias necesarias para los servidores, salvo que en los puestos clientes se precise de alguna herramienta adicional. En este sentido, en el Pliego de Prescripciones Técnicas se indica que: o El licitador incluirá los productos necesarios para efectuar la comunicación de los clientes con el SGBDC. (apartado 8.1) o La empresa adjudicataria deberá aportar todo el software necesario para el correcto funcionamiento de la solución propuesta, tanto en los puestos cliente como en los servidores. Por tanto, en caso de que la plataforma de administración electrónica no esté basada en su totalidad en componentes de software libre y estándares abiertos, la adquisición de licencias software, así como su mantenimiento/soporte durante la vigencia del contrato, deben ser asumidas por dicha empresa e incluidas en su oferta. Las licencias quedarán siempre registradas a nombre del Ayuntamiento de Murcia. (apartado 8.3) 9.2.En los requisitos de hardware se dice explícitamente que si la solución ofertada requiere de instalación en servidor, se realizará sobre servidores municipales. En concreto se realizará en máquinas virtuales corriendo sobre servidores tipo blade de los que se indican las características. Mercantil GESTION TRIBUTARIA TERRITORIAL S.A.U. Pregunta Que en virtud de lo establecido en la Cláusula 24 del PCAP, esta mercantil solicita información adicional respecto del Apartado 3.4 Tramitación de expedientes del Pliego de Prescripciones Técnicas, teniendo en cuenta que en dicho apartado se dispone lo siguiente: Sobre la plataforma de administración electrónica implantada será necesario modelar e implementar al menos 24 procedimientos de complejidad heterogénea para los que se tendrán que analizar y adaptar a partir de la documentación existente que se facilitará sobre su definición, más adelante se describen las especificaciones del modelador de procedimientos. En este sentido, y a fin de poder presentar una propuesta conforme a lo requerido estrictamente en el Pliego de Condiciones, sería necesario disponer de la mayor información posible sobre el detalle de estos 24 procedimientos de complejidad heterogénea que deberán modelarse e implementarse en el ámbito del contrato. Respuesta Para la determinación de los 24 procedimientos a seleccionar, modelar e implementar en la ejecución del proyecto se han calificado los procedimientos teóricos en función de su diferente complejidad, teniendo en cuenta las fases de tramitación, el número de módulos y de plantillas. Se ha realizado la hipótesis de que 12 de los procedimientos sean de baja complejidad, 8 de complejidad media y 4 más difíciles.

9 SEGUNDO.- Publicar la presente aclaración en el Perfil del Contratante. TERCERO.- Dar cuenta de la presente resolución a la Junta de Gobierno en la primera sesión que dicho órgano celebre.