UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

Transcripción

1 1 de 9 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO Generalidades Políticas de operación Desarrollo del Procedimiento FLUJOGRAMA 7 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 9 7. REGISTROS 9 8. CONTROL DE CAMBIOS 9 9. ANEXOS 9 Elaborado por María Virginia Lorduy Villarreal Cargo Líder Proceso de Gestión Legal Firma: Revisado por Diana Carina Martelo Barrios Firma: Cargo Líder Proceso Gestión de la Calidad Aprobado por Sandra Jimena Jiménez Firma: Cargo Representante de la Alta Dirección

2 2 de 9 1. OBJETIVO Describir el trámite interno, manejo, registro y control de los Derechos de Petición, para garantizar la respuesta oportuna y efectiva del mismo. 2. ALCANCE El procedimiento se realiza cada vez que se presenta un Derecho de Petición por parte de un Servidor Público, persona particular o entidad externa (Pública o Privada). Su periodicidad, varía dependiendo de la llegada de los mismos. 3. DEFINICIONES Peticionario: persona, natural o jurídica, que entabla una petición por medio de un Derecho de Petición en contra de la Universidad de Córdoba. Petición: Derecho Constitucional mediante el cual, toda persona puede realiza peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio. Según el artículo 5º del Código Contencioso Administrativo, las peticiones escritas deberán contener, por lo menos: 1. La designación de la autoridad a la que se dirigen. 2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección. 3. El objeto de la petición. 4. Las razones en que se apoya. 5. La relación de documentos que se acompañan. 6. La firma del peticionario, cuando fuere el caso. 4. CONTENIDO 4.1 Generalidades. Los Derecho de Petición, deben ser contestados por las áreas a las que competa la información o conocimiento del caso solicitados por el peticionario, dentro del término establecido por la ley, con la respectiva revisión previa de la Unidad. No emitir la respuesta a un Derecho de Petición genera el incumplimiento de los Deberes de los Servidores Públicos, contemplados en la Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único, artículo 34 numeral 1: Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. Y numeral 34 ibídem:

3 3 de 9 Recibir, tramitar y resolver las quejas y denuncias que presenten los ciudadanos en ejercicio de la vigilancia de la función administrativa del Estado. De igual forma, según lo que está descrito en esta misma ley en el artículo 35 numeral 8, a todo Servidor Público se le está prohibido: Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. Esta misma ley, en su artículo 48 numeral 35 expresa que es falta gravísima: Dar lugar a la configuración del silencio administrativo positivo. 4.2 Políticas de operación. Todos los Derecho de Petición, presentados ante cualquier oficina de la Universidad de Córdoba, deben ser revisados por la Unidad, antes de ser respondidos al peticionario. Para esta revisión, la respuesta del Derecho de Petición deberá ser enviada a la Unidad a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación del derecho de Petición, en caso de enviarse después de vencidos los diez (10) días, la respuesta se entenderá extemporánea y la dependencia u oficina de conocimiento asumirá toda la responsabilidad que se genere de su contestación extemporánea, además de las Acciones Disciplinarias a que haya lugar. Para el cumplimiento de los términos establecidos por Ley, para dar respuesta a derechos de petición, dentro de este procedimiento deben guardarse los siguientes tiempos de ejecución de los pasos: El primer paso debe realizarse dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su recibido en la Sección de Archivo y Correspondencia. Los pasos del 2 al 4 deben ejecutarse dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al recibido en la Oficina o. El paso 5 debe efectuarse dentro de las doce (12) horas siguientes al cumplimiento de los pasos anteriores, 2 al 4. El paso 6 debe desarrollarse dentro de los ocho (8) días siguientes al recibido por parte de la Secretaria de la correspondiente. El paso 7 debe cumplirse dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes, una vez realizada la remisión de que trata el paso 6. El paso 8 debe ser ejecutado dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes, a la revisión por el Jefe de la Unidad, de que trata el paso 7.

