Ficha Informativa de Proyecto 2016

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1 MCE - Ministerio de Comercio Exterior Coordinación General de Planificación Dirección de Información, Seguimiento y Ficha Informativa de Proyecto 2016 PROYECTO: I003 Automatización de las herramientas utilizadas para el seguimiento y evaluación de la planificación operativa institucional Líder del Proyecto: Cumba Aquino, Galo Aníbal (galo.cumba@comercioexterior.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Ricaurte Peñafiel, Sofia Aracelly Programas Relacionados: Titular: Leon Bautista, Diana Gabriela Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Tecnología Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 01/02/ /07/2016 Fecha de última actualización: 02/05/2016 Fecha de Fin Base: 29/07/2016 Modificado por: Cumba Aquino, Galo Aníbal Fecha del siguiente Hito: 09/05/2016 DATOS GENERALES Descripción OBJETIVO: Proveer al Ministerio de Comercio Exterior (MCE) de una herramienta de control y consulta, que facilite los procesos de Planificación Operativa Institucional, en el marco de la gestión de Seguimiento y ; y genere elementos técnicos e información oportuna de calidad para la toma de decisiones, con enfoque de continua actualización/proyección sobre el registro/estimación del cumplimiento de las metas y objetivos (re) planteados. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1.Diseñar, implementar, y administrar un Sistema de Control de la Planificación Operativa Institucional (SCPOI), en el marco de una Metodología de Seguimiento y de Resultados (MSE). 2.Proveer al MCE de un Modelo de Datos para el Control de la Planificación Institucional (MDC), lo cual implica contar con una arquitectura de aplicaciones para el análisis y uso de los datos generados/disponibles en la institución; que automatice los principales procesos asociados a la función de asesoramiento en materia de Planificación Operativa y Gestión de Proyectos. Beneficios Cualitativos Al culminar el proyecto, el MCE contará con un Modelo de Datos que almacenará la información institucional en una base de datos relacional, manipulada a través de una arquitectura de aplicaciones desarrollada sobre la suite ofimática de Microsoft Office; y que permitirá al usuario, el manejo dinámico de la data mediante el uso de dashboards. La DISE, al finalizar el proyecto, obtendrá el nivel de avance con periodicidad mensual (seguimiento) y el nivel de desempeño con periodicidad trimestral (evaluación); de la gestión efectuada sobre la Planificación Institucional en función de cuatro ejes: Cumplimiento de Indicadores GPR, Gestión de Proyectos GPR, Cumplimiento de Actividades POA, y Ejecución Presupuestaria; permitiéndose la determinación de un resultado agrupado institucional (o desagregación inferior), en función de los diversos criterios considerados. Tipo de Beneficiario Cliente Interno-Ministerio de Comercio Exterior. Restricciones TIEMPO: 5 meses COSTOS: Sin asignación presupuestaria. RECURSOS: - Personal asignado a la operatividad de la gestión recurrente de la unidad. - Elevada participación de desarrollo artesanal de los elementos del modelo. - Desarrollo estricto sobre la plataforma office. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO 03/05/2016 3:17 PM GPR 1/6

2 % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % Fecha de Inicio: 01/02/2016 Fecha de Fin: 29/07/2016 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 0 % 10 % 32 % 63 % 78 % 100 % real acumulado % 10 % 32 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) ABRIL 2016: Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última actualización 1.- Se elaboró la Hoja de Ruta (Documento Project, formato mpp), a fin de dar seguimiento a las actividades operativas que contempla el proyecto. (HITO No. 3, CUMPLIDO) Cumba Aquino, Galo Aníbal 02/05/ :20 PM 2.- Se ha dado inicio a la etapa de Producción del Sistema de Herramientas en el marco de la formulación y de la estructura del modelo general, definidos en la nueva Metodología de Seguimiento y de Resultados (MSE), (HITO No. 4, CUMPLIDO); alcanzado los siguientes avances: a) Determinación del grupo preliminar de codificaciones aplicables sobre la interfaz, a través de la definición de listas maestras-catálogos asociados con la estructura programática de e-sigef, y la estructura de las herramientas POA y PAI. b) Definición del esquema funcional de conexión de la data de ejecución presupuestaria del sistema e-sigef con la base de datos, la información es descargada (obtenida) mediante archivos csv. c) Descripción funcional preliminar de la interfaz de usuario de la aplicación web. MARZO 2016: 1.- Se elaboró y fue suscrita el Acta de Constitución del Proyecto, al culminar el proyecto el Ministerio contará con un Modelo de Datos que almacenará la información institucional en una base de datos relacional, manipulada a través de una arquitectura de aplicaciones desarrollada sobre la suite ofimática de Microsoft Office; el modelo permitirá al usuario el manejo dinámico de la data mediante el uso de Dashboards. (HITO No. 1, CUMPLIDO) 2.- Se elaboró y fue suscrito el Informe de determinación del Alcance del Proyecto, en el marco de las conclusiones derivadas del análisis de la normativa interna vigente, y su respectiva aplicación en el ejercicio 2015; identificándose los principales puntos de atención (mejora), y los entregables específicos. (HITO No. 2, CUMPLIDO) Cumba Aquino, Galo Aníbal 05/04/ :49 PM RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo Fecha de última actualización 5- PROYECTO. * General. 14/04/2016 Galo Aníbal Cumba Aquino Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 50 % /1 03/05/2016 3:17 PM GPR 2/6

