CURSO INSTALACION E IMPLEMENTACION ALOJA SOFTWARE HOTEL MODULO 01: Instalación- Datos Generales- Datos Particulares [1]

Transcripción

1 MODULO 01: Instalación- Datos Generales- Datos Particulares [1] Concepto global del software El software le permite llevar toda la administración de su hotel. Los usuarios utilizarán en mayor medida las pantallas de Front Desk y Planning, Front Desk es una fotografía del estado actual de las habitaciones del hotel, ocupación, reservas, salidas y entradas que se producen en el día. El planning es la ocupación y reservas a través del tiempo, pasado, presente y fututo en su pantalla. Llevará además todas las cuentas de las habitaciones ocupadas, además del control de los anticipos efectuados en las reservas. Datos básicos del hotel Para definir los datos básicos del hotel debe ingresar a Datos del Hotel En Datos del Hotel, a su izquierda tiene un menú que puede ir recorriendo e ir llenando los datos correspondientes. Los primeros datos a llenar son los Datos Generales, entre los cuales se incluyen nombre de fantasía del hotel, dirección, ciudad, país, teléfono, , y página web, además de los datos fiscales formales (razón social de la empresa, dirección legal, número fiscal y la condición fiscal de la empresa, además del correspondiente impuesto básico. Una vez llenados todos los datos pulse abajo a su derecha, OK Grabar Datos.

2 MODULO 01: Instalación- Datos Generales- Datos Particulares [2] Regímenes de estadía Los regímenes de estadía permiten administrar las personas que tendremos para los eventos de desayuno, almuerzo y cena, además de permitirnos asignar un costo en forma automática, diferenciando inclusive edad de los pasajeros entre pasajeros adultos, adolescentes e infantes. Para agregar un nuevo régimen de estadía solo tienen que elegir la opción Agregar, o para modificar un régimen existente solo tienen que elegir la opción Modificar. Al pulsar la opción Agregar, el primer dato que el programa le solicita es el código, solo basta poner un número y pulsar la tecla ENTER para que así se habiliten todos los otros datos a llenar. Si no quiere elegir puntualmente un número y quiere el programa simplemente traiga el próximo código correlativo entonces solamente pulse próx. Cod Esto funciona en la misma forma en cada ocasión que el sistema le solicite un código. que Los datos que se manejan en el régimen de estadía son los siguientes. Descripción (en palabras para que lo entiendan los otro usuario), Debe indicarse si este régimen si incluye o no Desayuno, si incluye o no Almuerzo, y si incluye o no Cena. Además puede indicarse un costo de este régimen de estadía. El costo del régimen de estadía el programa lo puede calcular de dos formas diferentes según se le indique,

3 MODULO 01: Instalación- Datos Generales- Datos Particulares [3] La primera opción es Costo x pasajero por día, la segunda opción es Costo por habitación por día, asi en el primer caso influye el costo según el número de pasajeros, y en el segundo caso solo depend de los días que se haya tomado la habitación. En el caso de que se haya elegido el primer caso (costo según el número de pasajeros), entonces además permite el programa que se autocalculen costos diferentes según el número de pasajeros adultos, y según la cantidad de pasajeros adolescentes, o infantes que haya en la habitación. El costo el programa lo calcula automáticamente, solo debe indicársele al programa, cual es el costo de este régimen para los pasajeros adultos, y cuál es el porcentaje de ese costo para el caso de adolescentes y cual el porcentaje de ese costo para el caso de infantes. En el caso que se puede ver en la pantalla, el costo del régimen es de 50 para adultos, y del 60% de 50= 30 para pasajeros adolescentes, y de 40% de 50= 20, para el caso de pasajeros infantes. Datos particulares En los datos particulares se definirán 7 datos. La forma en que se le solicita al programa que calcule automáticamente los costos, el régimen de estadía por defecto, el horario de salida de los pasajeros, los días previos para confirmar una reserva, y la cantidad de días que se van a utilizar los blancos antes de cambiarlos. Veremos ahora cada uno de estos datos puntualmente. Tipo de precio que se utiliza, o forma en que se quiere que el programa automatice el cálculo de costos. La primera opción es que el precio que le indicaremos es el precio de la habitación directamente, independientemente del número de pasajeros que ocupen la habitación. En el caso de que sea utilizado precios por pasajeros, se puede definir el porcentaje de la tarifa que se va a cobrar a los adolescentes y el porcentaje de la tarifa que se va a cobrar a los infantes.