4 4 de 9 El paso 9 dese realizarse dentro de las doce (12) horas siguientes al cumplimiento de los pasos anteriores, 7 y 8. El paso 10 está ajustado al término del envío y devolución de recibido por el Peticionario. 4.3 Desarrollo del Procedimiento. Pasos Responsable Descripción Recibe y registra la entrada del documento en la Sección de Archivo y Correspondencia. Luego lo envía a la Secretaría de la Rectoría, para que sea distribuido a la Oficina o a la que es dirigida la Petición. Auxiliar de Archivo Si el Derecho de Petición es recibido en alguna en específico, se debe enviar copia del mismo a la Unidad para el seguimiento correspondiente. Se sigue al paso 3. Recepciona la Petición a través del Sistema de Peticiones, Reclamos y Sugerencias. Verifica que la Petición cumpla con las condiciones necesarias para su trámite. 1 Funcionario de la Unidad de Desarrollo Organizacional y Gestión de Calidad o de la Unidad Administrativa Especial de la Salud, Responsable del Sistema de Peticiones, Reclamos y Sugerencias En el caso de que no cumpla, como lo son las irrespetuosas, amenazantes y las anónimas (exceptuando los casos mencionados en las políticas de operación del procedimiento PGDC-004 PETI- CIONES, RECLAMOS Y SUGERENCIAS), procede a eliminarlas y no son tenidas en cuenta. Fin del procedimiento. Después de verificar que la Petición interpuesta se precisa como derecho de Petición y éste mismo cumple con todas las condiciones, elabora un oficio copiando la Petición identificando: - La dependencia que le corresponde responder el oficio - El número de Identificación de la petición. - La Fecha en que se recibe y el plazo máximo para su respuesta - El Tipo de usuario y su nombre. - y el formato que deben usar los procesos para responder la solicitud. Envía copia a la Unidad para el seguimiento a este derecho de petición. Diligencia el formato FGDC 013 Seguimiento a Peticiones, Reclamos y Sugerencias.

5 5 de 9 Pasos Responsable Descripción Recibe el documento y lo pasa a revisión por el Rector Secretaría de la Rectoría Secretaria Unidad Secretaria de Jefe Unidad de Asuntos Jefe de Jefe Unidad de Asuntos Jefe de Secretaria Unidad Jefe correspondiente Nota: En caso de que éste vaya dirigido al Rector, se remite a la Unidad, para su Estudio y Revisión. De lo contrario, es remitido a la con copia a la Unidad para su seguimiento. Recibe el documento que contiene el Derecho de Petición, haciendo una relación del mismo en el Registro de Correspondencia y lo pasa a revisión por el Jefe de la Oficina o. Revisa el documento con el fin de verificar que éste mismo cumple con los requisitos mínimos que, según el artículo 5º del Código Contencioso Administrativo, debe contener el Derecho de Petición para su normal trámite. (Ver Sección 3. Definiciones) Nota: De no contener con los requisitos mínimos, se debe hacer devolución del Derecho de Petición a fin de que el peticionario suministre la información completa y correcta. Decide si se elabora respuesta desde la Unidad o desde la que conoce del tema. De ser contestado en la Unidad, designa el Derecho de Petición a un Abogado para dar respuesta al mismo. Diligencia formato FGLE-014 Asignación y Control de Procesos Asignados a Abogados. En caso de ser enviado a otra dependencia, el abogado designado se encarga de remitir personalmente el Derecho de Petición a la Oficina de conocimiento y se encarga de hacer el respectivo seguimiento, a fin de darle respuesta dentro del término legal. Revisa el Derecho de Petición y asigna el Funcionario de su para que se encargue de dar respuesta dentro del Término al Derecho de Petición, para su posterior firma. Se sigue al paso 7. Realiza entrega, al Abogado asignado, de los folios correspondientes al Derecho de Petición diligenciando en FGLE-013 Control de Documentos, Quejas, Informes y Actividades. De ser contestado en la correspondiente, envía el documento que contiene el Derecho de Petición, mediante comunicado interno, asegurándose de obtener firmas de recibido. Levanta una respuesta donde expresa las posibilidades de ser acogida o no la petición interpuesta. Todo lo manifestado debe ser sustentado bajo los parámetros legales y con documentación que lo amerite, si es preciso. Envía este proyecto al Jefe de la Unidad

