CENTRO DE EXCELENCIA MEDICA EN ALTURA Vigente a partir de PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN PARA EL AREA DE REPARTO

Transcripción

1 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 1 d 16 PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN Contnido 1. Objtivo. 2. Alcanc. 3. Mta. 4. Rsponsabilidads. 5. Formatos. 6. Dsarrollo dl procso. 7. Anxos. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

2 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 2 d OBJETIVO 1.1. Satisfacr las ncsidads dl clint, brindándol un srvicio d calidad Extndr l mrcado xtrno mdiant la rpartición d volants, dond spcifiqu nustros productos disponibls, así como las difrnts promocions qu s manjan n farmacia (CEMA) Garantizar la protcción d datos prsonals d nustros clints, stablcindo una bas d datos Mjorar nustro srvicio al clint, mdiant accions qu gnrn su confianza, sguridad y prfrncia. 2. ALCANCE Las actividads dscritas n l prsnt Procdiminto Normalizado d Opración aplican a todo l prsonal para qu tnga l conociminto d la structura dl srvicio a domicilio (REPARTO) dsd la toma d ordn, llnado d formato, traycto, prsntación con l clint y rgrso a la bas. 3. META 3.1 Explotar l éxito n cada uno d nustros objtivos stablcidos mdiant las accions dscritas n st P.N.O. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

3 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 3 d RESPONSABILIDAES DEL AREA ADMINISTARTIVA. 4.1 Es l rsponsabl dircto d farmacia, prsonal y quipo, por lo cual llvara un stricto control n todas las áras. Dbrá conocr y solucionar cada una d las problmáticas para l bun dsmpño y funcionaminto d acurdo al. 5. RESPONSABILIDADES DEL AREA DE CAJA DE FARMACIA. 5.1 Contstar l tléfono al primr timbrazo. Todos los días. 5.2 Mncionar l script d privacidad. 5.3 Ralizar dtalladamnt l llnado dl formato d srvicio a domicilio, l cual tndrá inscrito un númro d folio. (ANEXO 1). 5.4 Todo formato dbrá ralizars con duplicado para l ára d caja y 5.5 Brindar la información ncsaria al ára d rparto sobr los mdicamntos qu rquirn sr transportados a tmpratura controlada. 5.6 Solicitar dpósitos constants. 6. RESPONSABILIDADES DEL AREA DE ALMACEN. 6.1 Organizar l mdicamnto dntro d su ára. 6.2 Ralizar l rgistro d todo l producto qu ingrs y grs dl almacén. 6.3 Llvar a cabo un invntario d todo l producto xistnt n almacén. 6.4 Ralizar la rquisición con anticipación d todo l producto qu no sté n xistncia. 6.5 Ralizar una búsquda d provdors con los mjors prcios. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

4 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 4 d RESPONSABILIDADES DEL AREA DE REPARTO. 7.1 Organizar los productos y trazar las rutas para una ficaz ntrga. 7.2 Llvar consigo l cambio solicitado, trminal y/o factura. 7.3 Transportar l producto con todas las mdidas d sguridad. 7.4 Dirigirs n todo momnto con cortsía hacia l clint. No olvidando qu l clint s lo más important. 7.5 Prsntars con l clint con cordialidad informarl a dtall su pdido y la cantidad a cobrar. 7.6 Trasladars n todo momnto con las mdidas d sguridad, rsptando los límits d vlocidad y sñalaminto vials. 7.7 Si xist alguna anomalía n la dircción dl clint, s l rgrsara la llamada confirmando nuvamnt su dircción. 7.8 En caso d qu l clint ya no rquira l producto por obvias razons, s hará la ntrada d mrcancía mdiant un rgistro, (almacén y ára d caja). 7.9 Ralizar dpósitos constants al ára corrspondint l cual srá rspaldado con l sllo d (ENTREGADO) Cuidar l quipo d trabajo a su cargo, unidad, accsorios y rportar cualquir anomalía al ncargado dl ára S llnara l formato para l control d consumo d combustibl. (ANEXO 2) El srvicio a domicilio s controlara mdiant las zonas trazadas n los mapas En caso d accidnt dar a viso a la bas y a la asguradora Portar n todo momnto licncia actualizada ralizar dtalladamnt l llnado dl formato d asignación d moto y casco. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

