ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO

Transcripción

1 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO Manual de Usuario Externo Versión: 06 Fecha de aprobación: 08/05/2018

2 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Cambio en la figura 21, 22, 26, 29, 32 y 33 Mensaje de confirmación Cancelar. Se agrega la frase que puede estar a en el ítem 4 de los documentos de soporte para representante legal persona natural. Se agrega la frase que puede estar a en el ítem 6 de los documentos de soporte para representante legal persona jurídica. Se agrega figura 34 Correo electrónico con clave de acceso temporal. Se agrega en Requisitos Técnicos los navegadores de internet que pueden utilizarse. Cambio en la pantalla Actualización de Información General. Cambio en la figura 19 Pantalla Actualización de Información General Sección A. Se incluye campo para confirmar correo electrónico (numeral 26). Se incluye actividad 24 referente al rechazo de formularios. Se incluye figura 36 Pantalla de Actualización de Información General. Cambio en los ítems 4 y 6 de los requisitos para actualización de información si el representante legal es una persona natural. Cambio en los ítems 6 y 8 de los requisitos para actualización de información si el representante legal es una persona jurídica. Fecha de la Modificación 08/10/ /10/ /12/ , 8, 9 y 10 Actualización de formas de ingreso. 18/06/ Actualización de manual por cambio en el procedimiento Se incorpora al formulario de actualización preguntas respecto sociedades de interés público y empresa familiar. 06/04/ /05/2018 2

3 ÍNDICE OBJETO... 4 ALCANCE... 4 REQUISITOS TÉCNICOS... 4 CONSIDERACIONES... 4 GLOSARIO... 6 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO ACTUALIZACIÓN DE DATOS POR PRIMERA VEZ O PARA ACTIVAR CLAVE DE ACCESO ACTUALIZACIÓN DE DATOS POSTERIOR...16 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

4 OBJETO El objeto del presente manual de usuario es facilitar a las compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, la actualización de información general y la solicitud clave de usuario. ALCANCE El presente manual de usuario inicia con el ingreso al Sistema de Actualización de información general y culmina con la actualización de la información automática por parte del usuario. REQUISITOS TÉCNICOS Para poder acceder a la aplicación web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con acceso a internet. Un navegador de Internet actualizado, puede ser Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Netscape, Safari. Poseer usuario y contraseña como persona natural para el acceso al portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. CONSIDERACIONES Este proceso aplica para las compañías pertenecientes al sector societario, incluso a las personas jurídicas intermediarias de reaseguros, agencias asesoras productoras, inspectoras de riesgo y ajustadoras de siniestros. Se exceptúa a las compañías de seguros, compañías de reaseguros e intermediarios de seguros personas naturales. La actualización de información general y solicitud de clave de acceso será realizada a través del portal web institucional, por los representantes legales de las compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Mediante este proceso se puede actualizar dirección postal, correos electrónicos y números de contacto de la compañía y sus representantes legales. Para el caso de las compañías que pertenecen al sector de seguros (mencionadas en el primer punto), podrán también actualizar la información de las oficinas y auditores internos. 4

5 La información precargada en el formulario de actualización de datos, diferente a lo señalado en el punto anterior, no podrá ser modificada a través de este proceso de actualización. La actualización de información general por primera vez debe realizarla el representante legal de la compañía con su usuario y contraseña de persona natural. La actualización de información general posterior debe realizarla el representante legal de la compañía con el usuario y contraseña asignados a la persona jurídica. Se deberá considerar las disposiciones establecidas en la Resolución No. SC.SG.DRS.G del 25 de septiembre del 2012, que establece el Reglamento para la Actualización de información general, el registro y obtención de clave de acceso en línea al portal web institucional, de las sociedades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Si la clave de acceso de la compañía fue bloqueada (inactiva) porque se realizó un cambio de representante legal, el nuevo representante deberá actualizar la información de su representada como si se tratara de la primera vez (Ver numeral 1). 5