3 RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo Falencia de asignación de recurso humano y tecnológico CAUSARÍA retraso en el cumplimiento del cronograma. Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1 Fecha de última actualización Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales LOCALIDADES Localidad de Impacto No hay información disponible HITOS 1 DEFINICIÓN: Acta de Constitución elaborada 2 DEFINICIÓN: Alcance del proyecto revisado 3 PLANEACIÓN: Hoja de Ruta elaborada 4 EJECUCIÓN: Producción del Sistema de Herramientas iniciada 5 EJECUCIÓN: Análisis y Parametrización del Sistema de Herramientas terminados 6 EJECUCIÓN: Pruebas funcionales con unidades relacionadas realizadas 7 EJECUCIÓN: Corrección de observaciones presentadas en pruebas implementadas subsanadas 8 EJECUCIÓN: Diseño del sistema de herramientas finalizado 9 EJECUCIÓN: Aplicaciones técnicas dentro de la (s) plataforma (s) informática (s) terminadas 10 EJECUCIÓN: Proceso de socialización y capacitación a los usuarios de las unidades de la Coordinación General de Planificación terminado 11 CIERRE: Informe final elaborado 12 CIERRE: Acta de cierre del proyecto elaborada y firmada Hito Categoría Fecha Comprometida Fecha Estimada Fecha Real A tiempo Hito Cumplido Físico 4-Inicio de Trabajo 18/03/ /03/2016 Sí Inicio de Trabajo 28/03/ /03/2016 Sí Entregables Formales 6-Acta de Entrega- Recepción Definitiva 12/04/ /04/2016 Sí /04/ /04/2016 Sí /05/ /05/2016 No /05/ /05/2016 No /06/ /06/2016 No /06/ /06/2016 No /07/ /07/2016 No /07/ /07/2016 No /07/ /07/2016 No /07/ /07/2016 No /05/2016 3:17 PM GPR 3/6

4 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período Fecha de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 03/05/2016 3:17 PM GPR 4/6

5 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 1.00 Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2016 Años Previos Año Actual (2016) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2016) 0.00 Programado a Devengar Ppto Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2016 Mes Presupuesto Mensual 2016 Acumulado Estado Anual Ene Feb /05/2016 3:17 PM GPR 5/6

6 Mes Presupuesto Mensual 2016 Acumulado Estado Anual Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total 0.00 OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1 Incrementar la eficiencia en el seguimiento, control y evaluación de la gestión institucional MEDIANTE el desarrollo e implementación de una metodología técnica para el monitoreo, la utilización de plataformas informáticas para visualizar el avance de metas, levantamiento de informes y reportes estadísticos integrales. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 1 ASOCIACIÓN HITO 1 - DEFINICIÓN Acta de Constitución del Proyecto 2 ASOCIACIÓN HITO 2 - DEFINICIÓN: Alcance del proyecto revisado 3 ASOCIACIÓN HITO 3 - PLANEACIÓN: Hoja de Ruta elaborada A1.pdf 21/03/2016 A2.pdf 29/03/2016 A3.zip 15/04/2016 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Cumba Aquino, Galo Aníbal Leon Bautista, Diana Gabriela López López, Gabriela María Mosquera Zúñiga, Cinthia Etelvina Ricaurte Peñafiel, Sofia Aracelly Villavicencio Villavicencio, Nancy Paola Líder del Proyecto Titular Analista de Seguimiento y Analista de Seguimiento y Patrocinador Ejecutivo Analista de Seguimiento y Analista de de la Dirección de Seguimiento y Analista de Información, Seguimiento y Analista de la Dirección de Seguimiento y Coordinadora General de Planificación Analista de Información Seguimiento y galo.cumba@comercioext erior.gob.ec diana.leon@comercioext erior.gob.ec gabriela.lopez@comerci oexterior.gob.ec cinthia.mosquera@comer cioexterior.gob.ec sofia.ricaurte@comerci oexterior.gob.ec nancy.villavicencio@co mercioexterior.gob.ec 03/05/2016 3:17 PM GPR 6/6