4 MODULO 01: Instalación- Datos Generales- Datos Particulares [4] La segunda opción es precio por pasajero, entonces el precio que indicamos sería el costo que tiene cada pasajero que ocupe la habitación (opción generalmente utilizada en el caso de hoteles de estudiantes, u hostal). La tercera opción es que el precio se calcularía automáticamente según el número de pasajeros, sin ser proporcionales los precios, cada combinación de número de pasajeros tendría un costo diferente. Régimen de estadía por defecto Régimen de estadía por defecto, esto significa que cuando se haga una reserva u ocupación queremos que sin necesidad de elegirlo, el programa incorpore automáticamente el régimen de estadía que aquí hayamos definido como régimen de estadía por defecto, permitiendo por supuesto cambiarse en el momento de hacer la reserva u ocupación. Días previos para confirmar una reserva. En el momento de hacer una reserva queda como reserva a confirmar hasta que se haga el pago correspondiente como depósito de reserva, hasta el momento que se haga ese pago, la reserva quedaría como reserva a confirmar, la fecha de vencimiento puede definirla el usuario, pero además el programa le indica una fecha de vencimiento automáticamente, la cantidad de días que se le darían al cliente para que la reserva quede como vencida, es este dato que se indica aquí puntualmente. Así cada vez que hagamos una reserva, entonces el programa definiría el vencimiento de esa reserva a tantos días del momento de hacer la reserva. Cantidad de días para recambio de blancos. Los blancos de las habitaciones (sábanas) no se cambian todos los días, el programa se encarga de avisarle a la ama de llaves de cada habitación cuando debe efectuar ese cambio de sábanas. Solo es necesario indicarle al programa aquí cada cuantos días queremos efectuar ese cambio de blancos, y el programa se encarga de indicar en el informe de gobernantas cuando es el día que debe efectuarse el cambio de blancos. Turnos de Trabajo En sistema de ALOJA Hotel trabaja con tres turnos de trabajo, Mañana, Tarde y Noche, y una fecha de caja, que debe coincidir con la fecha del día. Cada vez que se abre el programa, el sistema verifica la fecha de la computadora con la fecha actual de caja que tiene el sistema, si ambas no coinciden, entonces se abre una ventana para que el usuario modifique la fecha de caja.

5 MODULO 01: Instalación- Datos Generales- Datos Particulares [5] En esta ventana tenemos las siguientes opciones Por un lado emitir el informe del turno que se cierra donde se informa toda la actividad del hotel efectuada en el turno que se cierra. Por otro lado la otra función indica abrir el nuevo turno de trabajo con la nueva fecha. Las opciones son fecha, turno y usuario, el usuario deberá ingresar su clave para modificar el turno de trabajo. Informe del turno que se cierra El informe del turno que se cierra dice cuantas habitaciones ocupadas y cuantos pasajeros hay alojados al cierre del turno. Informa todos los ingresos y egresos de pasajeros efectuados durante el turno de trabajo Informa las facturas y recibos emitidos, junto a un resumen de caja. Al abrir el nuevo turno de trabajo el sistema hace una auditoría de las habitaciones ocupadas, y verifica si existen habitaciones que se deberían haber retirado ya y aún no lo han hecho. El proceso de auditoría permite que el sistema se encargue de agregarles un día más a las habitaciones en su cuenta si aún no se han retirado, y su fecha de salida no correspondía con la fecha actual. El sistema muestra esta información y le da la opción al usuario de solicitarle al programa que se encargue de esta tarea de recomponer las estadías de acuerdo a la fecha actual. Configuración del correo electrónico Desde el software, al preparar una reserva, pueden enviarse los datos directamente al cliente por mail, sin necesidad de utilizar su sistema de correo electrónico. Para esto debe configurar los datos de su correo electrónico dentro de los Datos del Hotel. Para esto debe ingresar en Datos del Hotel, Datos generales, Datos Particulares, y seleccionar configuración de la cuenta de correo para el envió de mails.

6 MODULO 01: Instalación- Datos Generales- Datos Particulares [6] Los datos a configurar son: Nombre de la cuenta: nombre con el cual quiere que el destinatario del mail lo reciba, por ejemplo el nombre del hotel. Firma línea 1 a 5: el sistema le permite agregar los datos que usted quiera que figuren al pie del correo. Host de envío: por ejemplo gmail.com, si es que el correo es de gmail Username: nombre del correo antes Pasword: es la clave de su correo. Puerto de envío: generalmente es 25, salvo para gmail que es 465 Requiere autenticación: aquí debe indicar un número 0, o un número 1, para indicar si el correo requiere autenticación. Si nunca antes había visto los conceptos de host de envío username, puerto y requerimiento de autenticación, estos conceptos están dentro del programa de correo que utilice, y son datos de la cuenta, puede usted ingresar por ejemplo al Outlook, datos de la cuenta, y tomar los datos aquí solicitados directamente de la cuenta.