CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. PR-NP-03 Febrero de 7

Transcripción

1 PR-NP-03 Febrero de 7 1. OBJETIVO: Identificar las necesidades de capacitación, adiestramiento y desarrollo del personal que afectan la calidad y el servicio, así como establecer los mecanismos apropiados para el entrenamiento, seguimiento y la medición de la implementación de la misma. 2. ALCANCE: Aplica a todas las áreas de Universal International Services. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Gerente de Nuevos Revisar el diagnóstico de necesidades de capacitación. Presentar al Director General el programa anual de capacitación para su aprobación Asegurar el cumplimiento del programa de capacitación autorizado. Asegurar el adecuado cumplimiento de este procedimiento. 3.2 Asistente a la Elaborar el programa anual de capacitación Hacer trámites necesarios para la asistencia a cursos externos e internos. Coordinar la logística de los eventos internos y externos de capacitación. Verificar con Jefes o Gerentes los participantes de los cursos. Asegurar que los espacios destinados a capacitación interna cuenten con todos los recursos materiales necesarios Elaborar y custodiar los registros de asistencia del personal a eventos de capacitación. Hacer el seguimiento posterior a la capacitación para conocer los beneficios de ésta. 3.3 Gerente de área Llevar a cabo la Detección de las necesidades de capacitación. De acuerdo con la Detección de las necesidades de capacitación, proponer cursos de capacitación para sus subalternos. Previo a la evaluación de la competencia, validar que los perfiles de puesto de cada uno de sus subalternos estén aún vigentes. Realizar la evaluación de la competencia. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: GERENTE DE NUEVOS PROYECTOS Y ATENCIÓN A CLIENTES REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DIRECTOR GENERAL 1

2 PR-NP-03 Febrero de Jefe de área Llevar a cabo la Detección de las necesidades de capacitación. De acuerdo con la Detección de las necesidades de capacitación, proponer cursos de capacitación para sus subalternos. Previo a la evaluación de la competencia, validar que los perfiles de puesto de cada uno de sus subalternos estén aún vigentes. Realizar la evaluación de la competencia. 3.5 Instructor interno o externo Proporcionar la capacitación. Pasar Lista de Asistencia. Avisar al Asistente a la cualquier anomalía que se presente durante el desarrollo del curso. Entregar constancias de capacitación a los participantes. 3.6 Personal a capacitar Asistir puntualmente a los cursos de capacitación. 3.7 Auxiliar Contable y de Recursos Humanos Integrar en el expediente de cada participante la copia de la constancia de participación. 4. DESARROLLO: DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN 4.1 Asistente de Nuevos 4.2 Gerente y/o Jefe de Anualmente entrega a cada Gerente y/o Jefe de área los formato de Evaluación de la Competencia FPRNP y Detección de Necesidades de FPRNP y los Registros de Evaluación de la Competencia FPRNP y Detección de Necesidades de FPRNP del año inmediato anterior para la evaluación de su personal. Aplicará la Evaluación de la Competencia FPRNP considerando la Descripción y Perfil de Puestos, las responsabilidades y/o actividades definidas en los procedimientos y la capacitación del personal evaluado. 4.3 Gerente y/o Jefe de De acuerdo al resultado de la evaluación aplicada en el punto anterior determina si el empleado es o no competente y la capacitación requerida, misma que registra en el formato Detección de

3 PR-NP-03 Febrero de Asistente a la 4.5 Asistente a la Necesidades de FPRNP Entrega todos los documentos listados en el punto anterior al Asistente de Nuevos. De acuerdo a los resultados obtenidos en relación a la evaluación de la competencia realiza el Reporte Gerencial de FPRNP que se presentará en la Junta de Revisión por la Dirección. ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN De acuerdo a los resultados obtenidos en relación a la detección de necesidades de capacitación elabora el Programa de FPRNP y presenta al Gerente de Nuevos para su aprobación. 4.6 Gerentes y Jefes de Realizan una junta para revisar el Programa de FPRAD Gerente de Nuevos 4.8 Asistente a la Una vez revisado y consensuado el Programa de FPRNP lo envía a la Dirección General para su autorización. Archiva el Programa de FPRNP autorizado en la carpeta de Interna. 4.9 Asistente a la 4.10 Asistente a la ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Envía, vía correo electrónico, a los Jefes y Gerentes de el Programa de FPRNP autorizado. En coordinación con los Jefes o Gerentes de área busca, programa y coordina los eventos de capacitación requeridos de acuerdo al Programa de FPRNP Personal en general En caso de que el personal encuentre algún curso que considere útil