5 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 5 d 16 8 RESPONSABILIDADES DE CASETA DE VIGILANCIA. 8.1 Prmitir l accso y salida al ncargado dl ára d rparto d farmacia (CEMA). 8.2 Ralizar un rgistro d ntradas y salidas d srvicio a domicilio d farmacia (CEMA). 8.3 Vigilar l xtrior dond s ncuntr ubicada la motociclta dl srvicio d rparto frnt a farmacia. 8.4 prstar apoyo con l carrito para l transport d producto psado y voluminoso a CEMA mdiant prvia solicitud. 8.5 Rportar cualquir anomalía n dicha ára. 8. DESARROLLO DEL PROCESO 8.1 Ára d caja y rparto d Farmacia CEMA Contstar tléfonos, toma d pdido SCRIPT DE SEGURIDAD En farmacia CEMA protgmos sus datos prsonals, consult nustro aviso d privacidad, Gracias por llamar a farmacia CEMA, bunos días, bunas tards tc. Con quién tngo l gusto? --- d qué colonia nos llama?--- Cuál va a sr su pdido? ---confirmar su pdido, prguntar la forma d su pago, mncionar l total d su compra, dsa agrgar algo más?--- por mi part sria todo qu tnga un xclnt día, tc. Gracias por su compra Llnado d formatos. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

6 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 6 d Brindar la información ncsaria al ára d Organización dl producto y trazo d rutas Rgistro d salida n casta d vigilancia Prcaución durant l traslado ya rgrso Prsntación y ntrga dl producto Rgistro d ntrada n casta d vigilancia Dpósitos y dvolucions. NOTA: Los rsponsabls d cada dpartamnto dbn d coadyuvar ntr sí para brindar a nustros clints un srvicio d calidad. 9 Prsonal d vigilancia. 9.1 Brindar sguridad d la unidad. (MOTOCICLETA). 9.2 Brindar sguridad xtrior d (FARMACIA CEMA). 9.3 Ralizar rgistros d ntradas y salidas. 9.4 Prstar apoyo con l carrito para l trasport d producto a CEMA. 10 Indumntaria para l prsonal d Farmacia CEMA Rsponsabl d Farmacia, Auxiliar Administrativo, Auxiliar d Farmacia, Rsponsabls d caja, y Almacén: dbrán portar su gaft d idntificación, así como blusa o camisa blanca, pantalón gris o azul marino d acurdo al calndario stablcido por Rcursos Humanos y saco blanco Ára d rparto: uniform con l logotipo d farmacia, moto y casco rotulado, guants d protcción, chalco d sguridad, mochila, rfljant imprmabls y botas sgún sa l caso. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

7 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 7 d 16 8 Indumntaria para l srvicio d Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

8 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 8 d 16 Anxo 3. Diagrama d flujo. ENCARGADO DE REPARTO OPERADOR RESPONSABLES DE CAJA PERSONAL DE VIGILANCIA INICIO Vrificar y organizar l producto. Transportar l producto con todas las mdidas d sguridad Llnar l formato d srvicio a domicilio. Organizar hojas d ruta dtalladamnt. Ralizar los dpósitos corrspondints a la ntrga a domicilio. Anxar l cambio, trminal y factura solicitada. Rspaldar los dpósitos sllando y firmando l formato d ntrga a domicilio. FIN Prmitir la salida al rpartidor mdiant prvio rgistro d kilomtraj. Al arribo dl rpartidor, rgistrar su rgrso. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

9 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 9 d 16 Anxo 4. Firmas d conociminto. AREA NOMBRE FIRMA FECHA Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

10 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 10 d 16 Formato 1. Bitácora d información d ntrga a domicilio. (CEMA-RG-FC-BED-13) Datos dl clint FORMATO PARA ENTREGA A DOMICILIO Folio FECHA NUMERO DE TELEFONO NOMBRE CLIENTE COLONIA CALLE NUM. O LOTE REFENCIAS NOMBRE DEL PRODUCTO CANTIDAD TOTAL DE LA COMPRA FORMA DE PAGO CAMBIO DE CAJA RECIBI ENTREGUE VOUCHER HORA DE SALIDA HORA DE ENTRADA RECIBI PRODUCTO COMPLETO. NOMBRE Y FIRMA DEL CLIENTE. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

11 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 11 d 16 Formato 2. Formato d control d combustibl (CEMA-RG-FC-CIC-11) CONTROL INTERNO DE COMBUSTIBLE NOMBRE PLACAS CANTIDAD FOLIO FECHA HORA SALIDA HORA ENTRADA KM. INICIAL KM. FINAL FIRMA Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

