FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LAS SERIES DOCUMENTALES

Transcripción

1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LAS SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes administrativos y económicos del Personal de Administración y Servicios (PAS) y Personal Docente e Investigador (PDI). 2. Unidad productora Dirección de Servicios de Recursos Humanos y Organización. - Sección de Retribuciones y Seguridad Social. - Sección PAS. - Sección PDI. 3. Objeto de la gestión administrativa Gestión de todos los asuntos de carácter administrativo y económico del personal de la Universidad Carlos III (PAS y PDI), formalizados en los documentos relativos a la vida económica-administrativa de cada individuo, incluida la Seguridad Social. 4. Años que abarca la serie Tipo de soporte Papel. Electrónico: existe base de datos en Excel para los datos relativos a Seguridad Social y una aplicación informática de Nómina y Seguridad Social (HOMINIS). 6. Volumen de la serie XX metros lineales en todo el periodo. 7. Documentos que integran la serie Impreso de recogida de datos para la nómina. Fotocopia DNI, cartilla de la Seguridad Social y cartilla del banco. Comunicación de recogida de nuevos datos para la nómina. Copia del modelo de impreso facilitado por la Agencia Tributaria. Datos bancarios. Copia de los contratos: - Alta - Baja - Prórroga

2 Formulario de cambio de denominación y / o nivel del puesto de trabajo. Hoja de servicios. Copia de trienios. Copia de méritos. Solicitud para la distribución del tope de cotización por pluriempleo. Notificación a Tesorería General de la Seguridad Social sobre bajas y prórrogas. (Copia) Altas y bajas por enfermedad (MUFACE). Resolución del INSS con relación a baja por maternidad. Notificación y remisión de la liquidación económica como consecuencia de extinción de contrato. Propuesta de Liquidación. Liquidación económica. 8. Ordenación Alfabética por apellidos del personal. 9. Legislación Ley 2/1991, de 7 de enero, sobre derecho de información de los representantes de los trabajadores en materia de contratación. Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. R.D. 2104/1984, de 21 de noviembre, por el que se regulan diversos contratos de trabajo de duración determinada y el contrato de trabajadores fijos discontinuos. Ley 50/1998, de 30 de diciembre, de la Seguridad Social. Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria. Ley de Funcionarios civiles del Estado, aprobada por Decreto 315/1964, de 7 de febrero. Ley General del Estado. Documento interno del Servicio de Recursos Humanos y Organización para altas y bajas del personal. Convenios internos de la Universidad Carlos III. Estatutos de la Universidad Carlos III, aprobados por Decreto 197/1995 de 13 de julio de la Comunidad Autónoma de Madrid. 10. Procedimiento administrativo Cuando una persona se incorpora como trabajador a la Universidad, se abre un expediente administrativo donde se incluyen todos los documentos que se generan a lo largo de su permanencia en la Universidad como trabajador, así como los documentos de carácter económico que llegan a la Sección de Retribuciones y Seguridad Social, para formalizar todos los asuntos relativos a su situación económica y de Seguridad Social. 11. Ubicación de la serie Dirección de Servicios de Recursos Humanos y Organización. - Sección de Retribuciones y Seguridad Social. - Sección PAS. - Sección PDI. 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de Nóminas. Expedientes de contabilización y gestión de ingresos y gastos.

3 Libro de matrícula. Expedientes de pluriempleo de Personal Docente Asociado. 13. Documentos recapitulativos 14. Documentos duplicados Documentos contables (Servicio de Gestión Económica). 15. Propuesta de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: 2 años naturales. Valor administrativo-fiscal: 7 años documentos de carácter económico. 50 años documentos de carácter personal. Valor histórico: al cabo de 50 años, ver qué documentos merece conservar del expediente y en qué condiciones se hace el muestreo (aleatorio, 1 expediente por tipo PAS, PDI, etc. cada 20, etc.) 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios Libre X Restringido. Al interesado y al personal del Servicio de RRHH y Organziación 17. Propuesta de resolución Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial 18. Observaciones B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión Valor administrativo Valor histórico 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre Restringido (número de años) 21. Resolución de disposición final

4 Eliminación Muestreo Conservación permanente Conservación parcial 22. Observaciones C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 24. Sesión 25. Asistentes 26. Fecha del dictamen de la Comisión 27. Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente administrativo del órgano competente

5 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones

6 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Serie: Expedientes económicos del Personal de Administración y Servicios (PAS) y Personal Docente e Investigador (PDI)

7 ÍNDICE Impreso de recogida de datos para la nómina Fotocopia DNI, de la cartilla de la Seguridad Social y cartilla del banco Comunicación de recogida de nuevos datos para la nómina Copia del modelo del impreso de la Agencia Tributaria Copia de los contratos Formulario de cambio de denominación y / o nivel del puesto de trabajo Hoja de servicios Baja por enfermedad (MUFACE) Notificación y remisión de la liquidación económica Propuesta de liquidación económica