4 PR-NP-03 Febrero de 7 para el desempeño de sus funciones, puede proponer a su jefe inmediato solicitar su autorización a participar en dicho evento Gerentes y Jefes de Si está de acuerdo con la asistencia del empleado al curso mencionado en el punto anterior, deberá entonces entregar al Asistente a la el formato Solicitud de Participación en Eventos de FPRNP debidamente llenado Asistente a la Nota: Este procedimiento aplica del mismo modo si es el Responsable del área quien decide impartir sesiones de reforzamiento de algún tema en particular a su personal. Recibe el formato de Solicitud de Participación en Eventos de FPRNP lo revisa y actualiza el Programa de FPRNP (regresa al punto 4.8). Si el curso solicitado es externo, reservará el lugar (o lugares) mientras espera la autorización de la Dirección General. Nota: Cuando el evento de capacitación solicitado esté muy próximo a realizarse se deberá notificar de esto al Asistente a la Gerencia de Nuevos a la entrega de la Solicitud de Participación en Eventos de FPRNP para dar prioridad al trámite en cuestión Asistente a la EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN Con una semana de anticipación, como plazo mínimo, envía vía correo electrónico o entrega de manera personal a cada participante la invitación a curso. Nota: El participante deberá confirmar su asistencia en un máximo de 3 días a partir de la recepción de dicha invitación. En caso de eventos externos de capacitación realiza los trámites respectivos para que el participante quede inscrito en el curso deseado. En caso de eventos internos se asegura que el espacio destinado para dar dicha capacitación cuente con los recursos materiales necesarios para el correcto desarrollo del evento. Lo anterior en coordinación con el personal de sistemas y el instructor al que además le entregará la Lista

5 PR-NP-03 Febrero de 7 de Asistencia FPRNP Nota: El instructor deberá devolver al Asistente de Nuevos Proyectos y atención a, al final del curso, la Lista de Asistencia FPRNP debidamente registrada Personal a Capacitar Entregará al Asistente de Nuevos el original del Diploma o Constancia que le entregaron por su asistencia / participación al curso Asistente de Nuevos 4.17 Asistente de Nuevos Sacará dos copias del original. El original será devuelto al participante al curso, una copia destinada al expediente de Interna y la otra para el Auxiliar Contable y de Recursos Humanos para resguardo en el expediente del empleado. Monitorea los indicadores del proceso y los reporta bimestralmente en el Reporte Gerencial de FPRNP-03-07, para su presentación en las juntas de revisión de indicadores. Registra los resultados en el Reporte Gerencial de FPRNP para su presentación en la Junta de Revisión por la Dirección. Fin del Procedimiento 5. REFERENCIAS:

6 PR-NP-03 Febrero de Documentos: Código N/A Documento N/A 5.2 Formatos: FPRNP FPRNP FPRNP FPRNP FPRNP FPRNP Código Formatos Evaluación de la Competencia Detección de Necesidades de Programa de Solicitud de Participación en Eventos de Lista de Asistencia Reporte Gerencial 6. DEFINICIONES: Detección de necesidades de capacitación: Es el proceso mediante el cual se determinan los requerimientos de capacitación y entrenamiento del personal de la empresa con relación al trabajo que realiza. : Es el desarrollo de conocimientos, actitudes y habilidades técnicas y generales que requiere una persona de acuerdo a las actividades que desarrolla en su puesto. Entrenamiento: Es desarrollar las habilidades de una persona para hacerla más apta en su trabajo. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes 7. ANEXOS: N/A 8. CONTROL DE CAMBIOS

7 PR-NP-03 Febrero de 7 No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 10 Febrero, 2014 Se modifica el procedimiento para eliminar un formato que no es útil. 09 Agosto, 2011 Se modifica el procedimiento por completo para actualizar el proceso y los formatos utilizados durante el mismo debido al cambio de responsable del proceso de capacitación. 08 Mayo, 2010 Se corrige en el punto 3.5 y 4.8 el nombre del responsable: Auxiliar de por Auxiliar Contable y de Recursos Humanos; en la actividad 4.19 se elimina los aspectos de asistencia para realizar la evaluación porque no es aplicable; en el punto 4.20 se integra el Seguimiento a la Efectividad de la dentro del Formato FPRAD y por lo que en punto 5.2 se elimina de la lista el Formato FPAD Abril, Se modifica el Procedimiento debido a que, en su momento, no se implementaron los cambios de la Rev.05 y se cambia el nombre de Auxiliar de por Auxiliar Contable y de Recursos Humanos. 06 Noviembre, Se agrega la actividad 4.22 y se ajusta la numeración 05 Mayo, Modificación en el punto 4.2 en el período de aplicación para la Evaluación de la Competencia. Modificación en el formato de Evaluación de la Competencia y Detección de Necesidades de la FPRAD y de la actividad 4.1 al 4.6 y Noviembre, Se hace corrección indicando que se refiere al Programa de por Realizar, actividad Octubre, Se modifican las actividades del 4.6 al 4.17 y se anexa formato FPRAD Junio, Se modifican las actividades 4.17, 4.18, Se anexa sección Sesión de Reforzamiento. Se ajustó numeración de las actividades. 01 Enero, Se eliminan las actividades 4.14, 4.17 y el formato FPRAD Evaluación de proveedores de capacitación externa. Se modifican las actividades 4.5, 4.12, 4.16, 4.20 y se anexó formato FPRAD Reporte Gerencial. Se ajustó la numeración de las actividades. 00 Septiembre, Inicio del sistema.