12 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 12 d 16 FORMATO 3 ASIGNACION DE VEHICULO DE ENTREGA A DOMICILIO (CEMA-RG-FC-AV-08) ASIGNACION DE MOTO CARGO AREA DE REPARTO DE FARMACIA CEMA FECHA: YO ME COMPROMETO A CUIDAR Y UTILIZAR LA UNIDAD ASIGNADA A MI CARGO; UNICAMENTE PARA EL DESEMPEÑO DEL SERVICIO DE ENTREGA A DOMICILIO DE FARMACIA CEMA, ACTUANDO EN TODO MOMENTO CON RESPONSABILIDAD Y MANTENIENDO LA IMAGEN DE LA MISMA EN PERFECTAS CONDICIONES. MARCA TIPO MODELO MOTOR SERIE PLACAS YO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES RECIBO LA UNIDAD CON LOS ACCESORIOS EN LAS SIGUIENTES CONDICIONES Y ME HAGO RESPONSABLE DE MANTENERLA Y CUIDARLA ASI COMO DE REPARAR EL DAÑO OCASIONADO A LOS MISMOS SIEMPRE Y CUANDO NO ESTE CONSIDERADO COMO UN ACCIDENTE DE HECHO TERRESTRE Y/O TRANSITO. (NOTA: POR DESCUIDO). ACCESORIOS OBSERVACIONES ACCESORIOS OBSERVACIONES ESPEJOS DIRECCIONALES MANIJAS STOP MANDOS SALPICADERAS CHICOTES NEUMATICOS EMPUÑADURAS AROS MANUBRIO RAYOS FARO BARRAS DE SUSPENCION ASIENTO BALATAS TANQUE BATERIA TABLERO CUBRE ESCAPE TAPAS LATERALES CABALLETE PINTURA SOPORTE LATERAL CAJA Y PARRILLA CADENA AUTORIZA L.A.SANDRA LUCIA VAZQUEZ ORTEGA ENTREGA RECIBE C.FERMIN CRUZ SANTIAGO CONDUCTOR Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

13 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 13 d 16 FORMATO 4 ASIGNACION DE CASCO DE SEGURIDAD (CEMA-RG-FC-AC-09) FORMATO 4 ASIGNACION DE CASCO FECHA YO ME COMPROMETO A CUIDAR Y PORTAR CORRECTAMENTE EL CASCO DE SEGURIDAD MIENTRAS DURE EL TRAYECTO DE ENTREGA A DOMICILIO, ACTUANDO EN TODO MOMENTO CON RESPONSABILIDAD Y MANTENIENDO LA IMAGEN DEL MISMO EN BUENAS CONDICIONES. MARCA TIPO MODELO CARACTERISTICAS OBSERVACIONES YO RECIBO EL CASCO EN LAS SIGUIENTES CONDICIONES Y ME HAGO RESPONSABLE DE MANTENERLO Y CUIDARLO ASI COMO DE REPARAR EL DAÑO DEL MISMO SIEMPRE Y CUANDO NO ESTE CONSIDERADO COMO UN ACCIDENTE DE HECHO TERRESTRE Y/O TRANSITO. ACCESORIOS MICA FORRO INTERNO BROCHES PINTURA OBSERVACIONES Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

14 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 14 d 16 AUTORIZA L.F.SANDRA LUCIA VAZQUEZ RESPONSABLE DE FARMACIA ENTREGA C.FERMIN CRUZ SANTIGO RESPONSABLE DE REPARTO RECIBE CONDUCTOR SCRIPT DE SEGURIDAD En farmacia CEMA protgmos sus datos prsonals, consult nustro aviso d privacidad. Gracias por llamar a farmacia CEMA. Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

15 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 15 d 16 Anxo4. Rutas para rparto (Inicials) UBICACIÓN DE ZONAS Y RUTAS DE REPARTO ZONA 1 12 MIN 8 MIN 6 MIN Z-1 5 MIN Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad

16 Próxima rvisión: cada 30 días. Página 16 d 16 UBICACIÓN DE ZONAS Y RUTAS DE REPARTO ZONA 2 Y 3 16 MIN Z-3 15 MIN 18 MIN Z-2 20 MIN 16 MIN Nombr: Dra. Gabrila Murguía Cánovas. Gnral d Cntro d d Calidad