6 GLOSARIO Actualización de Información General.- La actualización de información general incluye la actualización del domicilio, teléfonos y correo electrónico de las compañías y de sus representantes legales, así como, la actualización de información adicional relacionada con las actividades que realizan dichas compañías. También conocida como Actualización de Datos. Sociedad de Interés Público.- A efectos de lo dispuesto en el artículo 433-A de la Ley de Compañías, se considerará sociedad de interés público a las siguientes compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros: No. Descripción 1 Las emisoras de valores inscritas en el Catastro Público de Mercado de Valores. 2 Las casas de valores, los depósitos centralizados de compensación y liquidación de valores y las sociedades administradoras de fondos de inversión y fideicomisos. 3 Las de seguros, de reaseguros, intermediaras de reaseguros, peritos de seguros y las agencias asesoras productoras de seguros. 4 Las que financien servicios de atención integral de salud prepagada. 5 Las que provean servicios de asistencia a asegurados o tarjetahabientes, por sí o a través de terceros. 6 Las calificadoras de riesgo y auditoras externas. 7 Las dedicadas a las actividades corrientes y especializadas de construcción de todo tipo de edificios y obras generales de construcción para proyectos de ingeniería civil. 8 Las que realicen actividades de agencia y corretaje inmobiliarios, y de intermediación en la compra, venta y alquiler de bienes inmuebles. 9 Las que se dediquen a la venta de vehículos automotores nuevos y usados. 10 Las que se dediquen a actividades de factorización por compra de cartera. 6

7 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO 1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS POR PRIMERA VEZ O PARA ACTIVAR CLAVE DE ACCESO Para realizar la actualización de datos por primera vez o porque se desea activar la clave de acceso de la compañía, el representante legal 1 debe estar registrado como persona natural en el portal web de la Superintendencia. Si el representante legal de la compañía es una persona jurídica no controlada por la SCVS, la persona natural representante de esa persona jurídica deberá solicitar el acceso correspondiente a través de las ventanillas de atención al usuario, por escrito Ingrese al portal de trámites de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y seleccione el sector SOCIETARIO. Figura 1 Portal web Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros 1.2. En la pantalla de ingreso, digite su usuario y clave de persona natural representante legal de la compañía, y presione el botón INGRESAR. 1 Se considera al representante legal que consta registrado en la base de datos de la Institución. 7

8 Figura 2 Ingreso de Usuario y Calve de usuario Si no cuenta con un Nombre de Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para registro de usuario en el portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Ver Manual para Registro de Usuario. Recuerde que la persona natural que se registra en el portal web debe ser el representante legal de la compañía, y su nombramiento debe estar registrado en la base de datos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros Si olvidó su Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para recuperar clave de acceso. Ver Manual para Recuperar Clave de acceso Dentro del menú del portal de trámites, seleccione la opción Su compañía Online. Figura 3 Ingreso a su compañía Online 8

9 1.4. La pantalla mostrará la compañía o las compañías a las que la persona natural está asociada. Seleccione la compañía de la cual desea realizar la actualización de datos, dando un clic sobre el nombre de la compañía. Figura 4 Listado de Compañías asociadas 1.5. El sistema mostrará la pantalla Opciones de la compañía, seleccione la opción ACTUALIZAR INFORMACIÓN GENERAL. (Ver figura 5) Figura 5 Opciones Su Compañía Online 1.6. El sistema presentará la pantalla Actualización de Información con información precargada (Ver figura 6). Actualice la información general de su compañía de acuerdo a lo siguiente: o Sección A: Permite actualizar la dirección de la compañía, correos electrónicos y teléfonos. o Sección C: Permite actualizar la dirección domiciliaria, correos electrónicos y teléfonos de el o los representantes legales. Para hacerlo debe presionar la palabra EDITAR que se muestra junto al registro del representante legal. o Sección D: Permite contestar preguntas de información general de la compañía. Cuando se trata de la primera actualización de datos, el formulario muestra por default marcada la opción NO para cada pregunta. o Declaración: El representante legal de la compañía debe declarar bajo juramento la veracidad de la información, marcando el casillero ACEPTO. 9

10 Figura 6 Formulario de Actualización de Datos Primera Vez 10

11 1.7. Actualice la información de la compañía Actualice la información de cada representante legal registrado, presionando EDITAR que se muestra al lado de cada registro. Por cada representante, el sistema mostrará la siguiente pantalla: Figura 7 Información de Representante Legal La nómina de representantes legales que presenta el formulario en la sección C, corresponde a los registros que existen en la base de datos institucional. En el caso de que existan errores en la nómina, usted debe actualizar el registro presentando el nombramiento correspondiente en las ventanillas de atención al usuario de la Superintendencia Si su compañía es proveedora de bienes y servicios del Estado, seleccione SI en la sección D Si su compañía vende a crédito, seleccione SI en la sección D Si su compañía ofrece servicios de pago de remesas, seleccione SI en la sección D Si usted considera que su compañía es empresa familiar, seleccione SI en la sección D Si su compañía es una sociedad de interés público, seleccione SI en la sección D El sistema presentará la ventana emergente para selección del tipo de sociedad de interés público. Seleccione el o los tipos de sociedad de interés público que se adecúen al giro de negocio de la compañía. 11

