PROCEDIMIENTO PARA LA EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP), ASIGNACIÓN DE COMPROMISOS (RP), CAUSACIÓN Y PAGO DE CUENTA.

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 6 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Presupuestal de la Universidad del Atlántico, garantizando eficiencia y eficacia en el trámite de una cuenta y en el manejo de los recursos financieros de la institución. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos administrativos - financieros susceptibles de adquisición de bienes y/o servicios de la Universidad del Atlántico y abarca desde la solicitud de un certificado de Disponibilidad Presupuestal, hasta la elaboración del Registro presupuestal. 3. RESPONSABLES 3.1. PERSONAL SOLICITANTE DE LA UNIVERSIDAD: Es todo personal que atendiendo a una necesidad ya sea de adquisición de bien, suministro o servicio le corresponde solicitar diligenciando conforme a la información requerida, el formato de solicitud para Disponibilidad Presupuestal y enviarlo a oficina de para su posterior tratamiento ORDENADOR DEL GASTO RECTOR (A): Es la persona facultada para ordenar el gasto de las solicitudes presentadas por una dependencia, mediante la persona autorizada VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO: Responsable de colocar Visto Bueno a las solicitudes que tiene ordenación del gasto, verificando que exista disponibilidad presupuestal y recursos de tesorería, para el compromiso en la ejecución de los proyectos presentados por cada dependencia, mediante la solicitud de la persona autorizada JEFE DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN FINANCIERA: Es la persona encargada de revisar y aprobar la elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Registro Presupuestal (RP) PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE GESTIÓN FINANCIERA. Se encarga de operacionalizar las actividades de presupuesto: ejecución presupuestal, liquidación del presupuesto y asistir al jefe del Departamento de cuando este le delegue TÉCNICO ADMINISTRATIVO DE GESTIÓN FINANCIERA: Es el responsable de recibir la solicitud con ordenación del gasto y el visto bueno de la Vicerrectoría Administrativa y, elabora el Certificado de Disponibilidad Presupuestal verificando la disponibilidad de recursos en el rubro y envía el CDP y RP firmado a la dependencia solicitante para realizar el siguiente trámite. Revisado por: Ángel Britton Howard Cargo: Representante de la Dirección Firma: Aprobado por: Freddy Díaz Mendoza Cargo: Vicerrector Administrativo y Financiero Firma: Fecha: Noviembre 25 de 2009 Fecha: Noviembre 25 de 2009

2 PÁGINA: 2 DE SECRETARIA: Es la responsable de recibir las solicitudes de ordenación del gasto con el visto bueno del Vicerrector Administrativo y Financiero y remitirlas al jefe del Departamento de. 4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Es el documento que expide el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, con el fin de garantizar apropiación disponible para atender los gastos. COMPROMISO: Son los actos realizados en desarrollo de la capacidad de contratar y comprometer el presupuesto, mediante contratos, ordenes de prestación de Servicios y de compra y actos administrativos de ordenación de gastos. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO: Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que solo se utilizará para ese fin. Con este Acto se perfecciona el compromiso. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Son actos administrativos que permiten adecuar las apropiaciones al requerimiento real para atender las necesidades y compromisos de la entidad. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: El presupuesto debe empezar a ejecutarse una vez se reciba la Resolución de liquidación, previa aprobación del Consejo Superior. Las solicitudes de disponibilidad presupuestal que no sean ordenada por el representante legal de la institución y no tengan visto bueno del Vicerrector Administrativo y Financiero, no podrán ejecutarse. El Departamento de solo debe expedir CDP y comprometer presupuestalmente las solicitudes cuyos documentos cumplan con los requisitos presupuestales, fiscales, administrativos y con la normatividad vigente aplicable. Los documentos requeridos para comprometer el presupuesto son: carta del solicitante con la ordenación del gasto del representante legal de la institución y el visto bueno del Vicerrector Administrativo y Financiero, contratos, nóminas, cuadro de liquidación de viáticos, órdenes de compra, facturas de servicios públicos, cuenta de cobro de cuota de auditaje de la contraloría, cuenta de cobro de crédito IDEA, gastos financieros (comisión e IVA), resoluciones y convenios. Es responsabilidad del Vicerrector Administrativo y Financiero y del Jefe del Departamento de, velar porque no se legalicen hechos cumplidos.