6 6 de 9 Pasos Responsable Descripción para su revisión Jefe de Unidad de Asuntos Jefe Revisa y avala el nuevo documento para ser enviado a Rectoría, en caso de ser necesaria la firma del Rector. Sin embargo, en caso de que el Derecho de Petición sea dirigido al Jefe de la Unidad de Asuntos o alguna otra en específico, el Jefe de esta misma Unidad o es quien finalmente lo aprueba y lo firma. Se deben tener en cuenta todas las sugerencias y correcciones que el Jefe de la Unidad proponga. Envía el material original, mediante Comunicado Interno a la Oficina de Rectoría, para que el Rector conozca el documento de respuesta y apruebe el mismo mediante firma, para su envío al Peticionario. Se sigue al paso 11 una vez firmado el documento de respuesta. En caso de tratarse de otra, se remite mediante Comunicado Interno al Jefe de la encargada, para que lo firme y realice el envío de la respuesta al Peticionario. Envía documento con respuesta al Peticionario, y envía copia con todos sus anexos a la Unidad, para dar cumplimento al paso 11, en la que se dejará constancia del envío de la Respuesta del Derecho de Petición. Finaliza el procedimiento. 11 Obtiene una copia de todos los documentos del proceso y los organiza en una carpeta, adjuntando todos los documentos de soporte. Esta carpeta es marcada con el No. de serie del Derecho de Petición, el Nombre de la Serie, Nombre del Peticionario, Fecha, No. de folios, etc. Y se adiciona al Archivo Permanente de la Oficina, para tener constancia del proceso ejecutado. FIN DEL PROCEDIMIENTO

7 7 de 9 5. FLUJOGRAMA RECTORÍA Secretaria Unidad Jefe Unidad de Asuntos Jefe correspondiente INICIO INICIO Se remite a Unidad de Asuntos? No Recibe el Derecho de Petición y revisa si cumple con los requisitos. Si Recibe, relaciona y pasa a Jefe de Unidad. Revisa si el Derecho de Petición cumple con los requisitos. Se responde desde Unidad? No Si Responde el DP y adjunta documentación. Responde el DP y adjunta documentación. Revisa y Avala. 1

8 8 de 9 RECTORÍA Secretaria Unidad Jefe Unidad de Asuntos Jefe correspondiente 1 Aprueba? No Si Firma documento. Envía material original, a Oficina de Rectoría o correspondiente. Firma documento. Envía al Peticionario y remite copias para constancia a la Unidad. Copia y organiza documentos, en carpeta. FIN

9 9 de 9 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción Artículo 23 Constitución Política de Colombia 1991 Ley 734 Febrero 05 de 2002 Decreto 01 Enero 02 de 1984 Derecho a presentar peticiones respetuosas Por la cual se expide el Código Disciplinario Único Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo. Ente que expide la Norma Asamblea Nacional Constituyente Congreso de la República 7. REGISTROS No Código Nombre Responsable 1 2 Presidente de la República FGLE- 013 Secretaria Unidad de Asuntos FGLE- 014 Control de Documentos, Quejas, Informes y Actividades Asignación y Control de Procesos a Abogados 8. CONTROL DE CAMBIOS No aplica. Jefe Unidad Lugar de Archivo Archivo de Gestión Archivo de Gestión Medio de Archivo Tiempo de Archivo Disposición Físico 1 año Eliminación Físico 1 año Eliminación 9. ANEXOS No aplica.