12 Figura 8 Selección de tipo de sociedad de interés público Presione el botón ACEPTAR. El sistema presentará un mensaje indicando que ha seleccionado que es una sociedad de interés público y que no podrá cambiar dicha calidad una vez que finalice el proceso de actualización. Presione OK y continúe con la actualización. Figura 9 Mensaje de alerta Acepte la declaratoria de responsabilidad marcando el casillero ACEPTO. 12

13 Figura 10 Declaración de Responsabilidad Presione el botón GUARDAR. El sistema mostrará un mensaje solicitando confirmación respecto a guardar los cambios. Para continuar, presione SI y luego OK en los mensajes de confirmación. Figura 11 Mensaje de confirmación 1 Figura 12 Mensaje de Confirmación Presione el botón ENVIAR del formulario de Actualización de Información El sistema mostrará la pantalla para seleccionar representante o representantes legales. Seleccione al representante legal responsable de la actualización y manejo de la clave de acceso. 13

14 Si la compañía tiene representación legal conjunta, seleccione un representante legal adicional. Figura 13 Selección de Representante Presione el botón ACEPTAR para enviar su formulario de actualización de datos El sistema enviará una notificación al correo electrónico (compañía) registrado en el formulario, con el PDF de su formulario y una clave temporal, para realizar el cambio de clave. Figura 14 Notificación electrónica Ingrese al link adjunto en la notificación e ingrese la clave temporal enviada Realice el cambio de clave y confírmela. 14

15 Figura 15 Confirmación de clave Finalmente, el sistema enviará un correo con la confirmación de la actualización de información general y el cambio de clave de su compañía. 15

16 2. ACTUALIZACIÓN DE DATOS POSTERIOR Para realizar actualizaciones de información general posteriores, el representante legal de la compañía debe utilizar el usuario (RUC) y contraseña de la compañía. Recuerde que es obligación del representante legal mantener actualizada la información general de su representada. La compañía debe actualizar la información general de la compañía, cada vez que ésta presente cambios Ingrese al portal de trámites de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y seleccione el sector SOCIETARIO. Figura 16 Portal web Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros 2.2. En la pantalla de ingreso, digite el usuario (RUC) y clave de la compañía, y presione el botón INGRESAR. Figura 17 Pantalla Login 16

17 Si no cuenta con un Nombre de Usuario y Contraseña de la compañía, debe realizar el proceso de actualización de información general por primera vez. Ver numeral Si olvidó su Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para recuperar clave de acceso. Ver Manual para Recuperar Clave de acceso Dentro del menú del portal de trámites, seleccione la opción ACTUALIZACIÓN DE DATOS. Figura 18 Ingreso a su compañía Online 2.4. El sistema presentará la pantalla Actualización de Información con información precargada (Ver figura 19). Actualice la información general de su compañía de acuerdo a lo siguiente: o Sección A: Permite actualizar la dirección de la compañía, correos electrónicos y teléfonos. o Sección C: Permite actualizar la dirección domiciliaria, correos electrónicos y teléfonos de el o los representantes legales. Para hacerlo debe presionar la palabra EDITAR que se muestra junto al registro del representante legal. o Sección D: Permite contestar preguntas de información general de la compañía. Cuando se trata de la primera actualización de datos, el formulario muestra por default marcada la opción NO para cada pregunta. o Declaración: El representante legal de la compañía debe declarar bajo juramento la veracidad de la información, marcando el casillero ACEPTO. 17

18 Figura 19 Formulario Actualización de Información General posterior 2.5. Actualice la información de la compañía Actualice la información de cada representante legal registrado, presionando EDITAR que se muestra al lado de cada registro. Por cada representante, el sistema mostrará la siguiente pantalla: 18

