[SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES] Descripción del procedimiento para completar, revisar y aprobar los expedientes para el proceso de

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1 2013 [SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES] Descripción del procedimiento para completar, revisar y aprobar los expedientes para el proceso de admisión a la Maestría en Ciencias Sociales [MCS]

2 SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES Para facilitar los trámites necesarios para el ingreso a la Maestría en Ciencias Sociales [MCS], la coordinación gestionó la puesta en marcha de una plataforma en línea para que los interesados en participar en la V Convocatoria pudieran completar su expediente con digitalizaciones de sus documentos. De esta forma los aspirantes pudieron enviar su documentación a cualquier hora y desde cualquier espacio. Los candidatos que se encontraban fuera del país o del estado de Querétaro tuvieron la oportunidad de terminar su registro a distancia y presentarse físicamente hasta el día del examen de admisión. El primer paso para el proceso de selección consiste en abrir una cuenta de usuario dado click en Registrarme en línea. En caso de que el aspirante ya esté registrado deberá ingresar su correo electrónico y su contraseña (PIN) en el espacio correspondiente Imagen 1: Pantalla inicial Si el aspirante está ingresando a la plataforma por primera vez, el sistema le presentará un cuestionario que deberá ser completado con la información básica del interesado: Datos personales y de contacto, Antecedentes Académicos e Información sobre otros estudios de posgrado (de ser el caso).

3 Imagen 2: Solicitud de admisión en línea

4 En cuanto la solicitud es enviada, el sistema genera la contraseña necesaria para que el candidato acceda a la plataforma para subir sus documentos expediente, ésta es enviada vía correo electrónico de forma automática. Imagen 3: Registro completado Imagen 4: Envío del PIN de acceso Cuando los aspirantes introducen sus datos en la pantalla inicial en el apartado Ya estoy registrado, tendrán acceso a un espacio donde se deben subir los documentos requeridos

5 Imagen 5: Mi expediente Al dar click en Subir, la plataforma presenta los formatos aceptados y el espacio para cargar los archivos. Aquí adelante se presenta el ejemplo del primer documento, el Acta de Nacimiento. Imagen 6: Subir acta de nacimiento Cuando un documento es enviado, el apartado de Mi expediente irá modificándose, señalando que archivos ya fueron subidos al sistema y qué otros faltan, además, se presenta un espacio para cambiar el documento por otro si es que fuera necesario.

6 Imagen 7: Mi expediente En algunos de los espacios se podrán encontrar especificaciones para cada documento. Imagen 8: Carta de exposición de motivos

7 O incluso formatos descargables que son requeridos por la coordinación que se pueden descargar Imagen 9: Carta compromiso de dedicación exclusiva Una vez que se completa el expediente completo, la plataforma genera un correo electrónico dirigido a la Coordinación de la Maestría para comenzar la revisión de los documentos presentados por cada candidato. Imagen 10: Notificación de expediente completado La plataforma del Sistema de Digitalización de Expedientes tiene dos vías de acceso: la de los aspirantes, y la de los administradores. A través una dirección distinta, los administradores (El equipo de la Coordinación de la MCS) revisa constantemente el estado de los expedientes y los documentos que han sido enviados.

8 Imagen 11: Acceso de adminstrador Los expedientes son revisados por el equipo de la Coordinación buscando que cumplan con todos los requisitos. Cada documento es revisado y puede ser aprobado o rechazado individualmente por los administradores. Imagen 12: Expediente en revisión En caso de que alguno de los documentos sea rechazado porque no cumple con los requerimientos, tiene fallas de origen o alguna otra razón, el sistema permite a los administradores que hagan el comentario correspondiente para que los aspirantes puedan corregir con tiempo los errores que pudiera tener su expediente y así completar con éxito la primera parte del proceso de selección.

9 Imagen 13: Expediente con un documento rechazado Una vez que ha sido aprobado el expediente por completo, los aspirantes recibirán en su correo electrónico la confirmación final de su proceso de registro. Con este correo, los aspirantes son oficialmente considerados candidatos y son informados de los detalles del examen de admisión, la segunda etapa del proceso de ingreso. Imagen 14: Comprobante de registro