3 PÁGINA: 3 DE 6 Verificar la disponibilidad de recursos presupuestales, antes de elaborar un Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). La solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal CDP debe contener los siguientes datos: Fecha de elaboración. Beneficiario (Persona jurídica o natural). Identificación (Nit, Cédula de Ciudadanía, Cédula de Extranjería, entre otros). Dependencia solicitante. Unidad ejecutora. Objeto del gasto. Valor del bien o servicio prestado. Firma del Ordenador del Gasto. Visto Bueno del Ordenador del gasto. Para la operatividad de este procedimiento el Universitario de la Oficina que corresponda la función de verificar los contratos autorizados, debe velar por que contengan de forma completa los siguientes requisitos: Firma de las partes Objeto Valor Forma de pago Duración Número de Identificación del contrato y de las partes. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción Responsables Solicitar la ordenación del gasto. Nota: En el caso de los apoyos económicos y cursos de extensión, estos deben contar con el aval de las Vicerrectorías según el caso, previo a la ordenación del gasto. Autorizar o negar la solicitud de ordenación del gasto. Si: se remite a la Vicerrectoría Administrativa y No: se informa y se archiva. Analizar la ordenación del gasto, dar instrucciones según el caso y enviar a: Departamento de para elaborar el CDP o al Departamento de de Bienes y Suministros para cotizar. Dependencia solicitante Ordenador del Gasto Vicerrector Administrativo y Financiero Documento/ Registros Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

4 PÁGINA: 4 DE 6 No. Descripción Responsables 4 Recibir la solicitud de elaboración de CDP y verificar que contenga toda la información requerida. Si: Ir a Actividad 6. No: Pasar a Actividad 5. 5 Requerir información faltante Verificar si existe disponibilidad presupuestal Si: Ir a Actividad 8. No: Paso a Actividad 7. Realizar las modificaciones al presupuesto según la normatividad vigente o devolver al solicitante. Elaborar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Registro Presupuestal (RP) para algunos casos (viáticos, nóminas, servicios públicos, apoyos económicos). Enviar el CDP y el RP al Jefe del Departamento de para su revisión y firma. requiere documentación adicional Si: ir a la actividad 10 No: pasa a contabilidad (fin) Se remite a la oficina pertinente para: de Bienes y Suministros: orden de compra, Oficina Jurídica: contrato u OPS Dpto. G. Talento Humano: resolución Dpto. de Extensión: resolución de avance. Recibir de la dependencia el documento de acuerdo a su naturaleza con los anexos necesarios. Elaborar y firmar el Registro Presupuestal previo recibido de la orden de compra, resolución, contrato u OPS. Revisar y verificar los soportes de tal manera que cumplan los requisitos preestablecidos por cada cuenta. Si: Ir a Actividad 15. No: Paso a Actividad 14. y Universitario Técnico Administrativo Técnico Administrativo del Dpto. de Secretaria Secretaria Jefe del y profesional del Dpto. de Contabilidad Documento/ Registros Oficio Devolución no conforme Proyecto de Resolución de Traslado/ Memorando de Devolución de Cuenta Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) firmado Registro Presupuestal firmado Oficio De Devolución no conforme

5 PÁGINA: 5 DE 6 No. Descripción Responsables Devolver la documentación a la dependencia correspondiente mediante oficio para su corrección e iniciar nuevamente el procedimiento. Volver a la Actividad 13. Causar las cuentas correspondientes en el Sistema de e imprimir dos copias (una para archivo y otra para tesorería). Aprobar el Comprobante de Causación contable y enviar a. Revisar la fuente de los recursos y su fondo en bancos. Si: va a la actividad 18 No: Esperar disponibilidad de recursos. Elaborar Carta de Instrucción a nombre del beneficiario con las especificaciones que correspondan. Dar visto bueno a la carta de instrucción y remitir a Rectoría para firma. Autorizar el pago mediante la firma de la Carta de Instrucción y devolver a. Enviar a la Fiducia carta de instrucción con los soportes respectivos y esperar su revisión para conocer el concepto del estado de la cuenta. Si: Ir a Actividad 23. No: Paso a Actividad 22. Consultar causal de rechazo de CI y soportes documentales para efectuar corrección correspondiente. Pagar al Beneficiario en la modalidad especificada previamente en CI. 24 Recibir el aplicado del pago. Contabilidad Contabilidad Universitario (Contador) Universitario de Vicerrector Administrativo y Financiero Ordenador del Gasto PROFESIONAL UNIVERSITARIO O TÉCNICO DE TESORERÍA FIDUCIAS Documento/ Registros Oficio De Devolución no Conforme Comprobante de Causación Carta de Instrucción Documento aplicado 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Constitución Política de Colombia Ley 30 de 1992: por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior

6 PÁGINA: 6 DE 6 Estatuto General de la Universidad del Atlántico. Estatuto Presupuestal 8. REGISTROS Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Certificado de Disponibilidad Presupuestal Proyecto de Resolución de Traslado. Memorando de devolución de cuenta. Solicitud de Registro Presupuestal. Registro Presupuestal (RP).. 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 del 2009 Freddy Díaz Mendoza - Leisdiana Alguero Jiménez - Kenia Zabala VERSION ORIGINAL