19 Figura 20 Información de Representante Legal La nómina de representantes legales que presenta el formulario en la sección C, corresponde a los registros que existen en la base de datos institucional. En el caso de que existan errores en la nómina, usted debe actualizar el registro presentando el nombramiento correspondiente en las ventanillas de atención al usuario de la Superintendencia Si su compañía es proveedora de bienes y servicios del Estado, seleccione SI en la sección D Si su compañía vende a crédito, seleccione SI en la sección D. Caso contrario, si la compañía ya había registrado que SÍ vendía a crédito, el sistema no permitirá realizar el cambio. Usted deberá presentar una solicitud para modificación del registro en las ventanillas del centro de atención al usuario de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros Si su compañía ofrece servicios de pago de remesas, seleccione SI en la sección D Si usted considera que su compañía es empresa familiar, seleccione SI en la sección D Si su compañía es una sociedad de interés público, seleccione SI en la sección D El sistema presentará la ventana emergente para selección del tipo de sociedad de interés público. Seleccione el o los tipos de sociedad de interés público que se adecúen al giro de negocio de la compañía. 19

20 Figura 21 Selección de tipo de sociedad de interés público Presione el botón ACEPTAR. El sistema presentará un mensaje indicando que ha seleccionado que es una sociedad de interés público y que no podrá cambiar dicha calidad una vez que finalice el proceso de actualización. Presione OK y continúe con la actualización. Figura 22 Mensaje de alerta Caso contrario, si la compañía ya había registrado que SÍ era una sociedad de interés público, el sistema no permitirá realizar el cambio. Usted deberá presentar una solicitud para modificación del registro en las ventanillas del centro de atención al usuario de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros Para el caso de las compañías intermediarias de seguros y reaseguros, el formulario de actualización de datos incluirá la pestaña SEGUROS, con la información de las oficinas y auditores internos registrados. Actualice la información de oficinas y auditores internos, presionando EDITAR que se muestra al lado de cada registro Acepte la declaratoria de responsabilidad marcando el casillero ACEPTO. 20

21 Figura 23 Declaración de Responsabilidad Presione el botón GUARDAR. El sistema mostrará un mensaje solicitando confirmación respecto a guardar los cambios. Para continuar, presione SI y luego OK en los mensajes de confirmación. Figura 24 Mensaje de confirmación 1 Figura 25 Mensaje de Confirmación Presione el botón ENVIAR del formulario de Actualización de Información El sistema mostrará la pantalla para seleccionar representante o representantes legales. Seleccione al representante legal responsable de la actualización de información general. Si la compañía tiene representación legal conjunta, seleccione un representante legal adicional. Figura 26 Selección de Representante 21

22 2.17. Presione el botón ACEPTAR para enviar su formulario de actualización de información general Finalmente, el sistema enviará una notificación al correo electrónico de la compañía, confirmando la actualización realizada. 22

23 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Si Usted tiene algún problema con el sistema, desea realizar una consulta o dar una sugerencia, puede contactarse con la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través del botón NECESITA AYUDA. 1. El botón aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla, tal como se muestra a continuación: Figura 27 Botón Necesita Ayuda 2. Al presionarlo, se presentará la pantalla con los temas principales de ayuda que requieren los usuarios. Figura 28 Temas principales Necesita Ayuda 3. Por cada tema el sistema presentará las preguntas frecuentes, clasificadas en subtemas. Revise los subtemas relacionados presionando los círculos correspondientes. 23

24 Figura 29 Necesita Ayuda - Preguntas frecuentes por subtemas 4. Si dentro de los temas, subtemas o preguntas frecuentes usted no ha encontrado la respuesta a su inquietud o problema, o desea realizar una consulta o dar una sugerencia, presione la opción FORMULARIO AYUDA. Este botón se habilitará solo cuando usted haya presionado por lo menos una vez los círculos de subtemas. 24

25 Figura 30 Necesita Ayuda - Opción Formulario Ayuda 5. Al presionar el botón, el sistema mostrará el formulario de ayuda. Ingrese la siguiente información: Identificación (Cédula o RUC)* Razón social Nombres* Apellidos* * Teléfonos Motivo (inquietud, problema o sugerencia)* Descripción* Recuerde: Los campos señalados con asterisco (*) son obligatorios. 6. Presione el botón ENVIAR. Figura 31 Formulario Ayuda 25

26 El sistema mostrará un mensaje indicando que los datos fueron enviados exitosamente. Figura 32 Mensaje de Confirmación 7. Presione el botón OK. Usted recibirá un correo electrónico que confirma la recepción de su inquietud. 26